Jak korygować błędy na fakturze niewpływające na rozliczenie VAT

Nikogo nie trzeba przekonywać, że faktura jest dokumentem o dużym znaczeniu - zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy towarów czy usług. Faktura powinna zatem zawierać wszystkie wymagane przepisami elementy. Nierzadko dochodzi jednak do błędów, pomyłek, przy czym nieprawidłowości mogą mieć różną skalę. Wystawca faktury może również popełnić błędy, które nie wpływają na rozliczenie VAT. Są to tzw. błędy mniejszej wagi. Przy czym i w tym przypadku zasadna jest ostrożność oraz korygowanie takich błędów. Niektóre z tych błędów mogą powodować obowiązek skorygowania wysłanego JPK_VAT.

Regulacja dotycząca faktur jest bardzo szczegółowa. Poza tym niektóre przepisy odnoszą się do faktur specyficznych, np. "faktur z odwrotnym obciążeniem" czy "faktur VAT marża". Pewnym wspólnym mianownikiem faktur (z wyjątkiem faktur uproszczonych), według art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT, są następujące elementy:

• data wystawienia oraz kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (np.: "nr 27/XII/2017" z 15 grudnia 2017 r., czyli faktura nr 27 w grudniu 2017 r.);
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

W praktyce za błędy mniejszej wagi uznaje się zwykle błędy inne niż dotyczące rozliczeń rachunkowych, a zatem w szczególności omyłki niewpływające na rozliczenie samego VAT. Zwykle też wadliwości nieistotne nie stoją na przeszkodzie realizacji przez nabywcę prawa do odliczenia VAT. Błędy mniejszej wagi zwykle nie powodują konieczności korekty deklaracji VAT-7. Wszystko zależy jednak od okoliczności. Błąd w nazwie kontrahenta czy NIP nie przekłada się na dane liczbowe mające znaczenie przy wypełnieniu deklaracji. Z drugiej strony błędna data wystawienia faktury może spowodować ujęcie jej w niewłaściwym okresie rozliczeniowym, o ile moment powstania obowiązku podatkowego powiązano z datą wystawienia faktury.

Inaczej jest z JPK_VAT. Błąd w danych kontrahenta może powodować obowiązek jej korekty.

1. Błędy na fakturach

Przykładów błędów na fakturach jest bardzo dużo. Nie chodzi o to, by analizować dziesiątki czy setki przypadków. Bardziej przydatne byłoby poszukanie pewnego "klucza do oceny". Prócz krajowego orzecznictwa i interpretacji organów podatkowych warto wskazać kilka tez wynikających z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE. Wynika z nich, że:

• państwa członkowskie nie mogą według swojego uznania powiązać wykonania prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej z przestrzeganiem warunków dotyczących treści faktury, które nie zostały wyraźnie przewidziane przez przepisy wskazanej dyrektywy; w omawianym przypadku chodziło m.in. o brak ciągłości numeracji faktur (zob. wyrok TSUE z 15 lipca 2010 r. w sprawie C-368/09);
• organy podatkowe nie mogą odmówić prawa do odliczenia VAT tylko na tej podstawie, że faktura dokonuje zbyt ogólnikowego opisu wykonanych usług, gdy organy dysponują wszystkimi informacjami potrzebnymi do zbadania, że świadczone usługi rzeczywiście miały miejsce. Zatem w postępowaniu podatkowym organ podatkowy może i powinien zbierać i uwzględniać także dodatkowe informacje dostarczone przez podatnika, jeśli jest to potrzebne do dokonania całościowej oceny (zob. wyrok TSUE z 15 września 2016 r. w sprawie C-516/14).

Warto również zauważyć, że podobnie wypowiedział się Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 8 listopada 2011 r. (sygn. IPPP1-443-1228/11-2/BS). Organ potwierdził prawidłowość stanowiska, że faktury nie dyskwalifikuje błąd polegający na podaniu skrótu nazwy towaru/usługi lub ich symboli. W celu ustalenia, co jest przedmiotem transakcji, można bowiem sięgnąć do umowy lub zażądać wyjaśnień od pracownika odpowiedzialnego za zakup towaru/usługi (gdy np. zamiast opisu: "Usługa budowlana: elewacja budynku" na fakturze znajduje się jedynie numer umowy podwykonawczej).

1.1. Błędy w nazwach kontrahentów

Na fakturze powinna być podana nazwa sprzedawcy i nabywcy lub ich imię i nazwisko.

Obecnie obowiązujące przepisy nie określają, jak poprzednio, że na fakturze może być podana nazwa lub nazwa skrócona. Wskazują, że powinna być podana nazwa firmy. Nie oznacza to, że podatnik nie może posługiwać się nazwą skróconą na fakturach, gdy została podana w zgłoszeniu identyfikacyjnym. W przypadku osób fizycznych powinno być podane obowiązkowo ich imię i nazwisko. Może być wskazana również dodatkowo ich nazwa. Podawanie samej nazwy w tym przypadku jest nieprawidłowe.

Potwierdza to Ministerstwo Finansów w broszurze w sprawie fakturowania:

W zakresie danych identyfikacyjnych podatnika, danymi takimi dla podatnika będącego osobą fizyczną jest imię i nazwisko. W fakturze podatnicy będący osobami fizycznymi powinni zatem podawać imię i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy. Natomiast w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze podatnicy niebędący osobami fizycznymi powinni zatem umieszczać nazwę lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Również prawidłowym rozwiązaniem jest wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej.

W praktyce faktury mogą zawierać błędy formalne co do określenia kontrahentów, np. dotyczące braku polskich liter w nazwie i adresie, braku określeń typu "spółka akcyjna" czy np. samego określenia "w upadłości". Na fakturach pojawiają się też m.in. nazwy skrócone inne od nazwy skróconej zawartej w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, jak również ma miejsce wskazywanie adresu oddziału zamiast adresu siedziby.

1.1.1. Nieprawidłowe dane podmiotów a prawo do odliczenia

W orzecznictwie sądów administracyjnych ukształtował się dość jednolity pogląd, że tylko faktura rzetelna od strony podmiotowej i przedmiotowej, a zatem dokumentująca rzeczywistą czynność wykonaną przez podmiot widniejący na tej fakturze (wystawcę), daje odbiorcy uprawnienie do odliczenia wykazanego w niej podatku. W konsekwencji nie chodzi o to, by za fakturą stały "jakiekolwiek" czynności dokonane. Faktura powinna stwierdzać rzeczywistość. Jeżeli podmiotem sprzedającym w rzeczywistości towar czy usługę jest dany podmiot, to faktury nie może wystawić jako sprzedawca inny podmiot. Nie można zatem zamieszczać na fakturze dowolnych danych podmiotowych czy nieprawidłowej kwoty, ilości itp. (por. wyrok NSA z 4 września 2013 r., I FSK 1133/12).

Przykład

Firma A wykonała usługę na rzecz firmy B. Jednak zaprzyjaźniona firma C "potrzebowała kosztów", dlatego strony dogadały się, że kto inny zostanie uwidoczniony na fakturze jako usługobiorca. W takiej sytuacji faktura wystawiona na firmę C nie daje podstaw do odliczenia VAT.

Oczywiście nieprawidłowości mogą wynikać z celowego działania podatników, innym razem - z uproszczeń bądź nieprawidłowego zastosowania przepisów (np. zagadnienia kart paliwowych czy dostaw łańcuchowych), prócz tego nieraz zachodzą pomyłki. Czym innym jest kwestia wskazania zupełnie innego podmiotu bądź sytuacja, gdy wyłączona jest możliwość identyfikacji podmiotów (np. nieczytelna faktura), a czym innym drobna omyłka.

Przykład

Jako nabywca została wskazana "Transponders International S.A." zamiast "Transponders International sp. z o.o.", przy czym nie ma wątpliwości, że chodzi o spółkę akcyjną, poza tym nie ma spółki z o.o. o tej samej nazwie. Jest to drobna omyłka, która nie wpływa na rozliczenie VAT.

Możliwe są różne sposoby dokonywania zapisów odnoszących się do formy organizacyjnoprawnej, np. "X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa" może być wskazana jako:

- X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.,

- X sp. z o.o. spółka komandytowa,

- X sp. z o.o. sp.k.

Nie wpływa to na prawo do odliczenia VAT.

Tak uznał np. Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 lutego 2015 r. (sygn. IPPP2/443-1104/14-2/MM). Stwierdził on, że nawet gdy otrzymane faktury zamiast nazwy podatnika składającej się z określenia "(…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa" zawierają nazwę "(...) sp. z o.o. s.k.", to dane te wystarczają do identyfikacji podatnika, dlatego w razie spełnienia innych warunków dotyczących związku z czynnościami opodatkowanymi i braku przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT faktury te stanowią podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, mimo że podatnik w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R i NIP-2 podał wyłącznie pełną nazwę spółki.

Powszechne jest stanowisko, że pozbawienie uprawnienia do odliczenia VAT mogłoby dotyczyć tylko takich nieprawidłowości, które wyłączają identyfikację podmiotów i przedmiotu transakcji oraz uniemożliwiają ustalenie podatku w poprawnej wysokości (zob. przykładowo wyrok WSA w Łodzi z 27 lutego 2008 r., sygn. akt I SA/Łd 1136/07).

Również MF uznaje, że nie korygujemy JPK_VAT w przypadku błędu w nazwie kontrahenta lub jego adresie, gdy mimo to możliwa jest identyfikacja kontrahenta.

Korektę JPK_VAT należy złożyć między innymi: w przypadku zmiany pozycji dotyczących: podatku należnego, podatku naliczonego, błędów dotyczących dat, w przypadku zmiany danych kontrahenta uniemożliwiających jego identyfikację.

1.1.2. Małżonkowie bądź współwłaściciele a ujęcie danych na fakturze

W praktyce mogą zaistnieć sytuacje, że majątkiem dysponuje wspólnie małżeństwo (dotyczy to np. nieruchomości czy samochodu), ale podatnikiem VAT jest wyłącznie jeden małżonek, który prowadzi działalność gospodarczą. Przepisy ustawy o VAT nie wskazują zaś małżonków jako odrębnej kategorii podatników.

Przy wystawianiu faktury należałoby wskazać jako sprzedawcę (i jej wystawcę) wyłącznie jednego z małżonków (czyli podatnika). Dyskusyjna mogłaby być kwestia, czy ujęcie obojga małżonków pozbawia nabywcę prawa do odliczenia VAT. Z ostrożności lepiej taką fakturę skorygować.

Dyrektor KIS w interpretacji z 30 sierpnia 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.370.2017.1.MAO) uznał, że jeśli na fakturze wystawionej przez zarządcę nieruchomości zamieszczono dane sześciu współwłaścicieli w polu dotyczącym danych sprzedawcy, to faktura taka jest wystawiona w sposób wadliwy. W konsekwencji usługobiorca nie ma prawa do odliczenia VAT z tej faktury. Organ wskazał bowiem, że:

(…) każdy z Wynajmujących posiada prawo do dysponowania udziałem w ww. nieruchomości i tym samym posiada status odrębnego podatnika, sprzedawcą (wskazanym na fakturze) wykonywanej na rzecz Wnioskodawczyni usługi najmu lokalu powinien być każdy z Wynajmujących oddzielnie. Nie można wystawić jednej fakturę w imieniu wszystkich współwłaścicieli. Należy zgodzić się ze Stroną, że Ustawodawca nie przewidział możliwości wystawiania faktur przez podmioty zbiorowe rozumiane jako kilku odrębnych podatników podatku VAT.

1.1.3. Określanie danych wystawcy faktury w przypadku jednostki macierzystej i oddziału

Przypomnienia wymaga, że z dniem 1 maja 2004 r. oddział jako forma organizacyjna przestał być odrębnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Jest on więc obowiązany we wszystkich sprawach związanych z rozliczeniem VAT posługiwać się NIP jednostki macierzystej. Dlatego na fakturze powinny być podawane dane spółki macierzystej. Dane oddziału mogą być zamieszczone jako informacje dodatkowe, a nie podstawowe.

Potwierdził to Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 11 stycznia 2017 r. (sygn. 1462-IPPP1.4512.1034.2016.1.AS), gdzie wskazał, że:

(...) podmiotem identyfikowanym na podstawie numeru identyfikacji podatkowej jest Spółka (jednostka macierzysta). Tym samym jest ona obowiązana do podawania swojej nazwy wraz z numerem identyfikacji podatkowej oraz adresem na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych. (…) Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać dane jednostki macierzystej z jej danymi i numerem NIP. Dodatkowo w celu łatwiejszej identyfikacji oprócz danych identyfikacyjnych Spółki, faktury mogą zawierać informacje dodatkowe pozwalające na identyfikację Oddziału (np. nazwę jaką posługuje się w obrocie gospodarczym oraz jego adres). Jak wskazano wyżej konsekwencją decyzji administracyjnej o nadaniu numeru NIP, jest jednoznaczna identyfikacja podmiotu poprzez jego NIP, nazwę i adres. Zatem nie można zgodzić się z Wnioskodawcą, że zaproponowane przez niego połączenie nazwy jednostki macierzystej z jej numerem NIP i adresem Oddziału zapewnia jednoznaczną identyfikację podmiotu. Tym samym, Spółka winna wykazywać na fakturach nazwę i adres jednostki macierzystej wraz z numerem identyfikacji podatkowej (numerem VAT). Natomiast adres Oddziału może zostać umieszczony na fakturze jako informacja dodatkowa - adres do korespondencji.

1.1.4. Faktury po centralizacji w samorządach

Po dokonanej centralizacji przez jednostkę samorządu terytorialnego to gminy, powiaty, województwa są podatnikami VAT, a nie ich jednostki organizacyjne. Ma to swoje konsekwencje dla wystawiania faktur. Dlatego jednostka budżetowa gminy, wystawiając faktury i dokumentując sprzedaż swoich towarów i usług, a także podając dane do faktur zakupowych, powinny wskazywać nazwę i adres gminy, a nie tylko np. jednostki budżetowej.

Dane jednostki budżetowej mogą znaleźć się na fakturze jako dane dodatkowe.

Jak wskazał przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji z 21 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP4.4012.143.2017.2.MK):

(...) za nieprawidłowe należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, odnośnie pytania nr 1 wniosku wskazujące, następujący sposób oznaczania stron transakcji na fakturach: nazwa Gminy, jeden z adresów wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym właściwy dla jednostki organizacyjnej realizującej sprzedaż lub dokonującej zakupu oraz NIP Gminy. Jak bowiem wynika z opisu stanu faktycznego, Gmina wraz ze swoimi jednostkami dokonała centralizacji w zakresie rozliczeń podatku od towarów i usług, a więc podatnikiem VAT jest Gmina a nie jej jednostki organizacyjne. W konsekwencji konieczne jest umieszczanie na fakturach danych Gminy (jej nazwy, adresu, NIP-u). Odrębną kwestią jest udokumentowanie związku danej czynności z działalnością jednostki. Jednostki budżetowe działają według ustalonego dla nich planu finansowego, prowadzona dokumentacja, w tym wystawiane i otrzymywane faktury, powinny więc pozwalać na odpowiednie przyporządkowanie sprzedaży lub wydatku do konkretnej jednostki. Co do zasady, nie ma przeszkód, aby dane jednostki budżetowej znajdowały się na fakturze obok danych gminy. Ustawa o VAT wprowadza katalog elementów, jakie powinna zawierać faktura, przy czym katalog ten nie jest zamknięty. Oznacza to, że na fakturze można umieszczać informacje dodatkowe, jeśli podatnik uzna, że taka jest potrzeba.

1.1.5. Dane na fakturze po przekształceniu spółek

Nierzadko zdarzają się problemy z nazwami kontrahentów na fakturze, gdy dochodzi do przekształcenia spółek. Zgodnie z art. 554 Kodeksu spółek handlowych, w przypadku gdy zmiana brzmienia firmy dokonywana w związku z przekształceniem nie polega tylko na zmianie dodatkowego oznaczenia wskazującego na charakter spółki, spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu "dawniej", przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.

W praktyce rozliczenia VAT często pojawia się problem, czy w związku z wystawieniem faktur sprzedaży oraz faktur zakupu, na których figuruje stara nazwa spółki, przed wpisem spółki przekształconej do rejestru - występuje obowiązek wystawiania dokumentów korygujących. Zależy to od tego, kiedy faktura została wystawiona. Jeśli faktury zostały wystawione przed wpisem spółki do rejestru, nie ma obowiązku korygowania faktur zawierających starą nazwę.

Potwierdził to Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 5 lutego 2015 r. (sygn. IPPP2/443-1104/14-2/MM):

(...) nie ma obowiązku wystawiania faktur korygujących ani not korygujących w przypadku, gdy faktury pierwotne zostały wystawione przed datą wpisu spółki przekształconej do właściwego rejestru. Dniem przekształcenia zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych jest dzień wpisu spółki przekształconej do rejestru. Zatem faktury wystawione przed dniem przekształcenia, w których widnieje stara nazwa spółki (spółki jawnej) zostały wystawione w sposób prawidłowy i nie ma potrzeb ich korygowania w drodze faktur korygujących lub not korygujących.

1.1.6 Faktura na zmarłego - rozliczenie przez spadkobiercę

Trzeba tu przypomnieć generalną zasadę, że spadkobiercy podatnika przejmują przewidziane w przepisach prawa podatkowego majątkowe prawa i obowiązki spadkodawcy, co wynika z art. 97 Ordynacji podatkowej. Niekiedy powstaje jednak problem z odliczeniem VAT z faktur wystawionych na firmę zmarłego, otrzymanych po jego śmierci, co dotyczy spadkobierców kontynuujących działalność gospodarczą. W tym przypadku przepisy o sukcesji nie mają zastosowania. Faktura powinna być wystawiona na nową firmę.

Dyrektor IS w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 10 czerwca 2015 r. (sygn. IBPP3/4512-203/15/AŚ) analizował problem podatnika, który po śmierci ojca otworzył działalność gospodarczą i kontynuował realizację podpisanych wcześniej przez ojca kontraktów. Do podatnika wpłynęły faktury VAT wystawione przez kontrahentów na firmę zmarłego ojca, które dotyczą działalności spadkobiercy. Organ podatkowy stwierdził, że jeśli zdarzenia gospodarcze zaistniały po śmierci ojca i dotyczą działalności gospodarczej syna, to przepisy dotyczące sukcesji podatkowej nie mają zastosowania. W związku z tym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zdarzenia zaistniałe po dniu śmierci ojca, a związane z działalnością gospodarczą syna - pod warunkiem skorygowania danych nabywcy na podatnika.

1.2. Błędne wskazywanie adresu kontrahenta

Niektórzy podatnicy podchodzą do danych na fakturze bardzo drobiazgowo, inni - mniej. Wydaje się również, że niekiedy organy podatkowe traktują pewne zagadnienia bardziej liberalnie bądź bardziej "rygorystycznie". Trzeba jednak przyznać, że dokonywane oceny nie wynikają z jakiegoś "widzimisię", a są uwarunkowane konkretnymi regulacjami prawnymi.

Na fakturze powinien być podawany, co do zasady, adres siedziby działalności gospodarczej podatnika w rozumieniu ustawy o VAT. Tak jest w przypadku spółki. Przepisy nie precyzują, jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą podatnik powinien wskazać w fakturze. Zdaniem organów podatkowych w tym przypadku powinien być wskazany adres zamieszkania.

Przykładowo Dyrektor IS w Łodzi (interpretacja z 5 marca 2014 r., sygn. IPTPP1/443-943/13-2/MG) analizował problem, czy jeśli na fakturze, gdzie jako kontrahent, widnieje osoba fizyczna, należy podawać jej adres rejestracyjny czy adres prowadzonej działalności. Zdaniem organu interpretacyjnego adres podatnika wykazywany na fakturze musi być zgodny z adresem podanym w zgłoszeniu identyfikacyjnym podatnika. Należy bowiem odwołać się do danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, które jest podstawą wpisu do rejestru podatników VAT. Podatnicy będący osobami fizycznymi określają tam jednak jedynie adres zamieszkania. Nie ma zaś pozycji, w której należałoby wpisać adres, pod którym podatnik prowadzi działalność gospodarczą. Stąd dane podatnika podawane na fakturze powinny być zgodne przede wszystkim z danymi identyfikacyjnymi wykazanymi w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R. Przy czym, jak zauważył organ:

(…) art. 106e ust. 1 ustawy, określa minimalny zakres danych, jakie powinna zawierać faktura i nie nakłada ograniczeń w sprawie umieszczenia na fakturze dodatkowych danych identyfikujących dostawców, nabywców czy też towarów. Tym samym umieszczenie na fakturze, oprócz adresu zamieszkania, także adresu prowadzenia działalności (o ile taki adres prowadzenia działalności widnieje również na zaświadczeniu o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej) nie będzie błędem.

Należy uznać, że nieprawidłowość polegająca na podawaniu innego adresu, przykładowo korespondencyjnego lub prowadzenia działalności, nie wpływa np. na prawo do odliczenia VAT. Zdaniem MF w takim przypadku nie ma również obowiązku korekty JPK_VAT, gdy na podstawie pozostałych danych można zidentyfikować kontrahenta.

Warto też zauważyć, że błędem "jeszcze mniejszej wagi", który nie wpływa na odliczenie VAT, jest podawanie nazw skróconych ulic. Taki przypadek został opisany w interpretacji Dyrektora KIS z 24 marca 2017 r. (sygn. 3063-ILPP2-1.4512.18.2017.2.AWA), który stwierdził:

(…) nie wszystkie braki faktur wykluczają możliwość zweryfikowania prawidłowości ustalenia podatku. Należy zatem zauważyć, że umieszczenie na fakturze niepełnej nazwy adresu podatnika poprzez podanie nazwy ulicy w wersji skróconej, tj. (samo nazwisko, nr) lub ul. (skrót imienia i nazwisko, nr), zamiast ul. (imię i nazwisko, nr), przy jednoczesnym prawidłowym numerze NIP Gminy i prawidłowej jej nazwie jest jedynie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości prawidłowego określenia nabywcy towarów i usług, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego. Nie można zatem stwierdzić, że wystawienie faktury w sposób opisany we wniosku pozbawia Wnioskodawcę prawa do odliczenia kwoty podatku naliczonego z niej wynikającego.

1.3. Problemy z NIP na fakturze

Brak numeru NIP nabywcy w treści faktury dokumentującej zakup towaru czy usługi nie powoduje utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tego dokumentu. Potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 4 sierpnia 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.189.2017.1.MJ).

Jeśli dana faktura potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i zawiera jedynie wadliwości mniej istotne (co nie wpływa na wykazanie stron transakcji, jej przedmiotu oraz należnych kwot, w tym VAT), to brak numeru NIP nabywcy nie może prowadzić do kwestionowania uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury.

Przyjmuje się także, że błędne określenie NIP kontrahenta może być skorygowane przez wystawienie noty korygującej.

W przypadku wysłania JPK_VAT z błędnym numerem NIP kontrahenta należy złożyć jego korektę.

1.4. Błąd w dacie dokonania dostawy bądź świadczenia usługi

Faktura powinna zawierać m.in. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty zaliczkowej, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W praktyce daty mogą nie być znane. Dotyczy to zwłaszcza faktur wystawionych przed dokonaniem dostawy towarów z transportem bądź zakończeniem świadczenia usługi.

Potwierdził to Dyrektor IS w Poznaniu w interpretacji z 2 marca 2015 r. (sygn. ILPP1/443-1098/14-2/TK), uznając, że faktura nie musi zawierać daty dokonania dostawy, jeżeli nie jest znana podatnikowi.

Jeśli zaś data zostałaby wykazana na fakturze "zawczasu" w sposób błędny, czyli jest inna niż data faktycznej dostawy towaru - podatnik jest obowiązany skorygować pierwotnie wystawioną fakturę i na fakturze korygującej jako datę sprzedaży wskazać datę, w której faktycznie miała miejsce dostawa towaru (interpretacja Dyrektora IS w Poznaniu z 22 kwietnia 2014 r., sygn. ILPP5/443-11/14-5/KG).

1.5. Błędne tłumaczenie nazwy usługi/towaru na fakturze

Jeżeli podatnik w sposób niewłaściwy nazwał transakcję w zakresie sprzedaży towaru lub dokonanej usługi (np. na skutek błędu w tłumaczeniu na język polski dokumentu wystawionego w języku obcym), uchybienie to nie powinno pozbawiać prawa do odliczenia VAT, o ile rzeczywistą podstawę wystawienia faktury stanowią czynności faktycznie wykonane (zob. wyrok NSA z 9 lutego 2000 r., sygn. akt I SA/Wr 1885/99).

1.6. Błąd w opisie słownym kwoty do zapłaty

Podanie błędnie kwoty słownie, np. "sto dwadzieścia cztery złote" nie podważa na tyle faktury, by nie było możliwe odliczenie VAT przez nabywcę, gdy pozostałe dane rachunkowe podano poprawnie oraz "układają się w logiczną całość" (np. 100 zł netto + 23 zł VAT oraz 123 zł brutto).

2. Sposób na korygowanie nieprawidłowych danych podmiotu na fakturze

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą (art. 106k ustawy o VAT). Notą korygującą nie można jednak zmienić wszystkich danych.

Nota korygująca nie może korygować pomyłek wartościowych faktury, takich jak:

• miara i ilość towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto,
• kwoty opustów lub obniżek cen,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka i kwota podatku,
• suma wartości sprzedaży netto oraz
• kwoty należności ogółem.

Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Nota korygująca może dotyczyć pomyłek związanych z nazwą sprzedawcy bądź nabywcy (dane z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Trzeba jednak zaznaczyć, iż dotyczy to tylko pewnych omyłek, a nie całkowitej zmiany danych (na innego podatnika).

Przykładowo Dyrektor IS w Bydgoszczy w interpretacji z 19 sierpnia 2014 r. (sygn. ITPP3/443-264/14/MD) uznał za prawidłowe stanowisko, że błąd polegający na tym, iż faktura została wystawiona na rzecz osoby fizycznej prowadzącej gospodarstwo rolne, zamiast na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności (zakup materiałów budowlanych na cele mieszkaniowe), można poprawić poprzez wystawienie noty korygującej.

Jednak z drugiej strony Dyrektor IS w Łodzi w interpretacji z 30 grudnia 2013 r. (sygn. IPTPP4/443-694/13-6/JM) przypomniał, że wystawienie noty korygującej nie może wiązać się ze zmianą podmiotu umowy sprzedaży. Zatem jeśli błędne są wszystkie dane nabywcy towaru lub usługi wskazane na fakturze, to nie jest dopuszczalne wystawienie noty korygującej. Jedynym sposobem naprawienia tego typu błędu jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, które po centralizacji nadal otrzymują faktury wystawione na swoje jednostki organizacyjne. Nie muszą one występować o wystawienie faktury korygującej - mogą wystawić notę korygującą. Potwierdziło to MF w wydanej broszurze informacyjnej z 24 listopada 2016 r. "Centralizacja rozliczeń w podatku VAT Jednostek Samorządu Terytorialnego":

Faktury dokumentujące dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi od dnia centralizacji, które nieprawidłowo zostaną wystawione na jednostki organizacyjne JST, powinny zostać skorygowane w tym zakresie przez JST notą korygującą.

Przy okazji warto również przytoczyć spostrzeżenie z uzasadnienia interpretacji Dyrektora IS w Poznaniu z 26 czerwca 2014 r. (sygn. ILPP1/443-283/14-4/AW):

(...) użycie przez ustawodawcę wyrażenia, że nabywca "może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą" wcale nie oznacza, jak twierdzi Wnioskodawca, że prawodawca pozostawił nabywcy możliwość wyboru na zasadzie uprawnienia podatnika, że albo wystawi notę korygującą albo nie.

Oznacza to, że w niektórych przypadkach można wystawić notę korygującą zamiast faktury korygującej, jednak faktura korygująca (zamiast noty) też jest dopuszczalna. Poza tym sprzedawca nie ma wyboru. Może wystawić tylko fakturę korygującą.

Podstawa prawna:

• art. 106a-106q ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

• art. 220 i 226 dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 77, s. 1, ze zm.)

• art. 97 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 201; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1537

• art. 554 ustawy z 15 grudnia 2000 r. - Kodeks spółek handlowych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1577

Łukasz Matusiakiewicz

radca prawny specjalizujący się w tematyce podatków