Gazeta Samorządu i Administracji 20/2016, data dodania: 17.10.2016

Kiedy i z jaką datą zarządzić inwentaryzację w urzędzie

Zbliża się 31 grudnia 2016 r., a tym samym coroczny obowiązek przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów przez sektor finansów publicznych. W tym roku będzie to szczególne wyzwanie, gdyż ostatni dzień roku przypada na dzień wolny od pracy (sobota). Ale to nie jedyna trudność związana z inwentaryzacją, o której prezydenci miast, burmistrzowie i wójtowie powinni wiedzieć.

Regulacje dotyczące terminów, metod i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w przepisach ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (art. 26 i 27; dalej: u.r.). W tej ustawie wskazano również (art. 4 ust. 5), że odpowiedzialnym za jej przeprowadzenie jest kierownik jednostki, zdefiniowany jako członek/członkowie organu zarządzającego (art. 3 ust. 1 pkt 6). Natomiast samą odpowiedzialność i jej znamiona określono w ustawie z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych - (w art. 18 ust. 1 w zw. z art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych) - gdzie wskazano, że zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Oznacza to, że prezydenci miast, burmistrzowie oraz wójtowie, ale również - w szczególnych sytuacjach - ich zastępcy, odpowiadają za rzetelne i, co najważniejsze, terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji.

O tym przeczytasz w książce "Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych - przeprowadzanie, rozliczanie i dokumentowanie"

Jest oczywiste, że osoba kierownika jednostki, nawet w małej gminie, nie wykonuje czynności inwentaryzacyjnych. Nie uczestniczy w pracach zespołów spisowych, nie przygotowuje dokumentacji i nie tworzy instrukcji. Czynności te wykonują pracownicy odpowiednich komórek. Niezależnie jednak od tego, kto wykonuje te prace i pod czyim nadzorem, zawsze odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Oznacza to, że - co do zasady - prezydenci miast, burmistrzowie i wójtowie nie mogą lekceważyć faktu przeprowadzenia inwentaryzacji.

Zarządzenie inwentaryzacji

Bazą przeprowadzania inwentaryzacji jest ustawa o rachunkowości, przepis prawa w zasadzie nieprzystosowany do realiów sektora finansów publicznych, a do tego koncepcyjnie bazujący na rozwiązaniach z lat 90. XX w. Powoduje to wiele wątpliwości interpretacyjnych, w konsekwencji niejednokrotnie jest też wykorzystywany przez organy kontrolujące do stawiania własnych interpretacji - z reguły niekorzystnych dla jednostki kontrolowanej, by w tym miejscu wymienić, jako przykład, różny i często sprzeczny ze sobą sposób interpretowania "15 stycznia" jako terminu zakończenia inwentaryzacji. Warto mieć tego świadomość, gdyż wiele wątpliwości praktycznych jest nierozwiązywalnych z poziomu przepisu, trzeba wtedy liczyć na tzw. zdrowy rozsądek.

Nie pomaga również częsty "zbieg" przepisów ogólnych i tzw. branżowych, które tę samą czynność mogą różnie interpretować. Klasycznym przykładem jest wątpliwość w zakresie inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych.

W miastach i gminach podstawą przeprowadzania inwentaryzacji musi być zarządzenie w sprawie jej przeprowadzenia, podpisane przez kierownika jednostki, wydane przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych. Oznacza to, że zarządzenie w sprawie inwentaryzacji jest formalnym rozpoczęciem rocznej inwentaryzacji. Praktyka pokazuje, że dobrze napisane zarządzenie znacznie ułatwia przeprowadzenie samej inwentaryzacji, ale również minimalizuje liczbę błędów podczas jej przeprowadzania.

Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji jest niezwykle ważnym dokumentem, jednak to, jak faktycznie wygląda inwentaryzacja, często jest pochodną zapisów nie samego zarządzenia, lecz instrukcji inwentaryzacyjnej. Instrukcja ta jest technicznym dokumentem opisującym przebieg i zasady dokumentowania inwentaryzacji, często dokumentem napisanym "na kilka lat". Formalnie musi również być przyjęta przez kierownika jednostki, który sprawował tę funkcję w dniu, gdy była ona przyjmowana. W wielu przypadkach instrukcja inwentaryzacyjna jest pułapką dla samej jednostki, gdyż zapisy w niej zawarte albo są niewykonalne np. z uwagi na zmiany, jakie zaszły w jednostce, albo na tyle archaiczne, że z przyczyn oczywistych niewykonywane już od wielu lat, np. arkusze spisu z natury w dwóch egzemplarzach wypełniane przez kalkę. Takie błędy stanowią "pożywkę" do organów kontrolujących.

Terminy i daty

W wielu przypadkach pojęcie inwentaryzacji (w powszechnym postrzeganiu) ogranicza się do spisu z natury i to do spisu z natury środków trwałych, zapominając nawet o pozostałych środkach trwałych. Może to wynikać z faktu, że w wielu jednostkach jest olbrzymia ilość składników majątku i ich spis w zasadzie dezorganizuje pracę jednostki na długie dni. Niestety - z punktu widzenia prezydentów miast, burmistrzów oraz wójtów - inwentaryzacja to nie tylko spis z natury i nie odbywa się ona tylko raz na cztery lata. Przepisy prawa (u.r.) nakazują przeprowadzenie inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku (tj. 31 grudnia) - na szczęście dając prawo do wykonania większości czynności w innej dacie niż 31 grudnia. Przykładowo - spis z natury wykonywany na początku grudnia, faktycznie jest spisem według stanu na dzień 30 listopada, ale równocześnie jest wypełnieniem obowiązku inwentaryzacji rocznej na dzień 31 grudnia. Oczywiście pod warunkiem dobrze napisanego zarządzenia. Gdyby takiej możliwości nie było - wszystkich czynności (tj. spisu, ale także rozliczenia) należałoby dokonać tylko jednego dnia, tj. 31 grudnia, oczywiście przed północą.

Kolejna sprawa, związana z faktem ograniczenia postrzegania inwentaryzacji jako spisu z natury, to świadome lub nieświadome pomijanie dwóch pozostałych metod inwentaryzacji - potwierdzenia salda oraz weryfikacji z odpowiednimi dokumentami. Te czynności musimy w zasadzie wykonywać corocznie, ale ponieważ w codziennej pracy ich przeprowadzanie najczęściej spoczywa na barkach pracowników działu księgowości, nie są uciążliwe dla samej jednostki - tym samym niezauważalne. Jednak to nadal inwentaryzacja roczna i musi podlegać wszystkim "rygorom" jej narzuconym. Nie może np. zostać przeprowadzona bez zarządzania czy "trochę niedokładnie".

WAŻNE

Trwają prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o rachunkowości. Jedną z proponowanych zmian jest nowelizacja art. 26 ust. 3 u.r. polegająca na doprecyzowaniu, że ułatwienia (polegające na wskazaniu terminów szczególnych i częstotliwości przeprowadzonej inwentaryzacji) dotyczyć będą inwentaryzacji przeprowadzanej wyłącznie metodą spisu z natury i potwierdzenia sald.

Dochodzimy do wskazanego na wstępie 31 grudnia 2016 r., który w tym roku jest dniem wolnym od pracy - co mamy wtedy zrobić? Zobligować pracowników do przyjścia do pracy? Na szczęście nie. Przeprowadzenie czynności "wg stanu na dany dzień" z reguły nie wymaga dokonania faktycznych czynności tego właśnie dnia. Nawet w przypadku kasy, która jest nieczynna 31 grudnia, nie ma potrzeby, aby specjalnie "uruchamiać" procedurę inwentaryzacyjną, nie mówiąc o weryfikacji z odpowiednimi dokumentami według stanu na dzień 31 grudnia, której nawet nie dałoby się wykonać, bo z reguły nie zostały jeszcze ujęte wszystkie dokumenty.

Przede wszystkim ważne jest dobrze napisane zarządzenie, a po drugie - inwentaryzacja musi być przeprowadzona zgodnie z rozsądkiem. I jeszcze jedna kwestia - moim zdaniem kluczowa - związana z odpowiedzialnością kierownika jednostki za inwentaryzację. Otóż w praktyce kierownicy jednostek, tj. prezydenci miast, burmistrzowie i wójtowie, nie sprawują żadnego nadzoru nad inwentaryzacją. Nie ustanawia się kontrolerów podczas jej trwania, nie dokonują sami jakichkolwiek czynności kontrolnych. Co, niestety, ma potem swoje negatywne skutki podczas kontroli.

PIOTR RYBICKI

autor od ponad 10 lat prowadzi liczne szkolenia i konsultacje z obszaru inwentaryzacji w sektorze finansów publicznych

PODSTAWY PRAWNE

● art. 4, art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

● art. 18 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1250)

● art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1454)

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK