W 2015 roku Ludwik miał 44 lata i był menedżerem średniego szczebla. Bardzo inteligentny i pracowity szybko piął się po szczeblach kariery. Niestety miało to swoją cenę. Był zestresowany, zabiegany,wręcz na granicy wyczerpania. Z racji zajmowanego stanowiska miał codziennie mnóstwo telefonów i odbierał dziesiątki e-maili. Coraz częściej się skarżył: "Już dłużej nie dam rady tak działać. Nie mam kompletnie czasu na własne zadania w czasie godzin pracy. Mam niezliczoną ilość spraw do załatwienia, a ciągle wpadają nowe, ważniejsze, pilniejsze. Staram się to wszystko ogarnąć, zapamiętać, uporać się, ale chyba mnie to przerasta. Od początku pracy w tej firmie, obowiązków i zadań nieustannie przybywa, a przez to czasu na wszystko coraz mniej. Mam nawet własny gabinet, ale ludzie ciągle wpadają z pytaniami, ciągle przychodzą e-maile, stale ktoś dzwoni".

Mobilizujący lub paraliżujący poziom stresu

Przypadek Ludwika nie jest odosobniony. Ludzi z podobnymi problemami pojawia się coraz więcej. Z większą trudnością radzimy sobie, a raczej nie radzimy z codzienną pracą. Stres zamiast nas mobilizować - obezwładnia, a nawet paraliżuje. Od czego zatem zależy, czy poziom stresu jest dla nas przyjazny, czy wrogi? Najogólniej mówiąc, wszystko to uzależnione jest od poziomu natężenia stresu i czasu jego trwania. Jest pewien poziom stresu, który powoduje motywację do działania. W stanie odprężenia (bardzo potrzebnym) trudno jest nam zabrać się za pracę. Natomiast, gdy pojawia się stres, to rośnie napięcie, a z nim nasza mobilizacja. Wówczas jesteśmy gotowi do działania, aktywni, skupiamy się na założonym celu. Zgodnie z tzw. pierwszym prawem Yerkesa-Dodsona zależność między pobudzeniem (stresem) a efektywnością naszego działania jest krzywoliniowa. Oznacza to, że istnieje poziom stresu nie za niski i nie za wysoki, który wywołuje nasze najefektywniejsze działanie. Gdy wymagania w pracy są dostosowane do możliwości człowieka, posiada on odpowiednią wiedzę, umiejętności i może korzystać z pomocy innych osób, problemy zostają rozwiązane i stres ustępuje. Odczuwamy satysfakcję i łatwość stawiania czoła kolejnym zadaniom. Taki stres jest dla nas dobry, gdyż mobilizuje nas do działania.

Często jednak zdarza się, że nie mamy odpowiedniej wiedzy, umiejętności lub wsparcia innych osób potrzebnych do radzenia sobie z zadaniami. Wtedy popadamy w stan ciągłego napięcia. Jeśli taka sytuacja utrzymuje się przez długi czas, zaczynamy tracić siły, odczuwać zmęczenie i dolegliwości fizyczne. Stajemy się apatyczni, niechętni do działania, przeciwni jakimkolwiek zmianom i wszelkim obowiązkom. Gdy sytuacja ta utrzymuje się przez dłuższy czas, może pojawić się także znużenie, smutek, poczucie bezradności, utrata zaufania do samego siebie, a wreszcie depresja. Człowiek doświadczający takiego rodzaju stresu staje się zdecydowanie mniej efektywny. W takiej właściwie sytuacji był Ludwik. Dotarł "do ściany", zdawał sobie z tego sprawę i zwrócił się o pomoc, gdyż sam nie widział już możliwości wyjścia z tej sytuacji. Jego celem stała się poprawa swojego procesu pracy, a więc i jakości życia. Chciał wiedzieć czy, a jeśli tak, to gdzie tkwią w nim samym rezerwy, które teraz nieświadomie marnuje, a które można by uruchomić. Okazało się, że była to trafna diagnoza i dobry ruch.

Poszukiwanie rezerw własnej efektywności

Wiele osób chce działać skuteczniej i słusznie szuka rezerw w obszarze własnej efektywności, własnego procesu pracy. Tutaj leżą duże możliwości. Dlaczego tak się dzieje? Na ogół osobista efektywność zależy od nabytych przez nas w toku życia zawodowego nawyków i utrwalonych sposobów organizacji pracy. Nie analizujemy ich, a często nie są one najefektywniejsze. Jeśli wprowadzimy pewne zasady, które poprawią jej jakość - to zredukujemy stres spowodowany natłokiem zajęć i będziemy z powodzeniem realizować zadania. I to dużo mniejszym kosztem. Największym problemem Ludwika był brak czasu na własną pracę. Tym był najbardziej sfrustrowany. Nie miał czasu skoncentrować się nad istotnymi raportami, analizami, wyciągnąć strategiczne wnioski. Oczywiście musiał to robić, ale wykonywał to wieczorami lub w weekendy kosztem swojego czasu prywatnego i wypoczynku. Takie działania to niestety bardziej reguła niż wyjątek. Chociaż może wydawać się to dziwne, często zdarza się, szczególnie wśród menedżerów, że nie mają czasu na pracę nad swoimi własnymi zadaniami w "normalnych" godzinach pracy.

Planowanie czasu

Jak można było pomóc Ludwikowi? Pierwszym krokiem było zaplanowanie w kalendarzu czasu na pracę własną Ludwika w godzinach jego pracy. Niezmiernie rzadko bowiem planujemy regularnie w kalendarzu czas na pracę własną, na spotkanie z samym sobą, na nasze najważniejsze zadania. Traktujemy je "po macoszemu", upychając przypadkowo jakieś pół godziny między jednym spotkaniem a drugim, lub 40 minut między zebraniem z zespołem a załatwieniem jakiejś palącej sprawy. Są to z reguły zadania, które nie są pilne, nie "krzyczą": teraz, natychmiast! Niestety ich odkładanie może mieć bardzo poważne konsekwencje nie tylko dla nas samych, ale i dla całej firmy. W wielu przypadkach olśnieniem jest świadomość, że właśnie na nie trzeba zarezerwować czas i że trzeba ten czas traktować z równym szacunkiem jak spotkania z osobami trzecimi.

Ludwik również zdał sobie z tego sprawę. Stwierdził, że to świetny pomysł i że najlepszy czas dla niego jest między godziną 15.00 a 17.00, bo wtedy nieco milkną telefony i przychodzi mniej e-maili. Niestety, po kilku tygodniach okazało się, że pomimo tego, iż było trochę lepiej, to nie wyszło mu to tak, jak oczekiwał. Stwierdził, że, owszem, jest w tym czasie spokojniej, mniej e-maili i mniej ludzi wpadających na chwilkę, ale i tak te dwie godziny późnym popołudniem nie są odpowiednim czasem, ponieważ jest już wtedy po prostu zmęczony i trudno mu się skoncentrować. Planowanie czasu na pracę własną sprawdza się u większości ludzi. Sęk w tym, żeby godziny na pracę były zaplanowane (o ile to możliwe) w naszym najbardziej produktywnym czasie, tzn. kiedy jesteśmy najbardziej efektywni i najlepiej skoncentrowani. U większości ludzi są to godziny poranne. Ludwik, po południu był po prostu zmęczony, a wieczorem przy pracy zasypiał. Nawet jeśli zmuszał się do działania, to popełniał wiele błędów. Nietrudno było wywnioskować, że jego najbardziej efektywne godziny to godziny poranne.

Krzywa efektywności

Jeśli ktoś nie jest pewien, jaki czas jest dla niego najbardziej efektywny, to warto przeanalizować własną krzywą efektywności (krzywą koncentracji) dobowej. Bardzo ważne jest, aby poznać swój indywidualny rytm wydajności w ciągu dnia, gdyż ułatwi to nam dopasowanie trudności zadań do naszych możliwości. Pomaga to również w łączeniu pracy w bloki i planowaniu na nie czasu. Zadania priorytetowe powinniśmy wykonywać w czasie własnego szczytu wydajności. Podczas spadku wydajności nie należy pracować wbrew biologicznemu rytmowi, a raczej starać się w tym czasie odprężyć, wykonywać czynności rutynowe i zautomatyzowane, które nie wymagają od nas specjalnego zaangażowania. Gdy krzywa ponownie wzrośnie, przychodzi kolejny czas na sprawy ważne, trudniejsze.

Ludwik pomimo ogromnych wątpliwości co do możliwości zaplanowania pracy na rano, chciał sprawdzić, czy jest to możliwe. Kluczem była uważna obserwacja i świadomość własnego procesu pracy. Standardowo przychodził do pracy na 8.00 (inni pracownicy pracę zaczynali o 9.00), robił sobie kawę, rozmawiał chwilę z osobami, które tak jak on przychodziły nieco wcześniej, włączał komputer, sprawdzał e-maile (nieświadomie już rozpoczynał pracę) i około godziny 8:45 był gotów do skoncentrowania się nad ważnymi zadaniami. Niestety, to właśnie wtedy pojawiała się w firmie większość pracowników, którzy wpadali do niego z jakąś sprawą, lub choćby po prostu przywitać się. Wtedy też zaczynały szerszym strumieniem napływać e-maile i rozdzwaniały się telefony. Nie było możliwości skoncentrowania się na ważnych zadaniach. Aby Ludwik mógł się właściwie skupić, musiał zastosować bardziej "drastyczne" metody, a mianowicie przychodząc do pracy, nie miał iść od razu o 8.00 do swojego gabinetu, tylko pomiędzy 8.00 a 9.00 usiąść w jakiejś salce, nie odbierać e-maili i nie rozmawiać z kolegami. Miał za to właśnie wtedy skupić się nad wykonaniem własnego zadania strategicznego, tego najważniejszego.

Czas nie do ruszenia

W książce Jedna rzecz jej autorzy Gary Keller i Jay Papasan piszą, że najlepszym sposobem na zabezpieczenie zarezerwowanego czasu jest wyjście z założenia, że taki czas jest nie do ruszenia. Jeśli ktoś próbuje coś ci "wcisnąć", spróbuj powiedzieć: "Przykro mi, ale jestem już umówiony". Przecież rzeczywiście jesteś umówiony - z samym sobą - w tym momencie swoim najważniejszym, strategicznym klientem. Istotne jest uświadomienie sobie, za co należy się zabrać i co to są zadania najważniejsze. Oczywiście każdy z nas ma inne zadania, inne priorytety, ale warto być świadomym zasady Pareto, która mówi, że 20 proc. naszych zadań przynosi 80 proc. rezultatów, a 80 proc. zadań przynosi 20 proc. rezultatów. Zasada Pareto w obszarze organizacji procesu pracy jest narzędziem-sitem ułatwiającym "odsianie" zadań, nad którymi powinniśmy się skupić, od zadań mało istotnych. Dzięki niej wiemy, że powinniśmy skoncentrować się na tym, co daje wymierne efekty, a odrzucić to, co jedynie zabiera czas, przynosząc rezultaty niewspółmierne do nakładu czasu i sił.

Kolejnym krokiem Ludwika było zaplanowanie w swoim kalendarzu na pracę własną bloku porannego od godziny 8.00 do 9:30. Miał on w tym czasie wykonywać zadania najważniejsze, wymagające skupienia. Ponieważ okazało się, że półtorej godziny było dla Ludwika zbyt mało, zaplanował drugi blok, tym razem popołudniu między 15.00 a 16.00. Ten czas miał być przeznaczony na zadania ważne, ale niewymagające ogromnego skupienia. Po wprowadzeniu tych zmian Ludwik odżył. "Jest super" - mówił. "Ta praca rano to strzał w dziesiątkę. Jestem w stanie zrobić w tym czasie bardzo dużo z moich najważniejszych spraw. Po południu zabieram się za rzeczy ważne i też pcham je do przodu".

Technika Pomodoro

Ludwik coraz świadomiej obserwował swój proces pracy i zauważył, że nawet mając odpowiedni czas na wykonanie zadania, to jeśli sprawa jest szczególnie trudna lub żmudna, to podświadomie zaczyna odwlekać jej załatwienie. Szuka wymówek, aby jej nie "dotknąć". To częste zjawisko - takie odwlekanie zadań trudnych, żmudnych lub niemiłych. Zjawisko to ma nawet swoją nazwę: prokrastynacja. Okazuje się, że robi tak wielu z nas i nie wynika to z lenistwa. Zwykle nie umiemy po prostu znaleźć motywacji, by wziąć się do pracy.

To, co Ludwik mógł zrobić, aby pokonać niechęć do takich zadań, to zastosować technikę Pomodoro. Nazwa tej techniki pochodzi od... kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Wynalazcą tej techniki jeszcze w latach 80. XX wieku był Włoch Francesco Cirillo. Jej celem jest skoncentrowanie się na zadaniu przez pełne 25 minut. Sedno tkwi w tym, aby nie pozwolić, by ktokolwiek lub cokolwiek mogło nam przerwać założony cykl pracy. Kiedy minutnik (niekoniecznie w kształcie pomidora) odmierzy 25 minut, należy zrobić sobie 5 minut przerwy. Wtedy trzeba odpocząć, napić się wody, skorzystać z toalety itp. Po czterech takich cyklach jest czas na dłuższą przerwę (ok. 20-30 minut). Każda przerwa to nagroda za poprzedni wysiłek, a jednocześnie przerwa, która pozwala mózgowi odpocząć.

Dlaczego ta technika jest taka skuteczna? Podział pracy na stosunkowo krótkie odcinki czasowe ma wiele zalet. Po pierwsze, pozwala na pracę w skupieniu. Łatwiej jest się skoncentrować (i usunąć ewentualne rozpraszacze), gdy wiadomo, że chodzi tylko o krótki, określony czas. Świadomość upływającego czasu zwiększa też wydajność, aby skończyć zadanie przed przerwą. Jest to łatwiejsze właśnie przy zastosowaniu krótszych przedziałów czasu na poszczególne zadania lub ich części. Po drugie, technika ta ułatwi zmotywowanie do samej pracy i jej rozpoczęcia. Zupełnie inaczej podchodzi się do zadania z myślą, że trzeba je wykonać w całości, bez przerw, a inaczej, gdy masz nad nim popracować tylko przez 25 minut. Trzeci ważny aspekt to same przerwy. Pozwalają one na odświeżenie umysłu i oderwanie się na chwilę od tematu. Technika ta pozwala również unikać wielozadaniowości, która jest powszechna, a kompletnie nieefektywna. Tylko pracując nad jednym zadaniem, można osiągnąć poziom skupienia, który pozwala być naprawdę wydajnym. Osoby starające się zrobić kilka rzeczy w tym samym czasie popełniają więcej błędów i podejmują gorsze decyzje.

Ludwik podjął kolejne kroki w procesie poprawy własnej efektywności. Zaczął stosować technikę Pomodoro (znalazł nawet w internecie aplikacje Tomato Timer), starał się rano pracować nad najważniejszymi zdaniami (oczywiście nie zawsze mu to wychodziło, ale i tak było ogromnym postępem). Przestał brać pracę do domu i w większości przypadków "wyrabiał się" w założonych terminach i w czasie godzin pracy. Obecnie Ludwik jest uśmiechniętym, zadowolonym z życia człowiekiem. Awansował. Zmiany wprowadzał powoli, krok po kroku na przestrzeni kilku miesięcy. Czas ten był potrzebny do ich wypróbowania i wygenerowania efektywnych nawyków pracy. Trzeba uświadomić sobie, że obecnie organizacja pracy nie jest wyborem, ale koniecznością. Bez dobrych nawyków pracy, efektywnego planowania giniemy przytłoczeni nawałem zadań. A przecież nie o to chodzi. Chodzi o to, żeby było nam łatwiej. Dlatego warto zainwestować czas w poprawę swojego procesu pracy, swoich przyzwyczajeń. Warto po prostu pracować z głową.

Najlepszym sposobem na zabezpieczenie zarezerwowanego czasu jest wyjście z założenia, że taki czas jest nie do ruszenia. Jeśli ktoś próbuje coś ci "wcisnąć", spróbuj powiedzieć: "Przykro mi, ale jestem już umówiony".

Tylko pracując nad jednym zadaniem, można osiągnąć poziom skupienia, który pozwala być naprawdę wydajnym. Osoby starające się zrobić kilka rzeczy w tym samym czasie, popełniają więcej błędów i podejmują gorsze decyzje.

KATARZYNA FACZYŃSKA

Trener/konsultant w firmie doradczo-szkoleniowej Steps.

katarzyna.faczynska@grupasteps.pl