19/2015, data dodania: 29.09.2015 Metody, terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji
Inwentaryzacja aktywów i pasywów powinna być przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego. Fakt, że należy ją przeprowadzić na ten dzień, nie oznacza, że czynności inwentaryzacyjne należy wykonać tego dnia (byłoby to w większości przypadków niemożliwe). Dlatego termin ten uznaje się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczyna się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy 15 stycznia następnego roku. W przypadku jednostek, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, inwentaryzację za 2015 r. można było rozpocząć 1 października 2015 r. i należy ją zakończyć do 15 stycznia 2016 r.
Mimo dość szeroko zakreślonego okresu, w którym możliwe jest prowadzenie inwentaryzacji, należy zaznaczyć, że możliwość wcześniejszego rozpoczęcia czynności inwentaryzacyjnych nie dotyczy wszystkich aktywów. Niektóre z nich muszą być inwentaryzowane koniecznie w ostatnim dniu każdego roku obrotowego. Warto też wiedzieć, że ustawa o rachunkowości dopuszcza ponadto różną częstotliwość dokonywania inwentaryzacji. Przypominamy w formie tabelarycznej obowiązujące terminy jej przeprowadzenia dla poszczególnych aktywów i pasywów.
Tabela 1. Przedmiot i termin inwentaryzacji drogą spisu z natury
| INWENTARYZACJA DROGĄ SPISU Z NATURY | |||
| Lp. | Przedmiot inwentaryzacji (składniki majątku) | Termin i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji | Podstawa prawna |
| 1. | Aktywa pieniężne, tj. krajowe środki pieniężne, waluty obce i dewizy, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych | Ostatni dzień każdego roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 1 uor |
| 2. | Papiery wartościowe w postaci materialnej | Ostatni dzień każdego roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 1 uor |
| 3. | Produkty w toku produkcji | Ostatni dzień każdego roku obrotowego | art. 26 ust. 3 pkt 1 uor |
| 4. | Materiały i towary odpisywane bezpośrednio w koszty na dzień zakupu | Ostatni dzień każdego roku obrotowego | art. 26 ust. 3 pkt 1 uor |
| 5. | Wyroby gotowe odpisywane bezpośrednio w koszty w momencie ich wytworzenia | Ostatni dzień każdego roku obrotowego | art. 26 ust. 3 pkt 1 uor |
| 6. | Towary i materiały (opakowania) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki | Raz w roku obrotowym (w dowolnym momencie roku) | art. 26 ust. 3 pkt 4 uor |
| 7. | Zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną | Raz w roku obrotowym (w dowolnym momencie roku) | art. 26 ust. 3 pkt 5 uor |
| 8. | Materiały, towary, wyroby gotowe i półprodukty znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową | Raz w ciągu 2 lat obrotowych | art. 26 ust. 3 pkt 2 uor |
| 9. | Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie | Raz w ciągu 4 lat obrotowych | art. 26 ust. 3 pkt 3 uor |
| 10. | Materiały, towary, wyroby gotowe i półprodukty, jeśli znajdują się na terenie niestrzeżonym lub na terenie strzeżonym, lecz nie są objęte ewidencją ilościowo-wartościową | Ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku | art. 26 ust. 3 pkt 1 uor |
| 11. | Środki trwałe, inne niż nieruchomości, znajdujące się na terenie strzeżonym | Ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku | art. 26 ust. 1 pkt 1 w powiązaniu z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor |
| 12. | Maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym | Ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku | art. 26 ust. 1 pkt 1 w powiązaniu z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor |
| 13. | Składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania (nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania) | Ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku | art. 26 ust. 2 uor |
Tabela 2. Przedmiot i termin inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda
| INWENTARYZACJA DROGĄ POTWIERDZENIA SALDA | |||
| Lp. | Przedmiot inwentaryzacji (składniki majątku) | Termin i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji | Podstawa prawna |
| 1. | Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (z tym że papiery wartościowe w formie zdematerializowanej inwentaryzuje się na ostatni dzień każdego roku obrotowego) | Ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku | art. 26 ust. 1 pkt 2 w powiązaniu z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor |
| 2. | Należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem należności inwentaryzowanych w drodze weryfikacji) | Ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku | art. 26 ust. 1 pkt 2 uor |
| 3. | Własne składniki aktywów powierzone kontrahentom | Ostatni kwartał roku obrotowego do 15. dnia następnego roku | art. 26 ust. 1 pkt 2 uor |
Tabela 3. Przedmiot i termin inwentaryzacji drogą porównania danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów
| INWENTARYZACJA DROGĄ WERYFIKACJI POPRZEZ PORÓWNANIE DANYCH ZAWARTYCH W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH Z DANYMI WYNIKAJĄCYMI Z DOKUMENTÓW | |||
| Lp. | Przedmiot inwentaryzacji (składniki majątku) | Termin i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji | Podstawa prawna |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony | Na ostatni dzień roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 3 uor |
| 2. | Grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (prawo wieczystego użytkowania gruntu oraz spółdzielcze prawo do lokalu) | Na ostatni dzień roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 3 uor |
| 3. | Należności sporne | Na ostatni dzień roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 3 uor |
| 4. | Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych | Na ostatni dzień roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 3 uor |
| 5. | Należności i zobowiązania publicznoprawne | Na ostatni dzień roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 3 uor |
| 6. | Aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda nie było możliwe, np.: - środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń - wartości niematerialne i prawne - rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów - kapitały i fundusze własne - kapitały i fundusze specjalne - rezerwy - należności i zobowiązania od kontrahentów, jeżeli nie uzyskano od nich potwierdzenia salda - własne składniki powierzone kontrahentom, jeśli nie uzyskano od nich potwierdzenia stanu (salda) - aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo | Na ostatni dzień roku obrotowego | art. 26 ust. 1 pkt 3 uor |
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1333
Paweł Muż
ekonomista, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista ds. rachunkowości
