Wideoszkolenie

Biuletyn VAT 6/2018, data dodania: 23.05.2018

Czy przechowywanie wyłącznie w wersji elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej wpływa na prawo do odliczenia z nich VAT

PROBLEM

Jesteśmy dużą firmą farmaceutyczną. Otrzymujemy bardzo dużo faktur zakupowych, które wpływają do nas w wersji papierowej. Dlatego planujemy wdrożenie rozwiązania polegającego na tym, że faktura otrzymana w formie papierowej, na podstawie której spółka odliczyła VAT, będzie przekształcana w postać pliku cyfrowego. Jego zawartość od momentu wygenerowania nie będzie podlegać modyfikacjom. Po zeskanowaniu faktury zakupowej jej wersja papierowa zostanie zniszczona, przy czym zeskanowana wersja faktury będzie zawierać taką samą treść, jaką zawierała jej papierowa wersja. Czy w przypadku wdrożenia takiej procedury spółka zachowa prawo do podatku odliczonego na podstawie faktury papierowej, jeśli po jej zniszczeniu będzie dysponować wyłącznie wersją elektroniczną faktury? Faktury będą przechowywane w tzw. chmurze.

RADA

Przechowywanie otrzymanych faktur wyłącznie w wersji elektronicznej po zniszczeniu wersji papierowych nie powoduje utraty prawa do dokonanego odliczenia, jeśli przysługiwało ono w stosunku do faktur papierowych.

UZASADNIENIE

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim zakup towarów lub usług jest związany z wykonywanymi przez niego czynnościami opodatkowanymi. Co do zasady odliczenia kwoty VAT podatnik dokonuje na podstawie otrzymanej faktury, która po stronie sprzedawcy spowodowała powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do tej samej kwoty podatku, która zostanie odliczona. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT odliczeniu podlega suma kwot podatku wynikających z otrzymanej przez podatnika faktury stwierdzającej czynność podlegającą opodatkowaniu.

Faktura będąca podstawą odliczenia musi spełniać warunki określone przez art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem za fakturę uznaje się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą jest więc zarówno faktura w formie papierowej, jak i faktura w formie elektronicznej. Niezależnie od tego, w jakiej formie podatnik otrzymał fakturę (papierowej czy elektronicznej), odliczenie podatku naliczonego przysługuje mu na tych samych zasadach. Prawo do odliczenia nie jest uzależnione od formy faktury. Nie zmienia się ono również wtedy, gdy podatnik w momencie powstania prawa dokonał odliczenia na podstawie faktury papierowej, a następnie dla późniejszego udokumentowania tego prawa posługuje się fakturą elektroniczną, jeśli faktura papierowa uległa zniszczeniu. Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna z 21 listopada 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.415.2017.2.AP), w której Dyrektor KIS wyjaśnił, że:

(...) faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (...) będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

(...) przechowywanie (...) faktur otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych, będzie stanowiło podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur zakupowych.

Podobnie Dyrektor KIS uznał w interpretacji indywidualnej z 15 września 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.424.2017.1.RD), w której czytamy, że:

Sam fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

Zniszczenie faktury papierowej, na podstawie której dokonano odliczenia podatku naliczonego, i przechowywanie faktury wyłącznie w wersji elektronicznej nie powoduje zmiany (utraty) prawa do odliczonego podatku. Potwierdzają to także inne liczne interpretacje podatkowe w tym zakresie, czego przykładem są pisma Dyrektora KIS: z 10 maja 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT), z 8 maja 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB), z 11 kwietnia 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF), z 8 marca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF).

UWAGA!

Zniszczenie faktury papierowej, na podstawie której dokonano odliczenia podatku naliczonego, i przechowywanie faktury wyłącznie w wersji elektronicznej nie powoduje utraty prawa do odliczonego podatku.

Dotychczas standardem było przechowywanie faktur, na podstawie których dokonano odliczenia podatku naliczonego, w wersji papierowej. Taki sposób archiwizacji i przechowywania dokumentów papierowych generuje jednak koszty, które wynikają przede wszystkim z konieczności zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych oraz logistycznych. Dlatego firmy coraz częściej decydują się na rozwiązanie polegające na archiwizacji faktur w formie elektronicznej, np. w formie plików PDF. Po otrzymaniu faktury zakupu w wersji papierowej i dokonaniu na jej podstawie odliczenia podatku naliczonego faktura ta jest skanowana i niszczona. Dokumentem przechowywanym przez podatnika jest natomiast faktura elektroniczna (np. zeskanowana i zapisana w formie pliku PDF). Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są wówczas przechowywane przez podatnika do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT).

Procedura przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej (np. w formacie PDF) musi być wówczas zgodna z warunkami określonymi przez art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT. Przepisy ustawy o VAT nie zabraniają takiego sposobu przechowywania dokumentów, o ile podatnicy respektują zasadę, zgodnie z którą mają oni obowiązek przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby istniały jakiekolwiek przeciwwskazania do przechowywania w postaci elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Wskazują na to m.in. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z 15 września 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.424.2017.1.RD) oraz z 18 stycznia 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD). W tym ostatnim piśmie czytamy, że:

(...) przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała faktury, faktury korygujące.

Podstawa prawna:

  • art. 2 pkt 31, art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1, art. 106m, 112 i 112a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650

Aneta Szwęch

ekspert w zakresie podatków i rachunkowości

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK