Poradnik Rachunkowości Budżetowej 10/2017, data dodania: 25.09.2017

Ustalenie wartości początkowej przy zakupie używanych komputerów

Szkoła zakupiła używane komputery - do pracowni informatycznej (jako pomoce dydaktyczne, umarzane jednorazowo, z paragrafu 424) oraz dla nauczycieli - do prowadzenia e-dziennika (też umarzane jednorazowo, ze względu na niską wartość początkową, z paragrafu 421). Komputery w dniu zakupu zostały zaewidencjonowane na koncie 013. Osobno do tych komputerów były dokupione myszy, kable i inne części oraz licencje na oprogramowanie komputerowe: systemowe oraz użytkowe (pakiet biurowy). Jak należy sklasyfikować wydatki na te części i jak je ująć w ewidencji środków trwałych - jako zwiększenie wartości środków trwałych czy jako osobne środki trwałe/wartości niematerialne i prawne?

https://forum.infor.pl/topic/161950-zakup-komputerow-z-oprogramowaniem/

Odpowiadając na to pytanie, przede wszystkim należy zacząć od tego, że jednostka nieprawidłowo podeszła do tworzenia planu wydatków na zakup sprzętu komputerowego i nieprawidłowo zaewidencjonowała jego przyjęcie do używania. Podejmując decyzję o zakupie sprzętu komputerowego, najpierw powinno się określić, jakie potrzeby ma jednostka i jakie są faktyczne możliwości ich sfinansowania. Wstępnie należy ustalić:

  • liczbę potrzebnych komputerów, ich części dodatkowych i peryferyjnych,
  • liczbę komputerów do wyposażenia pracowni komputerowej (pomoce dydaktyczne) i dla nauczycieli dla celów biurowych,
  • rodzaj i liczbę licencji na oprogramowanie komputerowe konieczne do prawidłowego wykorzystania komputerów.

Po sprawdzeniu ceny oferowanych używanych komputerów, nowych części peryferyjnych i dodatkowych, które trzeba do nich dokupić, oraz licencji na oprogramowanie (które w przypadku używanych komputerów zawsze należy nabyć na nowo, ponieważ licencji takich poprzedni ich użytkownik nie może zgodnie z prawem zbyć) należy obliczyć, ile będą kosztowały poszczególne zespoły komputerowe (osobno - stanowiące pomoce dydaktyczne, dla nauczycieli oraz osobno wartości niematerialne i prawne inne niż licencje na oprogramowanie systemowe typu OEM, czyli przypisane trwale do pojedynczego zestawu komputerowego). Na tej podstawie należy zaplanować środki na wydatki w odpowiednich paragrafach wydatkowych, przy uwzględnieniu, że jeśli wartość początkowa całego zestawu komputerowego dla nauczycieli (obejmującego jednostkę centralną, monitor, klawiaturę, mysz, oprogramowanie systemowe typu OEM, inne części dodatkowe i peryferyjne) przekracza 3500 zł, to wydatki na te cel powinny być zaplanowane w paragrafie odpowiednim dla wydatków inwestycyjnych, a nie bieżących.

Osobną kwestią jest sposób ujęcia faktu przyjęcia do użytkowania zespołów komputerowych w ewidencji środków trwałych. Sposób ten i właściwe dokumenty powinny być szczegółowo opisane w polityce rachunkowości jednostki. To tam należy przede wszystkim szukać właściwych rozwiązań. Jeśli ich nie ma, to jednostka faktycznie ma problem, ponieważ nie można klasyfikować obiektów środków trwałych, kierując się informacjami uzyskiwanymi na forum internetowym, jak to wygląda w innych jednostkach. Najpierw trzeba mieć ustaloną własną politykę rachunkowości, dostosowaną do potrzeb danej jednostki, a potem postępować zgodnie z jej postanowieniami.

Podstawowy błąd popełniony przez służby księgowe jednostki po dokonaniu zakupu używanych komputerów polegał na tym, że zostały one przyjęte od razu jako kompletne i zdatne do użytkowania środki trwałe - mimo że takimi środkami trwałymi nie były. Aby można było mówić o środkach trwałych w przypadku komputerów, muszą być to połączone trwale zestawy obejmujące minimum jednostkę centralną, monitor, klawiaturę, mysz i wyposażone w oprogramowanie systemowe. W okresie, jaki upływa między zakupem wszystkich tych części a ich połączeniem w działające zespoły komputerowe, jednostka ma co najwyżej materiały do skonstruowania obiektów środków trwałych. W związku z tym nie może pojedynczych części ujmować w ewidencji środków trwałych ani w ewidencji pozostałych środków trwałych. Gdyby służby księgowe jednostki to wiedziały, nie powstałby zgłoszony problem sposobu "zwiększenia wartości komputerów". Obecnie, aby go rozwiązać, jednostka powinna:

  • na podstawie korygujących dowodów księgowych zdjąć z ewidencji środków trwałych/pozostałych środków trwałych zaewidencjonowane nieprawidłowo elementy zespołów komputerowych i połączyć je w trwałe zespoły,
  • ustalić wartość początkową każdego zespołu osobno,
  • nadać zespołom numery inwentarzowe (jednakowe dla wszystkich części składających się na dany zespół),
  • ponownie wprowadzić już teraz prawidłowe zespoły komputerowe do ewidencji środków trwałych lub pozostałych środków trwałych (na podstawie dowodów OT - "Przyjęcie środka trwałego", sporządzonych oddzielnie dla każdego zestawu i dla każdej wartości niematerialnej i prawnej).

Należy przy tym pamiętać, że wartość licencji na oprogramowanie typu OEM będzie jedną ze składowych wartości początkowej środka trwałego, na którym jest zainstalowane oprogramowanie, a wartość licencji na oprogramowanie użytkowe inne niż OEM powinna być w ewidencji ujęta jako odrębna wartość niematerialna i prawna.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK