Prowadzenie rozliczeń na liście wypłat lub rachunku z tytułu podróży zaleca się również w przypadku zleceniobiorców.

Rozliczenie pracowniczych należności za delegację

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych pracowników budżetowych. Jeśli więc pracodawca ustali poszczególne należności ponad limity, jakie wyznacza to rozporządzenie, nadwyżka będzie podlegała opodatkowaniu i oskładkowaniu.

W przypadku gdy np. zryczałtowana należność z tytułu wyżywienia w postaci diety przekracza 30 zł za dobę i wynosi np. 40 zł, to różnica w wysokości 10 zł jest podstawą do opodatkowania i naliczenia składek ZUS. Zdarza się, że pracodawcy prywatni rezygnują z wypłacania diet na rzecz zwrotu kosztów wyżywienia na podstawie okazanych przez pracownika rachunków z restauracji czy baru lub zapewniają pracownikowi podczas podróży pełne wyżywienie. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że w takiej sytuacji zwrot kosztów (lub skorzystanie z darmowego wyżywienia) może być zwolniony z podatku tylko w tej części, która odpowiada wysokości urzędowej diety za dobę podróży (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 6 maja 2014 r., IPPB2/415-45/14-4/MK). Skoro należność z tytułu wyżywienia dla pracowników sfery budżetowej przybrała formę diety w stałej wysokości, która jest zwolniona z obciążeń podatkowo-składkowych, to w przypadku pracowników firm prywatnych, otrzymujących zwrot rzeczywistych kosztów posiłków, a nie diety, ich należność również powinna korzystać ze zwolnienia tylko w granicach limitu wyznaczonego w rozporządzeniu dla wyżywienia. Jednak można spotkać się ze stanowiskiem, zgodnie z którym w świetle wyroku TK z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia w podróży w ogóle nie powinno stanowić przychodu, gdyż wydatek na wyżywienie został poniesiony w interesie pracodawcy i pracownikowi nie przyniósł osobistej korzyści, a poza tym pracownik działa na polecenie pracodawcy, który często jednostronnie, bez zgody zatrudnionego, opłaca wszystkie posiłki w podróży. Gdyby jednak przyjąć taką tezę - również zwrot kosztów noclegu czy biletu za przejazd nie mógłby stanowić przychodu. Natomiast ustawa o pdof traktuje należności delegacyjne jak przychód. W przeciwnym razie nie byłyby one zwolnione z podatku. Najpierw bowiem musi powstać przychód, aby można było zwolnić go z opodatkowania.

PRZYKŁAD

Joanna M. odbyła w kwietniu 2015 r. jedną krajową podróż służbową trwającą 3 doby i 6 godzin. Pracodawca zapewnił pracownicy hotel ze śniadaniami, przy czym diety zostały wypłacone w pełnej wysokości, bez pomniejszenia o 25% z tytułu bezpłatnych śniadań. Oprócz tego pracownica otrzymała zwrot kosztów podróży własnym samochodem o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ (za zgodą pracodawcy) - tzw. kilometrówkę. Pracodawca zastosował stawkę za 1 km przebiegu w wysokości 1 zł. Pracownica przejechała 380 km, zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu. Należności z tego tytułu wyniosły:

● za przejazdy - 380 zł, z tego zwolniona jest kwota 317,60 zł (380 km x 0,8358 zł), a opodatkowana i oskładkowana kwota 62,40 zł (380 zł - 317,60 zł);

● diety - 105 zł (3 x 30 zł + 15 zł, połowa diety za niepełną dobę do 8 godzin), z tego zwolniona jest kwota 75 zł [dieta za dobę podróży pomniejszona o 25%, tj.: 22,50 zł x 3 = 67,50 zł; 67,50 zł + 7,50 zł (15 zł - 7,50 zł = 7,50 zł) = 75 zł; do opodatkowania i oskładkowania - 30 zł (105 zł - 75 zł)].

Wynagrodzenie Joanny M. wynosi 4500 zł. Pracownica ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożyła PIT-2.

Lista płac za kwiecień 2015 r.

Rozliczenie delegacji zleceniobiorcy

Umowa zlecenia może przewidywać, oprócz wynagrodzenia, również zwrot kosztów ponoszonych w celu wykonania zlecenia, w tym związanych z wyjazdem. Dający zlecenie powinien bowiem zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 Kodeksu cywilnego). Zwrot kosztów podróży stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście, ale jest zwolniony z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o pdof). Podatku nie należy naliczać od diet i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Zwolnienie jest więc limitowane tak jak dla pracowników odbywających podróże służbowe i ma zastosowanie pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zleceniobiorcy oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Zwolniona z podatku jest należność z tytułu podróży rozumianej jako wyjazd zamiejscowy. Według definicji słownikowej podróż to "przebycie lub przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca". Zleceniobiorców nie dotyczy pojęcie podróży służbowej, które jest zarezerwowane dla pracowników. Zatem podróżą zleceniobiorcy jest opuszczenie miejscowości zamieszkania, siedziby zleceniodawcy czy innego miejsca, gdzie zwykle są wykonywane prace, w celu realizacji zadań związanych ze zleceniem.

Stosując przepisy rozporządzenia składkowego również do zleceniobiorców, trzeba stwierdzić, że należności za podróż są zwolnione ze składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych.

PRZYKŁAD

Filip S. wykonuje zlecenie m.in. w siedzibie zleceniodawcy. Zajmuje się przygotowywaniem folderów z nowymi produktami firmy. Jego praca polega m.in. na robieniu sesji zdjęciowych w różnych plenerach. W tym celu często wyjeżdża poza miejscowość siedziby zleceniodawcy i z tytułu podróży otrzymuje zwrot kosztów według rozporządzenia dla pracowników sfery budżetowej, co wynika z treści zawartej umowy. Otrzymywane należności trzeba wyłączyć z podstawy wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

● art. 742 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 539

● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 478

● § 2, § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167

● § 2 pkt 15, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych