Rachunkowość Budżetowa 21/2015, data dodania: 02.11.2015

Błędy popełniane podczas przeprowadzanej inwentaryzacji - część II

Przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku jednostki to szereg zadań do wykonania - podczas przebiegu tego procesu zdarza się popełniać błędy, zarówno na etapie organizacyjnym, jak i na etapie przebiegu - realizacji oraz rozliczenia.

Inwentaryzacja może być przeprowadzana w różny sposób w zależności od jej zakresu i celu. Charakterystykę poszczególnych rodzajów inwentaryzacji przedstawia tabela 1.

Tabela 1. Rodzaje inwentaryzacji

Rodzaje inwentaryzacji

Charakterystyka

Inwentaryzacja kompleksowa (całościowa)

● dotyczy wszystkich źródeł majątku jednostki,
● polega na ustaleniu stanu księgowego i faktycznego majątku jednostki, na określony dzień,
● jest metodą najbardziej rozpowszechnioną;

Inwentaryzacja kompleksowa ciągła

● jest stosowana w jednostkach, które charakteryzują się dużymi obrotami materiałowymi,
● polega na przeprowadzeniu czynności spisowych przez wyznaczoną komórkę we wcześniej ustalonych terminach,
● sposób przeprowadzenia - cykliczny;

Inwentaryzacja cząstkowa (wyrywkowa)

● dotyczy określonego zbioru majątku jednostki i określonego terminu,
● przeprowadzana jest w sytuacjach:
● zdarzenia losowego,
● przekazania obowiązków,
● kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
● przeglądów magazynowych,
● zmiany formy organizacyjnej jednostki.

Poza wymienionymi w tabeli 1 rodzajami inwentaryzacji można wymienić wiele innych jej odmian, jak na przykład: inwentaryzacja uproszczona, doraźna, cykliczna, rozliczeniowa, kontrolna, szacunkowa. Różnią się one między sobą organizacją i techniką (metodą) ich przeprowadzania.

Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala się, stosując różne organizacyjno-techniczne sposoby. Sposoby inwentaryzowania dostosowane są do specyfiki objętych nimi składników. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości w art. 26 określa trzy podstawowe sposoby (metody) przeprowadzania inwentaryzacji z przypisaniem ich do określonych grup składników (patrz: tabela 2).

Tabela 2. Metody przeprowadzenia inwentaryzacji

Metody przeprowadzenia inwentaryzacji

Charakterystyka

Spis z natury

dotyczy składników, do których można zastosować ogólnie stosowane procedury obliczeniowe lub pomiarowe

Uzyskanie potwierdzenia sald

wykorzystywana przy inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych jednostki i należności udostępnianych innym użytkownikom

Weryfikacja stanów księgowych na podstawie ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi

stosowana w przypadku:
● mienia trudno dostępnego, co do którego brak jest możliwości rzetelnego pomiaru,
● innych składników niezinwentaryzowanych metodą spisu z natury lub uzyskania potwierdzenia sald.

Opierając się na przedstawionych w tabeli 2 metodach przeprowadzenia inwentaryzacji, nieprawidłowości, jakie pojawiają się w związku z inwentaryzacją, można podzielić na błędy dotyczące :

● ogólnego przebiegu inwentaryzacji,

● przygotowania dokumentacji,

● przebiegów spisów z natury,

● przebiegu potwierdzenia sald,

● przeprowadzenia weryfikacji,

● rozliczenia inwentaryzacji.

Tabela 3. Błędy popełniane na etapie organizacyjnym przeprowadzenia inwentaryzacji

Błąd/uchybienie

Konsekwencja

Brak stosownych wewnętrznych regulacji, normujących zasady przygotowania inwentaryzacji, w tym nieustalenia harmonogramu przeprowadzenia inwentaryzacji

● nawarstwienie się kilku przedsięwzięć w jednym czasie,
● brak zdyscyplinowania osób powołanych do dokonywania czynności inwentaryzacyjnych,
● brak możliwości kontroli realizacji określonych czynności,
● zaistnienie ryzyka ustalenia wyników inwentaryzacji po dniu bilansowym;

Brak określenia w zarządzeniu kierownika jednostki o inwentaryzacji daty, kiedy ma być przeprowadzona inwentaryzacja, z określeniem: dnia, miesiąca, roku

● brak podstaw do odniesienia się do ewidencji,
● brak spójności w czynnościach inwentaryzacyjnych,
● niestaranność przeprowadzonych spisów z natury,
● wykonywanie niezaplanowanych czynności wyjaśniających, uzgadniających;

Niedokonanie korekty zarządzenia kierownika jednostki o inwentaryzacji w sytuacji:

● zastępstw osób z zespołów spisowych lub komisji,
● zamiany terminów w harmonogramie przeprowadzenia inwentaryzacji

● wykonywanie czynności inwentaryzacyjnych przez osoby nieupoważnione,
● rozliczanie przez osoby nieupoważnione,
● funkcjonowanie fikcyjnej podległości na czas inwentaryzacji;

Rezygnacja ze szkolenia osób powołanych do dokonania czynności inwentaryzacyjnych, w tym z komisją inwentaryzacyjną i zespołami spisowymi

● niezrozumienie znaczenia, sensu i celu inwentaryzacji,
● doprowadzenie do uchybień na etapie organizacyjnym przeprowadzenia inwentaryzacji, co skutkuje dalszymi uchybieniami na etapie właściwym i rozliczeniowym,
● przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób nierzetelny i niekompletny,
● rozciąganie w czasie prac inwentaryzacyjnych i nieuzasadnione przerywanie tych prac na wiele dni lub tygodni;

Brak ustalenia odrębnej komisji inwentaryzacyjnej i podległych jej zespołów spisowych

● brak nadzoru nad zespołami spisowymi,
● brak nadzoru nad realizacją harmonogramu przeprowadzenia inwentaryzacji,
● brak możliwości rozdzielenia właściwych obowiązków w związku z przeprowadzeniem inwentaryzacji,
● brak możliwości rozliczenia poszczególnych etapów przeprowadzanej inwentaryzacji, co skutkuje brakiem bieżących informacji z przebiegu inwentaryzacji;

Brak komunikacji pomiędzy przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej a kierownikiem jednostki - brak informacji o gotowości do rozpoczęcia inwentaryzacji ze strony kierownika jednostki

● brak świadomości kierownika jednostki o realizowanych dodatkowych czynnościach,
● brak zaangażowania kierownika jednostki w działania związane z inwentaryzacją;

Brak bieżącego informowania kierownika jednostki o realizacji kolejnych etapów wynikających z harmonogramu przeprowadzania inwentaryzacji

● ranga inwentaryzacji może ulec osłabieniu,
● brak wsparcia komisji inwentaryzacyjnej przez kierownika jednostki,
● brak reakcji na stwierdzone nieprawidłowości,
● niedoinformowanie w podejmowanych procesach decyzyjnych;

Wyznaczenie głównego księgowego jako członka komisji inwentaryzacyjnej lub członka zespołu spisowego

● brak wiarygodności inwentaryzacji,
● brak nadzoru ewidencyjnego nad rozliczeniem inwentaryzacji,
● brak obiektywizmu w rozliczaniu dotacji;

Wyznaczenie jednej osoby do zespołu spisowego

● ranga inwentaryzacji ulega osłabieniu,
● brak możliwości kontrolnych czynności spisowych,
● nierzetelność spisu z natury,
● długi okres realizacji czynności inwentaryzacyjnych;

Niedokonanie uzgodnienia ewidencji ilościowej z ewidencją ilościowo-wartościową

● brak podstaw odniesienia się do ewidencji,
● zaistnienie ryzyka prawidłowego rozliczenia różnic,
● brak możliwości sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego;

Brak wpisu rodzajów inwentaryzowanego majątku jednostki w zarządzeniu kierownika jednostki

● nierzetelne przeprowadzenie szkolenia osób powołanych do dokonania czynności inwentaryzacyjnych, co za tym idzie - niedoinformowanie,
● brak możliwości kontroli przeprowadzanej inwentaryzacji,
● brak możliwości kontroli przestrzegania zapisów ustawy o rachunkowości,
● komplikacje przy wskazywaniu, wyznaczaniu osób w celu dokonania czynności inwentaryzacyjnych,
● problemy z terminowym przygotowanie zespołów spisowych;

Brak uporządkowania i oznakowania majątku w magazynach i innych pomieszczeniach, gdzie będzie przeprowadzany spis z natury

● trudność w przeprowadzeniu spisu z natury,
● brak terminowości realizowanego harmonogramu inwentaryzacji,
● ranga inwentaryzacji ulega osłabieniu;

Brak ustaleń dotyczących zwiększenia lub zmniejszenia składników aktywów od dnia spisu z natury do dnia bilansowego

● trudność w przeprowadzeniu spisu z natury,
● brak terminowości realizowanego harmonogramu inwentaryzacji,
● brak podstaw odniesienia się do ewidencji;

Postępowanie z arkuszem spisu z natury jak z drukiem niezaliczanym do druków ścisłego zarachowania

● takie postępowanie niesie ryzyko, że nie wszystkie pozycje spisane na arkuszach zostaną uwzględnione przy rozliczaniu inwentaryzacji,
● skutkuje to brakiem kontroli zespołów spisowych,
● skutkuje niemożnością rzetelnego rozliczenia zespołów spisowych,
● skutkuje brakiem nadzoru nad dokumentacją inwentaryzacyjną,
● skutkuje wykluczeniem arkuszy spisowych jako materiału dowodowego w postępowaniu dowodowym;

Wyznaczenie osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane mienie do prac w komisji inwentaryzacyjnej

● takie postępowanie niesie ryzyko, że spis z natury będzie nierzetelny,
● brak obiektywizmu zespołu,
● ryzyko wystąpienia stronniczości zespołu spisowego,
● skutkuje ryzykiem celowości kontroli i nadzoru;

Niedokonanie czynności związanych z pobraniem oświadczeń przed inwentaryzacją i po przeprowadzonej inwentaryzacji od osób materialnie odpowiedzialnych za mienie jednostki

● ranga inwentaryzacji może ulec osłabieniu,
● niestaranne dokumentowanie przebiegu inwentaryzacji,
● ewentualność roszczeń osób materialnie odpowiedzialnych.

RENATA NIEMIEC

 finansista, posiada długoletni staż pracy w jednostce samorządu terytorialnego oraz doświadczenie w zakresie finansów i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

PODSTAWA PRAWNA

● art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1333)

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK