Monitor Księgowego 22/2017, data dodania: 24.10.2017

Jak upoważnić pracownika do wystawiania faktur i jakie są tego konsekwencje

Faktury wystawiane przez podatnika nie wymagają podania imienia i nazwiska lub zamieszczenia podpisu ich wystawcy (wyjątkiem jest faktura VAT RR). Nie oznacza to jednak, że faktury w firmie może wystawiać dowolna osoba. Z pewnością prawo do wystawiania faktur ma podatnik, ale też faktury - w imieniu podatnika - może wystawiać upoważniona przez podatnika osoba, zazwyczaj będąca pracownikiem. Formalne upoważnienie takiej osoby ułatwia ustalenie osoby odpowiedzialnej za nieprawidłowości.

Przepis określony przez art. 106e ustawy o VAT, który wskazuje na obowiązkowe elementy faktury, nie zawiera wymogu podpisania faktury przez podatnika, który ją wystawił. Wyjątkiem jest faktura VAT RR (art. 116 ust. 2 pkt 13 ustawy o VAT), która wymaga czytelnego podpisu osoby uprawnionej do jej wystawienia lub podania imienia i nazwiska tej osoby wraz z podpisem. Poza fakturą VAT RR żadne inne faktury (korekty, noty korygujące czy duplikaty faktur) nie muszą być podpisane przez ich wystawcę.

 

Brak obowiązku podpisania faktury przez wystawcę nie wyklucza jednak ich podpisywania przez samego podatnika lub upoważnionego przez niego pracownika. Upoważnienie pracownika do wystawiania faktur i ich podpisywania jest wskazane przede wszystkim w firmach z rozbudowaną strukturą organizacyjną. Ale nie jest to zasada. Także w mniejszych firmach, np. u przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, takie upoważnienie jest wskazane choćby z uwagi na nieobecność właściciela.

 

Upoważnienie pracownika do wystawiania faktur ma przede wszystkim taką zaletę, że ułatwia weryfikację osoby zaangażowanej w proces sprzedaży towarów i usług i jej fakturowania, co z kolei służy wyeliminowaniu nieprawidłowości w tym zakresie, minimalizuje ryzyko powstania pomyłek i zapewnia przejrzystość procedury wystawiania faktur. Z pewnością ułatwia ustalenie osoby odpowiedzialnej za nieprawidłowości czy nadużycia związane z wystawianiem faktur oraz określenie zasad i stopnia odpowiedzialności.

 

Upoważnienie do wystawiania faktur przez pracownika może wynikać z umowy o pracę. Jest to jednak rzadko praktykowane rozwiązanie. Najczęściej upoważnienie to przybiera formę odrębną od umowy o pracę, tzn. wynika z wewnętrznych procedur obowiązujących w danej firmie, które określają zakres obowiązków osób (pracowników) wystawiających faktury oraz tryb ich postępowania.

 

Przykład takiej procedury wewnętrznej w postaci zarządzenia wraz z upoważnieniem pracownika do wystawiania faktur (faktur korygujących) może wyglądać następująco:

Zarządzenie w sprawie wystawiania faktur

Zarządzenie nr 5/2017

Zarządu ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie

z dnia 21 listopada 2017 r.

w sprawie wystawiania faktur (faktur korygujących)

 

1. W celu zapewnienia prawidłowego procesu wystawiania faktur (faktur korygujących) przez pracowników ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie:

a) wprowadza się ogólne zasady postępowania związane z wystawianiem faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług oraz określa zasady odpowiedzialności osób upoważnionych do ich wystawiania,

b) ustala się wzór upoważnienia pracownika do wystawiania faktur (faktur korygujących) stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

2. W przypadku gdy dostawa towarów lub świadczenie usług podlega obowiązkowi wystawienia faktury upoważniony pracownik ABC Sp. z o.o.:

a) wystawia fakturę zawierającą wszystkie wymagane elementy, o których mowa w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm. (dalej: ustawy o VAT),

b) w sytuacji uzasadniającej wystawienie faktury korygującej, o której mowa w art. 106j ustawy o VAT, jest zobowiązany do jej wystawienia.

 

3. Upoważniony pracownik każdorazowo po wystawieniu faktury (faktury korygującej) jest zobowiązany do zweryfikowania:

  • jej zgodności z faktycznym przebiegiem transakcji oraz

  • poprawności danych na niej umieszczonych, w tym posiadania przez nią wszystkich wymaganych elementów, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT.

 

4. Upoważniony pracownik jest zobowiązany do wykazywania samodzielności w zakresie obowiązków określonych niniejszą procedurą, w tym dbania o odpowiedni poziom wiedzy własnej w zakresie dokumentowania transakcji zgodnie z przepisami o VAT i bieżącego weryfikowania zmian stanu prawnego.

 

5. Osobami, które są uprawnione do wystawienia i podpisania "Upoważnienia pracownika do wystawiania faktur (faktur korygujących)", są:

….......................................................................................................................

….......................................................................................................................

(np. członek zarządu, główny księgowy, dyrektor finansowy lub inne osoby)

 

6. Nadzór organizacyjny oraz merytoryczny związany z wykonaniem zarządzenia, w szczególności nadzór nad zapewnieniem procesu prawidłowego wystawiania faktur (faktur korygujących), powierza się głównemu księgowemu w ABC Sp. z o.o.

 

7. W przypadku istotnych wątpliwości związanych z udokumentowaniem czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, których pomimo podjętej próby wyjaśnienia we własnym zakresie nie udało się wyeliminować, upoważniony pracownik jest zobowiązany do zgłoszenia ich głównemu księgowemu.

 

8. Pracownik upoważniony do wystawiania faktur (faktur korygujących) ponosi odpowiedzialność za prawidłową realizację obowiązków przypisanych mu na podstawie niniejszej procedury, w tym za zgodność wystawionych faktur (faktur korygujących) z faktycznym przebiegiem transakcji, ich rzetelność i poprawność w zakresie określonym przez art. 106e ustawy o VAT.

 

9. Główny księgowy ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i zgodne z przepisami o VAT dokumentowanie czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, monitorowanie zmian w tych przepisach oraz za zapewnienie nadzoru organizacyjnego i merytorycznego w zakresie określonym niniejszą procedurą.

 

10. Zarządzenie wchodzi z dniem 1 stycznia 2018 r.

 

Piotr Michalski

..................................................

Prezes Zarządu ABC Sp. z o.o.

 

 

 

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 5/2017

Zarządu ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie

z dnia 21 listopada 2017 r.

 

 

 

......................................

(miejscowość i data)

 

Upoważnienie pracownika do wystawiania faktur (faktur korygujących)

 

 

Z dniem ................................... upoważniam Panią/Pana*: ..............................................................

(imię i nazwisko)

zam. ....................................................................................................................................................

(adres zamieszkania)

zatrudnioną/-ego* w ABC Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Zimowa 1 na stanowisku ................................................................. do wystawiania faktur (faktur korygujących) w imieniu i na rzecz firmy.

 

Wyżej wymieniony pracownik ABC Sp. z o.o. jest obowiązany do przestrzegania zakresu obowiązków wynikających z procedury określonej w zarządzeniu nr 5/2017 z 21 listopada 2017 r.

 

Odwołanie upoważnienia może nastąpić w dowolnym momencie wyłącznie w formie pisemnej.

 

Upoważnienie wygasa z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub zmiany stanowiska pracy.

 

 

......................................................................

podpis osoby wystawiającej upoważnienie

_______________

* niewłaściwe skreślić

 

 

Upoważnienie pracownika do wystawiania faktur (udzielenie mu pełnomocnictwa w tym zakresie) nie podlega opłacie skarbowej, o której mowa w ustawie z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1827 ze zm. Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy opłacie skarbowej podlega złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa albo jego odpisu, wypisu lub kopii - w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym. Upoważnienie udzielone pracownikowi ma charakter wewnętrzny w firmie (nie jest przedkładane np. przed organem podatkowym), co powoduje, że nie stanowi czynności złożenia pełnomocnictwa do właściwego organu w postępowaniu z zakresu administracji publicznej lub postępowaniu sądowym.

 

PODSTAWA PRAWNA:

 

  • art. 106e, art. 106j, art. 116 ust. 2 pkt 13 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221

  • art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1827; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1566.

 

Aneta Szwęch

praktyk, autorka licznych publikacji z zakresu podatków i rachunkowości

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK