ZESTAW ZADAŃ: Koszty podróży służbowych w jednostkach sektora publicznego

Za pomocą zadań można samodzielnie skontrolować znajomość przepisów w zakresie rozliczania, dokumentowania i ewidencji kosztów podróży służbowych krajowych i zagranicznych.

Zadania zostały opracowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez pracowników:

• jednostek - w celu samokontroli prawidłowości rozliczania kosztów odbywanych przez nich podróży służbowych,
• jednostek wystawiających polecenia wyjazdu służbowego i zatwierdzających pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym rachunki kosztów podróży służbowych,
• komórek kontroli wewnętrznej przy kontrolach i w czasie przeprowadzania szkoleń.

W ramach poszczególnych zadań należy odpowiedzieć na każde pytanie. Trzeba uzasadnić podane rozwiązanie i podać zastosowaną podstawę prawną. Następnie należy porównać odpowiedź z rozwiązaniami podanymi w zestawie zadań.

Przy korzystaniu z ZESTAWU ZADAŃ należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w PORADNIKU Rachunkowości Budżetowej nr 3/2019. W razie potrzeby można sięgać do przepisów źródłowych, a także szczegółowych opracowań fachowych.

Zadanie nr 1

Pracodawca wydał sekretarce zatrudnionej w szkole w miejscowości X polecenie wyjazdu do miejscowości Y. Celem było dostarczenie dokumentów księgowych do CUW. Podróż tam i z powrotem, odbywana autobusem podmiejskim, zajmuje ok. 3 godzin. Czy podróż ta będzie stanowiła podróż służbową?

Rozwiązanie: Tak, jest to podróż służbowa według definicji z art. 77⁵ § 1 k.p. Jest to wyjazd poza miejsce stałej pracy sekretarki, określone jako szkoła w miejscowości X, na polecenie służbowe wydane przez dyrektora, w celu wykonania zadania służbowego.

--------

Zadanie nr 2

Pracownik zatrudniony na stanowisku referenta w księgowości jednostki budżetowej odbył we własnym zakresie weekendowe szkolenie z zakresu sporządzania planów finansowych wydatków i ewidencji planu wydatków oraz ich zaangażowania. Po szkoleniu wystąpił do kierownika jednostki z wnioskiem o zwrot kosztów tego szkolenia (560 zł) oraz kosztów związanych z dojazdem na to szkolenie (bilety PKP - 118 zł, 2 × ryczałt na dojazdy - 12 zł oraz 2 × połowa diety - 30 zł). Czy można zwrócić koszty związane z dojazdem na szkolenie, skoro pracownik nie otrzymał polecenia wyjazdu służbowego przed jego odbyciem?

Rozwiązanie: Tak, koszty te można zwrócić pracownikowi, jeśli taką decyzję podejmie kierownik jednostki. Podstawą zwrotu kosztów nie jest jednak rozporządzenie o podróżach służbowych, ale art. 103¹-103⁶ k.p. Zgodnie z nimi pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie, a także inne świadczenia (np. diety). Rodzaj pokrywanych kosztów określa się w umowie zawartej między pracodawcą a pracownikiem (ustnej lub pisemnej). W przypadku braku wcześniejszej umowy pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie tych kosztów na wniosek pracownika złożony po szkoleniu. Sposób dokumentowania poniesionych kosztów powinien być ustalony w polityce rachunkowości jednostki. Mogą one być dokumentowane na takich samych zasadach jak koszty podróży służbowych.

-------

Zadanie nr 3

W poleceniu wyjazdu służbowego pracownika zatrudnionego w urzędzie miejskim w X zapisano, że ma się udać w podróż służbową do miejscowości Y. Pracownik mieszka w miejscowości Z położonej w połowie drogi między miejscowością X i Y. Czy koszty tej podróży służbowej powinny być rozliczone z miejsca zamieszkania (miejscowość Z) czy z miejsca pracy (miejscowość X)?

Rozwiązanie: Przy tak wystawionym poleceniu wyjazdu służbowego koszty podróży służbowej rozlicza się z miejsca pracy. Zwyczajowo przyjęło się, że jeśli na poleceniu wyjazdu służbowego została wskazana tylko miejscowość docelowa, to rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno być wykonane z miejsca stałego świadczenia pracy przez pracownika. Rozliczenie z miejsca zamieszkania pracownika jest możliwe wtedy, gdy taka adnotacja znajdzie się na poleceniu wyjazdu służbowego.

-------

Zadanie nr 4

Pracownik został delegowany w zagraniczną podróż służbową w celu uczestniczenia w konferencji (ma na niej także poprowadzić jeden wykład). Zgodnie z wydanym przez kierownika jednostki poleceniem podróż ma się odbyć z zachowaniem następujących warunków:

1. miejsce docelowe: Monachium (Niemcy),
2. miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży na terenie kraju: Poznań (jest to stałe miejsce wykonywania pracy przez pracownika),
3. środek transportu: samolot, odlot z lotniska Poznań-Ławica,
4. pracownik ma przewieźć bagaż o wadze 5,5 kg, konieczny do wykonania zadania służbowego - zawierający materiały dla uczestników konferencji i materiały promocyjne,
5. termin odbycia podróży: 15-18 stycznia 2019 r. (odlot: godz. 06.10, przylot: godz. 7.25 - 15 stycznia, odlot: godz. 22.00, przylot godz. 23.15 - 18 stycznia),
6. na miejscu pracownik będzie korzystał z komunikacji publicznej (autobusy komunikacji miejskiej),
7. pracodawca opłaca przed wyjazdem: hotel (ze śniadaniem wliczonym w cenę usługi hotelowej), bilety na samolot (w obie strony), wraz z opłatami dodatkowymi (w tym opłatą za bagaż rejestrowany o wadze do 20 kg).

Skalkuluj zaliczkę na niezbędne koszty tej podróży. Skorzystaj z druku kalkulacji kosztów podróży krajowej i zagranicznej, zamieszczonego w punkcie 2.2. PRB nr 3/2019. Pozyskaj informacje niezbędne do sporządzenia kalkulacji, a niepodane w poleceniu wyjazdu, z odpowiednich źródeł. W druku przy pozycjach kalkulacyjnych niewystępujących w tym przypadku podaj przyczynę nieuwzględnienia danych kosztów w kalkulacji.

Rozwiązanie: Zgodnie z kalkulacją pracownik powinien otrzymać zaliczkę w kwocie 242,55 euro.

----

Zadanie nr 5

Pracownik z zadania nr 4 zgodził się na wypłatę zaliczki w złotych. Została ona wypłacona 11 stycznia 2019 r. Jaką kwotę wypłacono pracownikowi?

Rozwiązanie: Pracownik otrzymał równowartość 242,55 euro, przeliczoną według kursu średniego z 11 stycznia 2019 r. ogłoszonego przez NBP, wynoszącego 4,2957 zł za 1 euro, w kwocie 1041,92 zł. Wynika to z § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia o podróżach służbowych.

------

Zadanie nr 6

Pracownik skalkulował wstępnie koszty 3-dniowej krajowej podróży służbowej. Celem odbywanej podróży ma być uczestnictwo w sympozjum, w czasie którego ma również wygłosić wykład. Wstępny koszt to 313,50 zł:

1. koszty przejazdów koleją (zgodnie z rozkładem jazdy: wyjazd 5 lutego 2019 r. o godz. 5.10, powrót 7 lutego 2019 r. o godz. 23.50),

• 2 bilety IC (łącznie z miejscówkami) - 248 zł,
• 1 dodatkowy bilet kolejowy w drodze tam, za przewóz ponadwymiarowego bagażu (materiały dla innych uczestników sympozjum) - 28 zł;

2. koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej:

• 30 zł - taksówka (przejazd z dworca kolejowego do miejsca szkolenia i przewóz materiałów szkoleniowych, za zgodą pracodawcy),
• 7,50 zł (5 szt. biletów komunikacji miejskiej po 1,50 zł - na dojazdy między dworcem, hotelem i miejscem sympozjum).

Udział w sympozjum i noclegi opłacił pracodawca w ramach opłaty wpisowej. Czy ta kalkulacja jest prawidłowa?

Rozwiązanie: Nie, kalkulacja jest nieprawidłowa, ponieważ nie uwzględnia niezbędnego kosztu podróży, jakim jest dieta. Pracodawca nie opłacił pracownikowi wyżywienia. W tym przypadku pracownikowi należą się 3 pełne diety (90 zł), ponieważ podróż ma trwać 2 pełne doby i jedną dobę rozpoczętą powyżej 8 godzin. Zgodnie z § 7 ust. 2 i § 11 rozporządzenia o podróżach służbowych zaliczka na niezbędne koszty podróży powinna wynieść 403,50 zł.

----

Zadanie nr 7

Pracownik kalkuluje koszty podróży zagranicznej. Zarówno na odcinkach krajowych, jak i zagranicznych będą mu przysługiwały diety. Na odcinkach krajowych nie będzie miał w ogóle zapewnionego bezpłatnego wyżywienia przez pracodawcę. Natomiast za granicą będzie miał zapewnione śniadania, obiady i kolacje, z wyjątkiem pierwszego i ostatniego dnia pobytu (w pierwszym dniu nie będzie miał śniadania, a w ostatnim dniu - obiadu i kolacji). Czy brak posiłków należy uwzględnić na etapie kalkulacji kosztów podróży krajowej i zagranicznej w celu ustalenia kwoty zaliczki czy dopiero na etapie rozliczania faktycznych kosztów podróży?

Rozwiązanie: Jeśli przed wyjazdem pracownik ma informacje konieczne do ustalenia zarówno kwot należnych diet, jak i potrąceń z tych kwot, to okoliczności te należy uwzględnić w kalkulacji kosztów podróży. Zaliczka jest udzielana na niezbędne koszty podróży krajowej i zagranicznej (§ 11, 20 i 21 rozporządzenia o podróżach służbowych). Diety służą pokryciu kosztów wyżywienia, jeśli nie jest zapewnione przez pracodawcę. Jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi część posiłków na swój koszt, to pracownik nie będzie ponosił tych wydatków w określonej części. Dlatego nie mogą one być uwzględnione w zaliczce na niezbędne koszty podróży służbowej. W kwocie zaliczki powinny być natomiast uwzględnione diety za ten czas, w którym pracownik nie ma zapewnionych posiłków.

------

Zadanie nr 8

Pracownik przebywał w delegacji krajowej od 3 do 11 stycznia 2019 r. Na weekend (5-6 stycznia) wrócił do domu. Z tego tytułu poniósł dodatkowe koszty przejazdu pociągiem w kwocie 116 zł. Czy przysługuje mu zwrot tej kwoty ze środków pracodawcy?

Rozwiązanie: Nie, zwrot nie przysługuje, ponieważ pracownik był w podróży służbowej mniej niż 10 dni (§ 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

----

Zadanie nr 9

Pracownik przebywał w podróży służbowej krajowej od 7 do 11 stycznia 2019 r. (wyjazd 7 stycznia o godz. 5.10, powrót 11 stycznia o godz. 18.30). W tym czasie miał opłacone przez pracodawcę 4 noclegi, w cenę których było wliczone śniadanie. Oblicz należność pracownika z tytułu diet.

Rozwiązanie: Pracownik przebywał w podróży służbowej 4 pełne doby oraz 13 godzin i 20 minut. Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych przysługuje mu 5 pełnych diet - w kwocie 150 zł (5 × 30 zł). Ponieważ w cenę usługi hotelowej pracownik miał wliczone śniadania, z należnej kwoty diet trzeba potrącić koszty zapewnionego wyżywienia - wyliczane jako 25% z 30 zł - 7,50 zł za każde zapewnione śniadanie (4 śniadania × 7,50 zł = 30 zł). Należność z tytułu diet wyniesie więc 120 zł (150 zł - 30 zł).

-----

Zadanie nr 10

Pracownik ma wyjechać w zagraniczną podróż służbową własnym samochodem (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm³). Wskaż, którą z podanych niżej kwot należy ująć w kalkulacji niezbędnych kosztów podróży służbowej - w części dotyczącej kosztów przejazdu:

1. iloczyn liczby kilometrów do przejechania w drodze tam i z powrotem, po uwzględnieniu kilometrów na dojazdy lokalne oraz w drodze tam - ceny za 1 litr paliwa w Polsce, w drodze z powrotem - ceny za 1 litr paliwa w państwie docelowym,
2. iloczyn liczby kilometrów do przejechania w drodze tam i z powrotem, po uwzględnieniu kilometrów na dojazdy lokalne oraz ceny za 1 litr paliwa w państwie docelowym,
3. iloczyn liczby kilometrów do przejechania w drodze tam i z powrotem, po uwzględnieniu kilometrów na dojazdy lokalne oraz stawki określonej przez pracodawcę za 1 km przebiegu,
4. iloczyn liczby kilometrów do przejechania w drodze tam i z powrotem, po uwzględnieniu kilometrów na dojazdy lokalne oraz stawki 0,8358 zł za 1 km przebiegu.

Rozwiązanie: Prawidłowe jest rozwiązanie z pkt 3. Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje zwrot kosztów w kwocie stanowiącej iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki określonej przez pracodawcę za 1 km przebiegu, nie wyższej niż 0,8358 zł za 1 km przebiegu (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia o podróżach służbowych). Na etapie kalkulacji kosztów uwzględnia się kilometry planowane do przejechania.

-----

Zadanie nr 11

Pracownik, którego stałym miejscem pracy jest Poznań, został delegowany do Paryża (Francja). Podróż odbyta koleją wyglądała następująco:

1. wyjazd: 14 stycznia 2019 r.:

• Poznań, godz. 16.31, przekroczenie granicy Polski: godz. 18.12 we Frankfurcie, przyjazd do Berlina o godz. 19.06 - cena biletu z miejscówką 86 zł,
• odjazd z Berlina o godz. 19.28, przyjazd do Paryża 15 stycznia 2019 r. o godz. 9.51 - cena biletu z dodatkową opłatą za miejsce do leżenia 197,90 euro;

2. powrót: 22 stycznia 2019 r.:

• Paryż, godz. 17.49, przyjazd do Berlina 23 stycznia o godz. 5.36 - cena biletu z dodatkową opłatą za miejsce do leżenia 169,90 euro,
• odjazd z Berlina o godz. 06.37, przekroczenie granicy we Frankfurcie o godz. 7.45, przyjazd do Poznania o godz. 9.22 - cena biletu z miejscówką 64,82 zł.

Noclegi przypadające na podróż były zapewnione jako miejsce do leżenia w pociągu (kuszetka). W pociągach pracownik otrzymywał w cenie biletu poczęstunek (kawę lub herbatę oraz ciastka). Pracownik miał zapewnione bezpłatne noclegi na koszt pracodawcy w hotelu w Paryżu. W cenę usługi hotelowej były wliczone śniadania. Poza tym pracownik stołował się we własnym zakresie. Po Paryżu pracownik przemieszczał się metrem i autobusami. Oblicz koszty tej podróży służbowej. Podaj je osobno dla odcinków krajowych i pobytu za granicą, w podziale na poszczególne rodzaje kosztów. Uzasadnij naliczenie lub nienaliczenie poszczególnych należności. Dla ułatwienia skorzystaj z druku kalkulacji kosztów podróży krajowej i zagranicznej, zamieszczonego w rozdziale… PRB nr 3/2019.

Rozwiązanie: Koszty podróży wyniosły: dla odcinków krajowych - 150,82 zł, dla etapu zagranicznego - 850,30 euro.

-----

Zadanie nr 12

Pracownik z zadania nr 11 otrzymał 11 stycznia 2019 r. zaliczkę na niezbędne koszty etapu zagranicznego podróży służbowej w kwocie 855 euro. Pracownik wyraził zgodę na jej wypłatę w złotych. Podaj kwotę, jaką otrzymał w złotych. Potrąć z zaliczki koszty jego podróży odbytej poza granicami Polski (wyliczone w euro w zadaniu nr 11). Ustal kwotę do wypłaty lub zwrotu w złotych.

Rozwiązanie: Zaliczkę wypłaca się w złotych w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej (§ 20 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Kurs średni złotego do euro z 11 stycznia 2019 r., ogłoszony przez NBP, wynosił 4,2957 zł za 1 euro. Tak więc pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie 3672,82 zł. Rozliczenie zaliczki w walucie polskiej odbywa się według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych). Faktyczne koszty podróży wyniosły 850,30 euro. Po przeliczeniu na złote według kursu 4,2957 zł za 1 euro koszty te wyniosły 3652,63 zł. Pracownik powinien zwrócić jednostce 20,19 zł.

Zestaw zadań opracowała:

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych