Wideoszkolenie

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 22/2016, data dodania: 16.11.2016

Jak uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłków różne składniki płacowe wynikające z regulaminu wynagradzania

W podstawie wymiaru zasiłków należy uwzględnić wszystkie te składniki wynagrodzenia, od których została potrącona składka na ubezpieczenie chorobowe, pod warunkiem że pracownik nie zachował do nich prawa w okresie orzeczonej niezdolności do pracy. O tym, czy dany składnik zostanie przyjęty do podstawy w kwocie faktycznie wypłaconej, czy będzie podlegać uzupełnieniu, decydują zapisy wynikające z regulaminu wynagradzania.

W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się takich składników wynagrodzenia, jak premie, nagrody i inne dodatki, które stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe i zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) przysługują za okres pobierania tych świadczeń (art. 41-42 ustawy zasiłkowej oraz ust. 295 komentarza do ustawy zasiłkowej ZUS).

Przykład

Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania pracownikowi oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje comiesięczna premia regulaminowa niepomniejszana za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczenia społecznego i wypadkowego. We wrześniu 2016 r. pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby, za co uzyskał prawo do wynagrodzenia chorobowego. Do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego pracodawca przyjął wynagrodzenie zasadnicze wypłacone za okres od września 2015 r. do sierpnia 2016 r. Premia miesięczna nie podlegała uwzględnieniu w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, gdyż pracownik zachował do niej prawo za okresy niezdolności do pracy, za które przysługiwało mu to wynagrodzenie.

Brak postanowień o zachowaniu prawa do danego składnika wynagrodzenia za okres pobierania świadczeń chorobowych w regulaminie wynagradzania

W razie braku postanowień o zachowaniu prawa do danego składnika wynagrodzenia za okres pobierania świadczeń chorobowych należy uznać, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania tych świadczeń i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. Składniki wynagrodzenia, w stosunku do których nie ma odpowiednich zapisów w przepisach płacowych dotyczących zasad zmniejszania ich za okresy absencji chorobowej, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełnienia.

Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania tych świadczeń, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku (ust. 295 komentarza do ustawy zasiłkowej ZUS).

Przykład

W obowiązującym u pracodawcy regulaminie wynagradzania widnieje zapis:

Pracownikowi przysługuje comiesięczna premia uznaniowa, której wysokość określa każdorazowo pracodawca uwzględniając ocenę pracy pracownika, dokonaną przez przełożonego.

Biorąc pod uwagę zapisy regulaminu wynagradzania, należy przyjąć, że premia przysługuje pracownikowi za czas efektywnej pracy. W związku z tym podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych pomimo braku zapisu o jej pomniejszaniu za okresy pobierania świadczeń chorobowych, w kwocie faktycznie wypłaconej.

Zapisy regulaminu wynagradzania dotyczące pomniejszania danego składnika wynagrodzeń za okres pobierania świadczeń chorobowych

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych takie składniki wynagrodzenia, jak premie, nagrody i inne, przysługujące za okresy miesięczne, kwartalne, roczne, półroczne i inne, które zgodnie z przepisami o wynagradzaniu obowiązującymi u danego pracodawcy są pomniejszane w związku z absencją chorobową w sposób:

● proporcjonalny - uwzględnia się w podstawie wymiaru tych świadczeń po uprzednim ich uzupełnieniu,

● inny niż proporcjonalny, np. kwotowo lub procentowo - uwzględnia się w podstawie wymiaru tych świadczeń w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełnienia.

Poniżej prezentujemy przykładowe zapisy regulaminów naszych Czytelników wraz ze wskazówką, jak prawidłowo obliczyć podstawę wymiaru zasiłku.

Miesięczna premia pomniejszana proporcjonalnie

W obowiązującym u danego pracodawcy regulaminie wynagradzania widnieje zapis dotyczący możliwości przyznania pracownikowi comiesięcznej premii:

Pracownikowi przysługuje miesięczna premia uznaniowa w wysokości od 5% do 15% uzyskanego wynagrodzenia zasadniczego za dany miesiąc.

W razie niezdolności do pracy w danym miesiącu kalendarzowym wynagrodzenie zasadnicze, stanowiące podstawę ustalenia premii, ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Premia podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych, po uprzednim jej uzupełnieniu.

Przykład

W kwietniu 2016 r., przyjmowanym do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należnego za wrzesień 2016 r., pracownik przez 3 dni był niezdolny do pracy z powodu choroby. Pracownik, oprócz wynagrodzenia przysługującego w stawce godzinowej 16 zł/godz., otrzymał 10% premię uznaniową obliczoną od faktycznie uzyskanego w tym miesiącu przychodu. Ponieważ pracownik przepracował więcej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu wymiaru czasu pracy, wynagrodzenie za ten miesiąc należało uzupełnić.

Krok 1. Uzupełnienie stawki godzinowej: 16 zł x 168 godz. (wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w kwietniu 2016 r.) = 2688 zł.

Krok 2. Uzupełnienie premii uznaniowej: 2688 zł x 10% = 268,80 zł.

Krok 3. Ustalenie wysokości wynagrodzenia uwzględnionego w podstawie wymiaru za kwiecień 2016 r.: 2688 zł + 268,80 zł = 2956,80 zł, po pomniejszeniu o 13,71%: 2551,42 zł.

W obowiązującym u danego pracodawcy regulaminie wynagradzania widnieje zapis dotyczący przyznania pracownikowi stałej miesięcznej premii regulaminowej:

Pracownikowi przysługuje miesięczna premia regulaminowa w wysokości 500 zł. Premia ta ulega pomniejszeniu o 1/30 za każdy dzień niezdolności do pracy, za którą pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego i wypadkowego.

W razie niezdolności do pracy w danym miesiącu kalendarzowym premia ta ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu, w związku z czym podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych, po uprzednim jej uzupełnieniu.

Przykład

W jednym z miesięcy przyjmowanych do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego pracownik był niezdolny do pracy przez 5 dni, za które otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Pracownik oprócz stałej stawki wynagrodzenia w wysokości 2500 zł otrzymuje stałą premię regulaminową w wysokości 500 zł pomniejszaną proporcjonalnie za każdy dzień niezdolności do pracy. Ponieważ pracownik przepracował więcej niż połowę obowiązującego go w tym miesiącu wymiaru czasu pracy, wynagrodzenie za ten miesiąc należało uzupełnić. Uzupełnienie polega na przyjęciu wynagrodzenia zasadniczego z umowy o pracę i pełnej wysokości premii: 2500 zł + 500 zł = 3000 zł, po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika (13,71%): 2588,70 zł.

Miesięczna premia pomniejszana w sposób inny niż proporcjonalny

Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania:

Pracownikowi przysługuje miesięczna premia regulaminowa w wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego określonego w umowie o pracę. Premia ta ulega pomniejszeniu o 1/30 za każdy dzień roboczy niezdolności do pracy, za którą pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego i wypadkowego.

W razie niezdolności do pracy w danym miesiącu kalendarzowym premia ta ulega pomniejszeniu w sposób inny niż proporcjonalny (pomniejszenie tylko za dni robocze), w związku z czym podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Przykład

W kwietniu 2016 r., przyjętym do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego pracownikowi za październik 2016 r., pracownik był niezdolny do pracy przez 6 dni kalendarzowych (w tym przez 5 dni roboczych), za które otrzymał wynagrodzenie chorobowe. W tym miesiącu pracownik przebywał również na 3-dniowym urlopie wypoczynkowym. Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 3500 zł. Za kwiecień 2016 r. otrzymał:

● wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2799,98 zł:

3500 zł : 30 dni = 116,67 zł (potrącenie za jeden dzień choroby),

116,67 zł x 6 dni = 700,02 zł (potrącenie za 6 dni niezdolności do pracy),

3500 zł - 700,02 zł = 2799,98 zł (wysokość wynagrodzenia zasadniczego),

● zmienne wynagrodzenie urlopowe w wysokości 125,50 zł,

● premię regulaminową w wysokości 437,50 zł.

Premia została obliczona w poniższy sposób:

● 3500 zł x 15% = 525 zł,

● 525 zł : 30 dni = 17,50 zł (kwota pomniejszenia premii za dzień roboczy zgodnie z regulaminem),

● 17,50 zł x 5 dni = 87,50 zł (stawka do potrącenia z premii za dni niezdolności do pracy - zgodnie z zapisami regulaminu zostało uwzględnionych tylko 5 dni roboczych a nie 6 dni kalendarzowych),

● 525 zł - 87,50 zł = 437,50 zł (premia w wypłaconej wysokości, bez uzupełniania uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku).

Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za kwiecień 2016 r. pracodawca przyjmie wynagrodzenie w wysokości 3937,50 zł (3500 zł + 437,50 zł), po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika (13,71%) 3397,67 zł.

Premia kwartalna pomniejszana w sposób proporcjonalny

Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania:

Pracownikowi przysługuje kwartalna premia regulaminowa w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego wypłaconego za dany kwartał.

W razie niezdolności do pracy wynagrodzenie zasadnicze stanowiące podstawę ustalenia premii ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Premia ta podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych, po uprzednim jej uzupełnieniu.

W komentarzu do ustawy zasiłkowej (ust. 313 komentarza) ZUS wyjaśnia, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc mogą być uzupełniane w dwojaki sposób:

● z zastosowaniem metody przewidzianej dla zmiennych składników wynagrodzenia lub

● mogą być przyjęte do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku, kwartale nie chorował.

Przykład

Pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 1 do 7 września 2016 r. Oprócz zasadniczego wynagrodzenia miesięcznego w wysokości 3000 zł otrzymuje on premię kwartalną w wysokości 20% uzyskanego przychodu za dany kwartał. W kwietniu 2016 r. pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby przez 4 dni. W związku z tym premia za II kwartał została wypłacona w wysokości proporcjonalnie pomniejszonej do okresu niezdolności do pracy w wysokości 1720 zł:

● 3000 zł : 30 dni = 100 zł,

● 100 zł x 4 dni = 400 zł (kwota do potrącenia za chorobę z wynagrodzenia zasadniczego),

● 3000 zł - 400 zł = 2600 zł (wynagrodzenie zasadnicze po potrąceniu),

● 2600 zł + 3000 zł + 3000 zł = 8600 zł (podstawa obliczenia premii za II kwartał 2016 r.),

● 8600 zł x 20% = 1720 zł (wysokość premii wypłaconej za II kwartał 2016 r.).

Premie za III i IV kwartał 2015 r. oraz za I kwartał 2016 r. zostały wypłacone w pełnej wysokości: 5400 zł.

Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego za wrzesień 2016 r. trzeba było ustalić z uwzględnieniem przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika za okres od września 2015 r. do sierpnia 2016 r., z uwzględnieniem premii kwartalnych, w wysokości 1/12 sumy premii wypłaconych pracownikowi za III i IV kwartał 2015 r. oraz I i II kwartał 2016 r. Premię za II kwartał 2016 r. należało uzupełnić do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował wszystkie dni kwartału. Po uzupełnieniu premia za II kwartał 2016 r. wynosi 1800 zł, co wynika z wyliczenia:

● 3000 zł + 3000 zł + 3000 zł = 9000 zł (podstawa obliczenia premii za II kwartał 2016 r. po uzupełnieniu wynagrodzenia zasadniczego),

● 9000 zł x 20% = 1800 zł (wysokość premii za II kwartał 2016 r. po uzupełnieniu).

Do podstawy świadczenia chorobowego należało przyjąć premię w wysokości: 600 zł, co wynika z wyliczenia:

● 1800 zł x 4 kwartały = 7200 zł

● 7200 zł : 12 = 600 zł, po pomniejszeniu o 13,71% - 517,74 zł.

Nagroda kwartalna pomniejszana w inny sposób niż proporcjonalny

Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania:

Pracownikowi przysługuje kwartalna nagroda w wysokości 25% wynagrodzenia zasadniczego wypłaconego za dany kwartał. W przypadku pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego i wypadkowego przez okres łącznie do 35 dni nagroda ulega zmniejszeniu o 40%, a powyżej 35 dni nagroda nie przysługuje.

Zgodnie z powyższym zapisem nagroda podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania, gdyż za czas niezdolności do pracy jest pomniejszana procentowo, a więc nieproporcjonalnie, lub nie jest przyznawana wcale.

Nagroda roczna pomniejszana proporcjonalnie

Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania:

Pracownikowi przysługuje nagroda roczna w wysokości 8% przychodu uzyskanego w roku poprzednim. Do podstawy wyliczenia wysokości nagrody przyjmowane jest uzyskane wynagrodzenie zasadnicze wraz z premią regulaminową pomniejszaną proporcjonalnie za okres pobierania przez pracownika świadczeń chorobowych.

Zgodnie z tym zapisem w razie niezdolności do pracy, za którą pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłków, nagroda roczna ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Nagroda ta podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych, po uprzednim jej uzupełnieniu.

Przykład

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką wynagrodzenia oraz otrzymuje nagrodę roczną w wysokości 8% przychodu uzyskanego w poprzednim roku. W kwietniu 2016 r. pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. W marcu 2016 r. pracownik otrzymał nagrodę roczną za 2015 r. w wysokości 2720 zł (8% z 34 000 zł), pomniejszonej proporcjonalnie o 20 dni niezdolności do pracy (17 dni roboczych).

Uzupełnienie nagrody rocznej z zastosowaniem dwóch metod:

Dla składników stałych:

Krok 1. Ustalenie wynagrodzenia za pracę, gdyby pracownik przepracował cały rok:

3000 zł x 12 miesięcy = 36 000 zł.

Krok 2. Uzupełnienie nagrody rocznej:

36 000 zł x 8% = 2880 zł.

Krok 3. Ustalenie wysokości nagrody rocznej po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

● 2880 zł x 13,71% = 394,85 zł,

● 2880 zł - 394,85 zł = 2485,15 zł.

Krok 4. Wysokość nagrody rocznej uwzględnionej w podstawie wymiaru:

2485,15 zł : 12 miesięcy = 207,10 zł.

Dla składników zmiennych:

Krok 1. Ustalenie liczby dni roboczych w 2015 r.: 252 dni, ustalenie dni przepracowanych w 2015 r.: 235 dni.

Krok 2. Uzupełnienie nagrody rocznej:

● 2720 zł x 13,71% = 372,91 zł,

● 2720 zł - 372,91 zł = 2347,09 zł,

● 2347,09 zł : 235 dni x 252 dni = 2516,88 zł.

Krok 3. Wysokość nagrody rocznej uwzględnionej w podstawie wymiaru:

2516,88 zł : 12 miesięcy = 209,74 zł.

Premia roczna pomniejszana w sposób inny niż proporcjonalny

Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania:

Pracownikowi zatrudnionemu u danego pracodawcy co najmniej przez okres 1 roku przysługuje premia roczna w wysokości 5% wynagrodzenia zasadniczego określonego w umowie o pracę. W przypadku niezdolności do pracy, za którą pracownik zachowuje prawo do świadczeń chorobowych, premia roczna jest pomniejszana o każdy dzień roboczy tej niezdolności.

Zgodnie z powyższym zapisem premia roczna podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania, gdyż za czas niezdolności do pracy jest pomniejszana o dni robocze, a więc w inny sposób niż proporcjonalny.

Pracownikowi przysługuje premia roczna obliczana procentowo od zysku firmy. Wysokość premii ustala dyrektor danego działu, według indywidualnej oceny pracownika. Kwota premii ulega zmniejszeniu w razie wystąpienia absencji chorobowej w danym okresie.

Premia roczna podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania, ze względu na brak zapisu dotyczącego proporcjonalnego zmniejszania jej za okresy pobierania świadczeń chorobowych.

Podstawa prawna:

● art. 41-42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 372; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1579

Przemysław Jeżek

trener z zakresu prawa pracy i rozliczania wynagrodzeń, doradca współpracujący z firmami szkoleniowymi, zdobywca tytułu "Kadrowy roku"

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK