18/2017, data dodania: 25.08.2017 Jak rozliczać w kosztach podatkowych wydatki na delegację pracownika samochodem, który nie jest jego własnością
PROBLEM
Pracownik otrzymał zgodę zarządu na korzystanie ze swojego prywatnego auta do celów służbowych 300 km miesięcznie. Spisując z pracownikiem umowę, prosimy zawsze (robi to moja księgowość) o dowód rejestracyjny samochodu. I w tym przypadku okazało się, o czym nie miałam pojęcia wcześniej, że pracownik prowadzi także (oprócz pracy) działalność gospodarczą: handluje samochodami używanymi, sprowadza je z Niemiec, remontuje, wypożycza. Do celów służbowych tej drugiej działalności i do celów prywatnych używa samochodu będącego w leasingu. Jeździ dużo po Polsce wysyłany przez zarząd, ja mu później rozliczałam diety, kilometry, autostrady, parkingi, na druku delegacji, na którym zawsze jest dyspozycja co do środka transportu: ,,samochód prywatny nr …." i ten numer jest oczywiście umieszczony na trwałe w ,,ewidencji przebiegu pojazdu". Do momentu podpisania umowy na ryczałt nie byłam świadoma, że samochód prywatny to ten samochód leasingowany. Jeszcze dodam, że na dowodzie rejestracyjnym są tylko dane banku udzielającego leasingu. Czy ta sytuacja jest normalna? Czy mamy prawo do kosztów podatkowych w takiej sytuacji?
RADA
Państwa spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na odbycie delegacji. Nie ma tu znaczenia, iż właścicielem używanego samochodu do odbywania podróży służbowych jest leasingodawca (bank), jak również fakt wykorzystywania samochodu do celów własnej działalności gospodarczej pracownika.
UZASADNIENIE
Kwestię rozliczania kosztów używania samochodów w delegacji (podróży służbowej) pracownika regulują odpowiednie przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną z zastosowaniem stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 5 updop przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) oraz jego dane. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Z treści powyższych przepisów nie wynika wymóg, aby samochód stanowił własność pracownika, który używa go do celów działalności gospodarczej swego pracodawcy. W przepisie mowa jedynie o używaniu przez pracowników samochodu na rzecz podatnika, czyli pracodawcy. Skoro zatem ustawodawca nie wprowadził wymogu, by samochód stanowił własność pracownika, to może on wykorzystywać dla celów pracodawcy każdy samochód, w tym samochód pożyczony, stanowiący własność jego małżonka, jak również samochód leasingowany, którego właścicielem jest leasingodawca.
W przywołanych przepisach nie wprowadzono też wymogu używania samochodu wyłącznie na potrzeby pracodawcy. To oznacza, że jeśli podatnik używa tego samego samochodu nie tylko dla celów realizacji podróży służbowej (delegacji), ale też i do innych celów, to poniesione wydatki (paliwo, opłaty za przejazd autostradami itd.) pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Oczywiście przy uwzględnieniu limitów wynikających z tzw. kilometrówki. Z tego płynie wniosek, że nawet jeśli pracownik używa samochodu nie tylko do wykonywania jazd służbowych pracodawcy, ale i do innych celów, np. realizacji swoich celów prywatnych, a także we własnej działalności gospodarczej, to Państwa spółka ma prawo zaliczać do kosztów podatkowych wydatki poniesione na odbycie delegacji.
Podstawa prawna:
-
art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a, ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1888; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1448
Jakub Rychlik
prawnik, doradca podatkowy, autor licznych publikacji
