10/2018 [dodatek: Zestaw testów kontrolnych], data dodania: 05.10.2018 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH: Plany finansowe - tworzenie, zmiany, ewidencja, grupy wydatków
Za pomocą testów można samodzielnie skontrolować przestrzeganie przepisów w zakresie tworzenia i zmian planów finansowych dochodów i wydatków jednostek budżetowych oraz przychodów i kosztów samorządowych zakładów budżetowych.
Testy zostały skonstruowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez szeregowych pracowników jednostek - w celu samokontroli powierzonego im zakresu zadań, przez głównego księgowego - w celu monitorowania prawidłowości pracy podległych mu pracowników, oraz przez pracowników komórek kontroli wewnętrznej przy kontrolach przeprowadzanych na polecenie kierownika jednostki.
Formularze testowe wypełnia się w każdej pozycji. Trzeba odpowiedzieć na każde z pytań. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w formularzu należy podać:
- przyczynę jej powstania,
- sposób usunięcia,
- osobę odpowiedzialną za wykonanie odpowiednich czynności zgodnie z rozwiązaniami organizacyjnymi przyjętymi w danej jednostce,
- termin, do którego określone zadania mają być wykonane.
Po upływie ustalonych terminów wykonania zadań testy należy przeprowadzić ponownie, aby sprawdzić, czy wszystkie zalecenia zostały prawidłowo wykonane.
Formularze mogą być również wykorzystywane przez szeregowych pracowników jednostek w ramach samokontroli. W takim przypadku, po stwierdzeniu błędów, powinni oni omówić wyniki testów z bezpośrednim przełożonym i razem podjąć decyzję co do właściwego, w danym przypadku, sposobu usunięcia tych błędów.
Przy korzystaniu z testów należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w PORADNIKU Rachunkowości Budżetowej nr 10/2018. W razie potrzeby można sięgać do przepisów źródłowych, a także szczegółowych opracowań fachowych.
Testy kontrolne nie obejmują zagadnień związanych z ewidencją planów finansowych wydatków. Odpowiednie testy zostały zamieszczone jako dodatek do PRB nr 9/2018 "Ewidencja pozabilansowa po zmianach".
1. Formularz kontrolny - ustalanie planu finansowego samorządowej jednostki budżetowej
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | TAK/NIE/NIE DOTYCZY | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | ||||||
| 1. | Czy jednostka otrzymała od zarządu JST pisemną informację o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej w terminie 7 dni od daty przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu JST (ustalić według daty wpływu pisma do jednostki)? |
|
|
|
|
|
| 2. | Czy ww. informacja została sporządzona w szczegółowości: | x | x | x | x | x |
| a) | dochody - w układzie działów klasyfikacji budżetowej, z podziałem na dochody bieżące i majątkowe według ich źródeł lub większej, ustalonej przez organ stanowiący JST, |
|
|
|
|
|
| b) | wydatki - w układzie działów i rozdziałów klasyfikacji budżetowej, z podziałem na wydatki majątkowe i wydatki bieżące lub większej, ustalonej przez organ stanowiący JST? |
|
|
|
|
|
| 3. | Czy kierownik jednostki ustalił projekt planu finansowego jednostki w terminie 30 dni od dnia otrzymania ww. informacji, jednak nie później niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 4. | Czy kierownik jednostki ustalił projekt planu finansowego zgodnie z otrzymaną informacją o kwotach dochodów i wydatków ujętych w projekcie uchwały budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 5. | Czy kierownik jednostki ustalił projekt planu finansowego w wymaganej szczegółowości dla: | x | x | x | x | x |
| a) | dochodów - dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej, |
|
|
|
|
|
| b) | wydatków - dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej lub dział, rozdział, grupa paragrafów klasyfikacji budżetowej (w zależności od tego, którą opcję wskazał zarząd JST)? |
|
|
|
|
|
| 6. | Czy projekt planu finansowego jednostki zachowujący zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej został zatwierdzony przez kierownika jednostki i przekazany zarządowi JST w terminie 30 dni od dnia otrzymania ww. informacji, jednak nie później niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 7. | W przypadku zorganizowania wspólnej obsługi jednostek samorządowych - czy dla każdej jednostki obsługiwanej oraz dla jednostki obsługującej został sporządzony odrębny projekt planu finansowego dochodów i wydatków? |
|
|
|
|
|
| 8. | Czy projekt planu finansowego jednostki został zweryfikowany przez zarząd JST pod kątem zgodności ujętych w nim kwot z kwotami ujętymi w uchwale budżetowej (sprawdzić na podstawie dokumentacji znajdującej się w urzędzie obsługującym organy JST)? |
|
|
|
|
|
| 9. | Czy zarząd JST wprowadził zmiany do projektu planu finansowego jednostki, informując o tym na piśmie jednostkę w ciągu 7 dni od daty otrzymania projektu planu finansowego, nie później niż do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 10. | Czy zatwierdzony w odpowiednim trybie projekt planu finansowego jednostki był podstawą prowadzenia gospodarki finansowej jednostki w okresie od 1 stycznia nowego roku budżetowego do czasu opracowania ostatecznego planu finansowego jednostki? |
|
|
|
|
|
| 11. | Czy jednostka otrzymała w terminie 21 dni od daty podjęcia uchwały budżetowej informację od zarządu JST o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków zabezpieczonych dla niej w budżecie JST? |
|
|
|
|
|
| 12. | Czy kierownik jednostki opracował w terminie 14 dni od otrzymania ww. informacji ostateczny plan finansowych dochodów i wydatków przez dostosowanie projektu planu finansowego do kwot ujętych w uchwale budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 13. | Czy plan finansowy został sporządzony w wymaganej szczegółowości? |
|
|
|
|
|
| 14. | W przypadku zorganizowania wspólnej obsługi jednostek samorządowych - czy dla każdej jednostki obsługiwanej oraz dla jednostki obsługującej został sporządzony odrębny plan finansowy dochodów i wydatków? |
|
|
|
|
|
Uwaga! Testy zostały przygotowane z uwzględnieniem zmian procedur opracowania planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych, wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z 18 lipca 2018 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1394).
2. Formularz kontrolny - ustalanie planu finansowego dochodów samorządowej jednostki oświatowej
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | TAK/NIE/NIE DOTYCZY | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | ||||||
| 1. | Czy kierownik jednostki opracował projekt planu dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków nimi finansowanych? |
|
|
|
|
|
| 2. | Czy projekt planu dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku został przekazany przez kierownika jednostki zarządowi JST w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji koniecznych do sporządzenia planu finansowego jednostki, jednak nie później niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 3. | Czy plan dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków nimi finansowanych został ujęty w uchwale budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 4. | Czy dla dochodów wyodrębnionych, o których gromadzeniu postanowił organ stanowiący JST w ciągu roku budżetowego: | x | x | x | x | x |
| a) | został niezwłocznie opracowany plan finansowy dochodów i wydatków, |
|
|
|
|
|
| b) | plan ten został ujęty w uchwale budżetowej na najbliższej sesji organu stanowiącego JST, lecz nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia ich utworzenia? |
|
|
|
|
|
3. Formularz kontrolny - ustalanie planu finansowego państwowej jednostki budżetowej
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | TAK/NIE/NIE DOTYCZY | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | ||||||
| 1. | Czy jednostka otrzymała do 25 października roku poprzedzającego rok budżetowy od dysponenta części budżetowej pisemną informację o przyjętych w projekcie ustawy budżetowej (ustalić według daty wpływu pisma do jednostki) kwotach: | x | x | x | x | x |
| a) | dochodów i wydatków budżetowych, |
|
|
|
|
|
| b) | wydatków z budżetu środków europejskich? |
|
|
|
|
|
| 2. | Czy ww. informacja została sporządzona według szczegółowości: | x | x | x | x | x |
| a) | dochody - dział, |
|
|
|
|
|
| b) | wydatki - w układzie działów, rozdziałów oraz grup wydatków określonych w art. 124 ust. 1 uofp, |
|
|
|
|
|
| c) | wydatki ze środków europejskich - program finansowany z udziałem środków europejskich oraz dział? |
|
|
|
|
|
| 3. | Czy kierownik jednostki ustalił projekt planu finansowego jednostki i projekt planu wydatków ze środków europejskich oraz przekazał dysponentowi części budżetowej, w terminie ustalonym przez tego dysponenta, jednak nie później niż do 1 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 4. | Czy kierownik jednostki ustalił projekt planu finansowego i planu wydatków ze środków europejskich zgodnie z otrzymaną informacją o kwotach dochodów i wydatków ujętych w projekcie ustawy budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 5. | Czy kierownik jednostki ustalił projekt planu finansowego w wymaganej szczegółowości dla: | x | x | x | x | x |
| a) | dochodów i wydatków - część, dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej, |
|
|
|
|
|
| b) | dochodów i wydatków jednostek budżetowych podległych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, Szefowi Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Agencji Wywiadu i Szefowi Centralnego Biura Antykorupcyjnego, jednostek organizacyjnych Służby Więziennej oraz jednostek organizacyjnych działających poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - w większej szczegółowości, |
|
|
|
|
|
| c) | wydatków ze środków europejskich - część, program finansowany ze środków europejskich, dział, rozdział, paragraf? |
|
|
|
|
|
| 6. | Czy projekt planu finansowego jednostki został zweryfikowany przez dysponenta części budżetowej pod kątem zgodności ujętych w nim kwot z kwotami ujętymi w uchwale budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 7. | Czy dysponent części budżetowej wprowadził zmiany do projektu planu finansowego jednostki, informując o tym na piśmie jednostkę w ustalonym przez siebie terminie? |
|
|
|
|
|
| 8. | Czy zatwierdzony w odpowiednim trybie projekt planu finansowego jednostki był podstawą prowadzenia gospodarki finansowej jednostki w okresie od 1 stycznia nowego roku budżetowego do czasu opracowania ostatecznego planu finansowego jednostki? |
|
|
|
|
|
| 9. | Czy jednostka otrzymała w terminie 10 dni od daty ogłoszenia ustawy budżetowej informację od dysponenta części budżetowej o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków zabezpieczonych dla niej w budżecie państwa? |
|
|
|
|
|
| 10. | Czy kierownik jednostki opracował w terminie 14 dni od otrzymania ww. informacji ostateczny plan finansowych dochodów i wydatków przez dostosowanie projektu planu finansowego do kwot ujętych w ustawie budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 11. | Czy plan finansowy został sporządzony w wymaganej szczegółowości? |
|
|
|
|
|
4. Formularz kontrolny - ustalanie planu finansowego samorządowego zakładu budżetowego
| Lp. | Odpowiedz na pytania: | TAK/NIE/NIE DOTYCZY | Przyczyna powstania nieprawidłowości | Sposób naprawy | Osoba odpowiedzialna | Termin wykonania |
| Uwagi | ||||||
| 1. | Czy zakład otrzymał od zarządu JST pisemną informację o kwotach przychodów i kosztów przyjętych w projekcie uchwały budżetowej w terminie 7 dni od daty przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu JST (ustalić według daty wpływu pisma do zakładu)? |
|
|
|
|
|
| 2. | Czy ww. informacja została sporządzona w szczegółowości określonej przez organ stanowiący JST? |
|
|
|
|
|
| 3. | Czy kierownik zakładu ustalił projekt planu finansowego zakładu w terminie 30 dni od dnia otrzymania ww. informacji, jednak nie później niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 4. | Czy kierownik zakładu ustalił projekt planu finansowego zgodnie z otrzymaną informacją o kwotach przychodów i kosztów ujętych w projekcie uchwały budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 5. | Czy kierownik zakładu ustalił projekt planu finansowego w szczegółowości dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 6. | Czy projekt planu finansowego zakładu zachowujący zgodność kwot przychodów i kosztów z projektem uchwały budżetowej został zatwierdzony przez kierownika zakładu i przekazany zarządowi JST w terminie 30 dni od dnia otrzymania ww. informacji, jednak nie później niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 7. | Czy projekt planu finansowego zakładu został zweryfikowany przez zarząd JST pod kątem zgodności ujętych w nim kwot z kwotami ujętymi w uchwale budżetowej (sprawdzić na podstawie dokumentacji znajdującej się w urzędzie obsługującym organy JST)? |
|
|
|
|
|
| 8. | Czy zarząd JST wprowadził zmiany do projektu planu finansowego zakładu, informując o tym na piśmie zakład w ciągu 7 dni od daty otrzymania projektu planu finansowego, nie później niż do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy? |
|
|
|
|
|
| 9. | Czy zatwierdzony w odpowiednim trybie projekt planu finansowego zakładu był podstawą prowadzenia gospodarki finansowej zakładu w okresie od 1 stycznia nowego roku budżetowego do czasu opracowania ostatecznego planu finansowego zakładu? |
|
|
|
|
|
| 10. | Czy zakład otrzymał w terminie 21 dni od daty podjęcia uchwały budżetowej informację od zarządu JST o ostatecznych kwotach przychodów i kosztów oraz dotacji i wpłat do budżetu ustalonych w budżecie JST? |
|
|
|
|
|
| 11. | Czy kierownik zakładu opracował w terminie 10 dni od otrzymania ww. informacji ostateczny plan finansowy przez dostosowanie projektu planu finansowego do kwot ujętych w uchwale budżetowej? |
|
|
|
|
|
| 12. | Czy plan finansowy zakładu został sporządzony w wymaganej szczegółowości (wyodrębniono w nim: przychody, w tym dotacje z budżetu JST, koszty i inne obciążenia, stan środków obrotowych, stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz rozliczenia z budżetem JST)? |
|
|
|
|
|
5. Formularz kontrolny - zmiany w planach finansowych jednostek budżetowych
Należy sporządzić osobny formularz kontrolny dla każdej zmiany planu finansowego wprowadzonej przez kierownika jednostki budżetowej w ciągu roku. Analiza tabel powinna posłużyć do określenia przyczyn powstania ewentualnych nieprawidłowości oraz wskazania osób odpowiedzialnych za ich powstanie, a także do określenia działań mających na celu zapobieżenie ich powstawaniu na przyszłość. Jeśli analiza będzie dotyczyła niezamkniętego roku budżetowego, a w jej wyniku zostaną wykryte błędy w ewidencji księgowej, należy je niezwłocznie skorygować. Wykryte przypadki naruszenia dyscypliny finansów publicznych powinny być zgłoszone do odpowiedniego organu.
Formularz po odpowiednim dostosowaniu może służyć także do kontroli prawidłowości dokonywania zmian w planach finansowych samorządowych zakładów budżetowych. W tym celu należy usunąć kolumnę dotyczącą naniesienia wprowadzonych zmian w ewidencji pozabilansowej.
| Numer i data wydania zarządzenia kierownika jednostki w sprawie zmiany planu finansowego: …... | |||||||
| Termin poinformowania odpowiedniego organu nadrzędnego o dokonanej zmianie: ….. | |||||||
| Lp. | Opis dokonanych zmian1 | Czy zmiany mieszczą się w zakresie posiadanego przez kierownika upoważnienia2 | Czy zmiany zostały dokonane przed zaciągnięciem zobowiązania (dokonaniem wydatku), którego dotyczyły3 | Czy zmiany zostały naniesione w ewidencji pozabilansowej planu wydatków z odpowiednią datą i w prawidłowych kwotach4 | |||
| tak/nie | kwota skutków finansowych | tak/nie | kwota skutków finansowych | tak/nie | kwota błędu | ||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 Należy rozpisać w ramach poszczególnych zarządzeń wszystkie zmiany na plus i na minus w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków (lub grupy wydatków - w samorządowych jednostkach budżetowych).
2 Należy podać odpowiedź "tak" lub "nie" dla każdej zmiany na plus i na minus w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków (lub grupy wydatków - w samorządowych jednostkach budżetowych). Pozycja odnosi się zarówno do upoważnień ustawowych, jak i do upoważnień udzielonych przez dysponenta części budżetowej (zarząd JST). W przypadku naruszenia kompetencji do dokonywania zmian należy podać kwotę skutków finansowych w celu przygotowania dowodów do postępowania w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
3 Należy podać odpowiedź "tak" lub "nie" dla każdej zmiany na plus i na minus w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków (lub grupy wydatków - w samorządowych jednostkach budżetowych). W przypadku naruszenia tych zasad należy podać kwotę zobowiązania/wydatku zaciągniętego/dokonanego bez planu w celu przygotowania dowodów do postępowania w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
4 Należy podać odpowiedź "tak" lub "nie" dla każdej zmiany na plus i na minus w szczegółowości do paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatków (lub grupy wydatków - w samorządowych jednostkach budżetowych). W przypadku stwierdzenia błędu należy podać jego kwotę (ze znakiem plus - kwoty zawyżenia, ze znakiem minus - kwoty zaniżenia).
Testy kontrolne opracowała:
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji
z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
