Rachunkowość Budżetowa 19/2015 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 24.09.2015

Inwentaryzacja krok po kroku

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki - art. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Działania związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji można podzielić na etapy. Do każdego z etapów można przypisać określone czynności, uwzględniając przy tym procedurę zarówno prawną, jak i zwyczajową.

ZAPAMIĘTAJ! Zakres poszczególnych etapów związanych z inwentaryzacją może się różnić w zależności od przeprowadzającej ją jednostki, dlatego też organizację inwentaryzacji należy dostosować do indywidualnych cech i warunków funkcjonowania jednostki.

ETAP I. ORGANIZACJA I DOKUMENTACJA INWENTARYZACJI

Czynności

Etap

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej lub zweryfikowanie jej treści w związku z:

w uzyskaniem składników majątku, których do tej pory jednostka nie posiadała,

w wdrożeniem w jednostce oprogramowania służącego do ewidencji wyposażenia, które umożliwia posługiwanie się kodami kreskowymi i czytnikami

przygotowawczy

kierownik jednostki

IV kwartał roku bieżącego

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych

przygotowawczy

kierownik jednostki

IV kwartał roku bieżącego

Opracowanie wstępnego planu inwentaryzacji;

plan powinien zawierać:

w nazwę komórki podlegającej inwentaryzacji,

w określenie składników podlegających inwentaryzacji,

w określenie terminu inwentaryzacji,

w określenie rzeczywistej daty inwentaryzacji i numer zarządzenia (patrz: wzór nr 1).

Plan inwentaryzacji sporządzany jest odrębnie na każdy rok z podziałem na miesiące

przygotowawczy

zgodnie ze wskazaniem instrukcji inwentaryzacyjnej, może to być:

w kierownik jednostki,

w kierownik komórki inwentaryzacyjnej,

w przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

IV kwartał roku bieżącego

Opracowanie harmonogramu z podziałem na pola spisowe (patrz: wzór nr 2);

harmonogram obejmuje wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych, jakie kolejno mają być podejmowane, zarówno na etapach przygotowawczych, jak i na etapach wykonywania inwentaryzacji.

W harmonogramie inwentaryzacji podaje się terminy, w tym dni i godziny przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, z wyszczególnieniem:

w momentu rozpoczęcia i zakończenia czynności,

w osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie czynności,

w miejsc realizacji tych czynności

przygotowawczy

zgodnie ze wskazaniem instrukcji inwentaryzacyjnej, może to być:

w kierownik jednostki,

w kierownik komórki inwentaryzacyjnej,

w przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

IV kwartał bieżącego roku

Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zgodnie z harmonogramem

przygotowawczy

kierownik jednostki

IV kwartał roku

bieżącego

Przeprowadzenie szkolenia zespołów spisowych z uwzględnieniem zasad wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej

przygotowawczy

w członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

w główny księgowy

IV kwartał roku

bieżącego

Przygotowanie do inwentaryzacji:

w uzgodnienie ewidencji pól spisowych z ewidencją księgową,

w przygotowanie i uporządkowanie dokumentów,

w przygotowanie pól spisowych poprzez ich uporządkowanie i oznakowanie
- w zależności od techniki spisowej

przygotowawczy

w osoba odpowiedzialna materialnie,

w pracownicy księgowości

IV kwartał roku

bieżącego

Powołanie kontrolerów spisowych

przygotowawczy

w komisja inwentaryzacyjna,

w główny księgowy

IV kwartał roku

bieżącego

Wzór 1. Plan inwentaryzacji

infoRgrafika

Wzór 2. Harmonogram i terminarz inwentaryzacji

infoRgrafika

ETAP II. PRZEPROWADZENIE INWENTARYZACJI

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie, które będą uczestniczyły przy spisie z natury

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego

Zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników

w zespół spisowy lub

w komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego

Pobranie arkuszy spisowych i innych formularzy protokołów

w zespół spisowy lub

w komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego

Przeprowadzenie spisów z natury:

w środków pieniężnych w kasie, na rachunkach bankowych,

w znaczków pocztowych przechowywanych w kasie,

w rzeczowych składników majątku obrotowego, w tym: materiałów i wyrobów,

w papierów wartościowych w postaci zmaterializowanej,

w łatwo dostępnych środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,

w maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych

w zespół spisowy,

w osoby materialnie odpowiedzialne

w na ostatni dzień każdego roku,

w na ostatni dzień każdego roku,

w dowolny dzień w ciągu 2 lat,

w na ostatni dzień każdego roku,

w dowolny dzień mieszczący się w okresie IV kwartału roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego,

w dowolny dzień w ciągu 4 lat

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

w komisja inwentaryzacyjna,

w główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego

Wysłanie potwierdzenia sald należności cywilnoprawnych do kontrahentów

pracownik działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego

Porównanie i weryfikacja stanów ewidencyjnych z dokumentacją w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem sald:

w środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

w gruntów,

w praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych,

w innych aktywów i pasywów, które nie mogły zostać spisane lub uzgodnione z kontrahentem

zespół spisowy

w na ostatni dzień każdego roku

w na ostatni dzień każdego roku

w IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego,

w na ostatni dzień każdego roku

Pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń końcowych

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego

Przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym:

w spisów,

w protokołów,

w oświadczeń

- do komisji inwentaryzacyjnej

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przekazanie do działu księgowości:

w spisów,

w protokołów,

w oświadczeń

komisja inwentaryzacyjna

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Złożenie sprawozdań zespołów spisowych

zespół spisowy

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

w komisja inwentaryzacyjna,

w główny księgowy

IV kwartał roku bieżącego i do 15 dnia roku następnego

Wysłanie potwierdzeń sald należności cywilnoprawnych do kontrahentów

pracownik działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego

ETAP III. ROZLICZENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Dokonanie wyceny arkuszy spisowych

w zespół spisowy lub

w pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych

pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Wyjaśnienie okoliczności i przyczyny powstania różnic

osoby materialnie odpowiedzialne i inne osoby

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Zweryfikowanie różnic i przyczyn ich powstania

w komisja inwentaryzacyjna lub

w specjalnie powołany zespół,

w pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przeszacowanie wartości składników niepełnowartościowych lub tych, które utraciły swoją wartość użytkową, w tym uzasadnienie dokonanie odpisów z tytułu utraty wartości

w zespół spisowy lub

w komisja inwentaryzacyjna, lub

w powołany specjalnie w tym celu zespół oraz

w pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego/I kwartał roku następnego

Przygotowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic

komisja inwentaryzacyjna

I kwartał roku następnego

Podjęcie decyzji o sposobie postępowania z różnicami inwentaryzacyjnymi

kierownik jednostki

I kwartał roku następnego

Księgowanie różnic

pracownicy działu księgowości

IV kwartał roku bieżącego - ujęcie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych jednostki obowiązane są ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Oznacza to, że skutki inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych mają zostać uwzględnione w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym przeprowadzono inwentaryzację

Zarchiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej - przechowywać przez 5 lat

pracownik działu księgowości

I kwartał roku następnego

ETAP IV. UDOSKONALENIA POINWENTARYZACYJNE

Czynności

Osoba odpowiedzialna

Termin realizacji

Analiza wyników z zakresu:

w przygotowania rozliczenia,

w wielkości różnic,

w gospodarowania majątkiem,

w windykacji należności,

w realności sald,

w przydatności majątku trwałego i obrotowego

w komisja inwentaryzacyjna,

w pracownicy działu księgowości,

w radca prawny,

w inne komórki merytoryczne

I kwartał roku następnego

Wydanie zarządzeń wewnętrznych doskonalących prawidłowość inwentaryzacji i zarządzenie działalnością jednostki

w kierownik jednostki,

w główny księgowy,

w komisja inwentaryzacyjna

I kwartał roku następnego

Rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie

pracownik działu księgowości

I kwartał roku następnego

RENATA NIEMIEC

finansista, posiada długoletni staż pracy w jednostce samorządu terytorialnego oraz doświadczenie w zakresie finansów i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK