Monitor Księgowego 15/2016, data dodania: 26.07.2016

Jak należy rozliczać krajowe podróże służbowe

Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Przepisy określają zasady rozliczania kosztów podróży służbowej przez pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Pracodawcy prywatni mogą ustanowić własne reguły rozliczania takich podróży. Powinni jednak pamiętać, że dieta za dobę podróży służbowej nie może być niższa niż dieta określona dla pracownika zatrudnionego w sferze budżetowej.

Z krajową podróżą mamy do czynienia, gdy pracownik na terytorium Polski wykonuje na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podmiotu zatrudniającego, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).

Z tytułu podróży służbowej pracownik nabywa prawo do określonych należności, które mają mu zrekompensować wyższe wydatki związane z pracą i utrzymaniem na wyjeździe.

Rozliczanie kosztów związanych z podróżą służbową

Pracodawcy należący do tzw. budżetówki przy rozliczaniu delegacji muszą kierować się postanowieniami rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie delegacyjne).

Pracodawcy prywatni mają natomiast wybór, czyli mogą stosować:

● reguły obowiązujące w budżetówce lub

● własne zasady organizowania i opłacania delegacji.

W tym drugim przypadku warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny zostać wskazane w:

● układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, bądź

● umowie o pracę, jeżeli w firmie nie funkcjonuje żaden ze wspomnianych wewnętrznych aktów normatywnych.

Co ważne, wewnątrzzakładowe uregulowania nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na niższym poziomie niż dieta z tytułu delegacji na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej, która obecnie wynosi 30 zł.

Na podstawie rozporządzenia delegacyjnego pracownikowi wysłanemu w podróż służbową przysługują od podmiotu zatrudniającego:

● diety oraz

● zwrot:

- kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,

- kosztów dojazdów (alternatywnie ryczałt),

- kosztów noclegów bądź ryczałt za nocleg,

- innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę.

Diety

Dieta to ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Jej wysokość uzależniona jest od czasu delegacji, który liczymy od momentu rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do momentu jej zakończenia (przyjazdu), tj. do powrotu po zakończeniu zadania służbowego.

Tabela. Wysokość diet w podróżach krajowych

Czas trwania podróży służbowej

Wysokość diety

Jeżeli podróż trwa dobę

za dobę bez wyżywienia

30 zł

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi

mniej niż 8 godzin

dieta nie przysługuje

od 8 do 12 godzin

15 zł

ponad 12 godzin

30 zł

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin

15 zł

ponad 8 godzin

30 zł

Dieta krajowa nie jest wypłacana:

● pracownikowi przebywającemu w podróży krócej niż 8 godzin,

● pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,

● w przypadku gdy pracownik, korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,

● gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (przez całodzienne wyżywienie powinniśmy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie, czyli śniadanie, obiad i kolację).

Kwoty diety przysługującej za podróżowanie na obszarze Polski należy pomniejszać z tytułu otrzymanego przez pracownika bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

● śniadanie - 25% diety (7,50 zł, tj. 25% z kwoty 30 zł);

● obiad - 50% diety (15 zł, tj. 50% z kwoty 30 zł);

● kolacja - 25% diety (7,50 zł).

Kwotę, o którą zmniejsza się dietę, oblicza się, przyjmując za podstawę pełną dietę wynoszącą 30 zł. Dotyczy to także tych sytuacji, w których pomniejszenia dokonuje się w odniesieniu do niepełnej diety (należnej przykładowo przy delegacji trwającej 11 godzin). Mimo że takie postępowanie może wydawać się krzywdzące dla pracownika, to jednak wynika ono wprost z przepisów.

PRZYKŁAD

Pracownikowi w trakcie delegacji odbywanej na terenie Polski, trwającej 10 godzin, zapewniono bezpłatnie obiad i kolację. W takich okolicznościach połowę pełnej diety należnej za 10-godzinną delegację (15 zł) trzeba pomniejszyć o kwotę 15 zł (koszt obiadu) i o 7,50 zł (koszt kolacji). Z tego powodu zatrudniony w ogóle nie dostaje diety, ponieważ wartość pomniejszenia (łącznie 22,50 zł) przewyższa przysługującą mu dietę (15 zł).

Pracodawcy prywatni mogą jednak ustalić inne zasady obniżania niepełnej diety z tytułu zapewnionych zatrudnionej osobie posiłków. Należy jednak przyjąć, że po obniżeniu dieta nie może być wyższa niż wskazana w rozporządzeniu delegacyjnym.

Opisane zasady pomniejszania diet związane z posiłkami trzeba stosować także w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Koszty dojazdu

Pracodawcy są zobowiązani do pokrywania wydatków związanych z przejazdami mającymi miejsce w czasie delegacji. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej (np. pociąg, samolot, autobus, prom), a także jego rodzaj i klasę określa podmiot zatrudniający.

Pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu obejmujących nie tylko cenę biletu, ale także związane z nim opłaty dodatkowe, w tym wydatki na miejscówkę.

W razie nieuzasadnionej i samowolnej zmiany środka transportu pracodawca ma prawo odmówić zwrotu wydatków w części przewyższającej koszty przejazdu wskazanym przez niego środkiem transportu.

Zwrot kosztów przejazdu odbywanego środkami komunikacji publicznej obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, po uwzględnieniu ewentualnych ulg przysługujących pracownikowi na dany środek.

Pracownikowi przebywającemu w krajowej delegacji trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (środkiem transportu wyznaczonym przez pracodawcę) do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży nienależącym do pracodawcy:

● samochodem osobowym,

● motocyklem lub

● motorowerem.

W takich przypadkach zatrudnionemu należny jest zwrot kosztów w kwocie będącej iloczynem liczby kilometrów przejechanych w celu odbycia podróży służbowej (ustalonej na podstawie wypełnionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej przez pracodawcę. W przypadku budżetówki stawka ta nie może być wyższa niż zapisana w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Tabela. Ryczałt za 1 km przebiegu pojazdu

Samochód osobowy o pojemności skokowej

Motocykl

Motorower

do 900 cm3

powyżej 900 cm3

0,5214 zł

0,8358 zł

0,2302 zł

0,1382 zł

Zwrot z tytułu przejazdów

Pracownik uprawniony jest także do otrzymania pieniężnej rekompensaty z tytułu poruszania się w trakcie trwania delegacji środkami komunikacji miejscowej (np. tramwajami lub autobusami).

Wówczas za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej pracownikowi przysługuje:

● ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli obecnie 6 zł (20% x 30 zł) lub
● zwrot udokumentowanych kosztów korzystania z komunikacji miejskiej (jeśli zgodzi się na niego pracodawca).

Wyżej wymienionego ryczałtu nie wypłaca się, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Zwrot za nocleg i inne uzasadnione wydatki

Nierzadko podczas delegacji krajowych konieczne staje się skorzystanie przez pracownika z noclegu. Czasami niezbędne jest również poniesienie innych wydatków związanych z podróżą służbową.

Tabela. Zwrot kosztów noclegu i innych wydatków

Rodzaj zwrotu przysługującego pracownikowi

Zasady/wysokość zwrotu

1

2

Zwrot kosztów noclegów

Zwrotu kosztów noclegu pracodawca może dokonać:

w wysokości stwierdzonej rachunkiem/fakturą, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 600 zł) albo

w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli 45 zł (pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00).

W uzasadnionych okolicznościach pracodawca ma prawo zwracać udokumentowane koszty noclegu w kwocie przekraczającej limit 600 zł (np. gdy w miejscowości docelowej podróży nie ma tańszych hoteli).

Zwrot z tytułu noclegu nie przysługuje:

gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,

kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,

za czas przejazdu w delegacji.

Zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

W rozporządzeniu delegacyjnym wskazano katalog innych, niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową, w odniesieniu do których zatrudnionemu należy się ich zwrot. Są to:

opłaty za bagaż,

opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,

postój w strefie płatnego parkowania,

wynajem miejsca parkingowego,

inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji.

 

Katalog ten ma charakter otwarty. Wśród innych uzasadnionych wydatków delegacyjnych można wymienić również np.:

bilety wstępu na targi, wystawy, pokazy,

opłaty za udział w konferencjach,

opłaty za korzystanie z łączy internetowych.

Zwolnienie podatkowo-składkowe należności za delegacje

Od przyznanych zatrudnionym osobom świadczeń związanych z delegacjami nie trzeba naliczać składek ZUS oraz zaliczek podatkowych, ale tylko wtedy, gdy:

● mamy do czynienia z odbywaniem podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy,

● zakres i kwoty świadczeń należnych pracownikowi nie przekraczają wartości określonych w przepisach rozporządzenia delegacyjnego.

W przypadku wypłacania zatrudnionym należności delegacyjnych w kwotach wyższych, niż to przewidziano w budżetówce, nadwyżka stanowi przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

PRZYKŁAD

Pracownik w lipcu 2016 r. odbył podróż służbową trwającą 2 doby i 7 godzin. W jej trakcie miał zapewnione 3 obiady. Mimo to pracodawca wypłacił mu diety w łącznej wysokości 75 zł (2 dni x 30 zł + 15 zł), czyli bez pomniejszenia z tytułu wykupionych dla pracownika posiłków. W tej sytuacji część diet w kwocie 45 zł powinna zostać opodatkowana i oskładkowana, co wynika z następującego wyliczenia:

75 zł - (3 obiady x 50% pełnej diety) = 30 zł (kwota diet wolna od podatku i składek ZUS),

75 zł - 30 zł = 45 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1053

● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1010

● § 2-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167

● § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236

● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK