Nowe obowiązki dla podatników VAT w 2018 r. - elektroniczna ewidencja i deklaracje, JPK_VAT

Od rozliczenia za styczeń 2018 r. każdy podatnik VAT czynny będzie musiał wysyłać JPK_VAT do MF. Będzie zobowiązany również prowadzić ewidencję VAT wyłącznie w formie elektronicznej. W takiej samej formie trzeba będzie składać deklaracje VAT.

W 2018 r. każdy podatnik VAT czynny będzie miał obowiązek:

• prowadzić ewidencję w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych,
• wysyłać ewidencję sprzedaży i zakupu w formacie JPK_VAT do MF,
• wysyłać deklaracje VAT wyłącznie w formie elektronicznej przez system e-deklaracje.

1. Ewidencja w formie elektronicznej

Obowiązek prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych będzie wynikał z art. 109 ust. 8a ustawy o VAT. Podatnik, który prowadził ewidencję w formie papierowej, nie musi informować urzędu o zmianie formy prowadzenia ewidencji z papierowej na elektroniczną. Żadne przepisy nie nakładają na podatnika takiego obowiązku.

Podatnik nie ma również obowiązku zakupu programu do prowadzenia ewidencji. Poza tym na początku 2018 r. MF udostępni bezpłatny program do prowadzenia ewidencji.

Jak wynika z komunikatu MF:

MF Od 1 stycznia 2018 r. ewidencje na potrzeby VAT, również te prowadzone dotychczas w wersji papierowej lub plikach typu WORD lub EXCEL, będą prowadzone wyłącznie w wersji elektronicznej i przesyłane jako JPK_VAT do Ministerstwa Finansów.

Komunikat ten sugeruje, że nie będzie dopuszczalne prowadzenie ewidencji w formacie

EXCEL czy Word. Jednocześnie MF podkreśliło, że na początku 2018 r. udostępni bezpłatny program do prowadzenia ewidencji. Jest to o tyle dziwne, że do tej pory MF uznawało, iż ewidencja prowadzona w programie EXCEL jest ewidencją prowadzoną w formie elektronicznej:

MF Księgi podatkowe prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych (np. Excel), należy uznać za prowadzone przy użyciu programów komputerowych.

Redakcja BV wystąpiła do MF o potwierdzenie, które stanowisko jest prawidłowe. W odpowiedzi przesłanej przez MF wynika, że w 2018 r. ewidencja prowadzona w programie Exel będzie spełniała warunki do uznania jej za prowadzoną w formie elektronicznej. Jednocześnie poinformowano, że komunikat budzący wątpliwości został zmieniony.

Trzeba podkreślić, że w 2018 r.:

■ zasady prowadzenia ewidencji w zakresie jej "organizacji" nie ulegną zmianie,

■ ustawodawca nie będzie narzucał wzoru ewidencji prowadzonych przez podatników na potrzeby VAT, jednak powinna ona odpowiadać strukturze JPK_VAT, aby można było wysłać ją bez problemu do MF,

■ będzie można prowadzić kilka ewidencji VAT, i to nie tylko w podziale na rejestr sprzedaży i rejestr zakupów, ale także w podziale na charakter operacji czy z uwagi na strukturę organizacyjną. Jednak jednostka centralna musi na ich podstawie dokonać scalenia danych na potrzeby sporządzenia deklaracji podatkowej oraz przygotowania JPK_VAT.

Wymagana będzie wyłącznie forma elektroniczna.

Od 2017 r. zmienił się art. 109 ust. 3 ustawy, który wskazuje, jakie dane powinna zawierać ewidencja VAT. W 2018 r. nie będzie zmian w tym zakresie. Jednak ze względu na obowiązek wysyłki ewidencji w formacie JPK_VAT należy przestrzegać kilku zasad, szczególnie gdy ewidencjonujemy sprzedaż paragonową lub objętą odwrotnym obciążeniem.

1.1 Sprzedaż paragonowa

Jeżeli faktura została wystawiona do paragonu na rzecz konsumenta, wówczas nie trzeba jej

wykazywać odrębnie w JPK_VAT. Może być wpisywana na podstawie raportu okresowego z kasy rejestrującej.

Jeśli sprzedaż na rzecz osoby fizycznej jest dokumentowana wyłącznie fakturą, pole w ewidencji na numer NIP pozostaje puste lub wpisujemy "brak". Wpisywanie numeru PESEL w takim przypadku jest nieprawidłowe.

W przypadku gdy sprzedaż na rzecz podatników jest ewidencjonowana na kasie oraz fakturą, zapisu w ewidencji należy dokonać wyłącznie na podstawie faktury. W takiej sytuacji sprzedaż z raportu miesięcznego należy obniżyć o wartości wynikające z faktury.

Następnie na podstawie faktury należy dokonać wpisu w ewidencji. Wyjątkiem są faktury VAT marża. Zdaniem MF nie muszą być wpisywane odrębnie, gdy sprzedaż ta jest dokumentowana również na kasie.

Przykład

Spółka Alfa prowadzi sklep spożywczy. Za styczeń wystawiła jedną fakturę na rzecz podatnika na kwotę 1000 zł wartość netto, 230 zł VAT na rzecz spółki ADM sp. z o.o. Z miesięcznego raportu kasowego wynikają następujące kwoty:

- sprzedaż opodatkowana stawką 23%: 100 000 zł wartość netto, 23 000 zł VAT,

- sprzedaż opodatkowana stawką 8%: 50 000 zł wartość netto, 4500 zł VAT,

- sprzedaż opodatkowana stawką 5%: 30 000 zł wartość netto, 1500 zł VAT.

W takiej sytuacji sprzedaż opodatkowana stawką 23% z raportu miesięcznego powinna być obniżona o wartości wynikające z faktury. Następnie na podstawie faktury należy dokonać wpisu.

Spółka dokona wpisu w ewidencji sprzedaży opodatkowanej stawką 23% w następujący sposób:

- sprzedaż opodatkowana stawką 23%: 99 000 zł wartość netto, 22 770 zł VAT - zapis zbiorczy,

- sprzedaż opodatkowana stawką 23%: 1000 zł wartość netto, VAT 230 zł - na podstawie faktury.

Gdy klienci będący przedsiębiorcami występują o wystawienie faktury do paragonu już po złożeniu przez nas JPK_VAT i deklaracji, należy złożyć korektę JPK_VAT i wykazać te faktury.

1.2. Sprzedaż krajowa i zagraniczna objęta odwrotnym obciążeniem

Kupując towar lub usługę za granicą w większości przypadków polski podatnik jest zobowiązany do rozliczenia VAT za sprzedawcę. W przypadku tych zakupów organy podatkowe jednomyślnie uznają, że wpisywanie w pozycjach dotyczących kontrahenta własnych danych zamiast zagranicznego sprzedawcy jest błędne.

Dlatego w przypadku zakupów od podmiotów zagranicznych, które to zakupy są rozliczane jako WNT czy import usług, należy wpisywać NIP zagranicznego kontrahenta i jego dane, a nie NIP swojej firmy w pozycjach dotyczących danych kontrahenta.

Gdy świadczymy lub nabywamy usługi od podatników zagranicznych, którzy nie mają numeru NIP, w ewidencji w pole "numer Kontrahenta" należy wpisać "brak". Dzięki temu zabiegowi plik JPK_VAT jest kompletny i jego wysyłka jest możliwa.

Tak samo wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży krajowej objętej odwrotnym obciążeniem.

1.3. Ewidencjonowanie zakupów

W ewidencji VAT oraz JPK_VAT powinny się znaleźć faktury zakupowe, od których podatnik może odliczyć VAT. Jednak wpisywanie faktur od których nie odliczymy VAT nie jest sankcjonowane przez organy podatkowe. Mimo to należy wystrzegać się takich praktyk, gdyż przekazują niekompletny obraz rozliczenia, różniący się od tego wykazanego w deklaracji VAT-7. Również kwoty netto wpisujemy w wysokości przypadającej na VAT podlegający odliczeniu.

Na przykład podatnik odlicza 50% VAT od zakupu paliwa, to wpisuje również 50% wartość netto.

2. Wysyłanie JPK_VAT

Każdy podatnik VAT czynny będzie miał obowiązek przesłania JPK_VAT, czyli swojej ewidencji VAT, do MF. Pierwsze JPK trzeba będzie wysłać za styczeń 2018 r. do 26 lutego 2018 r. JPK_VAT wysyłamy za okresy miesięczne do 25 dnia następnego miesiąca, nawet gdy rozliczamy się kwartalnie. Istnieje obowiązek wysłania zerowego JPK_VAT, gdy nie dokonaliśmy żadnych transakcji.

Jeśli podatnik wybierze od 1 stycznia 2018 r. zwolnienie ze względu na wysokość obrotu, tym samym zostanie zwolniony z obowiązku przesyłania JPK_VAT.

Gdy nasza firma prowadzi już ewidencję w formie elektronicznej za pomocą programu komputerowego, trzeba jak najszybciej skontaktować się z dostawcą oprogramowania, aby dowiedzieć się, czy stosowane oprogramowanie może zostać dostosowane do obowiązku generowania i wysyłki JPK_VAT. Profesjonalny dostawca udostępni nam oprogramowanie zgodne ze strukturą JPK_VAT na 2018 r.

Jeśli do tej pory prowadziliśmy ewidencję w formie papierowej, możemy kupić oprogramowanie lub skorzystać z bezpłatnego programu MF. Według zapowiedzi ministerstwa na początku 2018 r. będzie udostępniony bezpłatny program do prowadzenia ewidencji VAT. Już teraz można korzystać z bezpłatnej aplikacji do wysyłki JPK_VAT. Jak korzystać z bezpłatnej aplikacji - zob. Instrukcję nr 14 w książce "Instrukcje rozliczeń VAT" dołączonej do numeru 11/2017 BV.

Aby wysłać JPK_VAT do autoryzacji, konieczny jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany na eGo. Wysyłki JPK_VAT nie można autoryzować kwotą przychodu. Założenie profilu zaufanego jest bezpłatne.

2.1. Nowa struktura JPK_VAT na 2018 r.

MF ogłosiło już strukturę JPK_VAT (3) na 2018 r., co oznacza, że już wiadomo, jakie dane musi zawierać nasza ewidencja, aby można było wygenerować plik. Gdy korzystamy z oprogramowania komercyjnego, musimy zadbać o jego aktualizację przez dostawcę.

Uwaga

Nowa struktura JPK_VAT obowiązuje od rozliczenia za styczeń 2018 r.

W nowej wersji JPK_VAT 2018 w sekcji nagłówka zrezygnowano z elementów:

■DomyslnyKodWaluty,

■KodUrzedu.

Zmieniony został również zakres podawanych danych identyfikacyjnych podmiotu. Obligatoryjne pozostało podawanie wyłącznie: NIP (NIP) oraz nazwy składającego podmiotu (PelnaNazwa).

Ponadto w strukturze JPK_VAT(3) pojawił się też dodatkowy, nieobowiązkowy element (Email). Według MF nieobowiązkowe pole zawierające adres e-mail ma ułatwić szybki kontakt z podatnikiem, gdy administracja skarbowa znajdzie niezgodności w złożonym JPK_VAT. Otrzymanie powiadomienia pozwoli przedsiębiorcom na korektę rozliczenia bez konsekwencji oraz bez potrzeby bezpośredniej wizyty w urzędzie skarbowym. Zmieniony został także sposób numerowania JPK_VAT za dany okres rozliczeniowy. W komunikacie MF czytamy:

I tak pierwszy JPK_VAT składany za dany okres, według nowej struktury w polu "cel złożenia" będzie zawierać oznaczenie "0". Pierwsza korekta będzie mieć oznaczenie "1", a następne - będą kolejno numerowane. Nie będzie przy tym możliwe przesłanie JPK_VAT, oznaczonych jako 0, 1, 2 itp., więcej niż jeden raz za dany okres (co wcześniej mogło się zdarzyć).

2.2. Korekta JPK_VAT

Od rozliczenia za styczeń każda korekta JPK_VAT będzie kolejno numerowana. Jeśli będziemy składać korektę deklaracji VAT-7, to zazwyczaj będziemy musieli przekazać również korektę JPK_VAT. Nie będzie takiego obowiązku, gdy korekta deklaracji dotyczy pozycji, które nie są wykazywane w JPK_VAT. Dlatego nie ma obowiązku złożenia korekty JPK_VAT, gdy w deklaracji korygowana jest np. tylko kwota do zwrotu lub kwota do wpłaty.

Może natomiast istnieć obowiązek korekty JPK_VAT, mimo braku obowiązku korekty deklaracji. Tak będzie w przypadku błędów w danych kontrahenta.

W przypadku pomyłki w adresie czy nazwie kontrahenta nie trzeba składać korekty JPK_VAT, gdy jest możliwa jego identyfikacja. Natomiast w razie pomyłki w numerze NIP korekta jest konieczna. Dlatego po otrzymaniu noty korygującej NIP zawsze należy wysłać korektę JPK_VAT.

2.3. Sankcje za nieterminowe złożenie JPK_VAT

Składając JPK_VAT nieterminowo, możemy być ukarani sankcją z Kodeksu karnego skarbowego, gdyż według Ordynacji podatkowej jest to informacja podatkowa.

Jeśli wiemy, że nie uda się nam złożyć JPK_VAT w terminie, należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla rozliczeń VAT wniosek o odroczenie terminu na złożenie JPK_VAT. Pozwoli to nam uniknąć sankcji. Przepisy jed­noznacznie wskazują, że każdy, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych (art. 80 Kodeksu karnego skarbowego). Gdy złożymy JPK po terminie należy złożyć czynny żal do swojego urzędu skarbowego. Pomoże to nam uniknąć kary.

3. Deklaracje w formie elektronicznej

Od rozliczenia za styczeń lub I kwartał podatnicy muszą składać deklaracje VAT-7/VAT-7K przez system e-deklaracje http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje. Osoba fizyczna, która nie ma podpisu kwalifikowanego, może autoryzować wysyłkę kwotą przychodu.

Obowiązek ten dotyczy również deklaracji składanych przez podatników zwolnionych z VAT, którzy składają deklaracje VAT-8/VAT-9M, oraz deklaracji VAT-13 i VAT-14.

Składanie wbrew obowiązkowi deklaracji w formie papierowej podlega karze grzywny na podstawie art. 56 § 4 Kodeksu karnego skarbowego.

MF zapowiada likwidację deklaracji i poszerzenie struktur JPK. Jednak nie nastąpi to w pierwszej połowie 2018 r.

Podstawa prawna:

• art. 99 ust. 11b, art. 109 ust. 3 i 8a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

• art. 82 ust. 1b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 201; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1537

Joanna Dmowska

Ekspert w zakresie VAT