Wstęp

W poprzednim numerze Poradnika (PRB 11/2014) przedstawiliśmy praktyczne aspekty przeprowadzania spisu z natury, jego dokumentowania i rozliczania wyników, które sprawiają najwięcej trudności w jednostkach sektora publicznego, ze względu na specyficzną strukturę majątku trwałego i obrotowego tych jednostek. Natomiast w tym numerze opisujemy sposób przeprowadzania, dokumentowania oraz rozliczania wyników inwentaryzacji aktywów i pasywów, które ze względu na niematerialną postać nie mogą być weryfikowane w drodze oglądu, a także tych występujących w postaci rzeczowej, których spis z natury byłby w praktyce z różnych względów niewykonalny.

Weryfikacja i potwierdzenie sald to metody inwentaryzacji, w przeprowadzaniu których kontrole wykazują najwięcej błędów - od całkowitego zaniechania ich przeprowadzenia, przez nieprawidłowe udokumentowanie, po nierozliczenie ich wyników. W dużej części wynika to z tego, że inwentaryzacja zarówno w powszechnym rozumieniu, jak i wśród kierowników jednostek czy głównych księgowych kojarzy się wyłącznie ze spisem z natury środków trwałych i obrotowych (np. materiałów, towarów). Przedstawiamy więc praktyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc się po kolei do przykładów poszczególnych kategorii aktywów i pasywów występujących w jednostkach sektora publicznego. Jednocześnie podajemy sposoby na rozwiązanie różnych problemów występujących w praktyce, m.in.:

● jak przygotować do inwentaryzacji księgi rachunkowe i stanowiska pracy pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie uzgodnień sald z kontrahentami i weryfikacji sald z dokumentacją,

● jak najlepiej podzielić pomiędzy pracowników obowiązki związane z weryfikacją sald w przypadku sald aktywów, które mogą zostać zdefraudowane, bądź aktywów, których weryfikacja wymaga specjalistycznej wiedzy,

● w jaki sposób powinny przebiegać prace inwentaryzacyjne w obu metodach inwentaryzacji i w jaki sposób trzeba je udokumentować,

● z czego wynikają różnice inwentaryzacyjne w przypadku aktywów i pasywów inwentaryzowanych tymi metodami, w jaki sposób należy prawidłowo je rozliczać i ujmować w księgach rachunkowych jednostki.

Poradnik zawiera wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych, w praktyce spotykanych w różnych wersjach, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiadające potrzebom danej jednostki.

Treści zawarte w Poradniku mogą służyć jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla pracowników księgowości i innych komórek organizacyjnych zaangażowanych w proces inwentaryzacji. Mogą być również pomocą dla kierowników jednostek, pokazując, jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona i udokumentowana inwentaryzacja tymi metodami - dzięki czemu mogą się upewnić co do prawidłowości dokumentów inwentaryzacyjnych w swoich jednostkach, zanim złożą na nich podpis na dowód zatwierdzenia wyników inwentaryzacji.

Specjalne ćwiczenia, zawarte w dodatku do Poradnika, pozwolą na sprawdzenie, w jakim stopniu wiedza na temat sposobu przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji metodą potwierdzania i weryfikacji sald została przyswojona przez osoby odpowiedzialne za ich wykonanie. Ćwiczenia zostały opracowane na przykładach faktycznie zaistniałych sytuacji, stąd mogą stanowić pomoc w bieżącej pracy dla głównego księgowego, pracowników komórki księgowości i innych komórek merytorycznych, odpowiedzialnych za uzgodnienia i weryfikację sald oraz rozliczenie ich wyników.

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych