Wideoszkolenie

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 7/2016, data dodania: 29.03.2016

Czy świadectwo pracy można wysłać na nieaktualny adres

Pracownik zażądał wydania świadectwa pracy w piątek, na co się nie zgodziliśmy, ponieważ umowa o pracę rozwiązywała się w poniedziałek. W poniedziałek natomiast pracownik wykorzystywał dzień wolny na poszukiwanie pracy i nie odebrał świadectwa. W związku z tym wysłaliśmy mu świadectwo pracy na adres domowy. Świadectwo wróciło z adnotacją "adresat wyprowadził się". W aktach osobowych pracownika nie było innego adresu. Co możemy zrobić? Czy powinniśmy ustalić aktualny adres pracownika?

PROBLEM

RADA

Nie. Jeżeli pracownik nie podał swojego aktualnego adresu zamieszkania, nie muszą go Państwo ustalać. Świadectwo pracy zostało wysłane w terminie i prawidłowo. Skoro pracownik nie zaktualizował swojego adresu zamieszkania, to świadectwo pracy należy zamieścić w części C jego akt osobowych i wydać je pracownikowi, jeżeli się po nie zgłosi.

UZASADNIENIE

Jeżeli pracownik nie zgłosił się po świadectwo pracy, zmienił miejsce zamieszkania oraz nie poinformował pracodawcy, gdzie i w jaki sposób należy dostarczyć mu świadectwo pracy, pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewydanie tego dokumentu.

Należy uznać, że wywiązali się Państwo z obowiązku wydania świadectwa pracy, ponieważ próbowali Państwo doręczyć świadectwo pod ostatnio wskazany przez pracownika adres. Skutki niepoinformowania Państwa o zmianie miejsca zamieszkania i niepodania aktualnego adresu obciążają pracownika. W tej sytuacji wysłanie świadectwa pracy na adres znajdujący się w aktach osobowych pracownika, pomimo jego nieodebrania, zwalnia Państwa od odpowiedzialności za niewydanie świadectwa pracy. Nie muszą więc Państwo szukać nowego adresu. Żaden przepis prawa nie zobowiązuje pracodawcy do szukania aktualnego adresu pracownika.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi lub osobie, która przedstawi pisemne upoważnienie do odebrania świadectwa, w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli dokonanie tej czynności jest niemożliwe, pracodawca musi niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesłać świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem poczty lub doręczyć w inny sposób (§ 2 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania).

PRZYKŁAD

W dniu rozwiązania umowy o pracę na czas nieokreślony pracownik przebywał w podróży służbowej i nie zdążył odebrać świadectwa pracy. Kadrowa umieściła oryginał i kopię świadectwa w aktach pracownika. Po kilku dniach do kadr zadzwoniła żona byłego pracownika i poinformowała, że przebywa on za granicą i prosi o wysłanie świadectwa pracy na domowy adres. Kadrowa stwierdziła, że nie będzie wysyłać świadectwa, ponieważ obowiązkiem pracownika jest zgłoszenie się po jego odbiór. Pracownik odebrał świadectwo pracy po 3 tygodniach od zakończenia pracy. Zachowanie kadrowej było nieprawidłowe. Powinna wysłać świadectwo pracy do domu pracownika w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy o pracę.

Wysłane do Państwa pracownika świadectwo pracy, które nie zostało przez niego odebrane, należy załączyć do kopii świadectwa znajdującej się w części C akt osobowych pracownika wraz z dowodem wysyłki. W przypadku zgłoszenia się pracownika do zakładu pracy należy wydać oryginał świadectwa i na tę okoliczność odebrać od pracownika jego podpis na kopii z datą wydania dokumentu.

Pracodawca nie powinien wydawać świadectwa pracy przed rozwiązaniem umowy o pracę. Mogą bowiem nastąpić okoliczności, które spowodują konieczność jego zmiany.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał świadectwo pracy w przeddzień zakończenia umowy o pracę. W ostatnim dniu zatrudnienia dostarczył zwolnienie lekarskie. Świadectwo należało skorygować z uwagi na nieaktualny zapis o liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 97 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania - Dz.U. Nr 60, poz. 282; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 251, poz. 1509

● § 6 ust. 2 pkt 3 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

Jadwiga Krukowska

specjalista z zakresu prawa pracy, praktyk z 30-letnim doświadczeniem w działach kadrowo-płacowych, od 20 lat nadzoruje pracę w tych działach

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK