Wideoszkolenie

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 10/2017, data dodania: 05.05.2017

Nagroda jubileuszowa w podstawie wymiaru składek - 10 najczęstszych pytań płatników składek

Nagrody jubileuszowe wypłacane w związku ze stażem pracy są wyłączone z podstawy wymiaru składek, pod warunkiem że zasady ich przyznawania, określone w regulacjach płacowych, przewidują prawo do nabycia tych gratyfikacji nie częściej niż raz na 5 lat. W niektórych sytuacjach ze zwolnienia mogą skorzystać także płatnicy, którzy wypłacają jubileuszówkę swoim zatrudnionym w okresie krótszym niż 5-letni od daty nabycia poprzedniej nagrody.

Nagroda jubileuszowa jako obligatoryjny składnik wynagrodzenia przysługuje m.in. pracownikom urzędów państwowych, pracownikom samorządowym, pracownikom służby cywilnej, górnikom, nauczycielom, pracownikom transportu sanitarnego. W przypadku tych grup zawodowych prawo do nagrody jubileuszowej oraz zasady ustalania jej wysokości i terminy wypłat wynikają z pragmatyk służbowych. Nagrody jubileuszowe mogą być wypłacane także przez pracodawców z sektora prywatnego. Pracodawcy prywatni powinni uregulować prawo do nagród, jak również zasady ich obliczania i wypłaty, w wewnątrzzakładowych przepisach o wynagradzaniu, np. w regulaminie wynagradzania, regulaminie wypłaty nagród jubileuszowych, układzie zbiorowym pracy. Zamieszczenie prawa do nagrody jubileuszowej w przepisach o wynagradzaniu jest jednym z podstawowych warunków, które pozwalają na wyłączenie jej kwoty z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

PRZYKŁAD

Pracodawca zwyczajowo przyznaje długoletnim pracownikom premie nazywane nagrodami jubileuszowymi. Nagrody te są przyznawane pracownikowi po każdych kolejnych 5 latach pracy w tym zakładzie. Prawo do nagród nie wynika z obowiązujących u tego pracodawcy przepisów o wynagradzaniu, a wysokość wypłat jest uzależniona od uznania prezesa firmy, z uwzględnieniem osobistego wkładu pracownika w rozwój przedsiębiorstwa. W takim przypadku przyznawane nagrody są w istocie premiami uznaniowymi, a nie nagrodami jubileuszowymi w rozumieniu rozporządzenia składkowego. Nie mogą zatem zostać wyłączone z podstawy wymiaru składek.

  1. Czy zasady przyznawania nagrody mogą uniemożliwić skorzystanie ze zwolnienia składkowego

Pracodawcy prywatni mają dużą dowolność w zakresie uregulowania kwestii prawa do nagrody jubileuszowej i zasad ustalania jej wysokości. Pracodawca może też samodzielnie ustalić, jakie okresy zatrudnienia wlicza się do stażu uprawniającego do nagrody, wyłączając niektóre z nich, a uwzględniając inne. Przepisy układowe lub regulaminowe mogą również zezwalać na zaliczenie do zakładowego stażu pracy okresów zatrudnienia u innych pracodawców, a nawet okresów innych niż zatrudnienie. Regulacje te nie decydują o prawie do skorzystania ze zwolnienia składkowego. Warunkiem jest bowiem to, aby nagroda nie przysługiwała pracownikowi częściej niż raz na 5 lat.

PRZYKŁAD

W regulaminie wynagradzania banku zapisano, że pracownicy po przepracowaniu co najmniej 10 lat, w tym co najmniej 5 lat w bankowości, nabywają prawo do nagrody jubileuszowej. Kolejne nagrody przysługują po przepracowaniu kolejnych 5, 10, 15 lat u tego samego pracodawcy. Wysokość nagrody jest ustalana procentowo w zależności od stażu pracownika. Tak określona nagroda korzysta ze zwolnienia składkowego, ponieważ zgodnie z regulaminem wynagradzania przysługuje pracownikom nie częściej niż raz na 5 lat.

  1. Czy nagroda wypłacana częściej niż raz na 5 lat może skorzystać ze zwolnienia składkowego

Warunek co najmniej 5-letnich odstępów między wypłatami kolejnych nagród został wprost wskazany w przepisie rozporządzenia składkowego, regulującym omawiane wyłączenie z podstawy wymiaru składek. Dlatego też, co do zasady, nagrody jubileuszowe wypłacane częściej niż co 5 lat muszą zostać oskładkowane.

PRZYKŁAD

W spółce z o.o. obowiązuje regulamin wynagradzania, zgodnie z którym każdy pracownik zatrudniony w spółce co najmniej od 10 lat nabywa prawo do nagrody jubileuszowej, która następnie jest wypłacana po każdych kolejnych 3 latach przepracowanych dla tego pracodawcy. Kwoty nagród jubileuszowych przyznanych na przedstawionych zasadach muszą zostać w całości uwzględnione w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oskładkowana musi zostać także pierwsza nagroda, przyznawana po pierwszych 10 latach pracy.

  1. Czy przesunięcie wypłaty jubileuszówki odbiera prawo do skorzystania ze zwolnienia

Rozporządzenie składkowe stanowi, że jeśli pracownik jest uprawniony do nagrody nie częściej niż raz na 5 lat, to taka nagroda jest wyłączona z podstawy wymiaru składek. Decydująca w tym przypadku jest zatem data nabycia przez pracownika prawa do tej nagrody, a nie data jej wypłaty. W szczególnych okolicznościach może się zdarzyć, że prawo do nagrody zostanie przyznane, lecz sama wypłata zostanie opóźniona. W efekcie kolejna nagroda zostanie wypłacona po okresie krótszym niż 5 lat. Nie oznacza to jednak, że takie nagrody nie mogą skorzystać ze zwolnienia składkowego.

UWAGA!

Dla możliwości skorzystania ze zwolnienia składkowego decydujące znaczenie ma data nabycia prawa do nagrody, a nie data wypłaty tej gratyfikacji.

PRZYKŁAD

We wrześniu 2016 r. pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej, przyznawanej zgodnie z regulaminem wynagradzania raz na 5 lat. Ze względu na przejściowe problemy finansowe firmy (w 2016 r. przejmowała ona inny, duży zakład pracy) nagroda jubileuszowa została wypłacona dopiero w kwietniu 2017 r. W efekcie do nabycia prawa do kolejnej nagrody (we wrześniu 2021 r.) minie mniej niż 5 lat, licząc od ostatniej wypłaty jubileuszówki. Nie ma to jednak znaczenia pod względem możliwości zastosowania zwolnienia składkowego. Ponieważ prawo do nagrody przysługuje raz na 5 lat, nie ma znaczenia sama data wypłaty, która przypadnie w okresie krótszym niż 5-letni.

  1. Czy po uwzględnieniu dodatkowego stażu pracy jubileuszówkę można wyłączyć z oskładkowania

Od zasady, że nagroda jubileuszowa przyznana pracownikowi w okresie krótszym niż 5 lat podlega oskładkowaniu, ZUS wskazuje kilka wyjątków. Jeden z nich dotyczy sytuacji, w której pracownik uzupełnia dokumentację potwierdzającą jego staż pracy i dzięki temu uzyskuje nagrodę jubileuszową w okresie krótszym niż 5-letni od poprzedniej nagrody. Wówczas pracodawca może wyłączyć jubileuszówkę z podstawy oskładkowania.

PRZYKŁAD

Pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej w maju 2013 r. W okresie kolejnych lat pracy u tego samego pracodawcy odnalazł zagubione wcześniej świadectwo pracy od jednego z poprzednich pracodawców. Dzięki temu udokumentował dłuższy staż pracy i kolejna nagroda została mu przyznana nie w 2018 r., ale już w maju 2017 r., po 4 latach od przyznania poprzedniej gratyfikacji. Taka nagroda jubileuszowa, zgodnie z wykładnią ZUS, nie stanowi podstawy wymiaru składek, mimo że została wypłacona po okresie krótszym niż 5 lat od wypłaty poprzedniej nagrody.

  1. Czy z oskładkowania można wyłączyć nagrodę wypłaconą wcześniej ze względu na przejście pracownika na emeryturę

Przejście pracownika na emeryturę jest kolejnym przykładem sytuacji, w której możliwe jest zwolnienie ze składek jubileuszówki wypłaconej w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega nagroda jubileuszowa wypłacana w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat, brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, a rozwiązanie to następuje w związku z przejściem pracownika na:

  • emeryturę,
  • rentę z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo
  • rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy bądź choroba zawodowa.

Potwierdza to ZUS w interpretacji indywidualnej z 9 września 2014 r. (znak: DI/200000/43/954/2014):

ZUS

(…) Powołany przepis [dot. wyłączenia z oskładkowania gratyfikacji jubileuszowych - przyp. red.] będzie miał zastosowanie również w sytuacji gdy, nagroda jubileuszowa przysługująca nie częściej niż co 5 lat, wypłacana jest w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, a rozwiązanie to następuje w związku z przejściem pracownika na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa. (…) Należy podkreślić, że jeżeli nagroda jubileuszowa jest wypłacana przed upływem 5 lat, a przyczyną jej wypłaty jest przejście na rentę osoby, która częściowo utraciła zdolność do pracy, to nagroda taka będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

PRZYKŁAD

Katarzyna M., zatrudniona w przedsiębiorstwie od ponad 29 lat, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy i przejściem na rentę nabyła prawo do nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy przed upływem pełnych 5 lat od daty uzyskania poprzedniej gratyfikacji za 25 lat pracy. Nagrody jubileuszowe w tym przedsiębiorstwie są przyznawane na podstawie układu zbiorowego pracy i przysługują pracownikom za każde kolejne 5 lat zatrudnienia w firmie. Do daty osiągnięcia pełnego 5-letniego okresu zatrudnienia Katarzynie M. brakuje 8 miesięcy.

Wariant I

Katarzyna M. uzyskała prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy. Nagroda jubileuszowa wypłacona za 30 lat pracy podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek.

Wariant II

Katarzyna M. uzyskała prawo do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy, spowodowanej chorobą zawodową. Nagroda jubileuszowa wypłacona za 30 lat pracy podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek.

Wariant III

Katarzyna M. uzyskała prawo do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Niezdolność do pracy nie jest spowodowana wypadkiem przy pracy ani chorobą zawodową. Nagroda jubileuszowa wypłacona za 30 lat pracy musi zostać uwzględniona przez pracodawcę w podstawie wymiaru składek, w miesiącu jej wypłaty.

Analogiczna wykładnia obowiązuje w odniesieniu do osób rozwiązujących stosunek pracy w związku z przejściem na świadczenie przedemerytalne.

  1. W jaki sposób zmiana wewnątrzzakładowych przepisów o wynagradzaniu wpływa na prawo do skorzystania ze zwolnienia składkowego

Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek ZUS będą podlegać także te nagrody, które wypłacono w okresach krótszych niż 5-letnie, ze względu na zmianę wewnątrzzakładowych przepisów regulujących zasady przyznawania tych nagród. Pracodawca może skorzystać ze zwolnienia ze składek od tak wypłaconej nagrody, pod warunkiem że:

  • prawo do nabycia gratyfikacji nastąpiło wskutek zmiany przepisów o wynagradzaniu,
  • zarówno nowe, jak i stare przepisy przewidują przyznawanie nagrody nie częściej niż co 5 lat,
  • pracodawca, zmieniając wewnętrzne regulacje, nie działał w celu ominięcia prawa poprzez częstą zmianę przepisów dotyczących nagród jubileuszowych w celu wypłaty kwot wolnych od składek.

Potwierdza to interpretacja indywidualna ZUS z 7 lutego 2014 r. (znak: DI/200000/43/124/2014):

ZUS

(…) Zgodnie ze stanem faktycznym przedstawionym przez wnioskodawcę, dokonał on zmiany wewnętrznych przepisów regulujących przyznawanie nagród jubileuszowych, a jednocześnie zarówno poprzednie, jak i obowiązujące przepisy przewidywały uzyskanie prawa do nagrody jubileuszowej przez pracownika nie częściej niż co 5 lat. W konsekwencji, w sytuacji wypłaty nagrody jubileuszowej pracownikowi w okresie krótszym niż 5 lat od poprzedniej ze względu na zmianę wewnętrznych przepisów obowiązujących w tym zakresie w spółce, nagroda taka nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Analogiczne stanowisko ZUS przedstawił w interpretacji z 9 września 2014 r. (znak: DI/200000/43/980/2014).

Trzeba w tym miejscu podkreślić, że ZUS może powziąć podejrzenie, iż pracodawca zmienia regulamin przyznawania nagród tylko w celu obejścia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Wówczas - po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli - może wydać decyzję nakazującą zapłatę składek od wypłaconych nagród.

UWAGA!

Wypłacając nagrody jubileuszowe w odstępach krótszych niż 5-letnie, płatnik może narazić się na zarzut działania w celu obejścia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

PRZYKŁAD

Płatnik składek od 1 stycznia 2017 r. wprowadził zmianę wewnętrznych przepisów regulujących prawo do nagrody jubileuszowej. Zmiana dotyczy stażu pracy, za jaki przysługuje nagroda. Dotychczas nagroda była wypłacana za staż pracownika ogółem, po zmianie - tylko za staż pracy w spółce. Zarówno według poprzednich, jak i zmienionych przepisów nagroda przysługuje co 5 lat. W związku ze zmianą przepisów pracownicy w okresie przejściowym nabędą prawo do kolejnej nagrody jubileuszowej w okresie krótszym lub dłuższym niż 5 lat od poprzedniej nagrody.

Wariant I

Była to pierwsza taka zmiana w kilkunastoletniej historii działania spółki. Zgodnie z wytycznymi ZUS nagrody jubileuszowe wypłacone przed upływem 5 lat w związku ze zmianą przepisów o wynagradzaniu korzystają ze zwolnienia składkowego.

Wariant II

Okazało się, że spółka zmienia regulamin wynagradzania już po raz czwarty, za każdym razem modyfikując ten sam przepis regulaminu. Wskutek kolejnych zmian gratyfikacje są wypłacane pracownikom średnio co 3-4 lata, a nie co 5 lat, jak wskazują kolejne wersje modyfikowanego regulaminu wynagradzania. W tej sytuacji ZUS nabrał wątpliwości co do rzeczywistych zamiarów płatnika. Po przeprowadzeniu szczegółowego postępowania wyjaśniającego ZUS uznał, że częste zmiany regulaminu w zakresie wypłacania nagród jubileuszowych miały na celu wyłącznie skorzystanie ze zwolnienia składkowego pomimo faktycznego wypłacania nagród w odstępach krótszych niż 5-letnie. Wydał decyzję nakazującą zapłatę składek od wszystkich wypłaconych przez płatnika jubileuszówek.

  1. Czy rekompensata z tytułu likwidacji nagród jubileuszowych korzysta ze zwolnienia składkowego

Pracodawca, który decyduje się na likwidację nagród jubileuszowych, wprowadzając stosowne zmiany w przepisach płacowych, może przyznać pracownikom rekompensatę z tego tytułu. Będzie ona wyłączona z podstawy wymiaru składek, nawet jeżeli wszystkim lub części pracowników zostanie przyznana w okresie krótszym niż 5-letni od ostatnio przyznanej nagrody. Warunkiem jest jednak, aby dotychczas obowiązujące zasady przyznawania nagród jubileuszowych przewidywały ich wypłatę nie częściej niż co 5 lat.

PRZYKŁAD

Płatnik ma regulamin wynagradzania, według którego pracownicy otrzymują nagrody jubileuszowe za długoletnią pracę. Uprawnienie do pierwszej nagrody jubileuszowej pracownik nabywa po przepracowaniu 15 lat. Kolejne nagrody jubileuszowe są wypłacane zgodnie z obowiązującym regulaminem w odstępach co 5 lat. W celu zabezpieczenia środków na wypłatę nagród jubileuszowych dla wszystkich pracowników płatnik utworzył rezerwę finansową. Płatnik ten, w porozumieniu z pracownikami, zamierza zmienić obowiązujący regulamin. Zmiana polega m.in. na zlikwidowaniu dotychczasowych nagród jubileuszowych. W związku z tym pracodawca zamierza wypłacić wszystkim pracownikom zgromadzoną na ten cel rezerwę w ramach jednorazowej rekompensaty z tytułu likwidacji nagród jubileuszowych. Świadczenie w postaci jednorazowych rekompensat z tytułu likwidacji nagród jubileuszowych otrzymają wszyscy pracownicy, zarówno ci, którzy mają przepracowaną odpowiednią liczbę lat, jak i ci, którzy prawo do nagrody jubileuszowej nabędą dopiero w przyszłości (ponieważ rezerwa jest tworzona dla wszystkich pracowników od chwili ich zatrudnienia). W tym przypadku ZUS uznał prawo płatnika do wyłączenia jednorazowej rekompensaty z podstawy wymiaru składek (por. interpretację ZUS z 25 kwietnia 2016 r., znak: DI/100000/43/409/2016).

Do przedstawionej wykładni należy jednak podchodzić z dużą ostrożnością. W innej interpretacji (z 15 czerwca 2015 r., znak: DI/100000/43/598/2015) ZUS uznał, że rekompensata z tytułu likwidowanych jubileuszówek musi zostać oskładkowana, ponieważ płatnik po zlikwidowaniu gratyfikacji w jednym regulaminie i wypłaceniu rekompensaty z tego tytułu zamierza ustanowić nowy regulamin płacowy, zgodnie z którym gratyfikacje będą przysługiwały ponownie, chociaż na zmienionych zasadach. W razie wątpliwości w tym zakresie - należy uzyskać z ZUS interpretację we własnej sprawie.

  1. Jak są traktowane nagrody rzeczowe dołączane do jubileuszówek w formie pieniężnej

ZUS uznaje, że wartość pieniężna nagród rzeczowych dołączanych do nagrody jubileuszowej i stanowiących jej integralną część, nie powinna być uwzględniana w podstawie oskładkowania.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorstwo zgodnie z zakładowym układem zbiorowym wypłaca pracownikom nagrodę jubileuszową za lata pracy począwszy od 25 do 45 lat (co 5 lat). Od 2017 r. pracownikom ze stażem 40 i 45 lat pracy zakład przekazuje oprócz nagrody jubileuszowej upominek w postaci zegarka, który jest integralną częścią jubileuszu. Stosowny zapis w tym zakresie został umieszczony w zakładowym układzie zbiorowym. Zgodnie z wykładnią ZUS wartość takiego upominku jest wyłączona z podstawy wymiaru składek (por. interpretację ZUS z 30 grudnia 2013 r., znak: DI/200000/451/1664/2013).

  1. Czy zwolnieniu podlegają kwoty gratyfikacji przyznawanych zleceniobiorcom

Omawiany § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego ma odpowiednie zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorców, pod warunkiem że zostały określone zasady przyznawania nagród jubileuszowych tej grupie zatrudnionych i zgodnie z tymi zasadami nagrody przysługują nie częściej niż co 5 lat.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. od 1 stycznia 2017 r. wprowadziła nową regulację płacową - regulamin nagród jubileuszowych dla stałych współpracowników. Na mocy tego regulaminu zleceniobiorcom zatrudnionym w spółce 10 lub więcej lat przysługują co 5 lat gratyfikacje z tytułu stałej, nieprzerwanej współpracy z firmą. Takie nagrody są wyłączone z podstawy wymiaru składek zleceniobiorców.

  1. Czy nagrody wypłacane w związku z jubileuszem firmy można wyłączyć z oskładkowania

Nagrody z tytułu jubileuszu firmy pracodawca powinien doliczać do podstawy wymiaru składek nawet w sytuacji, gdy przyznawane są zatrudnionym nie częściej niż co 5 lat.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zgodnie z regulaminem wynagradzania przyznaje aktualnie zatrudnionym pracownikom nagrody z tytułu każdego "okrągłego" jubileuszu działalności firmy - od 10. roku działalności spółki, co 5 lat. Taka wypłata nie jest nagrodą jubileuszową w rozumieniu rozporządzenia składkowego. Przysługuje ona w związku z jubileuszem firmy, a nie osobistym stażem pracy osoby zatrudnionej. W związku z tym kwota takiej nagrody podlega oskładkowaniu.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1, art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 777

  • art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1793; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 777

  • § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 314

Joanna Stolarska

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK