Wideoszkolenie

Biuletyn Głównego Księgowego 3/2016, data dodania: 10.03.2016

Zasady przyznawania i rozliczania premii - premia regulaminowa a premia uznaniowa

Pracodawcy borykają się w praktyce z problem dotyczącym charakteru oraz zasad przyznawania i rozliczania świadczeń wypłacanych pracownikom w ramach tzw. premii (premii pracowniczych). Zasadnicze znaczenie ma istota, treść warunków/kryteriów, od których uzależnione jest tego typu świadczenie. W szczególności jeśli warunki premiowania są określone w sposób konkretny i podlegający kontroli, wówczas świadczenie ma charakter premii. W przypadku zaś gdy przyznanie premii zostało pozostawione swobodnemu uznaniu pracodawcy, przy jednoczesnym braku sprawdzalnych i możliwych do kontroli kryteriów, świadczenie to ma charakter nagrody.

Powszechnym i jedynie koniecznym składnikiem wynagrodzenia jest wynagrodzenie zasadnicze. Inne należności ze stosunku pracy mają charakter fakultatywny, ponieważ mogą, lecz nie muszą, być wprowadzone do treści stosunku pracy (tak m.in. SN w wyroku z 11 grudnia 2007 r., sygn. akt I PK 157/07). Takim składnikiem jest premia, która może stanowić element wynagrodzenia za pracę we wszystkich systemach płac. Jako zmienna część wynagrodzenia uzależniona jest od rzeczywistych wyników pracy (premia regulaminowa).

Schemat. Klasyfikacja premii

infoRgrafika

Premia regulaminowa - przysługuje pracownikowi po spełnieniu przez niego przesłanek wskazanych np. w regulaminie wynagradzania/premiowania lub w umowie o pracę. Stanowi element wynagrodzenia za pracę. Prawo do premii regulaminowej i jej wysokość nie zależą od swobodnego uznania pracodawcy, albowiem pracownik, który spełnił regulaminowe warunki niezbędne dla otrzymania tej premii, może dochodzić jej wypłacenia na drodze sądowej, tak samo jak należnego wynagrodzenia za pracę. Premia regulaminowa (w przeciwieństwie do premii uznaniowej) mieści się zatem w pojęciu wynagrodzenia zasadniczego i przysługuje po spełnieniu przez pracownika z góry określonych warunków, które należy precyzyjnie określić i podać do wiadomości wszystkim zatrudnionym w danym zakładzie pracy.

Premia uznaniowa (nagroda) - jest pieniężnym lub rzeczowym świadczeniem przyznawanym pracownikowi przez pracodawcę według swego uznania, należy więc ją traktować jako szczególne uprawnienie pracodawcy do wyróżnienia niektórych pracowników, poza uzgodnionym w umowie o pracę i roszczeniowym wynagrodzeniem za pracę. Nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania zakładu pracy, przy czym przed przyznaniem przez zakład pracy nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. Pracodawca może swobodnie określać zasady przyznawania i wypłaty nagrody (premii uznaniowej). Premia uznaniowa jest rodzajem nagrody, a o jej przyznaniu decyduje pracodawca według swobodnego uznania. Pracownikowi nie przysługuje roszczenie ani o jej wypłatę, ani o uzupełnienie wysokości przyznanej premii.

UWAGA!

Droga sądowa w przypadku premii uznaniowej jest dopuszczalna tylko w sytuacji, gdy premia została przyznana, lecz nie dokonano jej wypłaty.

Podstawowa kwestia dotyczy wyjaśnienia charakteru świadczeń wypłacanych pracownikom, zwanych nagrodami, premiami lub premiami-nagrodami. Nie chodzi tu jednak o nazwę, ale o istotę, o treść warunków (kryteriów), od których uzależnione jest to świadczenie. Jeżeli warunki premiowania są określone w sposób na tyle konkretny, aby mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii. Fakt zaś spełnienia tych warunków jest źródłem praw pracownika do premii. W takim przypadku decyzja w sprawie przyznania premii nie zależy od swobodnego uznania podmiotu zatrudniającego, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie, a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości. Natomiast gdy przyznanie premii zostało pozostawione swobodnemu uznaniu podmiotu zatrudniającego (brak sprawdzalnych i możliwych do kontroli kryteriów), świadczenie ma charakter nagrody, choćby było nazwane premią. Tak wynika z uzasadnienia uchwały SN z 10 czerwca 1983 r. (sygn. akt III PZP 25/83, OSNC 1983/12/192).

UWAGA!

Pojęcie premii uznaniowej jest wewnętrznie sprzeczne i nie powinno być stosowane w regulaminach wynagradzania, które określają konkretne i sprawdzalne warunki jej przyznawania (SN w uzasadnieniu wyroku z 20 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 146/04).

Przyjmuje się zatem zgodnie, że w obowiązującym stanie prawnym, w którym nie ma ustawowego określenia premii, a ustawodawca nie jest konsekwentny w stosowanym nazewnictwie, charakter prawny świadczenia zależy od tego, czy jego przyznanie zostało uwarunkowane obiektywnymi przesłankami, najczęściej w odpowiednim akcie zwanym regulaminem (premia), czy też jest to świadczenie o charakterze uznaniowym, które nie musi mieć (choć może) podstawy w akcie zakładowym, wynikające z dyskrecjonalnej decyzji pracodawcy o jej przyznaniu (nagroda). Nazwa świadczenia nie ma decydującego znaczenia, aczkolwiek jest to jeden z elementów, które w istniejącym stanie prawnym należy brać pod uwagę, oceniając charakter tego świadczenia.

Premia, którą pracownik może otrzymać jedynie w zależności od oceny jego pracy przez dyrektora przedsiębiorstwa, nie zaś od skonkretyzowanego i zobiektywizowanego wskaźnika premiowego, jest w gruncie rzeczy nagrodą, a podjęta w tym przedmiocie decyzja nie podlega kontroli organów orzekających w sprawach pracowniczych. Prawo podmiotowe do żądania takiej premii powstaje dopiero w dacie decyzji kierownika zakładu pracy przyznającej pracownikowi premię. Odpowiednio skoro regulamin przyznawania premii motywacyjnej nie precyzuje szczegółowych i sprawdzalnych kryteriów ustalania jej wysokości, to pracownik nie może w postępowaniu sądowym skutecznie podważać oceny pracodawcy co do wysokości tej premii, gdyż ma ona w istocie charakter nagrody (potwierdza to wyrok SA w Gdańsku z 18 lutego 1991 r., sygn. akt III Apr 18/90, OSA 1991/2/7).

UWAGA!

Nagroda nie jest składnikiem (częścią) wynagrodzenia za pracę i nie ma do niej zastosowania art. 78 § 1 Kodeksu pracy (tak m.in. SN - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych w postanowieniu z 20 października 2003 r., sygn. akt I PK 343/03).

1. Sposób wprowadzenia premii/zmiana regulaminu premiowania/wynagradzania

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania w regulaminie wynagradzania.

Warunki te mogą zostać zebrane w regulaminie premiowania lub mogą stanowić część regulaminu wynagradzania (wymaganego u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników) albo zakładowego układu zbiorowego pracy, a nawet stanowić klauzulę umowy o pracę. Z postanowień takiego regulaminu powinno wynikać, za pomocą jakich kryteriów będzie oceniane wykonanie zadań warunkujących nabycie prawa do premii. Kryteria przyznawania premii muszą być wymierne. Najczęściej spotykane to: wielkość i jakość wytworzonych produktów lub usług, liczba zawartych umów, wyniki sprzedaży, czas realizacji zadań czy osiągnięty zysk.

Regulamin premiowania jest traktowany jak regulamin wynagradzania. Z przepisów nie wynika zakaz tworzenia regulaminu wynagradzania ujętego w kilku dokumentach (tak m.in. wyrok SN z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 194/07). Przedmiotem regulaminów premiowania są postanowienia dotyczące zasad premiowania i przyznawania nagród (nazywanych nieprawidłowo "premią uznaniową").

Różnica między premią a nagrodą jest związana z chwilą powstania prawa do danego świadczenia. W przypadku premii pracownik nabywa prawo do niej po spełnieniu kryteriów (warunków) premiowych. Prawo do nagrody powstaje natomiast dopiero z chwilą jej przyznania pracownikowi przez pracodawcę. Tym samym dla odróżnienia premii od nagrody (tzw. premii uznaniowej) konieczne jest ustalenie, czy regulamin premiowania przewiduje z góry skonkretyzowane i zobiektywizowane (podlegające weryfikacji) przesłanki nabycia prawa do świadczenia lub przesłanki prowadzące do jego pozbawienia albo obniżenia (tak zwane reduktory). W przypadku wprowadzenia takich przesłanek mamy do czynienia z premią, a nie nagrodą. Do charakterystycznych cech premii należy również to, że nabycie prawa do tego świadczenia może być uzależnione nie tylko od warunków, których spełnienie zależy bezpośrednio od pracownika, lecz również od warunków zależnych od zespołu pracowników, jednostki zakładu pracy lub całego przedsiębiorstwa. Do takich warunków może należeć np. osiągnięcie zysku lub zachowanie płynności finansowej spółki (wyrok SN z 21 czerwca 2007 r., sygn. akt I PK 3/07).

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Tylko w przypadku objęcia pracodawcy zakresem działania zakładowej organizacji związkowej jest on obowiązany do uzgodnień z tym przedstawicielstwem pracowniczym. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. W orzecznictwie nie budzi wątpliwości, że jeżeli u pracodawcy działa tylko jedna organizacja związkowa, to bez uzgodnienia z nią regulamin nie może wejść w życie. Tak wynika m.in. z wyroku SN z 12 lutego 2004 r. (sygn. akt I PK 349/03, OSNP 2005, nr 1, poz. 4).

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 7722 § 6 k.p., nie obowiązuje jako akt prawny.

Korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania z dniem jego wejścia w życie zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

Natomiast postanowienia mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

Przy wypowiedzeniu składanym w takich okolicznościach nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu. Oznacza to, że wypowiedzenie zmieniające z powodu zmiany zasad wynagradzania określonych w regulaminie pracodawca może wręczyć także pracownikom chronionym: w tym w wieku przedemerytalnym, w ciąży i przebywającym na urlopach macierzyńskich.

Można najpierw zaproponować pracownikom podpisanie porozumień zmieniających, a jeśli się nie zgodzą, trzeba wręczyć im wypowiedzenie zmieniające.

Dlatego najpierw trzeba podać regulamin do wiadomości pracowników, odczekać dwa tygodnie, aż wejdzie w życie, a dopiero później można wręczać pracownikom wypowiedzenia zmieniające, podając jako przyczynę zmianę zasad wynagradzania określonych w regulaminie wynagradzania.

UWAGA!

Regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 772 § 6 k.p., nie obowiązuje jako akt prawny.

2. Równe traktowanie w zakresie wynagrodzenia

Ustalając treść regulaminu wynagradzania, należy pamiętać o tym, że wynagrodzenie pracowników musi być tak określone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Należy też pamiętać o konieczności przestrzegania równego traktowania pracowników, w tym także w zakresie wynagradzania.

Pracownicy mają bowiem równe prawa z tytułu wypełniania takich samych obowiązków oraz prawo do jednakowego wynagradzania za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Prace o jednakowej wartości są to takie prace, których wykonywanie wymaga od pracowników porównywalnych kwalifikacji zawodowych, potwierdzonych dokumentami przewidzianymi w odrębnych przepisach lub praktyką i doświadczeniem zawodowym, a także porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku.

Obowiązują dwie zasady równego traktowania w zatrudnianiu w zakresie wynagrodzeń pracowników:

Zasada I. Pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków (art. 1122 k.p.).

Zasada II. Obowiązek wynagradzania takich pracowników (jak w I zasadzie) jednakowo (na porównywalnym poziomie) w zakresie wszystkich składników wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, oraz innych świadczeń związanych z pracą, przyznawanych pracownikom w formie pieniężnej lub niepieniężnej (art. 183a i 183c k.p.).

PRZYKŁAD

W regulaminie spółki handlowej "ALBA" SA z siedzibą w Poznaniu przewidziana jest jedynie premia uznaniowa. Spółka zatrudnia 70 osób. W stosunku do jednego z pracowników zamierza jednak wprowadzić także tzw. premię za wyniki sprzedażowe. Stosowne zapisy w tym zakresie spółka zamierza zawrzeć w formie aneksu do umowy o pracę z tym pracownikiem.

Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne? Czy spółka może w stosunku tylko do jednego pracownika wprowadzić w jego umowie o pracę premię za wyniki/rezultat sprzedaży (przy założeniu, że premia ta obowiązywałaby wyłącznie jednego pracownika, a zasady jej przyznawania nie zostałyby zamieszczone w regulaminie pracy/wynagradzania, lecz jedynie w umowie o pracę z tym pracownikiem)?

Takie rozwiązanie byłoby, co do zasady, nieprawidłowe ze względu na rodzaje premii, sposób ich wprowadzenia oraz kwestie związane z dyskryminacją w zakresie wynagradzania pracowników (konieczność przestrzegania równego traktowania pracowników, w tym także w zakresie wynagradzania). Dopuszczalne byłoby jednak wprowadzenie premii regulaminowej, w przepisanej formie, dla wszystkich pracowników o porównywalnych kwalifikacjach zawodowych, o porównywalnych odpowiedzialności i wysiłku, osiągających określone wyniki na określonych/podobnych stanowiskach pracy.

Zważywszy, że w spółce jest zatrudnionych więcej niż 20 pracowników, wprowadzenie premii regulaminowej w umowie o pracę (a nie w regulaminie wynagradzania) byłoby sprzeczne z art. 772 k.p.

Przyznanie premii regulaminowej wyłącznie jednemu pracownikowi (z pominięciem pozostałych o podobnych kwalifikacjach, na podobnych stanowiskach, osiągających takie same/zbieżne wyniki pracy) byłoby sprzeczne z art. 112 k.p. oraz z art. 183a i 183c k.p.

Wprowadzenie przez spółkę premii uznaniowej (nagrody) w regulaminie wynagradzania, przy założeniu, że jej wysokość zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy i nie podlega kontroli sądowej, jest rozwiązaniem wewnętrznie sprzecznym, albowiem w regulaminie wynagradzania powinny znajdować się zapisy odnoszące się do składników wynagrodzenia (elementów stanowiących część wynagrodzenia). Regulamin powinien określać konkretne i sprawdzalne warunki przyznawania premii (premia regulaminowa), co nie dotyczy nagrody (do której w rzeczywistości odnosi się art. 105 k.p.).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 112, art. 183a i 183c, art. 772, art. 78 § 1, art. 105 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1268

Emilia Bartkowiak

radca prawny

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK