Jak pracodawca może dofinansować wyprawki szkolne dla dzieci pracowników

Z początkiem roku szkolnego pracodawcy często dofinansowują wyprawki szkolne dla dzieci pracowników. Najczęściej wykorzystują do tego środki pochodzące z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W takim przypadku wartość wyprawek może skorzystać ze zwolnienia podatkowego, ograniczonego jednak do 380 zł w roku podatkowym. Wyprawki te są natomiast całkowicie zwolnione ze składek ZUS.

W zależności od tego, jakimi funduszami firma dysponuje, pomoce szkolne można ufundować:

• z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• z funduszu socjalno-bytowego lub podobnych funduszy,
• ze środków związków zawodowych,
• ze środków bieżących (obrotowych) zakładu pracy.

Pracodawca może dołożyć się do szkolnej wyprawki poprzez:

• wypłatę świadczenia pieniężnego - dofinansowanie,
• wydanie świadczenia w formie rzeczowej, np. paczek zawierających przybory szkolne, plecaki, odzież, książki - lektury.

Wyprawka sfinansowana ze środków zfśs

Pracodawca jest zobowiązany m.in. zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, a prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych - niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników w tych jednostkach, realizują obowiązki socjalne, tworząc specjalny fundusz na zasadach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa ta definiuje działalność socjalną, która polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej. W tym zakresie regulamin funduszu może przewidywać m.in. wsparcie przeznaczone na potrzeby szkolne dzieci pracowników i innych osób uprawnionych w formie pieniężnej (zapomoga) lub rzeczowej (wydanie zakupionych artykułów szkolnych).

Oczywiście udzielanie świadczeń na powyższy cel musi odbywać się na ogólnych zasadach obowiązujących przy przyznawaniu ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z zfśs. Wartość pomocy powinna być więc uzależniona od indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Regulamin funduszu powinien również zawierać instrukcję, jakie dokumenty pracownik powinien złożyć, by uzyskać pomoc (np. oświadczenie o liczbie dzieci uczęszczających do szkoły, dochodzie przypadającym na członka rodziny itp.), i w jakim terminie.

Fundusz socjalno-bytowy

Potrzeby socjalne pracowników można również zaspokajać, tworząc inny rodzaj funduszu, np. socjalno-bytowy. W praktyce jest on zakładany na podstawie wewnętrznych aktów obowiązujących u pracodawcy, takich jak układ zbiorowy pracy.

Fundusz powołany na podstawie tego źródła prawa pracy daje pracownikom korzyść w postaci zwolnienia ze składek ZUS świadczeń z niego pochodzących. Choć fundusz ten działa na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, a nie ustawowych, to powinien również być skierowany do osób potrzebujących i spełniać cele socjalne. A to oznacza różnicowanie wysokości świadczeń w zależności do sytuacji życiowej (w tym materialnej)

pracownika i jego rodziny. Na liście świadczeń finansowanych z funduszu socjalno-bytowego może się znaleźć wsparcie przeznaczone na wyprawkę szkolną np.:

• w formie pieniężnej - zapomogi lub
• w formie rzeczowej, czyli przekazanie świadczeń w naturze.

Szkolna wyprawka ze środków bieżących lub innych funduszy

Pracodawca, który:

• nie dysponuje wyodrębnionym funduszem na cele socjalne (np. nie jest zobowiązany do tworzenia zfśs) lub
• posiada zfśs, ale: nie chce stosować kryteriów socjalnych wobec każdego z pracowników (zamierza potraktować wszystkich równo) lub chce wspomóc pracowników z nadejściem roku szkolnego, ale regulamin zfśs nie przewiduje świadczeń na ten cel,

może przeznaczyć pulę ze środków bieżących lub np. uznaniowych funduszy rezerwowych na wypłatę dofinansowania lub zakupić potrzebne akcesoria i przekazać pracownikom.

Dla związkowców

Świadczenia na szkołę dla dzieci pracowników mogą pochodzić również z funduszy związków zawodowych. Wspomagają one materialnie swoich członków na podstawie statutu lub doraźnie w zależności od możliwości budżetowych danej organizacji.

Wyprawka do szkoły przychodem ze stosunku pracy

Przekazane pracownikowi świadczenie w formie zapomogi pieniężnej czy rzeczowej należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy. Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkie dochody z tytułu stosunku pracy (wypłaty pieniężne, wartość świadczeń w naturze, niezależnie od źródła ich sfinansowania), z wyjątkiem ustawowo zwolnionych. Podobnie jest ze składkami na ZUS. Przepisy ubezpieczeniowe też przewidują szereg wyłączeń z podstawy ich wymiaru, którą stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu regulacji podatkowych.

Oznacza to, że wyprawka dofinansowana przez pracodawcę nie zawsze powoduje obowiązek w zakresie poboru podatku i składek ubezpieczeniowych. Zależy to od źródła, z którego świadczenia socjalne pochodzą, a w przypadku podatku dochodowego także od ich wartości w stosunku rocznym.

PIT i składki ZUS od wyprawki

Jedno z podatkowych zwolnień przedmiotowych dotyczy wartości otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej (o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), świadczeń rzeczowych oraz otrzymanych przez pracownika w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Należy podkreślić, że świadczeniami rzeczowymi nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

Z powyższego wynika zatem, że zwolnienie jest obwarowane kilkoma warunkami:

• odnosi się wyłącznie do pracowników,
• świadczenia (pieniężne lub rzeczowe) zostały w całości sfinansowane/zakupione ze środków zfśs lub związkowych i przekazane zgodnie z regulaminem funduszu oraz wymogami ustawy o zfśs. Warunek ten nie będzie spełniony, jeśli pracodawca użyje zarówno środków z zfśs, jak i innych, np. obrotowych;
• wartość wszystkich świadczeń mieści się w limicie 380 zł na rok podatkowy.

Zatem, zarówno finansowa pomoc na zakup przedmiotów szkolnych dla dziecka pracownika, jak i przekazana paczka z wyprawką mogą skorzystać ze zwolnienia. Jednak jest ono ograniczone w skali roku do 380 zł. Jest to limit dość niski. Pracodawca jako płatnik musi więc nie tylko wziąć pod uwagę wartość samej wyprawki, ale także sprawdzić, czy wcześniej, w bieżącym roku, pracownik już pobrał inne świadczenia z zfśs. Jeśli tak, to należy zsumować wartość wszystkich dotychczasowych świadczeń łącznie z wyprawką i porównać z rocznym limitem kwotowym 380 zł. Kwota przewyższająca ustanowiony próg, jako przychód, podlega doliczeniu do pozostałych, uzyskanych w danym miesiącu i opodatkowaniu na ogólnych zasadach.

Przykład

Pracownik, oprócz paczki z okazji Dnia Dziecka o wartości 200 zł, otrzymał we wrześniu dofinansowanie wyprawki szkolnej w kwocie 300 zł. Dofinansowanie w wysokości 120 zł podlega opodatkowaniu ze względu na przekroczenie limitu kwotowego zwolnienia (200 zł + 300 zł - 380 zł = 120 zł).

Jeden limit zwolnienia obowiązuje zarówno pracowników będących członkami związków zawodowych, jak i tych, którzy są zatrudnieni w kilku miejscach i korzystają z pomocy w każdym z nich. Jeśli pracownik otrzymał wcześniej z zfśs np. dofinansowanie do wypoczynku, a we wrześniu uzyska jeszcze zapomogę szkolną jako związkowiec, to oba rodzaje pomocy kumulują się. Świadczenia od związku zawodowego stanowią przychód z innych źródeł i jeśli dojdzie do przekroczenia progu 380 zł, związek wystawi po zakończeniu roku podatkowego informację PIT-8C o wysokości przychodu podlegającego opodatkowaniu. Związek nie jest bowiem płatnikiem zaliczek na podatek.

Jeżeli pracownik pozostaje w więcej niż jednym stosunku pracy i od każdego zakładu pracy dostaje pomoc socjalną, to on jako podatnik musi przypilnować rocznego limitu i ewentualną nadwyżkę opodatkować w zeznaniu rocznym. Każdy pracodawca, pod względem podatkowym, przestrzega bowiem wysokości świadczeń przez siebie przekazanych. Ustawodawca nie nałożył na podmiot (pracodawcę lub związek zawodowy) wypłacający świadczenia ze wskazanych funduszy obowiązku sprawdzania, czy pracownik uzyskał już w roku podatkowym wsparcie od innego świadczeniodawcy w wysokości przekraczającej 380 zł. Również brakuje przepisu, który zobowiązywałby pracownika do złożenia oświadczenia pracodawcy, z którego wynikałoby, że wykorzystał już kwotę limitu np. w drugim zakładzie pracy. Tym samym pracodawca jest zobowiązany opodatkować nadwyżkę jedynie w sytuacji, gdy suma przekazanych przez niego świadczeń przekroczyła ten próg.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w dwóch firmach, na część etatu w każdej. Pod koniec sierpnia otrzymał z zfśs:

- w firmie X zapomogę szkolną w wysokości 200 zł,

- w firmie Y - paczkę z przyborami do szkoły dla dziecka wartą 130 zł.

W pierwszej firmie w 2017 r. pracownik otrzymał już dofinansowanie do "wczasów pod gruszą" - 400 zł, a w drugiej bilety do kina o wartości 60 zł. Firma X pobierze podatek od 220 zł kwoty zapomogi [(400 zł + 200 zł) - 380 zł]. Natomiast firma Y nie pobierze podatku w ogóle, bo uzyskane od niej świadczenia zmieściły się w limicie zwolnienia (60 zł + 130 zł = 190 zł). Obaj pracodawcy postąpili prawidłowo. Jednak łączna wartość świadczeń z zfśs z obu firm wyniosła w 2017 r. 790 zł, z czego podatek został pobrany tylko od 220 zł (przez firmę X). Pracownik powinien zatem w zeznaniu rocznym za 2017 r. doliczyć do przychodu kwotę 190 zł i od niej zapłacić należny podatek (790 zł - 380 zł - 220 zł= 190 zł).

Z podstawy wymiaru składek na ZUS wyłączone są natomiast świadczenia:

• finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs, a więc do wysokości 1185,66 zł.

W pierwszym przypadku świadczenia z zfśs są zwolnione bez żadnych ograniczeń co do formy czy wysokości. Natomiast w drugim, wymogów jest więcej. Mianowicie, oprócz warunku co do samego funduszu, zwolnienie jest limitowane. Pracodawca, wypłacając pracownikowi z tego funduszu określone świadczenie (np. wyprawkę), musi ustalić, czy w bieżącym roku pracownik już coś z niego otrzymał. Jeśli wartość dotychczasowych świadczeń zmieściła się w kwocie 1185,66 zł, to składek się nie odprowadza. W przeciwnym razie nadwyżka podlega oskładkowaniu.

Warunki opodatkowania i oskładkowania wyprawki szkolnej

Przykład

Pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie w wysokości 2000 zł. W sierpniu z zfśs otrzymał dofinansowanie do wyprawki szkolnej na dwójkę dzieci, w wysokości 500 zł. W czerwcu pobrał dofinansowanie do kolonii dzieci, ale nie wchodzi ono do limitu 380 zł (osobne zwolnienie z PIT). Opodatkowaniu podlega kwota 120 zł. Cała dopłata jest natomiast wolna od składek. Jego lista płac w sierpniu 2017 r. wygląda następująco:

Przykład

Pracownik z wynagrodzeniem 2350 zł we wrześniu otrzymał ze środków obrotowych pracodawcy paczkę z artykułami szkolnymi o wartości 180 zł. Wartość paczki podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. Lista płac pracownika we wrześniu 2017 r. wygląda następująco:

Podstawa prawna:

• art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255),

• § 2 ust. 1 pkt 19 i pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2015 r. poz. 2236; ost. zm. Dz.U. z 2017 r., poz. 314),

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1448).

Izabela Nowacka

specjalista z zakresu kadr i płac