Wideoszkolenie

Biuletyn VAT 7/2019, data dodania: 04.07.2019

Od 1 lipca 2019 r. nowa struktura JPK_FA dla faktur wystawianych i przekazywanych w formie elektronicznej

Już rok istnieje powszechny obowiązek przekazywania ksiąg i dowodów księgowych w formacie JPK na żądanie organów podatkowych. Od 1 lipca 2019 r. MF wprowadziło nową strukturę JPK_FA oznaczoną cyfrą (2). To wymaga od podatników aktualizacji oprogramowania i zapoznania się z nowymi zasadami przygotowywania faktur w strukturze JPK_FA. Według MF w nowej strukturze należy przekazywać również faktury wystawione przed 1 lipca 2019 r.

Jak wynika z art. 193a Ordynacji podatkowej, w przypadku gdy podatnik prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Uwaga

Jeśli podatnik w nieuzasadniony sposób odmawia udostępnienia struktur JPK, może zostać ukarany karą porządkową w wysokości do 2800 zł.

1. Jakie faktury podlegają obowiązkowi przekazywania w formacie JPK

Księgi podatkowe to również ewidencje VAT. Ewidencja sprzedaży i zakupów, do której prowadzenia są zobowiązani podatnicy VAT czynni, musi być prowadzona obowiązkowo w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Sugeruje to, że podatnik VAT, który prowadzi ewidencję VAT w formie elektronicznej, niezależnie od tego, w jakiej formie wystawia faktury, ma obowiązek przekazywania ich - na żądanie - w formacie JPK_FA. Tak jednak nie jest.

W przypadku JPK_FA obowiązują następujące zasady:

  • faktury wystawione przy użyciu programów komputerowych podlegają przekazaniu w formacie JPK, niezależnie od tego, w jakiej formie prowadzone są pozostałe księgi, np. PKPiR; do faktur wystawionych przy użyciu programów komputerowych zaliczamy również faktury wystawione w Excelu. Jednak jak podkreśla MF w udzielonych wyjaśnieniach:

Można prowadzić faktury w Excelu i wystawiać JPK_FA na żądanie, ale zrobienie tego w Excelu nie jest łatwe. Najprostszym sposobem spełnienia wymogów JPK jest e-mikrofirma, która automatyzuje cały ten proces.

  • faktury wystawione odręcznie nie podlegają obowiązkowi przekazywania w formacie JPK;
  • przekazaniu na żądanie podlegają tylko faktury dotyczące sprzedaży własnej; jak czytamy w wyjaśnieniach MF:

W pliku JPK_FA raportowane są wyłącznie faktury sprzedaży podatnika, do którego zostało skierowane żądanie przekazania tych faktur. Faktury wystawione za pomocą programów komputerowych w imieniu innego podatnika VAT (tzw. "samofakturowanie") powinny być dostępne i przekazane w formie pliku JPK_FA temu podatnikowi, jeśli organ podatkowy zwróci się do niego z żądaniem dostarczenia jego faktur sprzedaży.

  • faktury zakupowe nie podlegają obowiązkowi przekazania w formacie JPK_FA.

Uwaga

Faktury zakupowe nie podlegają obowiązkowi przekazania w formacie JPK_FA.

Struktura JPK_FA obejmuje wyłącznie faktury sprzedaży. Rodzaje faktur raportowanych w strukturze JPK_FA określają przepisy. Są to m.in.:

  • faktury VAT,
  • faktury VAT korygujące,
  • faktury VAT dokumentujące otrzymanie zapłaty (zaliczkowe),
  • faktury wystawione na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie faktur, np. bilety.

W strukturze tej nie są natomiast raportowane faktury VAT RR czy inne dowody sprzedaży określone w Ordynacji podatkowej, np. rachunki.

2. Jak przekazywać faktury w formacie JPK

Należy pamiętać, że faktury są przekazywane tylko na żądanie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Inaczej niż w przypadku JPK_VAT możliwe jest ich przekazywanie np. na pendrivie. Nie ma obowiązku comiesięcznego przekazywania faktur. Przepisy nie określają, w jakim terminie podatnik jest zobowiązany spełnić to żądanie. Jednak z art. 159 Ordynacji podatkowej wynika, że jednym z elementów wezwania organu podatkowego jest termin, do którego żądanie powinno być spełnione. Dlatego podatnik będzie musiał wypełnić obowiązek we wskazanym w wezwaniu terminie. Jak informuje MF, podatnik będzie miał na przekazanie faktur nie mniej niż 3 dni. Gdy żądanie obejmuje dużą liczbę faktur, należy wystąpić o wydłużenie tego terminu, jeśli podatnik obawia się, że nie zdąży ich przekazać w wyznaczonym terminie.

Przekazywać trzeba tylko wskazane księgi lub faktury za okres określony w wezwaniu, gdyż wezwanie będzie musiało zawierać wskazanie rodzaju ksiąg podatkowych lub dowodów księgowych, które mają być przekazane, oraz okresu, którego dotyczą. Jak czytamy w wyjaśnieniach MF:

Co do zasady, struktury JPK będą stosowane przez organy podatkowe dla okresów już rozliczonych. Możliwe będzie również żądanie dostarczenia danych dotyczących dowodów (faktur), co do których zaistniał już obowiązek ich wystawienia.

Organy podatkowe mogą żądać faktur w różnych konfiguracjach, np. faktur wystawionych dla spółki X w okresie od lipca 2018 r. MF, odpowiadając na pytanie podatnika, według jakich kryteriów będą żądane faktury, stwierdził:

Najczęściej będzie to data ujęcia faktury w deklaracji VAT lub w okresie sprawozdawczym dla ksiąg. Określało to będzie postanowienie organu podatkowego.

Obowiązek przekazywania faktur w formacie JPK_FA dotyczy faktur wystawionych od 1 lipca 2018 r., gdy podatnik nie był w okresie 1 lipca 2016 r. - 30 czerwca 2018 r. dużym przedsiębiorcą.

Przykład

Podatnik wystawia faktury w formie elektronicznej i prowadzi elektroniczne księgi. W marcu rozpoczęła się u niego kontrola za 2018 r. Jest małym przedsiębiorcą, dlatego organy podatkowe mogą żądać faktur w formacie JPK wystawionych od 1 lipca 2018 r. Wcześniejsze faktury nie muszą być przekazywane w formacie JPK.

Jak już wspominaliśmy, od 1 lipca 2019 r. obowiązuje struktura (2). Nie oznacza to jednak, że dotyczy faktur wystawianych od tej daty. Jak wynika z wyjaśnień MF:

Od 1 lipca 2019 r. faktury wystawione przed tą datą będą raportowane według wersji struktury JPK_FA(2).

Oznacza to, że dla użycia właściwej struktury znaczenie ma data raportowania, a nie wystawienia faktury. Dlatego spełniając żądanie organów podatkowych po 30 czerwca 2019 r., należy przekazać faktury w formacie JPK stosując nową strukturę.

Uwaga

Faktury raportowane od 1 lipca 2019 r. należy przekazywać w strukturze (2) JPK_FA, niezależnie od tego, kiedy zostały wystawione.

3. Jakie dane należy podać w nowej strukturze JPK_FA

Elementy poprawnie wystawionej faktury określa art. 106e ustawy o VAT i rozporządzenie w sprawie faktur. Jeśli faktura jest wytwarzana w postaci elektronicznej (za pomocą programów komputerowych), organ podatkowy może żądać przekazania jej w strukturze logicznej opublikowanej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Struktura zawiera szczegółowe dane dotyczące faktur VAT, zgodne z przepisami ustawy i rozporządzenia w sprawie faktur.

Również nowa struktura JPK_FA składa się z następujących sekcji danych:

1. Nagłówek - dane dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego (cel złożenia, okres, którego dotyczy).

Opis pól składających się na nagłówek JPK_FA

Nazwa pola

Opis pola

KodFormularza

Pole przechowuje kod formularza i składa się z dwóch atrybutów - kodu systemowego i wariantu schematu

od 1 lipca 2019 r. jest to kod JPK_FA(2); wariant: 1-0

WariantFormularza

od 1 lipca 2019 r. jest to wariant 2

CelZlozenia

W strukturze(2) JPK_FA pole zawiera atrybut 1 - złożenie po raz pierwszy

DataWytworzeniaJPK

Data i czas wytworzenia JPK_FA

DataOd

Data początkowa okresu, którego dotyczy JPK_FA

Z wyjaśnień MF wynika:

MF

Datą faktury decydującą o ujęciu w pliku może być każda z wyżej wymienionych. Najczęściej będzie to data ujęcia faktury w deklaracji VAT lub w okresie sprawozdawczym dla ksiąg. Określało to będzie postanowienie organu podatkowego.

DataDo

Data końcowa okresu, którego dotyczy JPK_FA

DomyslnyKodWaluty

Trzyliterowy kod lokalnej waluty (ISO-4217), domyślny dla wytworzonego JPK_FA

Uwaga

Faktury walutowe przygotowywane są w plikach odrębnie dla każdej waluty. W sekcji FakturaWiersz (pola P_9A i P_11) należy ująć dane w walucie obcej, natomiast w sekcji Faktura (pola P_13 - P_15) należy ująć dane w PLN. W pliku JPK_FA wartości walutowe należy przeliczać na złote zgodnie z zasadami określonymi w art. 31a ust. 1 ustawy o VAT.

Z wyjaśnień MF wynika:

MF

Konstrukcja struktury wymusza przygotowanie osobnego pliku dla każdej waluty. W praktyce organy podatkowe będą żądały faktur wystawionych w tych walutach, które będą istotne dla realizacji zakresu kontroli (najczęściej w dwóch lub trzech walutach).

Tej zasady nie zmieniono w nowej strukturze JPK_FA.

KodUrzedu

Pole zawiera czterocyfrowy kod urzędu skarbowego wg słownika, który zamieszczono w schemacie

2. Podmiot1 - dane identyfikujące podmiot przekazujący JPK, takie jak NIP, REGON, nazwa podmiotu oraz dane adresowe:

  • kod kraju - pole zawiera dwuliterowy kod kraju wg słownika, który zamieszczono w schemacie,
  • województwo,
  • powiat,
  • gmina,
  • nazwa ulicy - pole nieobowiązkowe,
  • numer budynku,
  • numer lokalu - pole nieobowiązkowe,
  • nazwa miejscowości,
  • kod pocztowy,
  • nazwa urzędu pocztowego.

Uwaga

Pole REGON nie jest obowiązkowe.

W nowej strukturze dane te nie uległy zmianie.

3. Faktura - dane syntetyczne dotyczące danej faktury, która zawiera elementy faktury wymagane na podstawie art. 106a-106q ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

4. FakturaCtrl, która zawiera sumy kontrolne dla faktur (liczba faktur w okresie, którego dotyczy JPK_FA, oraz łączna wartość kwot brutto faktur w okresie, którego dotyczy JPK_FA).

5. StawkiPodatku, która zawiera zestawienie poszczególnych stawek podatku, w okresie, którego dotyczy JPK_FA.

6. FakturaWiersz, która zawiera szczegółowe pozycje faktur w zakresie danych wartościowych.

7. FakturaWierszCtrl, która zawiera sumy kontrolne dla wierszy faktur.

Struktura JPK_FA wymaga, żeby dla każdego raportowanego dokumentu wskazać jego typ. W tym celu w sekcji Faktura podsekcja RodzajFaktury należy wybrać jedną z trzech możliwych opcji, a mianowicie należy wskazać, czy raportowany dokument jest:

● VAT - podstawową, "zwykłą" fakturą,

● KOR - fakturą korygującą,

● ZAL - fakturą zaliczkową, w tym fakturą końcową.

Uwaga

W nowej strukturze nie ma do wyboru pozostałych faktur "POZ". A opis do "ZAL" uzupełniono o informację, że dotyczy również faktury końcowej.

Dlatego obecnie każda faktura, która nie jest zaliczkową lub korygującą, powinna mieć oznaczenie "VAT".

Struktura JPK_FA na poziomie analitycznym zawiera dane dotyczące szczegółów transakcji występujących w fakturze na poziomie pojedynczego wiersza. Dane tej sekcji, co do zasady, powinny się uzgadniać z danymi z sekcji syntetycznej. Kluczem łączącym obie sekcje struktury jest numer faktury, który raportowany w identycznej postaci w polach P_2A i P_2B, pozwala łączyć dane syntetyczne faktury z danymi analitycznymi.

Struktura JPK_FA została dostosowana do przepisów ustawy o VAT, która określa obowiązkowe elementy faktury. Struktura JPK_FA nie wykracza poza obowiązkowe elementy.

Elementy faktury i pola w strukturze JPK_FA

Lp.

Elementy faktury według ustawy o VAT

Pole w strukturze JPK_FA

1.

Data wystawienia faktury

Pole P_1

2.

Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę

Pole P_2A

3.

Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy

Dane nabywcy - pola P_3A, P_3B (pola opcjonalne dla faktur uproszczonych)

Dane sprzedawcy - pola P_3C, P_3D

4.

Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca, numer ten zarejestrowany podatnik VAT UE poprzedza kodem PL)

Prefiks UE - pole_4A - opcjonalne,

NIP pole P_4B - jest opcjonalne w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, dokonanej przez podmioty niebędące podatnikami

5.

Numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (lub ewentualnie numer z właściwym dwuliterowym kodem, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim - w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca)

Prefiks UE - pole_5A - opcjonalne, NIP pole P_5B - jest to pole opcjonalne, co oznacza, że pozostawiamy go pustym, gdy:

  • nabywca towarów i usług jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej; wówczas nie nabywa on towarów i usług w charakterze podatnika VAT;
  • dostawy towarów lub świadczenia usług są opodatkowane na terytorium państwa trzeciego (art. 106e ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT);
  • faktura dokumentuje czynności zwolnione (§ 2 rozporządzenia w sprawie faktur)

6.

Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub data otrzymania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury

Pole P_6 - pole nieobowiązkowe

7.

Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi

Pole P_7 - pole nieobowiązkowe dla faktur korygujących

8.

Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług

Pola P_8A, P_8B - pole opcjonalne dla faktur uproszczonych

9.

Cena jednostkowa towaru lub usługi, bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)

Pole P_9A - cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto) pole nieobowiązkowe dla faktur uproszczonych, transakcji opodatkowanych od marży i przypadków, gdy podatnik przyjmuje inny sposób kalkulacji podatku

P_9B - wypełniamy w przypadku zastosowania art.106e ust. 7 i 8 ustawy, cena wraz z kwotą podatku (cena jednostkowa brutto) - pole nieobowiązkowe dla faktur uproszczonych, transakcji opodatkowanych od marży i przypadków, gdy podatnik przyjmuje inny sposób kalkulacji podatku

10.

Kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto

Pole P_10 - pole opcjonalne dla faktur dokumentujących sprzedaż VAT marża i opodatkowaną w innym kraju UE

11.

Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)

Pole P_11 - wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto) - pole opcjonalne dla faktur dokumentujących sprzedaż VAT marża i uproszczonych

P_11A - wypełniamy w przypadku zastosowania art. 106e ust. 7 i 8 ustawy, wartość sprzedaży brutto - pole opcjonalne dla faktur dokumentujących sprzedaż VAT marża i uproszczonych i przypadków, gdy zostały przyjęte inne sposoby rozliczenia VAT

12.

Stawka podatku

Pole P_12

W nowej strukturze listę stawek uzupełniono o elementy: "4" - stawka 4%, "np" - niepodlegające opodatkowaniu, "oo"- odwrotne obciążenie.

Ponadto pole będzie opcjonalne tylko dla faktur dokumentujących sprzedaż VAT marża i uproszczonych.

Według wyjaśnień do nowej struktury:

MF

W części FakturaWiersz, dla transakcji dostawy towarów oraz świadczenia usług dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy VAT w elemencie P_12 należy wykazać "oo". Natomiast dla transakcji dostawy towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju w elemencie P_12 należy wykazać "np".

13.

Suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku

Od 1 lipca 2019 r. w nowej strukturze obowiązują następujące pola:

P_13_1 - suma wartości sprzedaży netto ze stawką podstawową -- aktualnie 23% albo 22%;

P_13_2 - suma wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną pierwszą - aktualnie 8% albo 7%;

P_13_3 - suma wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną pierwszą - aktualnie 5%

P_13_4 - suma wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną trzecią -procedura odwrotnego obciążenia, dla której podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy VAT oraz dla stawki 4% w przypadku ryczałtu dla taksówek osobowych;

P_13_5 - suma wartości sprzedaży netto dla transakcji dostawy towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju;

P_13_6 - suma wartości sprzedaży netto ze stawką 0%;

P_13_7 - suma wartości sprzedaży zwolnionej

Pola P_13_1-5 są opcjonalne dla sprzedaży od marży, niepodlegającej opodatkowaniu na terytorium kraju, do których ma zastosowanie odwrotne obciążenie, zwolnionej z VAT, oraz do faktur uproszczonych

Pole P_13_6-7 - jest nieobowiązkowe dla sprzedaży od marży, niepodlegającej opodatkowaniu na terytorium kraju, zwolnionej z VAT oraz do faktur uproszczonych

14.

Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

Od 1 lipca 2019 r. w nowej strukturze obowiązują następujące pola:

P_14_1 - kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze stawką podstawową - aktualnie 23% albo 22%;

P_14_2 - kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną - aktualnie 8% albo 7%;

P_14_3 - kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną - aktualnie 5%

P_14_4 - kwota "0" dla procedury odwrotnego obciążenia, dla której podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy VAT oraz kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto dla stawki 4% w przypadku ryczałtu dla taksówek osobowych.

P_14_5 - kwota "0" dla transakcji dostawy towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju.

Pola opcjonalne na tych samych zasadach jak pola P_13

15.

Kwota należności ogółem

Pole P_15

Są to elementy podstawowej faktury. Jednak specyfika transakcji powoduje, że struktura JPK_FA zawiera również inne elementy, które są uzależnione od rodzaju faktury.

Podstawa prawna:

  • art. 193a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1018

Joanna Dmowska

ekspert w zakresie VAT

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK