PROBLEM
Pracownik wrócił w październiku 2017 r. z podróży służbowej odbytej do Niemiec i został rozliczony, otrzymując z tego tytułu przysługujące mu należności, w tym ryczałt noclegowy. Po dwóch miesiącach pracodawca pocztą otrzymał do zapłaty fakturę z październikową datą wystawienia, która wystawiona została za noclegi w czasie wspomnianej podróży. Czy należy taki dokument uwzględnić w rozliczeniu delegacji i jak w takiej sytuacji potraktować ryczałt za noclegi?
RADA
W przedstawionych okolicznościach trzeba uwzględnić wymienioną w pytaniu fakturę, uznając, że ryczałt noclegowy był nienależny pracownikowi. W związku z tym można domagać się, by pracownik zwrócił go w całości. Jeśli odstąpicie Państwo od ubiegania się o wspomniany zwrot, wówczas ryczałt należałoby uznać za przychód pracownika powstały w miesiącu faktycznej jego wypłaty, od którego trzeba odprowadzić składki ZUS i zaliczkę podatkową.
UZASADNIENIE
Pracodawcy prywatni w zakresie organizowania i opłacania podróży służbowych zatrudnionych osób mają prawo stosować własne reguły, które powinny zostać wskazane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę, jeżeli w firmie nie funkcjonuje żaden ze wspomnianych wewnętrznych aktów normatywnych. Jeśli takich zasad nie ustanowią, wówczas muszą przestrzegać uregulowań zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Przepisy tego rozporządzenia określają, że:
- § 5 rozporządzenia.
Niedotrzymanie przez pracownika wspomnianego 14-dniowego terminu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować odpowiedzialnością porządkową, np. upomnieniem (chyba że termin nie został dochowany z przyczyn niezawinionych przez pracownika, np. z powodu jego choroby).
Wymóg zachowania omawianego terminu nie daje jednak podstaw, w przypadku jego przekroczenia, do odmowy zwrotu określonych kosztów podróży służbowej. Pracodawca powinien zatem uwzględnić w rozliczeniu delegacji również dokumenty, które otrzymał z opóźnieniem (tak jak to miało miejsce w rozstrzyganych okolicznościach).
Zaznaczmy, że zwrotu kosztów noclegu podczas podróży służbowej pracodawca dokonuje:
W opisanej w pytaniu sytuacji pracownik za październikową delegację miał wypłacony m.in. ryczałt noclegowy. Po dwóch miesiącach jego pracodawca otrzymał pocztą fakturę do zapłaty za noclegi, z których ten pracownik skorzystał. Skutkuje to tym, że wspomniany ryczałt okazał się nienależny. W związku z tym zakład pracy może domagać się jego zwrotu.
Gdyby w zaprezentowanym stanie faktycznym pracodawca odstąpił od żądania zwrócenia przez zatrudnionego ryczałtu, należałoby potraktować go jako dodatkowe przysporzenie majątkowe pracownika, które zostało wygenerowane w miesiącu jego wypłaty. Oznacza to konieczność naliczenia i odprowadzenia od niego zaległych składek ZUS i zaliczki podatkowej oraz skorygowanie dokumentacji rozliczeniowej ZUS za miesiąc, w którym ryczałt został postawiony do dyspozycji pracownika.
Przykład
W październiku 2017 r. pracownik odbył 4-dniową podróż służbową do Niemiec, za którą 27 października 2017 r. wypłacono mu m.in. ryczałt noclegowy w kwocie (po przeliczeniu na zł) 485,62 zł. W połowie grudnia jego pracodawca, stosujący reguły opłacania delegacji obowiązujące w budżetówce, otrzymał fakturę z niemieckiego hostelu za usługę noclegową, z której w trakcie wspomnianej delegacji skorzystał pracownik. Jego przełożony uznał, że do wypłaty ryczałtu w tej sytuacji doszło z niewiedzy i niedoinformowania pracownika w kwestii zasad rozliczania wyjazdów służbowych i postanowił nie domagać się zwrotu omawianego świadczenia. W związku z tym październikowy przychód pracownika powiększono o 485,62 zł, naliczono od niego składki ZUS i zaliczkę na podatek, skorygowano deklarację ZUS DRA i raport ZUS RCA za październik 2017 r. oraz uregulowano zaległe należności publiczno-prawne wynikające z ww. korekty.
Podstawa prawna
art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962
§ 5, § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167
art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2203
§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949.
Mariusz Pigulski
- ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej