Wideoszkolenie

Monitor Księgowego 5/2019, data dodania: 11.04.2019

Pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy i informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Przypominamy, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy nakładające nowy obowiązek informacyjny na pracodawcę. W przypadku rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy musi on poinformować pracownika o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz jej zniszczeniu w razie nieodebrania. Informację tę pracodawca przekazuje pracownikom, których umowa o pracę została zawarta po 31 grudnia 2018 r. Informacja jest wydawana razem ze świadectwem pracy.

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej).

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej

Co do zasady pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracownika przez okres jego zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej).

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem 10-letni okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł stosunek pracy kończący się najpóźniej.

Jeśli pracodawca nie będzie przechowywał dokumentacji pracowniczej przez wymagany przepisami czas, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł.

Informacja wydawana wraz ze świadectwem pracy

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy przekazuje pracownikowi informację o tym, że będzie przechowywał jego dokumentację pracowniczą przez najbliższe 10 lat.

Wraz z tą informacją pracodawca przekazuje także informacje o:

  • możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, co oznacza, że były pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację najwcześniej na początku stycznia następującego po zakończeniu okresu przechowywania;
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania

- art. 946 Kodeksu pracy.

Wzór informacji o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz zniszczeniu w razie nieodebrania

Wrocław, 30 kwietnia 2019 r.

Przedsiębiorstwo Wielobranżowe "EXPERT"

50-005 Wrocław

ul. H. Kołłątaja 232

Do

Krzysztofa Nowaka

50-008 Wrocław

ul. T. Kościuszki 79a m. 177

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

W związku z rozwiązaniem w dniu 30 kwietnia 2019 r. umowy o pracę zawartej w dniu 1 lutego 2019 r. informuję, że:

1) okres przechowywania Pańskiej dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Okres przechowywania zakończy się 31 grudnia 2029 r.;

2) może Pan odebrać dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, tj. do 31 stycznia 2030 r.;

3) w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej do 31 stycznia 2030 r. zostanie ona zniszczona.

Podstawa prawna:

Art. 946 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432)

Franciszek Kulik

Dyrektor Generalny

Informację należy wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila).

Którzy pracownicy powinni otrzymać informację

Obowiązek pracodawcy dotyczący przekazania informacji z zakresu przechowywania dokumentacji pracowniczej odnosi się do pracowników, którzy zawarli umowę o pracę po 31 grudnia 2018 r., tj. począwszy od 1 stycznia 2019 r. Wobec tych pracowników obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Przykład

Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 lutego 2019 r. do 30 kwietnia 2019 r. Po zakończeniu tej umowy nie została zawarta kolejna umowa o pracę. Wraz ze świadectwem pracy pracodawca przekazał pracownikowi informację o 10-letnim okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz jej zniszczeniu w razie nieodebrania. Bieg okresu przechowywania rozpocznie się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, czyli od 31 grudnia 2019 r., i faktycznie zakończy się 31 stycznia 2030 r. - należy bowiem doliczyć jeszcze miesiąc kalendarzowy następujący po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, w trakcie którego były pracownik może ją odebrać.

Pracodawca nie ma natomiast obowiązku przekazania informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej pracownikom, których stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. (art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Podstawa prawna

  • art. 94 pkt 9a-9b, art. 946 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432

  • art. 7 ust. 1 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Tomasz Kowalski

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista w zakresie prawa pracy

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK