Wideoszkolenie

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 3/2019, data dodania: 15.02.2019

Jaki nowy obowiązek informacyjny ma pracodawca w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy powinni dołączyć do świadectwa pracy zwalnianego pracownika informację o okresie przechowywania jego dokumentacji kadrowej, możliwości jej odbioru oraz ewentualnym jej zniszczeniu w razie nieodebrania dokumentacji. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy obowiązek ten dotyczy jednak tylko pracowników, którzy zostali zatrudnieni w 2019 r. i z którymi w tym roku lub później dojdzie do rozwiązania stosunku pracy.    

 

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany),

2) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.

Informacja ta powinna zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 946 Kodeksu pracy).

Wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Warszawa, 31 maja 2019 r.

"Wezyr" Sp. z o.o.

ul. Lipowa 1

01-355 Warszawa

Pan

Jan Wiśniewski

ul. Zamkowa 13

01-355 Warszawa

INFORMACJA

Na podstawie art. 946 Kodeksu pracy informujemy, że:

1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. dokumentów związanych z Pana stosunkiem pracy, którego rozwiązanie następuje z upływem 31 maja 2019 r., a także Pana akt osobowych wynosi 10 lat i upłynie 31 grudnia 2029 r.,

2) ma Pan prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do 31 stycznia 2030 r.,

3) dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w razie nieodebrania jej we wskazanym terminie.

Mariusz Kozłowski Wiktor Olbrycht

prezes zarządu członek zarządu

Kogo dotyczy nowy obowiązek informacyjny

Nowy obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i które następnie zostały lub zostaną rozwiązane. Nie dotyczy natomiast stosunków pracy, które zostały zawarte przed 1 stycznia 2019 r., a rozwiązały się w tym roku, czyli po wejściu w życie nowych przepisów o dokumentacji pracowniczej. Obowiązek sporządzenia informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji kadrowej, dołączanej do świadectwa pracy, wynika z art. 946 Kodeksu pracy. Przepisy przejściowe określają natomiast, że do stosunków pracy zawartych przed 1 stycznia 2019 r. stosujemy art. 94 pkt 9a i 9b oraz art. 948-9412 Kodeksu pracy (art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Nie wymieniają zatem art. 946 Kodeksu pracy. Dlatego należy uznać, że nowy obowiązek informacyjny dotyczący przechowywania dokumentacji kadrowej nie obejmuje stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Takie stanowisko w tej kwestii prezentuje również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Przykład

Załóżmy, że w maju 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 1 stycznia 2019 r., 1 września 1999 r. (w tym przypadku pracodawca przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1990 r. Do świadectwa pracy za pierwszą umowy o pracę należy dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, której bieg rozpocznie się 31 grudnia 2019 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do końca stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Do pozostałych stosunków pracy nie należy stosować nowych obowiązków informacyjnych w zakresie przechowywania dokumentacji. Nie trzeba zatem załączać do wydawanych świadectw pracy informacji o okresach i zasadach odbioru dokumentacji pracowniczej.

Obowiązek informacyjny wynikający z RODO

Należy zwrócić uwagę, że oprócz obowiązku informacyjnego zawartego w art. 946 Kodeksu pracy dodatkowe obowiązki informacyjne nakładają na pracodawców przepisy RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu (art. 13 ust. 2 lit. a RODO). Informacja o przechowywaniu danych osobowych wynikająca z RODO powinna być przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili składania kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę). Jest ona niezależna od informacji przekazywanej pracownikom na podstawie art. 946 Kodeksu pracy.

Zatem po 1 stycznia 2019 r. pracodawcy powinni zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom na podstawie RODO informacji i tam, gdzie zaistnieje taka potrzeba, powinni je zaktualizować, jeżeli zmienił się okres przechowywania danych podanych przez pracowników.

W związku z tym należy pamiętać, że 10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:

  • zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.,
  • zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia przez pracodawcę do ZUS:

- oświadczenia ZUS OSW oraz

- raportu informacyjnego ZUS RIA.

A zatem od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Z kolei dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. musi być przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Okres przechowywania dokumentacji kadrowej i sposób jego liczenia

Moment nawiązania stosunku pracy

Okres przechowywania

od 1 stycznia 2019 r.

10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy

od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

  • 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy, lub
  • 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA - jeśli pracodawca złożył ten raport

przed 1 stycznia 1999 r.

50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy

Zatem takie okresy przechowywania danych osobowych trzeba podać pracownikom zgodnie z przepisami RODO po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Podstawa prawna:

  • art. 94 pkt 9a-9b, art. 944-9412 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

  • art. 7 ust. 1 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

  • art. 13 ust. 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2

Marek Skałkowski,

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK