WYNAGRODZENIA 2018 - ROZLICZANIE PŁAC W PRAKTYCE

WSTĘP

Ustalenie wysokości wynagrodzenia, a także innych świadczeń pracowniczych oraz sporządzenie listy płac najczęściej sprawiają kłopoty służbom kadrowo-płacowym.

Wynagrodzenie pracownika może składać się z wielu elementów. Najczęściej spotykanym systemem jest wypłata wynagrodzenia zasadniczego oraz ewentualnych dodatków. Wynagrodzenie zasadnicze wynika z przyjętego w zakładzie pracy systemu wynagradzania: czasowego, akordowego lub prowizyjnego.

W książce szczegółowo wyjaśniono kwestie związane z obliczaniem wynagrodzenia za okresy nieobecności, takich jak urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe itp. Omówione zostały także zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę oraz sporządzanie listy płac zarówno dla pracowników, jak i zleceniobiorców, a także w przypadku odrębnej wypłaty dodatkowych składników. Od 1 stycznia 2018 r. kwota minimalnego wynagrodzenia dla pracowników oraz minimalnej stawki godzinowej dla zleceniobiorców została podwyższona.

Warto wskazać, że zmiana minimalnego wynagrodzenia ma w tym przypadku szczególne znaczenie. Bowiem to właśnie od tej kwoty zależy wysokość niektórych dodatkowych składników wynagrodzenia (np. dodatek za pracę w porze nocnej) czy też prawidłowe ustalenie kwoty wolnej od potrąceń.

W 2018 r. podwyższono również kwotę zmniejszającą podatek dochodowy od osób fizycznych. Natomiast podatnikom wykonującym twórcze zawody podwyższono limit dotyczący stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów. Podniesiono również limity dotyczące zwolnień podatkowych, np. od świadczeń z zfśs, a w przypadku zapomóg z tytułu indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci otrzymanych m.in. z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo z funduszy związków zawodowych limit zniesiono całkowicie.

I. WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ

Wynagrodzenie to wypłacane okresowo świadczenie za umówioną pracę. Jest ono ustalane odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości wykonywanych zadań, a także stosownie do kwalifikacji pracownika. Powinno zawierać wszystkie składniki przewidziane w przepisach Kodeksu pracy bądź przepisach odrębnych ustaw, a także w przepisach wewnątrzzakładowych oraz w umowie o pracę (uchwała Sądu Najwyższego z 30 grudnia 1986 r., III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106).

Wynagrodzenie może się składać z różnych składników - stałych lub zmiennych.

Zastosowanie w wynagrodzeniu elementów stałych i ruchomych podyktowane jest zróżnicowaniem wykonywanych prac, właściwościami czy warunkami, w jakich one przebiegają, jednak nie może naruszać kilku ważnych zasad w zakresie wynagradzania.

Warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają:

Kodeks pracy, układy zbiorowe pracy (art. 771 ustawy - Kodeks pracy; dalej: k.p.),

regulaminy wynagradzania (art. 772 k.p.) - u tych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników i nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym,

umowy o pracę - u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Pracodawca zatrudniający:

 

• co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania,

 

• mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania,

 

• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zagadnienia związane z wynagrodzeniem za pracę jest Kodeks pracy. Ogranicza on jednak swoje postanowienia do:

• przekazania kompetencji pracodawcy w zakresie określenia zasad wynagradzania za pracę,
• wskazania kryteriów, jakimi jest zobowiązany kierować się pracodawca, ustalając zasady wynagradzania,
• wskazania sytuacji, w których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia mimo nieświadczenia pracy, oraz sposobów obliczania takiego wynagrodzenia,
• ustanowienia norm ochronnych dla wynagrodzenia za pracę (np. zakaz zrzeczenia potrąceń ponad ustaloną granicę, minimalna częstotliwość wypłaty, minimalna wysokość wynagrodzenia),
• ustanowienia obligatoryjnych składników wynagrodzenia (np. dodatku za pracę w nocy, za pracę w godzinach nadliczbowych),
• wskazania zasad ustalania i wypłacania należności z tytułu podróży służbowej.

Pozostałe zasady wynagradzania w firmie powinny określać regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe oraz umowy o pracę.

Zasady ustalania wynagrodzenia za pracę

Pracodawcy, tworząc przepisy wewnątrzzakładowe, powinni kierować się następującymi zasadami: wszyscy pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, w szczególności równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu, a zatem także w wynagradzaniu (art. 112, art. 183e k.p.), każdy pracownik ma prawo do godziwego wynagrodzenia za pracę, a realizacja tej zasady powinna nastąpić m.in. przez politykę państwa w dziedzinie płac, w szczególności przez ustalanie minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 13 k.p.), postanowienia umów o pracę (np. w zakresie wynagradzania) nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy zawarte m.in. w Kodeksie pracy czy regulaminie wynagradzania obowiązującym w firmie (art. 18 § 1 k.p.). Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78 § 1 k.p.).

1. Pensja podstawowa

Wynagrodzenie pracownika może składać się z wielu elementów. Najczęściej spotykanym systemem jest wypłata pensji podstawowej oraz ewentualnych dodatków.

1.1. Wynagrodzenie zasadnicze

Wynagrodzenie zasadnicze jest najważniejszym, stałym i obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia. Pracownik musi je otrzymywać regularnie, w stałych odstępach czasu. Należy jednak podkreślić, że wynagrodzenie zasadnicze nie musi odpowiadać stawce minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Jego wysokość zależy od:

• kategorii zaszeregowania pracownika,
• rodzaju i ilości wykonywanej pracy,
• zajmowanego stanowiska,
• pełnionej funkcji.

Nie bez znaczenia pozostaje tu również system wynagradzania stosowany przez pracodawcę.

Wynagrodzenie zasadnicze wynika z przyjętego w zakładzie pracy systemu wynagradzania:

• czasowego,
• akordowego lub
• prowizyjnego.

System czasowy wynika z wynagradzania za efektywny czas pracy oraz kategorii osobistego zaszeregowania. Wynagrodzenie zasadnicze w systemie czasowym może być określane w stawce miesięcznej lub godzinowej.

System akordowy wynika z wynagradzania za efekty pracy. W tym systemie wynagrodzenie zależy od wydajności pracy indywidualnego pracownika lub zespołu pracowników, uzyskanej w jednostce czasu, oraz stawek płac wynikających z kategorii zaszeregowania danej pracy.

System wynagradzania prowizyjnego to wysokość wynagrodzenia uzależniona np. od wielkości uzyskanego obrotu, wartości zawartych umów z kontrahentami czy ściągniętych należności. Nie ma tutaj określonego górnego pułapu wynagrodzenia, określona jest tylko stawka prowizji.

Oprócz podstawowych systemów wynagradzania, często w firmach występują systemy mieszane, np. czasowo-akordowy czy czasowo-prowizyjny, w których płaca zasadnicza jest sumą stawek.

1.2. Wynagrodzenie za część miesiąca

Tryb naliczania wynagrodzenia za część miesiąca regulują przepisy rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie z 29 maja 1996 r.).

Rozporządzenie to rozróżnia dwa sposoby ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w zależności od tego, czy absencja pracownika spowodowana jest chorobą czy innym usprawiedliwionym powodem. Nieobecności, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy płatne przez pracodawcę bądź świadczone z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wymagają zastosowania dzielnika - 30 (średnia arytmetyczna dni kalendarzowych w miesiącu). Natomiast nieobecności spowodowane przyczynami innymi niż powyższe powinny być rozliczane według roboczogodzin.

1.2.1. Choroba, opieka, urlop macierzyński

Aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości za czas przepracowany, jeżeli pracownik za część miesiąca otrzymał wynagrodzenie chorobowe, należy:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30,
• otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (§ 11 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Przykład

Pracownik w okresie od 8 do 15 grudnia 2017 r. (tj. 8 dni) przebywał na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał wynagrodzenie chorobowe. Jego miesięczne wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę to 3000 zł. Aby ustalić wynagrodzenie za część miesiąca:

miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez 30: 3000 zł : 30 dni = 100 zł,

otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim:

100 zł × 8 dni = 800 zł,

tak obliczoną kwotę odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc:

3000 zł - 800 zł = 2200 zł.

Otrzymana kwota to wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

Powyższy mechanizm naliczeń należy stosować również, aby ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, podczas gdy przez jego resztę pracownik pobierał zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, tj. zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński oraz świadczenie rehabilitacyjne.

Metoda ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, w przypadku gdy przez pozostałą jego część pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, jest taka sama, bez względu na liczbę dni miesiąca. Pozostaje ona w ścisłym powiązaniu z regulacją dotyczącą sposobu obliczania zasiłku chorobowego. Podstawą wymiaru zasiłku za jeden dzień niezdolności do pracy jest bowiem 1/30 część przyjmowanego wynagrodzenia, niezależnie od liczby dni kalendarzowych w danym miesiącu, a pensja ustalona w stałej miesięcznej stawce przysługuje w tej samej kwocie, zarówno gdy miesiąc ma 28, jak i 31 dni.

Przykład

Pracownik w okresie od 1 do 27 lutego 2018 r. (27 dni) przebywał na zwolnieniu lekarskim i za czas tej nieobecności otrzymał wynagrodzenie chorobowe, a jego miesięczne wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę wynosi 2850 zł.

W celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca należy:

Krok 1. Miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30:

2850 zł : 30 dni (a nie przez 28) = 95 zł,

Krok 2. Otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim:

95 zł × 27 dni = 2565 zł,

Krok 3. Tak obliczoną kwotę odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc:

2850 zł - 2565 zł = 285 zł.

Kwota 285 zł to wynagrodzenie za jeden przepracowany dzień lutego. Zastosowanie schematu naliczeń, polegającego na podzieleniu płacy miesięcznej przez 30, a nie 28 (w lutym 2018 r. jest 28 dni), powoduje, że za czas przepracowany pracownik otrzyma wyższe wynagrodzenie, niżby otrzymał, gdyby jako dzielnik można było zastosować 28.

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas przepracowany, gdy miesiąc ma 31 dni, a pracownik przez jego część przebywał na zwolnieniu lekarskim, należy stosować zasadę zawartą w rozporządzeniu, w myśl której stałą płacę miesięczną dzieli się przez 30, a nie przez 31 dni.

Problemy z jednym dniem pracy w 31-dniowym miesiącu

Stosowanie omawianego schematu ustalania płacy zasadniczej w przypadku przepracowania części miesiąca z powodu choroby budzi wiele wątpliwości, gdy pracownik w 31-dniowym miesiącu przepracuje tylko 1 dzień. W takiej sytuacji, mimo faktycznego świadczenia pracy przez 1 dzień, pracownik nie otrzyma wynagrodzenia.

Celowość stosowania tej metody naliczeń została potwierdzona w 2004 r., a zagadnienie dokładnie wyjaśnione przez Departament Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. Ministerstwo stwierdziło, że taki sposób wyliczenia wynagrodzenia za przepracowany 1 dzień w miesiącu liczącym 31 dni, z których 30 dni pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby, jest prawidłowy. Wskazany mechanizm wynika z przyjęcia w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa do obliczeń wysokości zasiłku, liczby 30 jako uśrednionej liczby dni kalendarzowych w miesiącu. Dlatego zawsze w miesiącach liczących 31 dni wystąpi brak zapłaty za dzień pracy przy chorobie trwającej 30 dni oraz nadpłata w lutym (liczącym 28 albo 29 dni). Departament wskazał także, że wynagrodzenie ustalone w stałej miesięcznej stawce przysługuje w tej samej kwocie, zarówno gdy miesiąc ma 28, jak i 31 dni. Jednakże, pomimo tych wyjaśnień, sposób liczenia nadal budził wiele wątpliwości, dlatego też w 2009 r. w piśmie nr GPP-87-4560-64/09/PE/RP Główny Inspektorat Pracy wyjaśnił, że:

(…) kwotę wynagrodzenia zawsze dzielimy przez 30, bez względu na to, czy miesiąc ma 28, 29, 30 czy 31 dni. W praktyce powstaje problem, gdy pracownik w miesiącu, który liczy 31 dni, przez 30 dni jest chory, a jeden dzień pracuje. W takim bowiem wypadku wykonanie wskazanych w przepisie działań da wynik 0, czyli za jeden dzień pracy pracownik nie otrzymałby wynagrodzenia. Przyjęcie takich zasad ustalania wynagrodzenia, w tym konkretnym przypadku, stoi w sprzeczności z art. 80 k.p., który określa, że za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie. Przy powyższych wyliczeniach pracownik mimo wykonywania pracy w danym miesiącu nie otrzymałby żadnej pensji, a jedynie wynagrodzenie za czas choroby bądź zasiłek chorobowy (z reguły w niższej niż wynagrodzenie za pracę wysokości). Powyższe przemawiałoby za wypłatą wynagrodzenia za pracę za czas przepracowany, czyli za 1 dzień.(...)

Również w swoim kolejnym stanowisku z 3 grudnia 2009 r. resort pracy uznał, że w takim przypadku pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za faktycznie przepracowany 1 dzień. Zatem przy naliczaniu wynagrodzenia trzeba kierować się tymi stanowiskami.

1.2.2. Wynagrodzenie za nieobecność z innych przyczyn niż choroba

Aby ustalić wysokość pensji za czas przepracowany, jeśli w tracie miesiąca pracownik był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba i za czas tej niezdolności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, należy korzystać z regulacji zawartych w § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.

Zgodnie z tymi regulacjami należy:

• miesięczną stawkę wynagrodzenia ustaloną w stałej wysokości podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie
• otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn,
• tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Powyższy schemat obliczeń przeznaczony jest do ustalania wynagrodzenia za czas przepracowany, gdy przez część miesiąca pracownik przebywał np. na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, miał nieobecność nieusprawiedliwioną oraz w sytuacji nawiązania bądź rozwiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca.

Przykład

Pracownik od 27 do 29 grudnia 2017 r. (tj. 3 dni = 24 godziny) przebywał na urlopie bezpłatnym. W grudniu miał do przepracowania 152 godziny. Wynagrodzenie pracownika składa się tylko z płacy zasadniczej w wysokości 2200 zł.

Aby ustalić wynagrodzenie za część miesiąca:

Krok 1. Miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w grudniu:

2200 zł : 152 godziny = 14,47 zł/godz.,

Krok 2. Otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę godzin nieobecności w pracy z powodu urlopu bezpłatnego:

14,47 zł/godz. × 24 godziny = 347,28 zł,

obliczoną kwotę odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc:

2200 zł - 347,28 zł = 1852,72 zł.

Otrzymana kwota to wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

1.3. Choroba i inna nieobecność w jednym miesiącu

W przypadku gdy pracownik w trakcie jednego miesiąca korzystał ze zwolnienia lekarskiego oraz przebywał np. na urlopie wychowawczym, stosuje się oba określone w przepisach rozporządzenia z 29 maja 1996 r. sposoby obliczania wynagrodzenia za część miesiąca - osobno dla każdego rodzaju nieobecności. W takiej sytuacji ustalenie wynagrodzenia za czas przepracowany polega na:

Krok 1. Ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas zwolnienia lekarskiego;

Krok 2. Ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas urlopu wychowawczego bądź innej usprawiedliwionej nieobecności;

Krok 3. Odjęciu ustalonych kwot od płacy przysługującej za cały miesiąc.

Przykład

Pracownik w okresie od 1 do 17 grudnia 2017 r. (tj. 88 godzin) przebywał na urlopie wychowawczym oraz w okresie od 18 do 22 grudnia 2017 r. (tj. 5 dni) na zwolnieniu lekarskim, a wynagradzany jest według stałej stawki miesięcznej w kwocie 3600 zł.

Krok 1. Ustalamy kwotę zmniejszenia wynagrodzenia o czas choroby.

W tym celu należy:

• stawkę miesięczną wynagrodzenia podzielić przez 30:

3600 zł : 30 dni = 120 zł,

• otrzymaną kwotę (kwotę zmniejszenia pensji za 1 dzień zwolnienia lekarskiego) pomnożyć przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego:

120 zł × 5 dni zwolnienia lekarskiego = 600 zł.

Krok 2. Ustalamy kwotę zmniejszenia pensji o czas urlopu wychowawczego.

W tym celu należy:

• stawkę miesięczną wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w grudniu (tj. 152 godziny):

3600 zł : 152 godz. = 23,68 zł/godz.,

• otrzymaną kwotę (kwotę zmniejszenia pensji za 1 godzinę urlopu wychowawczego) pomnożyć przez liczbę godzin urlopu:

23,68 zł/godz. × 88 godz. = 2083,84 zł.

Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie za czas przepracowany w grudniu.

W tym celu od miesięcznej stawki wynagrodzenia należy odjąć kwoty zmniejszenia pensji za czas zwolnienia lekarskiego oraz za czas urlopu:

3600 zł - 600 zł - 2083,84 zł = 916,16 zł.

Za czas przepracowany w grudniu 2017 r. pracownik powinien otrzymać 916,16 zł.

W sytuacji gdy pracownik przez część miesiąca korzysta z urlopu wypoczynkowego, a przez pozostałą część przebywa na zwolnieniu lekarskim i ani przez jeden dzień nie świadczy pracy, nie stosuje się regulacji zawartych w rozporządzeniu z 29 maja 1996 r. W takim przypadku oprócz wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku należy po prostu ustalić pensję za czas urlopu wypoczynkowego według zasad zawartych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zasady obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy przedstawiamy w rozdziale II.

II. WYNAGRODZENIE ZA CZAS NIEOBECNOŚCI W PRACY

Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Za czas tej nieobecności przysługuje mu wynagrodzenie, jakie otrzymywałby, gdyby w tym czasie normalnie pracował. W przypadku stałej pensji obliczenie jest proste. Problem pojawia się, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia.

1. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego

Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).

1.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

W wynagrodzeniu urlopowym nie są uwzględniane składniki wynagrodzenia i świadczenia, które mają charakter jednorazowy, nieperiodyczny lub przysługują z tytułu np. rozwiązania umowy o pracę.

A zatem przy ustalaniu jego wysokości nie należy brać pod uwagę:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

- § 6 rozporządzenia urlopowego.

Powyższy katalog jest zamknięty, a zatem wszystkie inne składniki wynagrodzenia za pracę oraz wypłaty ze stosunku pracy należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

W wynagrodzeniu urlopowym powinny zostać ujęte wszystkie inne niż wymienione powyżej (wyłączone) składniki wynagrodzenia, pod warunkiem że przysługują one w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.

Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego należy brać pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia, które mają charakter stały, są wypłacane periodycznie i mają ścisły, bezpośredni związek z wykonywaną pracą.

 !

W wynagrodzeniu urlopowym trzeba brać pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia, które mają charakter roszczeniowy.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop uwzględnia się zatem:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (przy 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym),
• dodatek za pracę w porze nocnej,
• premie i nagrody periodyczne.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego odrębne zasady stosuje się w stosunku do składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości i do określonych w zmiennej wysokości przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stała miesięczna premia regulaminowa) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Bez względu na długość urlopu pracownikowi przysługują za ten czas wszystkie składniki wynagrodzenia przyjęte w stawce miesięcznej w wysokości przewidzianej w umowie o pracę bądź w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy. W praktyce takie składniki są wypłacane w przysługujących stawkach, tak jak za normalną pracę, bez wliczania ich do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Odmienne zasady obowiązują przy uwzględnianiu w podstawie urlopowej wynagrodzenia zmiennego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej) uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom - liczonych maksymalnie z 12 miesięcy.

Ustalone według powyższych zasad wynagrodzenie stanowi podstawę wynagrodzenia urlopowego.

W podstawie wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premia kwartalna, półroczna, roczna). Wypłaca się je w przyjętych terminach ich wypłaty.

W przypadku gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc, lub nastąpiły zmiany w ich wysokości, i zostały one wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Jeśli więc w trakcie urlopu pracownik utracił prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia, to od dnia utraty do niego prawa nie może być on brany pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za okres urlopu, pomimo że występował w czasie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Gdyby pracownik pracował zamiast wykorzystywać urlop, to nie otrzymałby już tego składnika.

Przykład

W grudniu 2017 r. pracownik przebywał przez 3 dni na urlopie wypoczynkowym. Wynagradzany jest według stawki godzinowej. Do podstawy wymiaru jego wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć pensje otrzymane w listopadzie, październiku i we wrześniu 2017 r. Pracownikowi od 1 października 2017 r. obniżono stawkę za godzinę pracy z 25 zł do 20 zł. Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pensję za wrzesień należy przeliczyć według nowej, niższej stawki, tak jakby przysługiwała ona pracownikowi przez cały okres, z którego ustala się tę podstawę.

Szczególne zasady stosuje się również, gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik np. dłużej chorował lub był na urlopie bezpłatnym. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy (lub pełne miesiące kalendarzowe), pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi należało się takie wynagrodzenie (§ 11 rozporządzenia urlopowego).

Przykład

Pracownica w grudniu 2017 r. przez 8 dni przebywała na urlopie wypoczynkowym. Do wyliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego powinno się przyjąć wynagrodzenie wypłacone pracownicy w listopadzie, październiku i we wrześniu 2017 r. Jednak pracownica w okresie od 1 października do 30 listopada 2017 r. przebywała na zwolnieniu chorobowym. W związku z tym podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić, biorąc pod uwagę pensję wypłaconą jej we wrześniu, w sierpniu i lipcu 2017 r.

1.1.1. Praca krótsza niż przez 3 miesiące

Nie zawsze jednak można ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z pełnych 3 (12) miesięcy. Sytuacja taka będzie miała miejsce, gdy pracownik pracuje krócej niż okres, jaki powinien być przyjęty do podstawy wymiaru pensji za czas wypoczynku. W takim przypadku zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy uwzględnić w podstawie wymiaru w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany.

1.2. Obliczanie wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

W przypadku pracownika otrzymującego wynagrodzenie zmienne (akordowe, prowizyjne, zadaniowe), należy:

• ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z 3 bądź maksymalnie z 12 miesięcy poprzedzających urlop,
• określić liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej,
• ustalić stawkę za 1 godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie),
• pomnożyć stawkę za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.

Przykład

Pracownik w grudniu 2017 r. korzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni (80 godzin). Jego wynagrodzenie składa się z płacy zasadniczej w stałej wysokości 2800 zł oraz zmiennych miesięcznych prowizji. Pracownik otrzymał następujące wynagrodzenia prowizyjne:

• w listopadzie 2017 r. - 723 zł,

• w październiku 2017 r. - 810 zł,

• we wrześniu 2017 r. - 778 zł,

oraz przepracował odpowiednio: 160 godz., 176 godz. i 168 godz. - łącznie 504 godz.

Krok 1. Wynagrodzenie prowizyjne, jako zmienny element pensji, przyjmujemy do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie. Sumujemy więc wynagrodzenie prowizyjne wypłacone w powyższych miesiącach:

723 zł + 810 zł + 778 zł = 2311 zł.

Ustalamy wynagrodzenie za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu sumę prowizji z 3 miesięcy dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez te 3 miesiące:

2311 zł : 504 godz. = 4,59 zł/godz.

Obliczamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia. Stawkę za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników wynagrodzenia mnożymy przez liczbę godzin urlopu:

4,59 zł/godz. × 80 godz. = 367,20 zł.

Krok 2. Obliczamy wynagrodzenie za grudzień 2017 r.:

2800 zł + 367,20 zł = 3167,20 zł + prowizja za grudzień 2017 r., wypracowana w faktycznie przepracowanym czasie.

W liczbie godzin przepracowanych należy uwzględnić wszystkie godziny świadczenia przez pracownika pracy, tj. również te, które są godzinami ponadwymiarowymi.

Przykład

Pracownik w styczniu 2018 r. przebywał przez 16 godzin na urlopie wypoczynkowym. Jego pensja zasadnicza w stałej wysokości wynosi 3000 zł. W niektórych miesiącach otrzymuje też zmienny składnik w postaci wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Pracownik w miesiącach poprzedzających urlop otrzymał następujące wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych:

• w październiku 2017 r. - 450,08 zł,

• w listopadzie 2017 r. - 285,76 zł,

oraz przepracował odpowiednio: 176 godz. i 16 godz. nadliczbowych (opłacanych dodatkiem 50%) w październiku 2017 r., a w listopadzie 2017 r. - 160 godz. i 8 godz. nadliczbowych (opłacanych dodatkiem 100%); w grudniu 2017 r. nie było nadgodzin, pracownik przepracował 152 godziny.

Krok 1. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć pensję wypłaconą pracownikowi za nadgodziny w październiku i listopadzie 2017 r.

Sumujemy zmienne składniki wynagrodzenia:

450,08 zł + 285,76 zł = 735,84 zł.

Następnie sumujemy czas przepracowany w okresie październik - grudzień 2017 r.:

176 godz. + 16 godz. nadliczbowych + 160 godz. + 8 godz. nadliczbowych + 152 godz. pracy w grudniu = 512 godz.

Ustalamy wynagrodzenie za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu sumę zmiennych składników wynagrodzenia dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez te 3 miesiące:

735,84 zł : 512 godz. = 1,44 zł/godz.

Krok 2. Obliczamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia. Stawkę za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników wynagrodzenia mnożymy przez liczbę godzin urlopu:

1,44 zł/godz. × 16 godz. = 23,04 zł.

Wynagrodzenie za styczeń 2018 r.:

3000 zł + 23,04 zł = 3023,04 zł.

2. Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego

Urlop okolicznościowy to zwolnienie pracownika od obowiązku świadczenia pracy udzielane pracownikowi w szczególnych przypadkach. Mimo potocznego posługiwania się zwrotem "urlop okolicznościowy" dni te nie są urlopem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Zwolnienia tego typu, w przeciwieństwie do urlopów wypoczynkowych, udzielane są na dni. Nieobecność pracownika w danym dniu powoduje obniżenie jego wymiaru czasu pracy o liczbę godzin, jaką pracownik miał przepracować w tym dniu zgodnie z harmonogramem.

2.1. Podstawa wymiaru i obliczanie wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego

Aby ustalić wynagrodzenie za czas zwolnień od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, należy zastosować zasady obowiązujące przy określaniu wysokości wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi wyjątkami.

A zatem wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego ustala się z wyłączeniem takich samych składników jak przy wynagrodzeniu urlopowym (§ 6 rozporządzenia urlopowego).

Sposób ustalania wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego zależy przede wszystkim od systemu wynagradzania, w jakim zatrudniony jest pracownik. Inaczej należy postąpić w sytuacji, gdy na wynagrodzenie pracownika składają się stałe elementy pensji, a inaczej, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki.

Składniki wynagrodzenia ustalane w zmiennej wysokości oblicza się wyłącznie z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (a nie jak przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop w wysokości wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu).

Przykład

Pracownik w lutym 2018 r. skorzystał z 1 dnia zwolnienia od pracy przysługującego z tytułu śmierci babci. Od 1 lutego 2018 r. zmianie uległa wysokość jego pensji z 3000 zł na 3400 zł. Za luty 2018 r. pracownik otrzyma swoje nowe wynagrodzenie, tj. 3400 zł. Nie ma potrzeby osobnego wyliczania wynagrodzenia za czas zwolnienia z tego stałego składnika, podobnie jak przy urlopie wypoczynkowym.

W sytuacji gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne określone w stawce akordowej, prowizyjnej bądź zadaniowej, wówczas, aby obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego, należy:

Krok 1. ustalić zmienne składniki wynagrodzenia z miesiąca korzystania z urlopu okolicznościowego - trzeba sumować wynagrodzenia zmienne;

Krok 2. określić liczbę godzin faktycznie przepracowanych w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego;

Krok 3. obliczyć stawkę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy ze zmiennych składników wynagrodzenia - zmienne składniki wynagrodzenia z miesiąca korzystania z urlopu okolicznościowego trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu;

Krok 4. ustalić wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego ze zmiennych składników wynagrodzenia - stawkę godzinową ze zmiennych składników wynagrodzenia trzeba pomnożyć przez liczbę godzin wyznaczonych pracownikowi do przepracowania w dniu, w którym korzystał z urlopu okolicznościowego.

Przykład

Pracownik zatrudniony jest w systemie pracy prowizyjnej. W marcu 2018 r. korzystał z 2 dni zwolnienia od pracy, przysługującego na okoliczność narodzin dziecka. W tych dniach, zgodnie ze swoim harmonogramem, miał do przepracowania 16 godzin. W marcu pracownik uzyskał pensję w kwocie 3858 zł, a jego miesięczna norma czasu pracy wynosiła 176 godzin.

Aby ustalić wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego należy:

Krok 1. ustalić liczbę godzin faktycznej pracy w marcu 2018 r. (miesięczną normę czasu pracy pomniejszamy o liczbę godzin, jaką by pracownik przepracował, gdyby nie korzystał ze zwolnienia od pracy z tytułu narodzin dziecka):

176 godz. - 16 godz. = 160 godz.;

Krok 2. wypracowane w marcu 2018 r. wynagrodzenie prowizyjne podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu:

3858 zł : 160 godz. = 24,11 zł/godz.;

Krok 3. obliczoną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin wyznaczonych pracownikowi do przepracowania w czasie, w którym korzystał z urlopu okolicznościowego:

24,11 zł/godz. × 16 godz. = 385,76 zł.

Otrzymana kwota jest wynagrodzeniem za czas urlopu okolicznościowego.

Dla pracowników, którzy w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego mają prawo do stałych i zmiennych elementów pensji, wynagrodzenie jest sumą pensji za urlop okolicznościowy ze zmiennych składników oraz wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce.

3. Wynagrodzenie za czas przestoju

Przestój to nieplanowana i przejściowa przerwa w wykonywaniu pracy, spowodowana zaburzeniami w normalnym funkcjonowaniu zakładu pracy.

Pracownikowi za czas niewykonywania pracy przysługuje wynagrodzenie tylko wtedy, gdy był gotów do jej wykonywania, a przestój nastąpił z przyczyn niezawinionych przez pracownika i jednocześnie dotyczących pracodawcy.

Za czas niewykonywania pracy wskutek niezawinionego przez pracownika przestoju pracownikowi przysługuje za pracę wykonaną wynagrodzenie wynikające z jego osobis­tego zaszeregowania (określonego stawką godzinową lub miesięczną), a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia. Nie może to być jednak mniej niż wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę.

Jeżeli natomiast przestój został zawiniony przez pracownika, przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie za pracę rzeczywiście wykonaną.

3.1. Wynagrodzenie stałe

Jeżeli pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, wówczas przy ustalaniu wynagrodzenia za przestój nie stosuje się zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, w tym reguły, że wynagrodzenie za czas urlopu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Nie uwzględnia się tu takich składników wynagrodzenia, których przyznanie jest uzależnione od spełnienia przez pracownika dodatkowych przesłanek. A zatem w wynagrodzeniu tym nie uwzględnia się żadnych innych składników wynagrodzenia, także premii uznaniowej, nawet jeśli faktycznie była co miesiąc wypłacana.

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 listopada 2000 r. (I PKN 455/00, OSNP 2002/11/268) stwierdził, że do wynagrodzenia przewidzianego w art. 81 § 1 k.p. nie mają zastosowania zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop i wobec tego w wynagrodzeniu tym nie mogą być uwzględnione inne składniki niż te, które wynikają z zaszeregowania pracownika i są określone stawką godzinową lub miesięczną.

Przykład

W grudniu 2017 r. pracownik z powodu przestoju nie świadczył pracy przez 8 dni (64 godziny). Na wynagrodzenie pracownika składa się jedynie płaca zasadnicza w wysokości 2500 zł, a pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy.

Aby ustalić wynagrodzenie za czas przestoju, należy:

Krok 1. wynagrodzenie pracownika podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w grudniu, tj. 152 godz.:

2500 zł : 152 godz. = 16,45 zł/godz.;

Krok 2. stawkę za 1 godzinę przestoju pomnożyć przez liczbę godzin przestoju:

16,45 zł/godz. × 64 godz. przestoju = 1052,80 zł.

3.2. Wynagrodzenie zmienne

Jeżeli pracownik nie jest wynagradzany ani stawką godzinową, ani miesięczną, wówczas przysługuje mu za przestój 60% wynagrodzenia. W tym przypadku należy zastosować wytyczne, według których, licząc podstawę wynagrodzenia przestojowego, trzeba stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (§ 4 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas przestoju pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie zmienne, należy:

Krok 1. ustalić podstawę wymiaru z okresu 3 bądź maksymalnie 12 miesięcy;

Krok 2. określić liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy wymiaru;

Krok 3. obliczyć stawkę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy - wynagrodzenie ustalone jak za urlop dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie;

Krok 4. ustalić stawkę wynagrodzenia za 1 godzinę przestoju - z otrzymanej stawki wylicza się 60%;

Krok 5. ustalić kwotę wynagrodzenia za czas przestoju - stawkę za godzinę przestoju trzeba pomnożyć przez liczbę godzin przestoju.

 !

Jeżeli oprócz wynagrodzenia zmiennego występują również składniki w stałej miesięcznej wysokości, np. dodatek stażowy, funkcyjny, to stawkę takiego składnika dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu przestoju, a następnie tak uzyskaną stawkę za 1 godzinę mnoży się przez liczbę godzin tego przestoju.

Przykład

Pracownik w marcu 2018 r. nie świadczył pracy z powodu przestoju przez 6 dni (48 godzin). Wynagradzany jest w systemie prowizyjnym, a ponadto otrzymuje dodatek za pracę w warunkach uciążliwych 200 zł. W okresie grudzień 2017 r. - luty 2018 r. otrzymał następujące prowizje:

•  w lutym - 4425 zł,

•  w styczniu - 4620 zł,

•  w grudniu - 4505 zł,

a przepracował łącznie w tym czasie 480 godzin.

Pracownikowi wynagradzanemu w systemie prowizyjnym za czas przestoju przysługuje 60% średniego wynagrodzenia osiągniętego przez niego w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym nastąpił przestój.

Krok 1. Obliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy ze zmiennej pensji:

sumujemy zmienne składniki z okresu 3 miesięcy (grudzień 2017 r. - luty 2018 r.):

4425 zł + 4620 zł + 4505 zł = 13 550 zł,

podstawę ustaloną z 3 miesięcy dzielimy przez czas przepracowany w okresie tych 3 miesięcy:

13550 zł : 480 godz. = 28,23 zł/godz.

Krok 2. Obliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy ze stałego składnika:

200 zł : 176 godz. (wymiar czasu pracy w marcu 2018 r.) = 1,14 zł.

Krok 3. Liczymy wynagrodzenie za czas przestoju. W tym celu sumujemy obie stawki wynagrodzenia:

28,23 zł + 1,14 zł = 29,37 zł;

stawkę za 1 godzinę przestoju (liczymy 60% ze stawki za 1 godzinę pracy):

29,37 zł/godz. × 60% = 17,62 zł/godz.,

wynagrodzenie za 48 godzin przestoju (stawkę za 1 godzinę przestoju mnożymy przez liczbę godzin przestoju):

17,62 zł/godz. × 48 godz. = 845,76 zł.

Pracownik za czas przestoju powinien otrzymać 845,76 zł.

3.3. Wynagrodzenie wieloskładnikowe

W sytuacji gdy na pensję pracownika składa się wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, oraz zmienny element w postaci wynagrodzenia akordowego, prowizyjnego, zadaniowego czy nawet w postaci premii, wówczas przy ustalaniu wynagrodzenia przestojowego bierzemy jedynie pod uwagę stałe wynagrodzenie miesięczne lub godzinowe. W wynagrodzeniu tym nie uwzględnia się żadnych innych składników pensji, nawet jeśli faktycznie były co miesiąc wypłacane.

Przykład

W lutym 2018 r. przez 5 dni (40 godzin) pracownik nie świadczył pracy w związku z przestojem spowodowanym awarią linii produkcyjnej. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2800 zł oraz wynagrodzenie zależne od wyników pracy.

Jeśli pensja pracownika składa się z wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką miesięczną oraz jeszcze innych składników, wówczas przy ustalaniu kwoty wynagrodzenia za czas postoju uwzględnia się jedynie płacę zasad­niczą.

Ustalamy wynagrodzenie za czas przestoju. W tym celu:

Krok 1. Wynagrodzenie pracownika dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w lutym, tj. 160 godzin:

2800 zł : 160 godz. = 17,50 zł/godz.,

Krok 2. Stawkę za 1 godzinę pracy mnożymy przez liczbę godzin przestoju:

17,50 zł/godz. × 40 godz. przestoju = 700 zł.

Za czas przestoju pracownik powinien otrzymać kwotę 700 zł.

3.4. Powierzenie innej pracy

Pracodawca, który nie chce wypłacać pracownikom przysługującego im wynagrodzenia za czas przestoju, powinien powierzyć im po prostu inną pracę.

Jeżeli na czas przestoju pracodawca powierzy pracownikowi wykonanie innej pracy, wtedy należy mu się wynagrodzenie przewidziane za wyznaczoną pracę, ale nie niższe niż wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania lub 60% otrzymanego wynagrodzenia, jeśli stawka osobistego zaszeregowania nie została określona oraz nie niższe od minimalnego wynagrodzenia.

Jeżeli przestój nastąpił z winy pracownika, przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie przewidziane za wykonaną pracę.

Przykład

Pracownik spowodował awarię maszyny, na której pracuje. Naprawa trwała 5 dni (40 godzin). Na ten czas pracodawca skierował pracownika do wykonywania innej pracy, odpowiadającej jego kwalifikacjom, ale za którą przysługuje niższa stawka wynagrodzenia, tj. 15 zł/godz. Jego stawka zaszeregowania to 20 zł/godz., a pracownik był zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy.

W opisanej sytuacji pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za przewidzianą pracę, będące iloczynem stawki godzinowej przewidzianej dla tej pracy i liczby godzin świadczenia tej pracy:

15 zł/godz. × 40 godz. = 600 zł.

Gdyby pracownik nie spowodował awarii maszyny, to otrzymałby wynagrodzenie w kwocie:

20 zł/godz. × 40 godz. = 800 zł, czyli o 200 zł wyższe.

!

 Nieuzasadniona odmowa podjęcia pracy przydzielonej do wykonania w czasie trwania przestoju powoduje utratę prawa do wynagrodzenia przestojowego.

4. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy

Pracownik niezdolny do pracy z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, w okresie łącznie do 33 dni lub 14 dni (jeżeli pracownik ukończył 50 lat w roku kalendarzowym), zachowuje prawo do wynagrodzenia gwarantowanego. Jest to wynagrodzenie finansowane ze środków własnych pracodawcy (art. 92 k.p.).

Okres 33 dni niezdolności do pracy ustala się przez sumowanie poszczególnych okresów niezdolności do pracy występujących w danym roku kalendarzowym. Do tego limitu wlicza się wszystkie dni nieprzerwanej niezdolności do pracy, nawet jeśli występują między nimi przerwy. Długość ewentualnych przerw między kolejnymi okresami choroby oraz rodzaj schorzenia, na które cierpi dany pracownik po przerwie, nie mają w tym momencie znaczenia.

Do limitu 33 dni nie są wliczane okresy niezdolności do pracy przypadające w okresie wyczekiwania na prawo do wynagrodzenia za czas choroby.

Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego niezdolność do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną będzie trwała łącznie dłużej niż 33 dni lub 14 dni, wówczas, począwszy od 34. lub 15. dnia, pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek chorobowy.

Jeżeli choroba przypadała na przełomie roku, a 31 grudnia pracownik otrzymał:

• wynagrodzenie z art. 92 k.p. - to od 1 stycznia następnego roku nadal będzie ono mu przysługiwać w wymiarze do 33 dni lub 14 dni,
• zasiłek chorobowy - to od 1 stycznia do końca choroby nadal powinien go otrzymywać.

Gdyby zaś w niezdolności do pracy nastąpiła choćby 1-dniowa przerwa, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za czas choroby ze środków pracodawcy.

4.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy. W tym także za niedziele, święta oraz dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Wynagrodzenie to nie ulega jednak obniżeniu w przypadku ograniczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Za wynagrodzenie uważa się natomiast przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne.

Ustalając podstawę wynagrodzenia chorobowego, przychód stanowiący podstawę wymiaru składek społecznych pomniejsza się o 13,71% podstawy ich wymiaru.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie wlicza się składników wynagrodzenia, które zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi u danego pracodawcy nie ulegają zmniejszeniu za okresy choroby. W podstawie wymiaru nie uwzględnia się także tych składników, których wypłaty zaprzestano na podstawie postanowień aktów prawa wewnętrznego bądź które wypłacano do określonego terminu.

Wliczanie składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru

wynagrodzenia chorobowego

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy	Sposób wliczania do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego
miesięczne	w kwocie wypłaconej za miesiące, za które wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia tej podstawy
kwartalne	w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność
roczne	w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność

Jeżeli w danym okresie pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
• przyjmuje się, po uzupełnieniu do pełnego miesiąca, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy przez liczbę przyjętych miesięcy.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc.

Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy jest 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego jego podstawę wymiaru.

Za czas choroby pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu (np. w układzie zbiorowym czy umowie o pracę). Gdy jednak niezdolność do pracy jest wynikiem wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w okresie ciąży, za czas zwolnienia przysługuje 100% wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik w wieku 47 lat zachorował i na okres od 12 stycznia do 17 lutego 2018 r. (37 dni) przedstawił zwolnienie lekarskie. W okresie ostatnich 2 lat nie korzystał ze zwolnień lekarskich i nie przebywał na urlopie bezpłatnym. Zakład pracy zatrudnia 10 osób.

Na wynagrodzenie pracownika składa się:

• wynagrodzenie zasadnicze w stałej stawce miesięcznej - 3000 zł,

• dodatek funkcyjny w wysokości 500 zł, który ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do dni przepracowanych.

Pracownik jest zatrudniony w firmie od 1 stycznia 2012 r. i od tej pory nie miał zmienianych warunków zatrudnienia.

Wynagrodzenie za czas choroby przysługuje pracownikowi od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego. Pracodawca jest zobowiązany wypłacić mu wynagrodzenie chorobowe za okres 33 dni, tj. od 12 stycznia do 13 lutego 2018 r. Natomiast za okres od 14 lutego 2018 r. do końca choroby pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, finansowany i wypłacany przez ZUS.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przychód za okres od stycznia 2017 r. do grudnia 2017 r., tj. miesięcznie kwota:

3000 zł + 500 zł = 3500 zł, po pomniejszeniu o składki społeczne finansowane przez pra­cownika.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego uwzględniamy dodatek funkcyjny, gdyż ulega on proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do dni przepracowanych.

Lp.	Okres	Przychód przyjmowany do podstawy wymiaru	Stopa procentowa składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika	Przychód przyjmowany do podstawy wymiaru po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika
1	2	3	4	5
1.	01/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
2.	02/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
3.	03/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
4.	04/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
5.	05/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
6.	06/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
7.	07/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
8.	08/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
9.	09/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
10.	10/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
11.	11/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł
12.	12/2017	3500 zł	13,71%	3020,15 zł

A zatem podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego z powyższego okresu, po pomniejszeniu o składki społeczne finansowane przez pracownika, wynosi:

3020,15 zł × 12 miesięcy = 36 241,80 zł.

Krok 1. Ustalamy przeciętne miesięczne wynagrodzenie. W tym celu podstawę wynagrodzenia z 12 miesięcy dzielimy przez 12 miesięcy:

36 241,80 zł : 12 miesięcy = 3020,15 zł.

Krok 2. Ustalamy podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego - za 1 dzień niezdolności do pracy stanowi 1/30 przeciętnego wynagrodzenia:

3020,15 zł : 30 = 100,67 zł.

Krok 3. Ustalamy wynagrodzenie za czas choroby pracownika (80% wynagrodzenia):

100,67 zł × 80% = 80,54 zł.

Liczymy wysokość wynagrodzenia chorobowego za 33 dni zwolnienia lekarskiego:

80,54 zł × 33 dni = 2657,82 zł.

Pracownikowi za 33 dni zwolnienia lekarskiego przysługuje wynagrodzenie chorobowe w wysokości 2657,82 zł oraz 4 dni × 80,54 zł = 322,16 zł zasiłku chorobowego.

 

III. ŚWIADCZENIA ZA DODATKOWĄ PRACĘ

W razie wykonywania przez pracownika dodatkowej pracy pracodawca jest zobowiązany albo udzielić mu za taką pracę czasu lub dnia wolnego, albo zapłacić dodatkowe wynagrodzenie.

1. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar jego czasu pracy (art. 151 k.p.). Ponieważ wymaga zwiększonego wysiłku, jest też specjalnie wynagradzana.

Pracę w godzinach nadliczbowych można rekompensować pracownikowi dodatkowym wynagrodzeniem albo czasem wolnym (art. 1511 i art. 1512 k.p.).

1.1. Normalne wynagrodzenie

Za każdą godzinę pracy w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje zawsze normalne wynagrodzenie. Normalne wynagrodzenie to takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania oraz dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników.

Tymi dodatkowymi składnikami o charakterze stałym są:

• dodatek stażowy,
• dodatek funkcyjny,
• dodatek za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• premia regulaminowa, jeżeli ma ona stały charakter i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika ustalone jest w stałej stawce miesięcznej, wówczas, aby ustalić normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, należy:

• sumę wszystkich składników tego wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie
• tak otrzymane normalne wynagrodzenie za 1 godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin nadliczbowych wypracowanych w danym miesiącu.

Przykład

W lutym 2018 r. pracownik przepracował 24 godziny ponad ustaloną normę pracy. Na wynagrodzenie pracownika składają się:

stała płaca zasadnicza - 3200 zł,

dodatek stażowy - 320 zł.

Krok 1. Ustalamy normalne wynagrodzenie za 1 godzinę pracy:

sumujemy stałe składniki wynagrodzenia:

3200 zł + 320 zł = 3520 zł,

otrzymaną kwotę dzielimy przez liczbę godzin pracy w lutym:

3520 zł : 160 godz. = 22 zł/godz.

Krok 2. Obliczamy normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. W tym celu stawkę godzinową pracownika mnożymy przez liczbę godzin nadliczbowych:

22 zł/godz. × 24 godz. = 528 zł.

Pracownikowi za przepracowanie dodatkowych 24 godzin przysługuje normalne wynagrodzenie w wysokości 528 zł oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeśli pensja określona jest w stawce godzinowej, wówczas w celu ustalenia normalnego wynagrodzenia za pracę nadliczbową stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych nadliczbowo.

Przykład

Pracownik jest wynagradzany według stawki godzinowej 18 zł. W lutym 2018 r. pracownik przepracował 16 godzin nadliczbowych. Ustalamy normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. W tym celu stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin nadliczbowych:

18 zł/godz. × 16 godz. = 288 zł.

Pracownikowi za 16 godzin nadliczbowych przysługuje normalne wynagrodzenie w wysokości 288 zł oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

W sytuacji gdy pracownik nie ma wyodrębnionego stałego elementu pensji, a jego wynagrodzenie składa się jedynie ze zmiennych elementów (system prowizyjny, akordowy, zadaniowy), wówczas, aby ustalić normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, nie dokonuje się żadnych przeliczeń. Normalnym wynagrodzeniem za godziny nadliczbowe jest po prostu pensja wypracowana w trakcie tych godzin, a wynikająca właśnie ze stawki akordowej, prowizyjnej lub zadaniowej pracownika.

1.2. Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych

Pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje również dodatek. Jego wysokość zależy od rodzaju czasu wolnego, poświęconego przez pracownika na wykonywanie tej dodatkowej pracy.

Wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych

Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 50% wynagrodzenia	Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 100% wynagrodzenia
Przysługuje za pracę: w dni powszednie, w niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy - (art. 1511 § 1 pkt 2 k.p.).	Przysługuje za pracę: w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy - (art. 1511 § 1 pkt 1 k.p.).

Dodatek w wysokości 100% przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, które pracownikowi rozliczono czasem wolnym od pracy lub dodatkiem z tytułu przekroczenia normy dobowej czasu pracy.

Przy obliczaniu dodatku za pracę nadliczbową dla pracownika otrzymującego wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką miesięczną, stawkę miesięczną należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu, w którym wystąpiła praca nadliczbowa. Dodatek za godzinę pracy nadliczbowej stanowi odpowiednio 50% lub 100% tej stawki.

Przykład

Załóżmy, że w grudniu 2018 r. pracownik przepracował 10 godzin ponad ustaloną normę pracy wynagradzanych 50% dodatkiem, a na jego wynagrodzenie składają się:

• stała płaca zasadnicza - 2112 zł,

• dodatek stażowy - 210 zł.

Podstawę wyliczenia dodatku za pracę nadliczbową stanowi jedynie płaca zasadnicza. Dodatku stażowego nie wliczamy do wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania, dlatego też nie ujmujemy go w podstawie dodatku za godziny nadliczbowe.

Krok 1. Płacę zasadniczą dzielimy przez liczbę godzin pracy w grudniu:

2112 zł : 152 godz. = 13,89 zł/godz.

Krok 2. Ustalamy wysokość 50% dodatku:

13,89 zł/godz. × 50% = 6,95 zł/godz.

Krok 3. Wartość dodatku za 1 godzinę mnożymy przez liczbę przepracowanych nadgodzin:

6,95 zł/godz. × 10 godz. = 69,50 zł.

Pracownik za przepracowane godziny nadliczbowe powinien otrzymać dodatek w wysokości 69,50 zł oraz normalne wynagrodzenie.

W sytuacji gdy pracownik nie ma wyodrębnionego wynagrodzenia wynikającego ze stawki jego zaszeregowania, określonego w stałej stawce miesięcznej lub godzinowej (system akordowy, prowizyjny), wówczas przy obliczaniu dodatku za pracę nadliczbową należy postępować zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop.

A zatem podstawę wyliczenia dodatku ustala się z 3 miesięcy (bądź maksymalnie 12 miesięcy w przypadku znacznego wahania składników) poprzedzających miesiąc świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Następnie, aby obliczyć należność za 1 godzinę pracy według zmiennych elementów pensji, wynagrodzenie ustalone jak za urlop dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie, a z otrzymanej w ten sposób stawki godzinowej wylicza się 60% tej stawki. Tak wyliczoną należność za 1 godzinę mnoży się przez wskaźnik przysługującego dodatku (50 bądź 100%) oraz liczbę godzin pracy nadliczbowej.

Przykład

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie akordowe. W kwietniu 2018 r. przepracował 24 godziny nadliczbowe opłacane 100% dodatkiem. Pracownik otrzymał następujące wynagrodzenia akordowe:

• w marcu - 3825 zł,

• w lutym - 4150 zł,

• w styczniu - 3980 zł,

a przepracował odpowiednio 504 godziny łącznie.

Obliczamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy ze zmiennych składników wynagrodzenia:

Krok 1. Sumujemy zmienne składniki z okresu 3 miesięcy:

3825 zł + 4150 zł + 3980 zł = 11 955 zł,

Krok 2. Podstawę ustaloną z 3 miesięcy dzielimy przez czas przepracowany w okresie tych 3 miesięcy:

11955 zł : 504 godz. = 23,72 zł/godz.

Krok 3. Obliczamy 60% ustalonej stawki:

23,72 zł × 60% = 14,23 zł/godz.

Krok 4. Ustalamy 100% dodatek za 24 godziny nadliczbowe:

14,23 zł/godz. × 100% = 14,23 zł/godz.,

14,23 zł/godz. × 24 godz. = 341,52 zł.

Pracownikowi zatrudnionemu w systemie akordowym za 24 godziny nadliczbowe przysługuje dodatek w wysokości 341,52 zł oraz normalne wynagrodzenie.

Jeśli na pensję pracownika składa się wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, oraz zmienny element w postaci wynagrodzenia akordowego, prowizyjnego czy nawet w postaci premii, wówczas przy ustalaniu dodatku za pracę nadliczbową bierze się jedynie pod uwagę stałe wynagrodzenie miesięczne lub godzinowe. W podstawie naliczania tego dodatku nie uwzględnia się natomiast żadnych innych składników pensji, nawet jeśli faktycznie były co miesiąc wypłacane. Pracownik ma bowiem wyodrębnione wynagrodzenie wynikające z jego zaszeregowania, określone stawką miesięczną bądź godzinową.

Przykład

W lutym 2018 r. pracownik przepracował 10 godzin nadliczbowych wynagradzanych 50% dodatkiem. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3170 zł oraz zmienne premie miesięczne.

Jeśli pensja pracownika składa się z wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką miesięczną oraz zmiennych składników, do kwoty dodatku za pracę nadliczbową uwzględnia się jedynie płacę zasadniczą. Wówczas wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obliczamy w następujący sposób:

Krok 1. Wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w lutym 2018 r.:

3170 zł : 160 godz. = 19,81 zł/godz.

Krok 2. Stawkę za 1 godzinę pracy mnożymy przez wskaźnik przysługującego dodatku:

19,81 zł/godz. × 50% = 9,91 zł/godz.

Krok 3. Stawkę za 1 godzinę 50% dodatku mnożymy przez liczbę godzin pracy nadliczbowej:

9,91 zł/godz. × 10 godz. = 99,10 zł.

Pracownikowi za 10 godzin nadliczbowych przysługuje dodatek w wysokości 99,10 zł oraz normalne wynagrodzenie za te godziny.

1.3. Wynagrodzenie za nadgodziny przy przekroczeniu normy średniotygodniowej

Pracownikowi z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, a jeżeli pracownikowi nie został w zamian za tę pracę udzielony inny dzień wolny, to należy się również dodatek.

Normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, będącą wynikiem przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy, ustala się odrębnie dla każdego z miesięcy okresu rozliczeniowego. Sposób ustalania tego wynagrodzenia jest identyczny jak w przypadku nadgodzin dobowych.

Gdy wynagrodzenie pracownika ustalone jest w stałej stawce miesięcznej, wówczas, aby ustalić normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, należy:

• sumę wszystkich składników tego wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie
• tak otrzymane normalne wynagrodzenie za 1 godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin nadliczbowych wypracowanych w danym miesiącu.

Jeśli wynagrodzenie określone jest w stawce godzinowej, w celu obliczenia normalnego wynagrodzenia za pracę nadliczbową należy stawkę godzinową pracownika wraz z ewentualnymi dodatkami pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych nadliczbowo.

Za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku z tytułu przekroczenia normy dobowej, w wysokości odpowiednio 50% albo 100% wynagrodzenia (art. 1511 § 1 oraz § 2 k.p.).

Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku za godziny nadliczbowe obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia ustalanego zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (art. 1511 § 3 k.p.).

Zasady obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych regulują § 4 i § 4a rozporządzenia z 29 maja 1996 r. Podstawę obliczenia dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w przypadku pracowników otrzymujących wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową, ustala się, dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Aby obliczyć dodatek do wynagrodzenia za nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej, miesięczną stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 20 sierpnia 2008 r. (DPR-III-079-475/ZN/08) w sprawie obliczania dodatku z tytułu pracy w nadgodzinach stwierdzenie pracy w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej oraz ustalenie liczby godzin, za które pracownikowi przysługuje dodatek, następuje z upływem obowiązującego pracownika okresu rozliczeniowego. Dlatego - zdaniem departamentu - w przypadku trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego, w celu ustalenia wynagrodzenia za jedną godzinę, należałoby miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. Jeśli jednak jest to mniej korzystne dla pracownika, możliwe jest też odrębne obliczenie dodatku dla każdego miesiąca okresu rozliczeniowego.

Przykład

Zgodnie z umową o pracę pracownik otrzymuje 3000 zł płacy zasadniczej oraz 500 zł dodatku stażowego. Obowiązuje go 3-miesięczny okres rozliczeniowy. Załóżmy, że od kwietnia do czerwca 2018 r. pracownik przekroczył normę tygodniową o 16 godzin, z powodu pracy po 8 godzin dodatkowo w maju i czerwcu. Liczba godzin przypadających do przepracowania w tym okresie rozliczeniowym wynosiła 488 godzin.

Pracownikowi z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej przysługuje 100% dodatek, który powinien być wypłacony z wynagrodzeniem za czerwiec.

Ustalamy normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową. W tym celu:

Krok 1. Sumujemy wszystkie stałe składniki wynagrodzenia:

3000 zł + 500 zł = 3500 zł;

Krok 2. Otrzymaną kwotę dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu przekroczenia normy, tj.:

w maju: 3500 zł : 160 godz. = 21,88 zł/godz.,

w czerwcu: 3500 zł : 168 godz. = 20,83 zł/godz.;

Krok 3. Tak ustaloną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin pracy nadliczbowej:

21,88 zł/godz. × 8 nadgodzin = 175,04 zł - normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową w maju,

20,83 zł/godz. × 8 nadgodzin = 166,64 zł - normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową w czerwcu.

Normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową w maju powinno zostać wypłacone pracownikowi razem z pensją przysługującą za ten miesiąc, natomiast normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową w czerwcu powinno zostać wypłacone razem z pensją majową. Na koniec okresu rozliczeniowego należy wypłacić również dodatek za przekroczenie norm średniotygodniowych.

Ustalamy zatem dodatek za przekroczenie norm średniotygodniowych. W tym celu:

Krok 4. Płacę zasadniczą dzielimy przez wymiar czasu pracy z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego, tj. czerwca:

3000 zł : 168 godz. = 17,86 zł/godz.;

Krok 5. Tak otrzymaną stawkę godzinową 100% dodatku mnożymy przez liczbę godzin pracy nadliczbowej:

17,86 zł/godz. × 16 godz. = 285,76 zł.

Po zakończeniu okresu rozliczeniowego pracownikowi powinien zostać wypłacony także dodatek z tytułu przekroczenia norm średniotygodniowych w wysokości 285,76 zł.

2. Dodatek za pracę w porze nocnej

Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje rekompensata z tego tytułu w postaci dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Dodatek za pracę w porze nocnej stanowi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 1518 § 1 k.p.).

Aby ustalić wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w poszczególnych miesiącach, obowiązujące minimalne wynagrodzenie należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w tych miesiącach, a następnie wyliczyć 20% z tej stawki (§ 4b rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Przykład

Załóżmy, że pracownik w grudniu 2018 r. przepracował w porze nocnej 56 godzin.

Aby ustalić wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w grudniu, należy:

Krok 1. obliczyć minimalną stawkę za godzinę pracy w tym miesiącu (minimalne wynagrodzenie za pracę dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu):

2100 zł : 152 godz. = 13,82 zł/godz.

Krok 2. obliczyć stawkę za godzinę pracy w porze nocnej (20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia):

13,82 zł/godz. × 20% = 2,76 zł/godz.

Krok 3. stawkę za godzinę pracy w porze nocnej pomnożyć przez liczbę godzin pracy w tej porze:

2,76 zł/godz. × 56 godz. = 154,56 zł.

Pracownikowi za pracę w porze nocnej przysługuje dodatek w wysokości 154,56 zł.

Pracodawca może w przepisach wewnątrzzakładowych ustanowić wyższy niż 20% dodatek.

3. Wynagrodzenie za czas dyżuru

Dyżur to pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy poza normalnymi godzinami pracy, w wyznaczonym miejscu i czasie, w stałej gotowości do świadczenia pracy. Może być on pełniony w zakładzie lub innym wyznaczonym miejscu bądź poza zakładem pracy, niekoniecznie w domu (art. 1515 k.p.).

Za czas dyżuru pełnionego w domu nie przysługuje ani czas wolny, ani wynagrodzenie. W trakcie tego dyżuru pracownik może w znacznym stopniu dysponować swoim czasem. Jeżeli jednak podczas dyżuru domowego świadczona jest praca, czas przepracowany wlicza się do czasu pracy i gratyfikuje, wypłacając normalne wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny

 !

Jeżeli podczas dyżuru pełnionego w domu pracownik nie wykonuje pracy, to nie przysługuje mu wynagrodzenie.

Pracodawca może w układzie zbiorowym lub regulaminie obowiązującym w zakładzie ustalić korzystniejsze zasady wynagradzania za czas dyżuru oraz przyznać prawo do niego pracownikom pełniącym dyżur w domu.

Czas dyżuru zakładowego podlega natomiast rekompensacie, bez względu na długość czy porę jego pełnienia. Za dyżur ten pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym jego długości. Jeżeli pracownik otrzyma czas wolny za okres dyżuru pełnionego poza domem, to za taki czas zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia za pracę, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

Przykład

22 stycznia 2018 r. pracownik pełnił 5-godzinny dyżur zakładowy. Pracodawca udzielił mu czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym czasowi dyżuru. Wynagrodzenie pracownika określone w umowie o pracę wynosi 3500 zł. Ta forma rekompensaty nie wpływa na wynagrodzenie pracownika. Zachowuje on prawo do przysługującego mu wynagrodzenia określonego stawką miesięczną w stałej wysokości. Pracownik przepracował bowiem w styczniu obowiązującą go liczbę godzin. W związku z powyższym za styczeń 2018 r. pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 3500 zł.

W sytuacji gdy nie jest możliwe udzielenie czasu wolnego za dyżur, wówczas pracodawca może zamiennie wypłacić pracownikowi wynagrodzenie. Sposób ustalania jego wysokości zależy od charakteru elementów przysługującej pracownikowi pensji.

3.1. Wynagrodzenie stałe

Gdy na wynagrodzenie pracownika składa się płaca określona w stawce miesięcznej w stałej wysokości, wówczas stawkę tę należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Następnie tak ustaloną stawkę za 1 godzinę pracy trzeba pomnożyć przez liczbę godzin dyżuru.

Przykład

Załóżmy, że 20 grudnia 2018 r. pracownik wynagradzany według stałej stawki wynagrodzenia - 2700 zł pełnił 4-godzinny dyżur zakładowy. Pracodawca nie udzielił mu czasu wolnego.

W sytuacji gdy pracodawca nie ma możliwości udzielenia pracownikowi czasu wolnego za dyżur, wówczas jest zobowiązany wypłacić za ten czas wynagrodzenie. Aby ustalić jego wysokość:

Krok 1. miesięczną pensję pracownika dzielimy przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w grudniu, tj. 152 godziny:

2700 zł : 152 godz. = 17,76 zł/godz.;

Krok 2. stawkę za jedną godzinę pracy mnożymy przez liczbę godzin dyżuru:

17,76 zł/godz. × 4 godz. dyżuru = 71,04 zł.

W grudniu pracownik oprócz stałego wynagrodzenia w wysokości 2700 zł powinien otrzymać również wynagrodzenie za czas dyżuru w kwocie 71,04 zł.

Jeszcze prościej liczy się wynagrodzenie za czas dyżuru zakładowego, gdy wynagrodzenie pracownika określone jest w stawce godzinowej. Stawkę godzinową pracownika należy po prostu pomnożyć przez liczbę godzin dyżuru.

3.2. Zmienne elementy wynagrodzenia

Pracownikowi, którego wynagrodzenie ma charakter zmienny i jednocześnie, u którego nie określono stawki osobistego zaszeregowania, a więc wynagradzanemu stawką prowizyjną, akordową lub zadaniową, za czas dyżuru zakładowego przysługuje 60% wynagrodzenia. W tym wypadku przy obliczaniu jego wysokości należy stosować rozporządzenie z 29 maja 1996 r. Zgodnie z nim podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas dyżuru ustala się z 3 miesięcy (bądź maksymalnie 12 miesięcy w przypadku znacznego wahania składników) poprzedzających miesiąc, w którym miał on miejsce. Następnie wynagrodzenie obliczone jak za urlop należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie, a z otrzymanej w ten sposób stawki godzinowej wyliczyć 60% tej stawki. Tak ustaloną należność za 1 godzinę trzeba pomnożyć przez liczbę godzin dyżuru.

Przykład

Załóżmy, że w kwietniu 2018 r. pracownik pełnił 8-godzinny dyżur, za który nie otrzymał czasu wolnego.

Wynagrodzenie prowizyjne pracownika z okresu 3 miesięcy poprzedzających dyżur wynosiło:

• w marcu - 2827 zł,

• w lutym - 3205 zł,

• w styczniu - 3009 zł,

a pracownik przepracował odpowiednio 504 godziny łącznie.

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas dyżuru:

Krok 1. ustalamy wynagrodzenie za okres 3 miesięcy:

2827 zł + 3205 zł + 3009 zł = 9041 zł;

Krok 2. ustalamy wynagrodzenie za 1 godzinę pracy (wynagrodzenie z okresu 3 miesięcy dzielimy przez czas przepracowany w tym okresie):

9041 zł : 504 godz. = 17,94 zł/godz.;

Krok 3. ustalamy 60% ustalonej stawki godzinowej:

17,94 zł/godz. × 60% = 10,76 zł/godz.;

Krok 4. ustalamy wynagrodzenie za 8-godzinny dyżur (stawkę za 1 godzinę dyżuru mnożymy przez liczbę godzin dyżuru):

10,76 zł/godz. × 8 godz. dyżuru = 86,08 zł.

Pracownik zatrudniony w systemie prowizyjnym za 8-godzinny dyżur w kwietniu powinien otrzymać 86,08 zł.

Powyższego mechanizmu przeliczeń nie można stosować, gdy akord, prowizja lub premia zadaniowa przysługują pracownikowi obok stałej płacy zasadniczej określonej w stawce miesięcznej bądź godzinowej. Ponieważ taki pracownik ma wyodrębnione wynagrodzenie wynikające z jego zaszeregowania (określone w stawce miesięcznej lub godzinowej), to tylko ono stanowi podstawę naliczenia pensji za czas dyżuru.

4. Dyżur a praca w godzinach nadliczbowych

Inaczej liczy się wynagrodzenie, gdy w trakcie dyżuru pracownik podjął się wykonywania pracy. Taki dyżur przekształca się wówczas w wykonywanie pracy nadliczbowej. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 31 stycznia 1978 r. (I PRN 147/77, PiZS 1979/4/73) w czasie dyżuru pracownik pozostaje tylko w stanie pogotowia i w zasadzie nie wykonuje równocześnie żadnych dodatkowych czynności. Jeżeli jednak w czasie dyżuru pracownik wykonuje dodatkowe czynności na rzecz i w interesie zakładu pracy, należy czas przeznaczony na ich wykonanie zaliczyć do czasu pracy. Za czas przepracowany przekraczający normy czasu pracy (dyżur jest pełniony poza normalnymi godzinami pracy) pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca może udzielić pracownikowi w zamian czasu wolnego, jednak na zasadach obowiązujących dla pracy nadliczbowej. A zatem, jeśli przez część dyżuru pracownik świadczył pracę, wówczas rekompensuje się ją albo czasem wolnym, albo wypłacając normalne wynagrodzenie oraz dodatek za pracę nadliczbową.

Przykład

Pracownik 22 grudnia 2018 r. po zakończeniu pracy pełnił 8-godzinny dyżur w zakładzie, podczas którego przez 5 godzin pracował. Jest on zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy ze stawką miesięczną w wysokości 3800 zł.

Pracownikowi za czas dyżuru przysługuje:

• wynagrodzenie za 3 godziny dyżuru, podczas których pozostawał tylko w dyspozycji pracodawcy, ale nie świadczył pracy,

• normalne wynagrodzenie z tytułu nadgodzin za 5 godzin dyżuru, podczas których wykonywał pracę,

• 50% dodatku z tytułu nadgodzin za 5 godzin dyżuru, podczas których wykonywał pracę.

Ustalamy wynagrodzenie za 3 godziny dyżuru. W tym celu:

Krok 1. miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w grudniu (tj. 152 godziny):

3800 zł : 152 godz. = 25 zł/godz.;

Krok 2. otrzymane wynagrodzenie za 1 godzinę pracy mnożymy przez liczbę godzin dyżuru:

25 zł/godz. × 3 godz. dyżuru = 75 zł.

Ustalamy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W tym celu:

Krok 3. miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w grudniu, tj. 152 godziny:

3800 zł : 152 godz. = 25 zł/godz.;

Krok 4. obliczamy normalne wynagrodzenie z tytułu nadgodzin (wynagrodzenie za 1 godzinę pracy mnożymy przez liczbę godzin nadliczbowych):

25 zł/godz. × 5 godz. = 125 zł;

Krok 5. ustalamy dodatek za godziny nadliczbowe:

25 zł/godz. × 50% = 12,50 zł/godz.,

12,50 zł/godz. × 5 godz. = 62,50 zł.

Za grudzień 2018 r. pracownik powinien otrzymać:

• płacę zasadniczą - 3800 zł,

• wynagrodzenie za 3 godziny dyżuru - 75 zł,

• normalne wynagrodzenie z tytułu nadgodzin - 125 zł,

• dodatek za godziny nadliczbowe - 62,50 zł,

czyli razem: 4062,50 zł.

IV. FAKULTATYWNE DODATKI DO WYNAGRODZENIA

W skład wynagrodzenia, oprócz płacy zasadniczej, mogą wchodzić różnego rodzaju dodatki. Mogą one zostać wprowadzone do obowiązującego u danego pracodawcy systemu wynagradzania przez odpowiednią regulację w zakładowym układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub też w łączącej strony umowie o pracę. Dodatki te mogą być przypisane do danego stanowiska pracy lub powierzonej funkcji albo uzależnione od spełnienia określonych przesłanek.

Najczęściej spotykanymi fakultatywnymi dodatkami do wynagrodzenia są:

• dodatek funkcyjny,
• dodatek stażowy,
• dodatek za szczególne umiejętności,
• dodatek za znajomość języków obcych,
• dodatek zmianowy,
• dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia.

1. Dodatek funkcyjny

Ten dodatek przyznawany jest pracownikom kierującym zakładem pracy oraz poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Jest on ściśle związany z zajmowanym stanowiskiem, a pracownik nabywa do niego prawo z chwilą objęcia określonej funkcji. Może być on określany kwotowo lub procentowo w stosunku do wynagrodzenia zasadniczego.

2. Dodatek stażowy

Dodatek stażowy (za wysługę lat) przysługuje za wypracowanie określonego stażu pracy. Jego wysokość zależy od liczby lat przepracowanych przez daną osobę. Z reguły, ustalając staż pracy, wlicza się wszystkie okresy wcześniejszego zatrudnienia u poprzednich pracodawców, bez względu na sposób rozwiązania stosunku pracy.

Zalicza się również inne okresy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. urlop wychowawczy, okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, odbywania zasadniczej służby wojskowej. Najczęściej wysokość dodatku stażowego określana jest procentowo w stosunku do wynagrodzenia zasadniczego.

3. Dodatek za szczególne umiejętności

Przyznawany jest pracownikom posiadającym wysokie kwalifikacje zawodowe. W związku z tym może on przysługiwać przede wszystkim pracownikom z tytułami naukowymi, absolwentom studiów podyplomowych czy też pracownikom legitymującym się dyplomami lub zaświadczeniami o ukończeniu specjalistycznych kursów.

4. Dodatek za znajomość języków obcych

Przyznawany jest pracownikom, którym znajomość języków obcych jest niezbędna do wykonywania codziennych obowiązków służbowych.

Tytułem do przyznania dodatku jest np.:

• posiadanie przez pracownika określonego certyfikatu znajomości języka obcego (najczęściej wyższego stopnia),
• biegła znajomość języków mniej znanych,
• biegła znajomość kilku języków obcych.

Dodatek ten określany jest zazwyczaj jako stała stawka miesięczna.

5. Dodatek zmianowy

Przyznawany jest pracownikom zatrudnionym w systemie pracy zmianowej i przysługuje za pracę świadczoną na innej niż pierwsza zmiana (tzw. poranna, rozpoczynająca w zakładzie dzień pracy, zazwyczaj jest to zmiana wyznaczona godzinami 6.00-14.00, 7.00-15.00 lub 8.00-16.00).

Dodatki do wynagrodzenia za wykonywanie pracy w systemie zmianowym przyznawane są zwykle za każdą godzinę pracy na drugiej lub trzeciej zmianie. Kwota dodatku może być ustalana w wysokości zróżnicowanej ze względu na zajmowane przez pracownika stanowisko oraz zmianę, na której wykonywana jest praca.

6. Dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych

Podstawą nabycia prawa do tego dodatku jest wykonywanie pracy w trudnych, uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia warunkach. Warunki te są różnie rozumiane w zależności od wykonywanego zawodu.

Dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych, ustalany jest zwykle jako procent od stawki zaszeregowania i ma stanowić rekompensatę za wykonywanie pracy w tych warunkach. Dodatek przyznaje się na czas określony i przysługuje on wyłącznie za czas przepracowany - za każdą przepracowaną godzinę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych.

Pracodawca powinien ustalić wykaz stanowisk pracy, na których pracę uznaje się za wykonywaną w warunkach szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych.

V. ŚWIADCZENIA PRZYSŁUGUJĄCE W ZWIĄZKU Z ROZWIĄZANIEM STOSUNKU PRACY

Rozwiązanie umowy z pracownikiem powoduje, że pracodawca musi się rozliczyć z podwładnym. Będzie musiał zapłacić m.in. ewentualny ekwiwalent za urlop czy odprawę.

1. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy jedynie w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata tej należności staje się wówczas obowiązkiem pracodawcy.

Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop odchodzącemu z pracy pracownikowi bez względu na:

• sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy,
• fakt, czy do rozwiązania umowy doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika czy też przez pracodawcę,
• powód wygaśnięcia stosunku pracy.

Od powyższej zasady wypłaty ekwiwalentu istnieje wyjątek. Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tego świadczenia tylko w sytuacji, gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia danej osoby u tego samego pracodawcy.

Pracodawca może uniknąć konieczności naliczania oraz wypłaty ekwiwalentu, jeśli wyśle pracownika na urlop w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Udzielenie urlopu nie wymaga w tym przypadku zgody pracownika.

Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia. Dotyczy to ekwiwalentu zarówno za urlop bieżący, jak i zaległy. Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obliczany na zasadach dotyczących wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, ze zmianami określonymi w przepisach § 15-19 rozporządzenia urlopowego.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Wszystkie inne składniki przyjmuje się do obliczania ekwiwalentu.

Składniki wynagrodzenia pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.

Zmienne składniki wynagrodzenia pracownika przysługujące mu za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu tych 3 miesięcy, a zatem należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez 3, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu.

Jeżeli przez cały okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, wówczas uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi wynagrodzenie przysługiwało.

Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Jeśli pracownik np. z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego nie przepracował pełnego wymaganego 3-miesięcznego okresu poprzedzającego miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wówczas dla ustalenia kwoty ekwiwalentu wynagrodzenie, jakie faktycznie otrzymał z całego okresu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Ustalone w powyższy sposób kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i oblicza ekwiwalent za jeden dzień urlopu. W tym celu otrzymaną sumę należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy.

1.1. Współczynnik do ekwiwalentu

Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym i ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Służy on do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku. Oznacza to, że przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany.

Jeżeli zatem w 2018 r. pracodawca wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny za 2017 lub 2016 r., wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z 2018 r.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Ustawa o dniach wolnych od pracy określa, że dniami świątecznymi są:

• 1 stycznia - Nowy Rok,
• 6 stycznia - Święto Trzech Króli,
• pierwszy (zawsze niedziela) i drugi dzień Wielkanocy,
• 1 maja - święto państwowe,
• 3 maja - święto narodowe,
• pierwszy dzień Zielonych Świątek (zawsze niedziela),
• Boże Ciało,
• 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
• 1 listopada - Wszystkich Świętych,
• 11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości,
• 25 i 26 grudnia - pierwszy i drugi dzień Bożego Narodzenia.

Dniem wolnym od pracy zgodnie z powołaną wyżej ustawą jest również każda niedziela.

W 2018 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego będzie wynosił 20,92.

 !

Współczynnik ekwiwalentowy w 2018 r. wyniesie 20,92.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika, ustaloną dla zatrudnionych na cały etat, obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Wartości współczynnika ekwiwalentowego dla pracowników niepełnoetatowych w 2018 r.

Wymiar zatrudnienia	Wysokość współczynnika ekwiwalentowego w 2018 r.
1/4	5,23
1/2	10,46
3/4	15,69

Przepisy nie określają zasad zaokrąglania otrzymanego wyniku ani tego z dokładnością do ilu miejsc po przecinku należy ustalić współczynnik. W praktyce najczęściej stosuje się jednak zaokrąglanie do dwóch miejsc po przecinku, przy zastosowaniu zasady matematycznej. Zgodnie z tą zasadą, jeżeli na trzecim miejscu po przecinku występuje cyfra większa od 5, zaokrągla się cyfrę na drugim miejscu po przecinku w górę, jeżeli natomiast na trzecim miejscu po przecinku występuje cyfra równa lub mniejsza niż 5 - zaokrągla się w dół. Prawidłowość tej metody potwierdzają inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy.

1.2. Obliczanie ekwiwalentu

Ustalony ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy i pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Tak więc, aby obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy kolejno:

• ustalić stałe składniki wynagrodzenia,
• ustalić składniki zmienne za okresy miesięczne z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki zmienne za okresy miesięczne z okresu 3 miesięcy),
• obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy miesięczne (sumę składników zmiennych za okresy miesięczne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),
• ustalić składniki zmienne za okresy kwartalne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki kwartalne),
• obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy kwartalne (sumę składników zmiennych za okresy kwartalne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),
• ustalić składniki zmienne za okresy roczne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,
• obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy roczne (sumę składników zmiennych za okresy roczne dzieli się przez 12),
• ustalić podstawę ekwiwalentu (sumuje się składniki stałe i składniki zmienne w przeciętnych wysokościach z okresów, z których zostały ustalone),
• określić wysokość współczynnika ekwiwalentowego (od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli przez 12),
• obliczyć ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentową dzieli się przez współczynnik ekwiwalentowy),
• obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy),
• ustalić liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,
• obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego).

Przykład

31 maja 2018 r. z pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, z dobową normą czasu pracy równą 8 godzinom, rozwiązano umowę o pracę. W dniu rozwiązania umowy pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za 10 dni (80 godzin) urlopu. Jego pensja składała się ze stałej płacy zasadniczej w kwocie 2200 zł oraz zmiennych premii miesięcznych.

Pracownik otrzymał następujące premie:

• w kwietniu - 1005 zł,

• w marcu - 998 zł,

• w lutym - 1108 zł.

Ponieważ wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości, w podstawie ekwiwalentowej należy uwzględnić wynagrodzenie w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. w kwocie 2200 zł.

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników należy przyjąć natomiast przeciętną wysokość premii wypłaconych pracownikowi w okresie od lutego do kwietnia 2018 r. - 3111 zł,

3111 zł : 3 miesiące = 1037 zł.

Następnie należy:

Krok 1. ustalić podstawę ekwiwalentową (należy zsumować wynagrodzenia ustalone ze stałych i zmiennych składników):

2200 zł + 1037 zł = 3237 zł;

Krok 2. ustalić ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentu dzieli się przez obowiązujący w 2018 r. współczynnik do ekwiwalentu):

3237 zł : 20,92 = 154,73 zł;

Krok 3. ustalić ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez dobową normę czasu pracy, tj. 8 godzin):

154,73 zł : 8 godzin = 19,34 zł/godz.;

Krok 4. ustalić ekwiwalent za wszystkie godziny niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu):

19,34 zł/godz. × 80 godzin = 1547,20 zł.

Pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości 1547,20 zł.

2. Odprawy i odszkodowania

Prawo do różnego rodzaju odpraw i odszkodowań ze stosunku pracy wynika nie tylko z Kodeksu pracy, lecz także z innych przepisów prawa pracy. Zasady ich obliczania określa rozporządzenie z 29 maja 1996 r. Zgodnie z nim stosuje się tu zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy określone w rozporządzeniu urlopowym.

Odprawy i odszkodowania ustala się na podstawie wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w momencie nabycia prawa do odprawy. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy przed rozwiązaniem stosunku pracy uwzględnia się przy ustalaniu wysokości odprawy w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. Uwzględnia się także w średniej wysokości składniki wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 12 miesięcy przed rozwiązaniem stosunku pracy.

Następnie, w niektórych przypadkach, sumę uzyskanych przez pracownika miesięcznych wynagrodzeń należy podzielić przez ustalany corocznie współczynnik w celu obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za dzień urlopu. Zasady tej jednak nie stosuje się w przypadku większości odpraw i odszkodowań. Kwestię tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w uchwale z 9 maja 2000 r. (III ZP 12/00, OSNP 2000/22/806), stwierdzając, że przy obliczaniu wy­sokości odprawy podstawę jej wyliczenia stanowi miesięczne średnie wynagrodzenie z okresu poprzedzającego nabycie prawa do odprawy ustalone zgodnie z regułami określonymi w § 14-17 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r.

Wyżej wymienione zasady stosuje się w celu obliczenia:

1) odszkodowań:

• z tytułu skrócenia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 361 § 1 k.p.),
• w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z naruszeniem prawa pracy (art. 471, art. 50 § 1 i 4 oraz art. 58 i 60 k.p.),
• w związku z rozwiązaniem przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika (art. 55 § 11 k.p.),
• w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika (art. 612 § 1 k.p.),
• dla pracownika, którego umowa o pracę wygasła z powodu śmierci pracodawcy (art. 632 § 2 k.p.),
• w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 2 k.p.),
• pracownikowi młodocianemu w razie rozwiązania umowy o pracę z powodu braku możliwości zapewnienia innej pracy niezagrażającej zdrowiu (art. 201 § 2 k.p.);

2)  odpraw:

• w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (art. 921 § 1 k.p.),
• pośmiertnej dla rodziny zmarłego pracownika (art. 93 § 2 k.p.),
• przysługującej pracownikowi zwalnianemu z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (art. 8 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników),
• powołanemu do zasadniczej lub okresowej służby wojskowej (art. 125 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej).

Wskazane należności przysługują pracownikowi w wysokości wynagrodzenia miesięcznego lub jego wielokrotności. Natomiast niektóre z nich odpowiadają wynagrodzeniu 2-tygodniowemu. Te drugie stanowią połowę miesięcznej kwoty ustalonej według zasad właściwych do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

2.1. Odprawa emerytalna lub rentowa

Pracownikowi spełniającemu warunki do uzyskania renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na te świadczenia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości miesięcznego wynagrodzenia. Jej wysokość jest stała i nie zależy od stażu pracy (art. 92¹ k.p.).

2.2. Odprawa z tytułu zwolnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy

Ta odprawa pieniężna jest świadczeniem przysługującym pracownikowi w razie dokonywania przez pracodawcę zwolnień z przyczyn leżących po jego stronie, np.: ekonomicznych, organizacyjnych, technologicznych itd., oraz w razie ogłoszenia jego upadłości lub likwidacji. Obowiązek wypłaty odpraw dotyczy tylko pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników.

Wysokość odprawy zależy od stażu zatrudnienia u pracodawcy, który dokonał zwolnienia, i wynosi:

• 1-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 2 lata,
• 2-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony od 2 do 8 lat,
• 3-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony ponad 8 lat.

Wysokość odprawy nie może przekroczyć kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2018 r. maksymalna wysokość wypłacanej pracownikowi odprawy z tytułu zwolnień grupowych wynosi: 15 × 2100 zł = 31 500 zł.

2.3. Odprawa pośmiertna

Odprawa pośmiertna nie jest świadczeniem ze stosunku pracy. Przysługuje ona członkom rodziny pracownika i prawo do niej powstaje wskutek jego śmierci, a nie w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków pracowniczych.

Przyznanie odprawy pośmiertnej rodzinie pracownika nie jest uzależnione od spełnienia przez niego określonych warunków. Jedynym warunkiem jej przyznania jest śmierć pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Uprawnionymi członkami rodziny pracownika są małżonek oraz osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania po nim renty rodzinnej. Sam fakt pozostawania w związku małżeńskim uprawnia małżonka zmarłego do otrzymania odprawy. W odróżnieniu od pozostałych osób nie musi on spełniać wymagań do uzyskania renty rodzinnej.

Wysokość odprawy zależy od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

• 1-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 3-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• 6-miesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawę dzieli się w częściach równych między wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli jednak po zmarłym pozostał tylko jeden członek rodziny, otrzymuje on tylko połowę przysługującej odprawy.

Odprawa pośmiertna nie należy się, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest zobowiązany wypłacić rodzinie różnicę (art. 93 k.p.).

2.4. Odprawa w związku z powołaniem do wojska

Pracownik powołany do zasadniczej, okresowej lub terytorialnej służby wojskowej otrzymuje od pracodawcy odprawę w wysokości 2-tygodniowego wynagrodzenia. Odprawa nie przysługuje w razie ponownego powołania do tej samej służby (art. 125 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej).

2.5. Odszkodowanie z tytułu skrócenia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony

Jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia, może on - w celu wcześniejszego rozwiązania umowy - skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia najwyżej do 1 miesiąca. W takiej sytuacji umowa o pracę rozwiązuje się z upływem skróconego okresu wypowiedzenia, ostatniego dnia miesiąca. W tym dniu pracownik nabywa prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część wypowiedzenia (art. 361 k.p.).

2.6. Odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy z naruszeniem przepisów prawa pracy

W razie niezgodnego z prawem lub nieuzasadnionego wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony pracownik ma do wyboru roszczenie o przywrócenie do pracy lub o odszkodowanie. To ostatnie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższego jednak od wynagrodzenia za czas wypowiedzenia.

Jeżeli wypowiedzenie umowy na okres próbny nastąpiło z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu, zatrudnionemu przysługuje wyłącznie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała trwać umowa (art. 50 § 1 k.p.).

Gdy wypowiedzenie umowy na czas określony odbyło się z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała trwać umowa, nie więcej jednak niż za 3 miesiące (art. 50 § 3 i 4 k.p.).

Osobie, z którą rozwiązano umowę o pracę bez wypowiedzenia w sposób niezgodny z prawem, przysługuje roszczenie o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie. O przywróceniu do pracy lub odszkodowaniu orzeka sąd pracy (art. 56 k.p.).

Odszkodowanie przysługuje wtedy w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 58 k.p.).

W razie rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę zawartej na czas określony z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie (w wysokości jak wyżej), jeżeli upłynął już termin, do którego umowa miała trwać, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu (art. 59 k.p.).

Jeżeli pracodawca rozwiązał umowę o pracę w okresie wypowiedzenia z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas do upływu okresu wypowiedzenia (art. 60 k.p.).

2.7. Odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika

Pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec niego, np. nie wypłacał w terminie wynagrodzenia za pracę. Ma on prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a w przypadku umowy na czas określony - w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 55 § 1 ¹ k.p.).

2.8. Odszkodowanie z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia

W razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia pracodawcy przysługuje roszczenie o odszkodowanie, o którym orzeka sąd pracy. Przysługuje ono w wysokości wynagrodzenia pracownika za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony, odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 61² k.p.).

2.9. Odszkodowanie w razie wygaśnięcia umowy z powodu śmierci pracodawcy

Pracownikowi, którego umowa o pracę wygasła wskutek śmierci pracodawcy, przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 632 k.p.).

2.10. Odszkodowanie w razie niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Jeżeli więc poniósł jakieś straty z tego tytułu, np. pozbawiło go to możliwości podjęcia nowej pracy, ma prawo do odszkodowania. Fakt poniesienia szkody i jej wysokość będzie jednak musiał udowodnić przed sądem. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 k.p.).

VI. POTRĄCENIA Z WYNAGRODZENIA

Zasadą jest obowiązek wypłaty pracownikowi wynagrodzenia w pełnej wysokości. Ustawodawca dopuszcza jednak sytuacje, w których pracodawca ma prawo pomniejszyć wynagrodzenie pracownika.

Pracodawca musi przy tym przestrzegać 4 najważniejszych zasad:

1.  Wynagrodzenie pracownika można pomniejszyć tylko o należności określone w Kodeksie pracy.
2.  Potrąceń dokonuje się w ściśle określonej kolejności.
3.  Potrącenie jest możliwe w granicach ściśle określonych w Kodeksie pracy (z wyjątkiem potrąceń za zgodą pracownika).
4.  Dokonując potrąceń (z wyjątkiem potrąceń na cele alimentacyjne), trzeba pamiętać o kwocie wynagrodzenia wolnej od potrąceń.

Pracodawca bez zgody pracownika nie może dokonywać potrąceń żadnych innych kwot, oprócz tych wymienionych w art. 87 § 1 k.p., tj.:

• sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• kar pieniężnych.

Potrąceń z wynagrodzenia za pracę dokonuje się przy tym w ściśle określonej wyżej kolejności, co oznacza, że z pierwszeństwa w zaspokojeniu korzystają świadczenia alimentacyjne, następnie potrąceniu podlegają inne tytuły wykonawcze, później zaliczki pieniężne i na końcu kary pieniężne udzielone pracownikowi. Jest to o tyle istotne, że w przypadku gdy z wynagrodzenia danego pracownika nie można potrącić wszystkich należności, będą zaspokajane te, które znajdują się wyżej w hierarchii.

1. Maksymalne kwoty potrąceń

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę mogą być dokonywane tylko do pewnych granic. Granice te wyznacza:

• maksymalna kwota potrącenia, która jest uzależniona od wysokości obciążanych poborów,
• kwota wolna od potrąceń (nie dotyczy jedynie należności egzekwowanych na poczet alimentów), będąca pochodną minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Aby dokonać potrącenia, pracodawca musi najpierw odliczyć nieobecności, ustalić kwotę netto wynagrodzenia po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne i zaliczki na podatek dochodowy. Następnie może przystąpić do realizacji potrąceń ustawowych w kolejności i wysokości regulowanej przez Kodeks pracy.

Granice potrąceń

Potrącenia mogą być dokonywane tylko w określonych granicach:

sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do wysokości 3/5 wynagrodzenia,

sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,

zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi - do wysokości 1/2 wynagrodzenia,

kary pieniężne związane z odpowiedzialnością porządkową zastosowane na podstawie art. 108 k.p.

W razie zbiegu potrąceń, potrącenia należności innych niż alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych w sumie nie mogą przekroczyć 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych 3/5 wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń nałożone na pracownika kary pieniężne nie mogą przekraczać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającej pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń na pokrycie świadczeń alimentacyjnych, innych niż alimentacyjne oraz zaliczek.

Niektórych potrąceń można dokonywać jedynie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.

Kwoty wolne od potrąceń wynoszą wówczas:

• 100% minimalnego wynagrodzenia netto - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80% minimalnego wynagrodzenia netto - przy potrącaniu należności na rzecz osób trzecich.

2. Kwota wolna od potrąceń

Pracownika nie można pozbawić środków do życia, a tym samym należy chronić jego wynagrodzenie przed nadmiernym uszczupleniem.

Dlatego przy egzekwowaniu na mocy tytułów wykonawczych należności innych niż alimentacyjne wolna od potrąceń jest:

• kwota 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne,
• 75% ww. wynagrodzenia - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90% ww. wynagrodzenia - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.

W przypadku potrącania świadczeń alimentacyjnych kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę nie jest gwarantowana. Potrąceń tego rodzaju należności dokonuje się do 3/5 każedego wynagrodzenia pracownika.

2.1. Różne kwoty wolne dla pracowników

Kwota wolna od potrąceń przy tym samym typie potrąceń może przyjmować różne wartości dla różnych pracowników. Jej wysokość zależy m.in. od kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, która może przyjmować różne wartości. Dla przykładu: przy obliczaniu podatku inna kwota wolna obowiązuje pracownika, u którego stosuje się zwykłe koszty uzyskania przychodu, a inna dotyczy pracownika dojeżdżającego do pracy, u którego uwzględnia się koszty podwyższone. Podobnie inna jest kwota wolna dla emeryta zatrudnionego na umowę o pracę, u którego przy liczeniu podatku nie stosuje się kwoty zmniejszającej podatek, a inna dla pracownika niemającego żadnych opodatkowanych dochodów z innych źródeł, u którego taką kwotę można zastosować po złożeniu stosownego oświadczenia.

 !

Przy obliczaniu kwoty wolnej od potrąceń trzeba pamiętać o ewentualnej zmianie kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Pracodawca ustala w 2018 r. kwotę wolną od potrąceń na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.

Przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne wolna od potrąceń jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2018 r. wynosi ono 2100 zł brutto), po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ustalanie kwoty wolnej od potrąceń na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne przeprowadzamy następująco:

Krok 1. Ustalamy wysokości składek na ubezpieczenia społeczne:

• składka na ubezpieczenie emerytalne: 2100 zł × 9,76% = 204,96 zł,

• składka na ubezpieczenie rentowe: 2100 zł × 1,5% = 31,50 zł,

• składka na ubezpieczenie chorobowe: 2100 zł × 2,45% = 51,45 zł,

łączna kwota składek na ubezpieczenia społeczne:

204,96 zł + 31,50 zł + 51,45 zł = 287,91 zł;

Krok 2. Obliczamy wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne:

• podstawą wyliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne:

2100 zł - 287,91 zł = 1812,09 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości (9%):

1812,09 zł × 9% = 163,09 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku (7,75%):

1812,09 zł × 7,75% = 140,44 zł;

Krok 3. Ustalamy dochód pracownika.

W tym celu od przychodu odejmujemy składki na ubezpieczenia społeczne oraz kwotę stanowiącą zryczałtowany koszt uzyskania przychodu (zakładamy, że pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości), a wynik zaokrąglamy do pełnych złotych:

2100 zł - 287,91 zł - 111,25 zł = 1700,84 zł; po zaokrągleniu - 1701 zł;

Krok 4. Obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Podstawę opodatkowania mnożymy przez obowiązującą stopę procentową podatku, a następnie pomniejszamy o ulgę podatkową (zakładamy, że pracownik złożył pracodawcy PIT-2 upoważniający go do odliczania tej kwoty) i składkę zdrowotną 7,75%, wynik zaokrąglamy do pełnych złotych:

(1701 zł × 18%) - 46,33 zł = 259,85 zł,

259,85 zł - 140,44 zł =119,41 zł; po zaokrągleniu do pełnych złotych ostateczna kwota zaliczki będzie więc wynosić 119 zł;

Krok 5. Ustalamy kwotę wolną od potrąceń.

W tym celu wynagrodzenie brutto pomniejszamy o składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczkę podatkową oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne (9%):

2100 zł - 287,91 zł - 163,09 zł - 119 zł = 1530 zł.

Kwota wolna od potrąceń dla tego pracownika wyniesie 1530 zł.

2.2. Kwoty wolne od potrąceń w 2018 r. dla pracownika zatrudnionego na pełny etat

Zestawienie kwot wolnych przy potrąceniach obowiązkowych oraz kwot wolnych przy potrąceniach dobrowolnych przedstawiamy w tabelach.

Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych

Potrącenie	Wysokość kwoty wolnej	Podstawowe koszty uzyskania przychodów i PIT-2	Podstawowe koszty uzyskania przychodów bez PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodów i PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodów bez PIT-2
1	2	3	4	5	6
Alimenty (na podstawie tytułu wykonawczego)	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Nie dotyczy
Inne niż alimenty (na podstawie tytułu wykonawczego)	100% minimalnego wynagrodzenia netto	1530 zł	1483 zł	1535 zł	1488 zł
Zaliczki pieniężne	75% minimal­nego wynagrodzenia netto	1147,50 zł	1112,25 zł	1151,25 zł	1116 zł
Kary pieniężne	90% minimal­nego wynagrodzenia netto	1377 zł	1334,70 zł	1381,50 zł	1339,20 zł

Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych

Potrącenie	Wysokość kwoty wolnej	Podstawowe koszty uzyskania przychodów i PIT-2	Podstawowe koszty uzyskania przychodów bez PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodów i PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodów bez PIT-2
Na rzecz pracodawcy	100% minimalnego wynagrodzenia netto	1530 zł	1483 zł	1535 zł	1488 zł
Inne należności niż na rzecz pracodawcy	80% minimal­nego wynagrodzenia netto	1224 zł	1186,40 zł	1228 zł	1190,40 zł

2.3. Kwota wolna a niepełny wymiar czasu pracy

Kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do wielkości etatu (art. 871 § 2 k.p.). Znaczenie powyższego sformułowania wyjaśnił Główny Inspektor Pracy w piśmie z 11 czerwca 2008 r. (GPP-416-4560-327/08/PE): wskazówkę, w jaki sposób ustalać powyższą kwotę dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, zawiera art. 871 § 2 k.p., zgodnie z którym kwota wolna od potrąceń dla takiego pracownika ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Biorąc powyższe pod uwagę, uzasadniony wydaje się pogląd, że przewidziany w art. 91 § 2 k.p. zakaz swobodnego dysponowania przez pracownika częścią wynagrodzenia za pracę dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy odnosi się do kwoty proporcjonalnej do wymiaru jego zatrudnienia.

A zatem, licząc kwotę wolną dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu, należy w pierwszej kolejności ustalić wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę stosownie do wymiaru czasu pracy pracownika. Dla celów ustalenia kwoty wolnej od potrąceń od tak uzyskanego wynagrodzenia minimalnego trzeba odliczyć obciążenia składkowo-podatkowe, a otrzymany wynik pomnożyć przez odpowiednią do rodzaju potrącenia stawkę procentową.

Proporcjonalne zmniejszanie kwot wolnych jest możliwe tylko w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 87¹ § 2 k.p.). Brak jest natomiast podstaw prawnych do zmniejszania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do przepracowanej części miesiąca (np. w związku z urlopem bezpłatnym, wychowawczym).

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy 3 lipca 2008 r. poinformował, że jedyną przesłanką dopuszczającą pomniejszenie kwot wolnych od potrąceń jest wymiar czasu pracy określony w treści umowy o pracę, w którym zatrudniony jest pracownik. Tym samym w ocenie Departamentu brak podstaw do pomniejszenia w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje wynagrodzenie tylko za część miesiąca, np. z powodu urlopu bezpłatnego, niezdolności do pracy z powodu choroby (GPP-306-4560-457/08/PE).

Kwoty wolne od potrąceń w 2018 r. dla pracowników niepełnoetatowych

Potrącenie	Wymiar etatu	Podstawowe koszty uzyskania przychodów i PIT-2	Podstawowe koszty uzyskania przychodów bez PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodów i PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodów bez PIT-2
Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych inne niż świadczenia alimentacyjne lub na rzecz pracodawcy (100% minimalnej płacy netto pomniejszonej proporcjonalnie do etatu)	1/4	437,79 zł	386,25 zł	442,83 zł	391,25 zł
	1/3	561,62 zł	507,67 zł	566,66 zł	512,67 zł
	1/2	797,50 zł	751,50 zł	802,50 zł	756,50 zł
	3/4	1163,74 zł	1117,74 zł	1168,74 zł	1122,74 zł
Inne należności niż na rzecz pracodawcy (80% proporcjonalnie pomniejszonego minimalnego wynagrodzenia netto)	1/4	350,23 zł	309,00 zł	354,26 zł	313,00 zł
	1/3	449,30 zł	406,14 zł	453,33 zł	410,14 zł
	1/2	638,00 zł	601,20 zł	642,00 zł	605,20 zł
	3/4	930,99 zł	894,19 zł	934,99 zł	898,19 zł
Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi (75% płacy minimalnej)	1/4	328,34 zł	289,69 zł	332,12 zł	293,44 zł
	1/3	421,22 zł	380,75 zł	425,00 zł	384,50 zł
	1/2	598,13 zł	563,63 zł	601,88 zł	567,38 zł
	3/4	872,81 zł	838,31 zł	876,56 zł	842,06 zł
Kary pieniężne (90% płacy minimalnej)	1/4	394,01 zł	347,63 zł	398,55 zł	352,13 zł
	1/3	505,46 zł	456,90 zł	509,99 zł	461,40 zł
	1/2	717,75 zł	676,35 zł	722,25 zł	680,85 zł
	3/4	1047,37 zł	1005,97 zł	1051,87 zł	1010,47 zł

2.4. Jedna kwota wolna od potrąceń

W miesiącu, w którym wypłacane są składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się potrąceń od łącznej kwoty wynagrodzenia, uwzględniającej te składniki (art. 87 § 8 k.p.). Jeśli w danym miesiącu następuje wypłata, obok wynagrodzenia za pracę, świadczeń z innego tytułu prawnego (np. odprawy emerytalnej, nagrody jubileuszowej), obowiązuje jedna kwota wolna.

Przykład

Pracownik otrzymał w styczniu 2018 r. odprawę z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy w wysokości 4979,42 zł, wynagrodzenie 3850 zł, dodatek funkcyjny 500 zł oraz premię 400 zł. Ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) oraz do kwoty zmniejszającej podatek (46,33 zł). Wszystkie składniki zostały wypłacone w jednym terminie, tj. 31 stycznia. Pracownik ma zajęcie komornicze niealimentacyjne na kwotę ponad 5000 zł.

Krok 1. Obliczamy kwotę netto całego dochodu pracownika:

• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i wysokość tych składek (bez odprawy, która jest zwolniona ze składek na ZUS):

3850 zł + 500 zł + 400 zł = 4750 zł

4750 zł × 13,71% = 651,23 zł;

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i wysokość tej składki:

4750 zł - 651,23 zł = 4098,77 zł,

4098,77 zł × 9% = 368,89 zł,

4098,77 zł × 7,75% = 317,65 zł (część składki do odliczenia od podatku);

• przychód pracownika dla celów podatkowych:

4750 zł + 4979,42 zł = 9729,42 zł;

• podstawa opodatkowania (zaokrąglona do pełnych zł):

9729,42 zł - 651,23 zł (składki ZUS) - 111,25 zł = 8967 zł;

• zaliczka na podatek do przekazania do US (zaokrąglona do pełnych zł):

(8 967 zł × 18%) - 46,33 zł (kwota wolna) = 1567,73 zł - 317,65 zł (7,75% składki zdrowotnej) = 1250 zł

• obliczenie kwoty netto wynagrodzenia:

9729,42 zł - 651,23 zł - 368,89 zł - 1250 zł = 7459,30 zł.

Krok 2. Ustalamy kwotę potrącenia z uwzględnieniem kwoty wolnej od potrąceń:

• granica potrąceń:

7459,30 zł × 1/2 = 3729,65 zł.

Krok 3. Wynagrodzenie do wypłaty po potrąceniu:

7459,30 zł - 3729,65 zł = 3729,65 zł.

Kwota, która zostanie po potrąceniu połowy wynagrodzenia (łącznie z odprawą), jest wyższa od kwoty wolnej od potrąceń (3729,65 zł > 1530 zł), zatem wysokość potrącenia należy ograniczyć do połowy pensji.

Dokonując rozliczenia składki zdrowotnej w przypadku zbiegu wypłaty odprawy i wynagrodzenia za pracę, należy wziąć pod uwagę uchwałę Sądu Najwyższego z 2 lutego 2016 r. (III UZP 18/15, OSNP 2016/8/105). Sąd stwierdził w niej, że składka na ubezpieczenie zdrowotne podlega obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w tej części, którą oblicza się od przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki.

VII. SPORZĄDZANIE LISTY PŁAC

Żadne przepisy prawa nie nakazują wprost sporządzania listy płac w rozliczeniach między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (urząd skarbowy, ZUS). Jednak ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia m.in. zobowiązań składkowo-podatkowych i kwoty do wypłaty, jak również ich weryfikacji przez upoważnione podmioty, tworzenie listy płac jest niezbędne.

Lista płac może być dowodem, na podstawie którego dokonuje się ewidencji wynagrodzeń brutto w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli wynagrodzenia są wypłacane w kasie firmy (w gotówce), lista płac jest dokumentem, na którym pracownik potwierdza odebranie wynagrodzenia zarówno w gotówce, jak i w naturze (gdy wypłata w tej formie jest w danym przypadku możliwa i zgodna z przepisami). Taka lista stanowi dowód księgowy, choć ustawodawca dopuszcza zaliczanie wynagrodzeń w koszty podatkowe również na podstawie innych dokumentów, np. indywidualnej (imiennej) karty przychodów pracownika (pkt 12 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Lista płac stanowi również dowód służący do ewidencjonowania wynagrodzeń w podmiotach prowadzących tzw. pełną księgowość.

Nie ma jednego wzoru listy płac. Jednak ze względu na rolę płatnika, jaką pracodawca pełni wobec urzędu skarbowego i ZUS, lista płac powinna zawierać wszystkie niezbędne pozycje, które pozwolą w prawidłowy sposób ustalić wysokość:

• składek na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę,
• składek na ubezpieczenie zdrowotne,
• zaliczki na podatek dochodowy,
• ewentualnych potrąceń przymusowych lub dobrowolnych dokonywanych na podstawie art. 87 i 91 k.p.,
• dochodu pracownika należnego do wypłaty, po dokonaniu powyższych potrąceń.

Lista płac służy nie tylko bieżącym rozliczeniom z tytułu wynagrodzeń, ale również na jej podstawie sporządza się inne obowiązkowe dokumenty, takie jak: deklaracje, informacje podatkowe (PIT-11, PIT-4R), deklaracje i raporty miesięczne do ZUS. Ponadto lista płac jest częścią dokumentacji emerytalno-rentowej, a więc na jej podstawie następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do współdziałania z pracownikiem w zakresie:

• gromadzenia dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
• wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, m.in. zaświadczeń o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o wypłaconych świadczeniach za okresy choroby, w tym zasiłkach (jeżeli jest ich płatnikiem).

Pozycje, jakie powinna zawierać standardowa lista płac, i ich omówienie

Lp.	Pozycja	Komentarz
1	2	3
1.	Przychód	Należy wykazać wszystkie podlegające opodatkowaniu przychody brutto w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof), tj. wypłaty pieniężne, wartość pieniężną świadczeń w naturze, nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, a także świadczeń ponoszonych za pracownika. W zależności od systemu wynagradzania kolumna z przychodami powinna być odpowiednio rozbudowana, z wyodrębnionymi składnikami przychodu (wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe itd.) oraz wykazanym ewentualnym wynagrodzeniem chorobowym (zasiłkiem - jeżeli pracodawca jest jego płatnikiem).
2.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika	Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód ustalony do celów podatkowych, z wyjątkiem: wynagrodzenia chorobowego, zasiłków, przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru tych składek, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
3.	Składki na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (1,5%), chorobowe (2,45%). Składki razem (13,71%)	Należy wykazać kwoty naliczonych składek: emerytalnej (9,76%), rentowej (1,5%), chorobowej (2,45%), łącznie 13,71% podstawy wymiaru, w części obciążającej dochód pracownika.
4.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej	Należy wykazać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, którą stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne po odliczeniu części tych składek finansowanych przez ubezpieczonego; w podstawie wymiaru składki zdrowotnej należy uwzględnić wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę.
5.	Składka zdrowotna: należna do ZUS (9%). do odliczenia od zaliczki na podatek (7,75%)	Należy wykazać kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne - należną do ZUS (9%). Należy wykazać kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającą odliczeniu od zaliczki na podatek (7,75%); jeżeli naliczona składka do ZUS (9%) jest wyższa od zaliczki na podatek - przed odliczeniem składki zdrowotnej - to składkę należy obniżyć do wysokości tej zaliczki.
6.	Koszty uzyskania przychodów	Należy wykazać zastosowane koszty uzyskania przychodów - zwykłe 111,25 zł lub podwyższone 139,06 zł - dla pracowników nieotrzymujących dodatku za rozłąkę, których czasowe lub stałe miejsce zamieszkania jest położone w innej miejscowości niż zakład pracy.
7.	Podstawa opodatkowania	Podstawę opodatkowania stanowi przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%) oraz o koszty jego uzyskania (111,25 zł lub 139,06 zł). Podstawę opodatkowania narastająco od początku roku należy ewidencjonować w celu prawidłowego ustalenia momentu pobrania wyższej zaliczki na podatek w razie przekroczenia pierwszego przedziału skali podatkowej; na liście płac ta kolumna może, ale nie musi być, jest jedynie obowiązkowa w imiennej karcie przychodów danego pracownika.
8.	Zaliczka na podatek dochodowy: 1) wyliczona [(poz. 7 × 18%) - 46,33 zł], 2) do zapłaty do urzędu skarbowego zaliczka wyliczona - poz. 5 (składka w wymiarze 7,75%)	Należy wykazać zaliczkę na podatek dochodowy - naliczoną od dochodu miesięcznego według stawki 18% lub 32%. Należy wykazać zaliczkę na podatek należną do urzędu skarbowego (po odliczeniu składki zdrowotnej w wymiarze 7,75%, ewentualnej kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli pracownik ma do niej prawo na podstawie oświadczenia PIT-2 i po zaokrągleniu do pełnych złotych).
9.	Dochód netto	Należy wykazać kwotę netto - przychód pieniężny po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek.
10.	Potrącenia z tytułu: np. niespłaconej pożyczki (zajęcie komornicze)	Należy wykazać wysokość potrąceń, np. na podstawie tytułów egzekucyjnych.
11.	Doliczenia z tytułu: np. ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej	Należy wykazać doliczenia - należności/świadczenia zwolnione zarówno ze składek ZUS, jak i z podatku dochodowego (doliczenia mogą znajdować się alternatywnie w pozycji przychodów).
12.	Do wypłaty	Należy wykazać kwotę do wypłaty po potrąceniach i doliczeniach.
Data i podpis		Należy podać datę sporządzenia listy, podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej listę do wypłaty.
Koszty pracodawcy i ich wysokość:		Lista powinna zawierać również część kosztową pracodawcy, tzn. składki, które finansuje z własnych środków za pracownika na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (6,5%), wypadkowe - według stopy, jaka obowiązuje pracodawcę zgodnie z profilem jego działalności, na Fundusz Pracy (2,45%), na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%).

1. Dokumenty towarzyszące liście płac

Lista płac jest dokumentem finalnym. Aby jednak ją sporządzić, pracodawca powinien dysponować danymi, na podstawie których prawidłowo ustali wysokość składników wynagrodzenia, innych świadczeń, obciążeń publicznoprawnych i kwoty do wypłaty. Do tego potrzebne są różnego rodzaju dokumenty pomocnicze, takie jak: zaświadczenia, oświadczenia, ewidencje, wnioski itp.

Dokumenty niezbędne do prawidłowego sporządzenia listy płac

Dokumenty do celów podatkowych/ubezpieczeniowych

Dokumenty do celów rozliczeniowych

PIT-2 - oświadczenie o możliwości stosowania kwoty zmniejszającej podatek przy obliczaniu zaliczki na podatek; powinno być złożone przed pierwszą w danym roku podatkowym wypłatą i raz złożone zachowuje ważność do ewentualnej zmiany stanu faktycznego wynikającego z tego oświadczenia (art. 32 ust. 3 updof), oświadczenie o spełnieniu przez pracownika warunków do stosowania przez pracodawcę podwyższonych kosztów uzyskania przychodów; oświadczenie obowiązuje do ewentualnego odwołania go przez pracownika, np. gdy zmieni on miejsce zamieszkania (art. 32 ust. 5 updof), oświadczenie pracownika w sprawie dodatkowego zmniejszania zaliczki o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali oraz stosowania 18% stawki podatku - składane wówczas, gdy pracownik oświadcza, że za dany rok zamierza opodatkować swoje dochody łącznie z małżonkiem (art. 32 ust. 1a updof), zawiadomienie pracownika o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w celu zaprzestania odprowadzania składek na te ubezpieczenia - jeżeli do ich opłacania jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej).

umowa o pracę, lista obecności, ewidencja czasu pracy, w tym godzin nadliczbowych, nocnych, wnioski urlopowe, wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy dla osoby wychowującej dziecko w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.), zaświadczenie ZUS ZLA (lub e‑ZLA) o niezdolności do pracy lub sprawowaniu opieki nad dzieckiem, w tym nad dzieckiem chorym lub chorym członkiem rodziny, polecenia wyjazdów służbowych, imienne karty pracy, np. o osiągniętych wynikach, raporty, zestawienia, na podstawie których są obliczane np. premie lub prowizje.

2. Termin sporządzenia i forma listy płac

Termin sporządzenia listy płac jest uzależniony od przyjętego w firmie terminu wypłat wynagrodzeń. Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Lista powinna być zatem przygotowana przynajmniej raz w miesiącu, przed terminem wypłaty. Pensje należne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu ich pełnej wysokości (nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego). Ponieważ w przyjętym terminie płatności wynagrodzeń pracownik powinien dysponować pieniędzmi, lista powinna być gotowa odpowiednio wcześniej. Przykładowo, jeśli termin wypłaty przypada w ostatnim dniu miesiąca, którym jest niedziela, a sobota jest w zakładzie dniem wolnym, pracownik powinien otrzymać wypłatę wcześniej, tj. w piątek (przy założeniu, że w tym dniu nie przypada święto). Jeśli firma nie jest duża, a system wynagrodzeń jest prosty (np. przewiduje wypłatę wyłącznie stałych składników), listę można sporządzić nawet w piątek, jeżeli w tym dniu pracownicy będą mogli podjąć swoje pieniądze. Gdy firma rozlicza się z pracownikami bezgotówkowo, należy pamiętać, że środki powinny się znaleźć na koncie pracownika w dniu oznaczonym jako termin wypłaty. Dlatego niezbędne jest przygotowanie listy płac i dyspozycji w banku z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli bowiem pracodawca dokona przelewu dopiero ostatniego dnia miesiąca, to nie jest pewne, czy zasilenie rachunku pracownika nastąpi tego samego dnia.

Listy płac mogą być sporządzane częściej niż raz w miesiącu, w zależności od tego, ilu wypłat/świadczeń pracodawca dokonuje w tym okresie (np. z tytułu premii, zaliczek na poczet wynagrodzeń). Można je prowadzić w formie elektronicznej (np. w programie płacowym), pod warunkiem że w każdej chwili będzie możliwy ich wydruk. Należy dodać, że lista płac może zawierać zbiorcze rozliczenie dla poszczególnych pracowników (jedna lista dla wszystkich), jednak nie zwalnia to pracodawcy ze sporządzenia dla każdego pracownika imiennej karty przychodów (§ 8 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Prowadzenia indywidualnych kart przychodów pracowników wymaga też wskazane wcześniej rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

3. Okres przechowywania listy płac

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Firmy podlegające ustawie o rachunkowości mogą, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, zarchiwizować listy płac na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem dysponowania urządzeniami, które pozwolą na odtworzenie tych dokumentów w postaci wydruku. Pozostałe firmy muszą je przechowywać w formie papierowej.

Akta osobowe również muszą być przechowywane przez okres 50 lat. Natomiast pozostałe dokumenty o charakterze pomocniczym, takie jak karty urlopowe, ewidencje czasu pracy czy listy obecności, nie muszą być przechowywane przez tak długi okres. Przykładowo okres przechowywania kart urlopowych wynosi 2 lata. Inne dokumenty, po utracie praktycznego znaczenia, mogą zostać zniszczone. Jednak przyjmuje się, że jeżeli dany dokument może mieć wagę dowodu w przypadku ewentualnych roszczeń ze stosunku pracy, to powinien być przechowywany przynajmniej przez 3 lata, czyli tyle, ile wynosi okres przedawnienia tych roszczeń.

Obecnie trwają prace nad zmianą dotychczasowych przepisów dotyczących przechowywania akt pracowniczych. Po zmianie czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej pracowników i zleceniobiorców zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Będzie to możliwe dzięki przekazaniu do ZUS danych niezbędnych do przyznania pracownikom/zleceniobiorcom świadczeń emerytalno-rentowych oraz ustalenia ich wysokości. Po zmianie przepisów pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą również w postaci elektronicznej co znacznie ułatwi im obsługę akt osobowych. Proponowane zmiany mają obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

4. Lista płac czy rachunek do umowy dla osób wykonujących umowy cywilnoprawne

Lista płac zasadniczo obejmuje wynagrodzenia pracowników. Nie powinno się na niej rozliczać osób wykonujących umowę-zlecenie lub o dzieło, ponieważ zleceniobiorca nie jest pracownikiem i nie podlega przepisom Kodeksu pracy, lecz przepisom Kodeksu cywilnego. Dokumentem rozliczeniowym powinien być w takim przypadku rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę lub sama umowa zlecenia albo sporządzony na jej podstawie inny dokument/lista, potwierdzający wzajemne rozliczenie.

Zleceniodawca jest także płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne lub tylko zdrowotne, w zależności od sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorcy oraz sposobu opodatkowania przychodów (na zasadach ogólnych lub ryczałtowo). Dlatego niezbędne jest sporządzenie rozliczenia, na którym będą widoczne kwoty:

• uzyskanego w danym miesiącu przychodu z działalności wykonywanej osobiście oraz zasiłku (jeśli zleceniodawca jest jego płatnikiem, a zleceniobiorca nabył prawo do tego świadczenia);
• podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (1,5%), ewentualnie chorobowe (2,45%), jeżeli zleceniobiorca przystąpił do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie, oraz kwoty tych składek. Podstawą ich wymiaru jest przychód do celów podatkowych, jeśli w umowie określono odpłatność za jej wykonanie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. W przypadku gdy odpłatność została ustalona w inny sposób, podstawę wymiaru stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę;
• podstawy wymiaru składki zdrowotnej i kwota tej składki, z podziałem na należną do ZUS (9%) oraz do odliczenia od podatku (7,75%);
• kosztów uzyskania przychodów - które stanowią 20% przychodu (lub 50% w przypadku umowy z przeniesieniem praw autorskich), po odliczeniu części składek na ubezpieczenia społeczne, tj. 13,71% lub jeżeli osoba nie przystąpiła do ubezpieczenia chorobowego - 11,26%;
• dochodu do opodatkowania, tj. przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zleceniobiorcę oraz o koszty uzyskania tego przychodu;
• zaliczki na podatek obliczonej w wysokości 18% dochodu i należnej po odliczeniu składki zdrowotnej lub ryczałtu, jeżeli wynagrodzenie spełnia warunki do opodatkowania go w ten sposób;
• wynagrodzenia do wypłaty.

Dodatkowo na rozliczeniu powinny znaleźć się podpisy zleceniobiorcy i zleceniodawcy.

Obowiązek wystawienia przez zleceniobiorcę rachunku po wykonaniu pracy powinien wynikać z treści umowy cywilnej. Nie ma bowiem obowiązku ustawowego, aby osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej musiała go wystawić, przy czym powinna to zrobić na żądanie nabywcy usługi. Rachunek jest dokumentem przydatnym dla obu stron. Stanowi potwierdzenie dokonania transakcji (wykonania usługi) i rozliczenia wynagrodzenia zgodnie z umową. Dodatkowo dla zleceniodawcy stanowi dokument będący podstawą do ujęcia kosztu z tytułu wynagrodzenia w księgach rachunkowych, a także odprowadzenia należności podatkowo-składkowych.

Jeśli zleceniobiorca nie ma dostatecznej wiedzy na temat prawidłowego naliczenia podatku czy składek, zleceniodawca jako płatnik może pomóc w sporządzeniu rachunku i taka praktyka jest często spotykana. Terminy wystawiania rachunków najlepiej określić w treści umowy zlecenia. Jeżeli strony tego nie zrobiły, rachunek wystawia się w terminie 7 dni od wykonania zlecenia bądź zakończenia okresu rozliczeniowego. Trzeba jednak przy tym pamiętać, że odkąd obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców i konieczność wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości tej stawki co najmniej raz w miesiącu (w przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc), rachunek powinien być wystawiony w takim terminie, aby płatność mogła być w danym miesiącu zrealizowana. W przypadku gdy strony w umowie nie określiły sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia przyjmujący zlecenie przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin pracy nad zleceniem, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Rachunek powinien być sporządzony zgodnie z warunkami zawartej umowy cywilnej, czyli zgodnie z jej przedmiotem, oraz z zastosowaniem zasad wyceny lub według z góry określonej odpłatności (np. ryczałtowej).

Dane, jakie powinien zawierać rachunek do umowy cywilnoprawnej

 

Jeżeli rozliczenia z tytułu wynagrodzenia za umowę cywilnoprawną nie są dokonywane na rachunku do umowy, lecz na listach zawierających wszystkie niezbędne pozycje, zasadniczo nie ma potrzeby sporządzania rachunku do takich list.

5. Lista płac dla pracownika otrzymującego przychody opodatkowane i zwolnione ze składek ZUS

Pracownik może otrzymać w danym miesiącu przychody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych i przychody zwolnione ze składek ZUS. Niektóre ze zwolnień podatkowych pokrywają się ze zwolnieniami składkowymi, np. świadczenia obowiązkowe z zakresu bhp lub należności z tytułu podróży służbowych. Jednak lista przychodów zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych jest krótsza i dlatego częściej dochodzi do sytuacji, gdy dany przychód jest opodatkowany, ale nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Przy sporządzaniu listy płac należy pamiętać o doliczeniu do podstawy opodatkowania przychodu, od którego nie zostały naliczone składki.

Przykład

Pracownik jest wynagradzany według stałej stawki miesięcznej 3800 zł. Ma prawo do miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek oraz do podstawowych kosztów uzyskania przychodów. W styczniu 2018 r. nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 25 lat pracy. W firmie nagrody wypłacane są co 5 lat i przysługują na podstawie regulaminu wynagradzania. Nagroda wyniosła 2850 zł, tj. 75% wynagrodzenia miesięcznego ustalanego na zasadach obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Gratyfikacja za staż pracy jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego.

Lista płac za styczeń powinna wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	3800,00 zł
2.	Nagroda jubileuszowa	2850,00 zł
3.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (w części finansowanej przez pracownika)	3800,00 zł
4.	Składki na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%) rentowe (1,5%) chorobowe (2,45%) Składki razem	370,88 zł 57,00 zł 93,10 zł 520,98 zł
5.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4)	3279,02 zł
6. a) b)	Składka zdrowotna: należna do ZUS (9%) do odliczenia od zaliczki na podatek (7,75%)	295,11 zł 254,12 zł
7.	Przychód ogółem (poz. 1 + poz. 2)	6650,00 zł
8.	Koszty uzyskania przychodów	111,25 zł
9.	Podstawa opodatkowania (poz. 7 - poz. 4 - poz. 8) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	6018,00 zł
10. a) b)	Zaliczka na podatek dochodowy: wyliczona [(poz. 9 × 18%) - 46,33 zł] do zapłaty do US (poz. 10a - poz. 6b) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	1036,91 zł 783,00 zł
11.	Kwota do wypłaty (poz. 1 + poz. 2 - poz. 4 - poz. 6a - poz. 10c)	5050,91 zł

W podobny sposób należy rozliczyć na liście np. odprawę emerytalno-rentową, ryczałt pieniężny za używanie do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy czy świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie ustawy o zfśs.

5.1. Rozliczenie zleceniobiorcy otrzymującego przychody opodatkowane i zwolnione ze składek ZUS

Przychodem zleceniobiorcy z tytułu działalności wykonywanej osobiście jest nie tylko wynagrodzenie za wykonane usługi, ale również dodatkowe świadczenia czy należności wskazane w umowie cywilnej, przysługujące w związku z realizowaniem przedmiotu tej umowy. Obowiązujące w podmiocie zlecającym wewnętrzne przepisy o wynagradzaniu mogą przyznawać zleceniobiorcom określone dodatkowe świadczenia, np. posiłki, pakiety medyczne, ekwiwalenty pieniężne za używanie do pracy własnego sprzętu czy narzędzi. Niewiele przychodów osiąganych przez zleceniobiorców jest zwolnionych z opodatkowania. Większość zwolnień dotyczy pracowników. Zleceniobiorcy mogą jednak zaoszczędzić na składkach, gdyż na podstawie § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego lista wyłączeń w nim zawarta ma odpowiednie zastosowanie do osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Jeśli zatem zleceniobiorca ma prawo do określonych świadczeń na podstawie indywidualnej umowy czy przepisów o wynagradzaniu i są one wymienione jako zwolnione, to nie należy od nich odprowadzać składek, chyba że rozporządzenie składkowe zastrzega, iż dane zwolnienie dotyczy wyłącznie pracowników (np. świadczenia należne z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych na podstawie przepisów Kodeksu pracy). Wówczas stanowi ono podstawę wymiaru składek ZUS.

Przykład

Osoba będąca zleceniobiorcą na podstawie zawartej umowy ma prawo do zwrotu kosztów zamiejscowych jazd prywatnym samochodem osobowym odbywanych w celu prawidłowego wykonania umowy. Zwrot następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (według kilometrówki), z zastosowaniem stawki za 1 kilometr wynoszącej 0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Za luty 2018 r. zwrot wyniósł 212,29 zł (254 km × 0,8358 zł). Oprócz zwrotu tych kosztów zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie w wy­­sokości 13,70 zł za 1 godzinę pracy. W lutym 2018 r. przeznaczył na prace zlecone 160 godzin, a jego wynagrodzenie wyniosło 2192 zł. Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Zwrot kosztów za przejazdy jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 4 września 2015 r., sygn. IPTPB1/4511-340/15-4/AG), jak i ze składek ZUS, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego, gdyż nie przekracza kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek urzędowych za 1 kilometr.

Rozliczenie wynagrodzenia z umowy zlecenia powinno wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1	2	3
1a.	Wynagrodzenie brutto	2192,00 zł
1b.	Zwrot kosztów jazd	212,29 zł
2.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1a)	2192,00 zł
3.	Składka emerytalna (poz. 1a × 9,76%)	213,94 zł
4.	Składka rentowa (poz. 1a × 1,5%)	32,88 zł
5.	Składka chorobowa (poz. 1a × 2,45%)	53,70 zł
6.	Razem składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	300,52 zł
7.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 1a - poz. 6)	1891,48 zł
8.	Składka zdrowotna (poz. 7 × 9%)	170,23 zł
9.	Koszty uzyskania przychodów [(poz. 1a - poz. 6) × 20%]	378,30 zł
10.	Dochód do opodatkowania (poz. 1a - poz. 6 - poz. 9) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	1513,00 zł
11.	Podatek (poz. 10 × 18%)	272,34 zł
12.	Składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek dochodowy (7,75%)	146,59 zł
13.	Zaliczka na podatek (poz. 11 - poz. 12) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	126,00 zł
14.	Dochód netto (poz. 1a + poz. 1b - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13)	1807,54 zł

5.2. Sporządzanie listy płac dla pracownika otrzymującego przychody zwolnione z podatku, lecz podlegające oskładkowaniu

W zasadzie w większości przypadków osoby odpowiedzialne za sporządzanie listy płac mają do czynienia z dwiema sytuacjami, tj.:

• przychód jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS,
• przychód jest zwolniony ze składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu.

Może jednak dojść do sytuacji, gdy przychód jest zwolniony z podatku, ale podlega oskładkowaniu (np. udostępnienie mieszkania pracownikowi, dofinansowanie do wypoczynku dziecka ze środków bieżących). Inne są wówczas zasady ustalania podstawy opodatkowania.

Przykład

Jedna z pracownic firmy, w której nie funkcjonuje zfśs, otrzymała w styczniu 2018 r. ze środków obrotowych dofinansowanie do obozu zimowego 13-letniego syna w wysokości 400 zł. Obóz organizowała szkoła w okresie ferii. Wynagrodzenie pracownicy wynosi 2100 zł (pracownica ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożyła PIT-2). Dopłata do wypoczynku dziecka pracownicy jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 2000 zł, jeśli pochodziła ze środków innych niż zfśs i zostały spełnione łącznie następujące warunki:

• wypoczynek jest zorganizowany w formach takich jak: wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska, w tym zielone szkoły (wyjątki stanowią: wczasy pod gruszą, pobyt u rodziny oraz wypoczynek organizowany na własną rękę w hotelach, pensjonatach, domach wczasowych, wynajmowanych kwaterach),

• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie, tj. mający formalnoprawne umocowanie do wykonywania usług związanych z wypoczynkiem m.in. dzieci i młodzieży - w ramach działalności gospodarczej lub statutowej (biura podróży, kościoły, szkoły, fundacje, gospodarstwa agroturystyczne z przygotowaną bazą noclegowo-rekreacyjną),

• dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18. roku życia.

Ponadto niezbędne do zastosowania zwolnienia podatkowego jest posiadanie dokumentu (faktury VAT, rachunku, dowodu wpłaty KP, przelewu bankowego, przekazu pocztowego), który powinien być opatrzony podpisem osoby wystawiającej. Z dokumentu powinno jednoznacznie wynikać:

• kto jest organizatorem wypoczynku,

• kto korzystał z wypoczynku, tj. imię i nazwisko dziecka,

• jaka była forma wypoczynku,

• w jakim okresie korzystano z wypoczynku,

•  w jakiej kwocie poniesiono wydatek.

Dofinansowanie stanowi podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych ze względu na źródło finansowania, jakim są środki obrotowe.

Lista płac powinna wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	2100,00 zł
2.	Dofinansowanie wypoczynku dziecka	400,00 zł
3.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika	2500,00 zł
4.	Składki na ubezpieczenia: emerytalne (poz. 3 × 9,76%) rentowe (poz. 3 × 1,5%) chorobowe (poz. 3 × 2,45%) Składki razem	244,00 zł 37,50 zł 61,25 zł 342,75 zł
5.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4)	2157,25 zł
6. a) b)	Składka zdrowotna: należna do ZUS (poz. 5 × 9%) do odliczenia od zaliczki na podatek (7,75%) [(poz. 1 - 13,71%) × 7,75%]	194,15 zł 140,44 zł
7.	Przychód ogółem (poz. 1 + poz. 2)	2500,00 zł
8.	Koszty uzyskania przychodów	111,25 zł
9.	Podstawa opodatkowania [poz. 1 - (poz. 1 × 13,71%) - poz. 8] - po zaokrągleniu do pełnych złotych	1701,00 zł
10. a) b)	Zaliczka na podatek dochodowy: wyliczona [(poz. 9 × 18%) - 46,33 zł] do zapłaty do urzędu skarbowego (poz. 10a - poz. 6b) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	259,85 zł 119,00 zł
11.	Kwota do wypłaty [(poz. 1 + poz. 2) - poz. 4 - poz. 6a - poz. 10b]	1844,10 zł

Składki na ubezpieczenia społeczne zostały odliczone od dochodu tylko w części naliczonej od wynagrodzenia zasadniczego, czyli od przychodu opodatkowanego. Analogicznie składka zdrowotna podlega odliczeniu od zaliczki na podatek, ale tylko w wysokości ustalonej od podstawy wymiaru stanowiącej opodatkowany przychód. Oznacza to, że przy ustalaniu zaliczki na podatek nie można odliczyć pełnych kwot składek, tj. tych, których podstawą wymiaru był również przychód zwolniony z podatku, czyli dofinansowanie.

6. Sporządzanie listy płac dla pracownika otrzymującego inne świadczenia

Wynagrodzenie za pracę musi mieć postać pieniężną. Jednak oprócz pensji pracownik może otrzymywać od pracodawcy także inne dodatkowe bonusy w formie rzeczowej lub korzystania z usług czy praw. Są to świadczenia w naturze, nieodpłatne świadczenia, świadczenia ponoszone za pracowników, np. pakiety medyczne, finansowanie nauki, okolicznościowe prezenty, ubezpieczenie na życie, udostępnienie mieszkania lub samochodu służbowego do prywatnego użytku. Każda materialna korzyść, przysporzenie, również rozumiane jako zaoszczędzenie wydatku, pochodzące od pracodawcy stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń należy wycenić według zasad określonych w art. 11 ust. 2 i 2a updof.

Zasady ustalania wartości pieniężnej innych nieodpłatnych świadczeń

Przedmiot świadczenia	Ustalanie wartości pieniężnej
usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia	według cen stosowanych wobec innych odbiorców
usługi zakupione	według cen zakupu
udostępnienie lokalu lub budynku	według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku
pozostałe przypadki	na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług albo udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia
wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych*	1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3; 2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

*

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 ww. kwot.

Jeżeli w danym miesiącu pracownik otrzymuje zarówno wypłaty pieniężne, jak i niepieniężne (nieodpłatne lub częściowo odpłatne), to pracodawca jako płatnik ma obowiązek odpowiednio wycenić świadczenia niepieniężne, a następnie zsumować wartość wszystkich otrzymanych świadczeń i od łącznego przychodu odliczyć zobowiązania publicznoprawne. Zobowiązania są naliczane od łącznego przychodu/dochodu, w tym od tego niepieniężnego, i w końcowym etapie rozliczania listy płac zostają potrącone z pensji. Im wyższa wartość np. świadczenia rzeczowego, tym mniej pieniędzy otrzyma pracownik.

Przy dokonywaniu obliczeń należy zwrócić uwagę na odmienną wycenę świadczenia z tytułu zakwaterowania do celów podatkowych i składkowych oraz zwolnienie tego świadczenia z podatku dochodowego przy jednoczesnym obowiązku naliczenia od niego składek ZUS.

Jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu lub budynku, wycenia się je według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku. Wycena podatkowa odpowiada więc wysokości czynszu, jaki musiałby opłacić pracownik, gdyby to on był stroną umowy najmu.

Jednak zwolniona z podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 updof). Wskazany przepis ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, zarówno miesięcznych, jak i rocznych. Zatem pracownik, który sam mieszka w wynajętym przez pracodawcę lokalu, nie zapłaci podatku od świadczenia do wysokości 500 zł miesięcznie. Zapłaci go dopiero od nadwyżki ponad ten limit. Nadwyżką jest różnica między wycenioną odpowiednio wartością świadczenia a kwotą 500 zł.

Koszty ponoszone przez pracodawcę z tytułu udostępnienia lokalu mieszkalnego są przychodem ze stosunku pracy i podwyższają podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych, ponieważ nie zostały uwzględnione wśród wyłączeń wskazanych w rozporządzeniu składkowym.

Do podstawy wymiaru składek przyjmuje się wartość pieniężną tego świadczenia. Wartość pieniężną świadczeń w naturze do celów składkowych ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie pracownikowi lokalu mieszkalnego - jego wartość ustala się według poniższych zasad.

Sposoby wyceny udostępniania pracownikowi lokalu mieszkalnego do celów składkowych

Rodzaj lokalu	Sposób wyceny
lokale spółdzielcze typu lokatorskiego i własnościowego	w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej
lokale własnościowe, z wyłączeniem lokali spółdzielczych, oraz domów stanowiących własność prywatną	w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy
lokale komunalne	w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę
lokale w hotelach	w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w innej miejscowości niż jego miejsce zamieszkania, dlatego pracodawca wynajął dla niego mieszkanie. Zarówno czynsz dla wynajmującego (650 zł), jak i czynsz należny spółdzielni (387 zł) finansuje pracodawca. Pracownik sam opłaca pozostałe koszty, tj. prąd, gaz i inne media. Pracownik złożył PIT-2 i ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów. Wynagrodzenie pracownika wynosi 4900 zł.

W podstawie wymiaru składek nie należy uwzględniać faktycznego czynszu dla wynajmującego, lecz czynsz w wysokości obowiązującej dla danego typu lokalu. Jeśli stroną wynajmującą jest pracodawca, to do podstawy wymiaru składek należy wliczyć:

• pełne wynagrodzenie (przychód) pracownika oraz

• kwoty czynszów według zasad wyceny właściwych dla danego typu lokalu.

Przychód z tytułu zakwaterowania, tj. łączny czynsz za wynajem mieszkania, wynosi 1037 zł, (w tym dla spółdzielni 387 zł i dla wynajmującego 650 zł), przy czym podstawę wymiaru składek stanowi kwota 387 zł (czynsz dla spółdzielni). W podstawie opodatkowania należy uwzględnić 537 zł (po odliczeniu części zwolnionej z podatku, tj. 1037 zł - 500 zł).

Przykładowa lista płac za luty 2018 r. powinna wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	4900,00 zł
2. a) b)	Zakwaterowanie, w tym: czynsz dla spółdzielni czynsz dla wynajmującego	1037,00 zł 387,00 zł 537,00 zł
3.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (poz. 1 + poz. 2a)	5287,00 zł
4.	Składki na ubezpieczenia: emerytalne (poz. 3 × 9,76%) rentowe (poz. 3 × 1,5%) chorobowe (poz. 3 × 2,45%) Składki razem	516,01 zł 79,31 zł 129,53 zł 724,85 zł
5.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4)	4562,15 zł
6. a) b)	Składka zdrowotna: należna do ZUS (poz. 5 × 9%) do odliczenia od zaliczki na podatek (poz. 5 × 7,75%)	410,59 zł 353,57 zł
7.	Przychód ogółem (poz. 1 + poz. 2)	5937,00 zł
8.	Koszty uzyskania przychodów	111,25 zł
9.	Podstawa opodatkowania (poz. 1 + poz. 2b - poz. 4 - poz. 8] - po zaokrągleniu do pełnych złotych	4601,00 zł
10. a) b)	Zaliczka na podatek dochodowy: wyliczona [(poz. 9 × 18%) - 46,33 zł] do zapłaty do urzędu skarbowego (poz. 10a - poz. 6b) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	781,85 zł   428,00 zł
11.	Kwota do wypłaty (netto) (poz. 1 - poz. 4 - poz. 6a - 10b)	3336,56 zł

6.1. Rozliczenie zleceniobiorcy otrzymującego świadczenia nieodpłatne

Zleceniobiorcy mogą mieć prawo do dodatkowych świadczeń wynikających nie tylko z samej umowy cywilnej, ale także z polityki płacowej zleceniodawcy, który może przyznawać nieobowiązkowe bonusy również osobom niebędącym pracownikami. Jeżeli zatem wykonawca zlecenia uzyska dodatkową korzyść, np. wycieczkę za ponadprzeciętne wykonanie zlecenia, lub zostanie objęty prywatną opieką medyczną, to uzyskuje przychód z działalności wykonywanej osobiście. W zasadzie każde dodatkowe świadczenie z tego źródła przychodów podlega opodatkowaniu. Natomiast o naliczeniu składek ZUS decyduje to, czy znajduje się ono wśród wyłączeń zawartych w rozporządzeniu składkowym.

Przykład

Zenon F. będący zleceniobiorcą jest objęty prywatną opieką medyczną na zasadach właściwych dla pracowników. Koszt pakietu przypadającego na jedną osobę wynosi 40 zł. W styczniu 2018 r. zleceniobiorca, ze względu na indywidualne zdarzenie losowe (kradzież mienia), otrzymał od firmy z innych źródeł niż zfśs 6220 zł zapomogi pieniężnej. Wynagrodzenie zleceniobiorcy wynosi 10 500 zł, przy czym jest wypłacane w kwotach po 2100 zł miesięcznie, przy maksymalnie 153 godzinach wykonywania zlecenia w miesiącu. Umowa zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym ponadto zleceniobiorca przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. W styczniu zleceniobiorca osiągnął - oprócz wynagrodzenia - także przychód z tytułu pakietu medycznego, który zleceniodawca opłaca co miesiąc, oraz zapomogi. Zapomoga jest zwolniona od podatku dochodowego do wysokości 6000 zł w roku podatkowym (zmiana limitu od 2018 r.), dlatego do opodatkowania pozostaje wartość pakietu medycznego oraz zapomoga w wysokości 220 zł, (tj. nadwyżka ponad limit zwolnienia - ze względu na źródło finansowania, jakim są inne środki niż zfśs). Zapomoga jest w całości zwolniona ze składek ZUS.

Rozliczenie przychodów za styczeń 2018 r. z umowy zlecenia powinno wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1a 1b 1c	Wynagrodzenie Pakiet medyczny Zapomoga	2100,00 zł 40,00 zł 6220,00 zł
2.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1a + poz. 1b)	2140,00 zł
3.	Składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 9,76%)	208,86 zł
4.	Składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 1,5%)	32,10 zł
5.	Składka chorobowa finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 2,45%)	52,43 zł
6.	Razem składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę	293,39 zł
7.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 2 - poz. 6)	1846,61 zł
8.	Składka zdrowotna (poz. 7 × 9%)	166,19 zł
9.	Koszty uzyskania przychodów [(poz. 1a + poz. 1b + poz. 1c w wysokości 220 zł - poz. 6) × 20%]	413,32 zł
10.	Dochód do opodatkowania (poz. 1a + poz. 1b + poz. 1c w wysokości 220 zł - poz. 6 - poz. 9) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	1653,00 zł
11.	Podatek (poz. 10 × 18%)	297,54 zł
12.	Część składki zdrowotnej odliczonej od zaliczki na podatek dochodowy (poz. 7 × 7,75%)	143,11 zł
13.	Zaliczka na podatek (poz. 11 - poz. 12) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	154,00 zł
14.	Dochód netto (poz. 1a + poz. 1c - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13)	7706,42 zł

Jeżeli przedmiotem świadczeń z działalności wykonywanej osobiście nie są pieniądze, podatnik jest zobowiązany wpłacić płatnikowi kwotę zaliczki (lub należnego zryczałtowanego podatku) przed udostępnieniem świadczenia (art. 41 ust. 7 updof). W praktyce rzadko się to zdarza, ze względu na wprowadzenie dla zleceniobiorców minimalnej stawki godzinowej. Wynagrodzenie wynikające z tej stawki musi być płatne przynajmniej raz w miesiącu i w formie pieniężnej. Jednak gdyby zleceniobiorca otrzymał w miesiącu tylko świadczenie medyczne (np. cały miesiąc nie wykonywałby pracy), to musiałby wpłacić zleceniodawcy należną zaliczkę, zanim płatnik wniesie opłatę na rzecz placówki, z którą zawarł umowę o świadczenie usługi opieki medycznej.

6.2. Sporządzanie listy płac dla pracownika otrzymującego świadczenia z zfśs

Pracownicy są uprawnieni do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenia w formie usług, rzeczy lub pieniędzy powinny być przyznawane zgodnie z regulaminem funduszu, w tym z uwzględnieniem kryteriów socjalnych (sytuacji życiowej, rodzinnej, materialnej osoby uprawnionej). Jeżeli są wypłacane bądź przekazywane prawidłowo, tj. zgodnie z założeniami działalności socjalnej, podlegają zwolnieniu ze składek ZUS. Zwolnienie ze składek nie jest uzależnione ani od rodzaju świadczenia, ani od jego wysokości. Natomiast z podatku dochodowego zwolniona jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof). Zwolnienie podatkowe jest więc obwarowane kilkoma warunkami. Jeden z nich dotyczy rocznej sumy wartości świadczeń, tj. 1000 zł. Po jej przekroczeniu pracodawca musi od nadwyżki odprowadzić zaliczkę na podatek.

 !

Od 2018 r. zmianie uległy kwoty zwolnień podatkowych dotyczących świadczeń otrzymanych m.in. z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Przykład

Spółka XYZ, posiadająca zfśs, w marcu 2018 r. przyznała pracownicy z tego funduszu:

• bilety do kina o wartości 75 zł,

• bon towarowy na kwotę 200 zł,

• paczkę z artykułami spożywczymi o wartości 470 zł.

W styczniu 2018 r. pracownica otrzymała dofinansowanie z zfśs na rodzinny zimowy wypoczynek w wysokości 700 zł. Pracownica zarabia 2116 zł i otrzymuje miesięczne premie w wysokości od 10% do 30% płacy zasadniczej. Załóżmy, że premia za marzec 2018 r. wyniosła 20% wynagrodzenia, tj. 423,20 zł.

Sporządzając rozliczenie pracownicy za marzec, dział płac powinien uwzględnić, że wszystkie świadczenia z zfśs są zwolnione ze składek ZUS, natomiast do przychodu opodatkowanego należy doliczyć wartość bonu, którego zwolnienie nie obejmuje, oraz nadwyżkę wartości pozostałych świadczeń ponad limit 1000 zł, tj. 245 zł [(700 zł + 75 zł + 470 zł) - 1000 zł]. Należy bowiem także pamiętać o wcześniejszej dopłacie do zimowiska, która też zalicza się do limitu i po zsumowaniu z wartością świadczeń przekazanych w marcu całość przewyższa próg zwolnienia o 245 zł.

Przykładowa lista płac za marzec 2018 r. powinna wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	2116,00 zł
2. a)	Inne składniki wynagrodzenia/świadczenia: premia	423,20 zł
b)	zfśs: bilety paczka bon	75,00 zł 470,00 zł 200,00 zł
3.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (poz. 1 + poz. 2a)	2539,20 zł
4.	Składki na ubezpieczenia: emerytalne (poz. 3 × 9,76%) rentowe (poz. 3 × 1,5%) chorobowe (poz. 3 × 2,45%) Składki razem	247,83 zł 38,09 zł 62,21 zł 348,13 zł
5.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4)	2191,07 zł
6. a) b)	Składka zdrowotna: należna do ZUS (poz. 5 × 9%) do odliczenia od zaliczki na podatek (poz. 5 × 7,75%)	197,20 zł 169,81 zł
7.	Przychód ogółem (poz. 1 + poz. 2)	3284,20 zł
8.	Koszty uzyskania przychodów	111,25 zł
9.	Podstawa opodatkowania (poz. 3 + 245 zł - poz. 4 - poz. 8) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	2325,00 zł
10. a) b)	Zaliczka na podatek dochodowy: wyliczona [(poz. 9 × 18%) - 46,33 zł] do zapłaty do urzędu skarbowego (poz. 10a - poz. 6b) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	372,17 zł 202,00 zł
11.	Kwota do wypłaty (netto) (poz. 1 + poz. 2a - poz. 4 - poz. 6a - poz. 10b)	1791,87 zł

Dokonując tego rodzaju rozliczeń, należy mieć na względzie, aby kwotę do wypłaty obliczyć poprawnie, tj. tylko wypłaty pieniężne pomniejszyć o składki i podatek naliczone od sumy przychodów opodatkowanych i oskładkowanych (zarówno pieniężnych, jak i niepieniężnych).

6.3. Rozliczenie zleceniobiorcy otrzymującego świadczenia z zfśs

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia mogą być odbiorcami świadczeń finansowanych z zfśs. Wówczas zleceniobiorca osiąga przychód, ale ze źródła, jakim jest działalność wykonywana osobiście (art. 13 pkt 8 updof). Nie można bowiem ograniczać pojęcia przychodu z tego źródła tylko do wynagrodzenia. Dlatego do przychodów z działalnoś­ci wykonywanej osobiście zalicza się zarówno wynagrodzenie, jak i inne świadczenia przekazane w związku z łączącym strony stosunkiem cywilnoprawnym. W odniesieniu do zleceniobiorców nie przewidziano żadnego zwolnienia z podatku dochodowego, nawet jeśli świadczenie pochodzi z zfśs. Roczne zwolnienie limitowane do wysokości 1000 zł dotyczy wyłącznie pracowników. Zatem pełną wartość świadczenia socjalnego otrzymanego przez zleceniobiorcę należy zsumować z pozostałym przychodem za wykonanie zlecenia i od łącznego dochodu pobrać podatek. Jednak ze względu na to, że wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS odnoszą się też do zleceniobiorców, którzy są uprawnieni do korzystania z zfśs, otrzymane przez te osoby świadczenia są objęte zwolnieniem składkowym w nielimitowanej wysokości.

Przykład

W grudniu 2017 r. Anna R. - będąca zleceniobiorcą podlegającym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz chorobowemu i zdrowotnemu - otrzymała oprócz wynagrodzenia miesięcznego 700 zł (53 godziny) także zapomogę pieniężną z zfśs w wysokości 1200 zł. Przyznanie zapomogi było uwarunkowane trudną sytuacją materialną zleceniobiorcy. Zapomoga jest nieoskładkowana, ale podlega obciążeniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie jest zapomogą z tytułu indywidualnego zdarzenia losowego, klęski żywiołowej, długotrwałej choroby lub śmierci, a tylko te podlegały zwolnieniu z podatku do wysokości 2280 zł do końca 2017 r.

Rozliczenie przychodu za grudzień 2017 r. powinno wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1a. 1b.	Wynagrodzenie brutto Zapomoga z zfśs	700,00 zł 1200,00 zł
2.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne	700,00 zł
3.	Składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 9,76%)	68,32 zł
4.	Składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 1,5%)	10,50 zł
5.	Składka chorobowa finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 2,45%)	17,15 zł
6.	Razem składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	95,97 zł
7.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 1a - poz. 6)	604,03 zł
8.	Składka zdrowotna (9%)	54,36 zł
9.	Koszty uzyskania przychodów [(poz. 1a + poz. 1b - poz. 6) × 20%]	360,81 zł
10.	Dochód do opodatkowania (poz. 1a + poz. 1b - poz. 6 - poz. 9) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	1443,00 zł
11.	Podatek (poz. 10 × 18%)	259,74 zł
12.	Część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy (7,75%) (poz. 7 × 7,75%)	46,81 zł
13.	Zaliczka na podatek (poz. 11 - poz. 12)	213,00 zł
14.	Dochód netto (poz. 1a + poz. 1b - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13)	1536,67 zł

7. Lista płac dla chorującego pracownika

Zdarza się, że za dany miesiąc pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę oraz świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, tj. wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. Wynagrodzenie chorobowe przysługuje od pracodawcy łącznie za 33 dni choroby w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat - za 14 dni. Stanowi ono przychód ze stosunku pracy opodatkowany na ogólnych zasadach, który jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (art. 18 ust. 2 ustawy systemowej). Wynagrodzenie chorobowe należy jednak wliczyć do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zasiłek z ubezpieczenia chorobowego, przysługujący począwszy od 34. (15.) dnia choroby, nie jest przychodem ze stosunku pracy, lecz przychodem "z innych źródeł". Oznacza to, że przy obliczaniu zaliczki na podatek od zasiłku nie stosuje się żadnych kosztów uzyskania przychodów ani odliczenia z tytułu składek ZUS. Zasiłki nie stanowią bowiem podstawy wymiaru składek ani na ubezpieczenia społeczne, ani na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

Załóżmy, że pracownik zachorował w maju 2018 r. Dostarczył zwolnienie lekarskie na okres 11 dni. Za 8 dni zwolnienia przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe (wcześniej wykorzystał już 25 dni wynagrodzenia chorobowego), którego płatnikiem jest pracodawca, a za pozostałe dni zasiłek chorobowy. Pracownik zarabia 4200 zł miesięcznie oraz otrzymuje stałą regulaminową premię miesięczną - 400 zł, która jest zmniejszana za okresy choroby w sposób proporcjonalny, tak jak wynagrodzenie zasadnicze (należy ją zaliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego). Pracownik ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz złożył PIT-2. Za maj przysługuje mu:

- wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca: 2660 zł (4200 zł : 30 = 140 zł; 140 zł × 11 dni = 1540 zł; 4200 zł - 1540 zł = 2660 zł),

- premia za przepracowaną część miesiąca: 253,37 zł (400 zł : 30 = 13,33 zł; 13,33 zł × 11 dni = 146,63 zł; 400 zł - 146,63 zł = 253,37 zł),

- wynagrodzenie chorobowe za 8 dni: 846,80 zł [(4600 zł - 13,71%) = 3969,34 zł; 3969,34 zł : 30 = 132,31 zł; 132,31 zł × 80% = 105,85 zł; 105,85 zł × 8 dni = 846,80 zł],

- zasiłek chorobowy za 3 dni: 317,55 zł (105,85 zł × 3 dni = 317,55 zł).

Przykładowa lista płac za maj 2018 r. powinna wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1.	Wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca	2660,00 zł
2. a) b) c)	Inne składniki wynagrodzenia/świadczenia: premia wynagrodzenie chorobowe zasiłek chorobowy	253,37 zł 846,80 zł 317,55 zł
3.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1 + poz. 2a)	2913,37 zł
4.	Składki na ubezpieczenia: emerytalne (poz. 3 × 9,76%) rentowe (poz. 3 × 1,5%) chorobowe (poz. 3 × 2,45%) Składki razem	284,34 zł 43,70 zł 71,38 zł 399,42 zł
5.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 3 - poz. 4 + poz. 2b)	3360,75 zł
6. a) b)	Składka zdrowotna: należna do ZUS (poz. 5 × 9%) do odliczenia od zaliczki na podatek (poz. 5 × 7,75%)	302,47 zł 260,46 zł
7.	Przychód ogółem (poz. 1 + poz. 2)	4077,72 zł
8.	Koszty uzyskania przychodów*	139,06 zł
9.	Podstawa opodatkowania (poz. 1 + poz. 2a + poz. 2b - poz. 4 - poz. 8 + poz. 2c) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	3539,00 zł
10. a) b)	Zaliczka na podatek dochodowy: wyliczona [(poz. 9 × 18%) - 46,33 zł] do zapłaty do urzędu skarbowego (poz. 10a - poz. 6b) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	590,69 zł 330,00 zł
11.	Kwota do wypłaty (netto) (poz. 7 - poz. 4 - poz. 6a - poz. 10)	3045,83 zł

* Do skalkulowania wynagrodzenia pracownika przyjęto kwotę podwyższonych kosztów z 2017 r.

7.1. Rozliczenie zleceniobiorcy, który nabył prawo do zasiłku

W przypadku choroby zleceniobiorca ma inne niż pracownik uprawnienia w tym zakresie lub w ogóle ich nie ma, jeśli zdecydują o tym zasady podlegania ubezpieczeniom. Zleceniobiorcy nie mają prawa do wynagrodzenia za czas choroby, gdyż nie podlegają przepisom Kodeksu pracy. Od pierwszego dnia choroby nabywają prawo do zasiłku z ubezpieczenia społecznego, ale tylko wówczas, gdy przystąpią do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i legitymują się odpowiednim okresem tego ubezpieczenia (tzw. okresem wyczekiwania wynoszącym 90 dni). Jeżeli płatnik składek (zleceniodawca) jest uprawniony do wypłaty zasiłków, to wypłaca on również zasiłek chorobowy przysługujący zleceniobiorcy. Co do zasady przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście. Jednak do tej kategorii nie można zaliczyć zasiłków. Należą one do innych źródeł. W przeciwieństwie do zakładów pracy, które są płatnikami zasiłków na rzecz pracowników i pobierają zaliczkę na podatek dochodowy od wypłacanych im zasiłków, podmiot, który jest zleceniodawcą, nie jest uprawniony do tej czynności. Oznacza to, że zasiłek wypłaca w wysokości brutto, bez potrącania zaliczki na podatek. Jednak nie zmienia to faktu, że zasiłki dla zleceniobiorców są opodatkowane. Płatnikiem podatku będzie zleceniobiorca, który dokona rozliczenia z tego tytułu w rocznym zeznaniu podatkowym na podstawie otrzymanej od zleceniodawcy informacji PIT-8C (art. 42a updof).

Należy podkreślić, że brakuje ustawowego wzoru na zmniejszenie wynagrodzenia z umowy zlecenia z powodu choroby. Wynagrodzenie może być zmniejszone tylko wtedy, gdy zleceniobiorca nie wykonał zleconych mu prac ze względu na niezdolność do ich wykonania. Jeżeli jednak mimo choroby wykonał usługę, to przysługuje mu pełne wynagrodzenie. Zleceniobiorca bowiem sam organizuje sobie czas, w którym realizuje zlecenie. Z kolei zleceniodawca wypłaca umówione wynagrodzenie za wykonanie zadań w danej jednostce czasu. Choroba wcale nie musi negatywnie wpłynąć na pracę zleceniobiorcy. Jeżeli jednak spowodowała, że zleceniobiorca nie zrealizował wszystkich usług, to można zmniejszyć jego wynagrodzenie odpowiednio do wykonanej pracy. Nie ma żadnego ogólnego wzoru czy metody zmniejszenia. Zleceniodawca może np. ustalić, w jakim procencie zleceniobiorca wykonał zlecenie, i według tego odpowiednio obliczyć kwotę wynagrodzenia. Przy odpłatnościach miesięcznych, kwotę można podzielić przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni, w których zleceniobiorca był zdrowy i wykonywał zlecenie.

Przykład

Pracownik będący zleceniobiorcą, wynagradzany co miesiąc w wysokości 1800 zł (z przestrzeganiem minimalnej stawki godzinowej), chorował od 16 do 31 stycznia 2018 r. Ponieważ ze względów zdrowotnych nie wykonywał pracy przez połowę miesiąca, strony uzgodniły obniżenie wynagrodzenia według następującego wzoru: 1800 zł : 31 dni stycznia × 15 dni wykonywania umowy = 870,97 zł. Zleceniobiorca ma prawo do zasiłku chorobowego za 16 dni. Zasiłek wyniósł 662,72 zł.

Rozliczenie przychodu za styczeń powinno wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1a. 1b.	Wynagrodzenie brutto Zasiłek	870,97 zł 662,72 zł
2.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1a)	870,97 zł
3.	Składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 9,76%)	85,01 zł
4.	Składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 1,5%)	13,06 zł
5.	Składka chorobowa finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 2 × 2,45%)	21,34 zł
6.	Razem składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	119,41 zł
7.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 1a - poz. 6)	751,56 zł
8.	Składka zdrowotna (poz. 7 × 9%)	67,64 zł
9.	Koszty uzyskania przychodów [(poz. 1a - poz. 6) × 20%]	150,31 zł
10.	Dochód do opodatkowania (poz. 1a - poz. 6 - poz. 9) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	601,00 zł
11.	Podatek (poz. 10 × 18%)	108,18 zł
12.	Część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy (poz. 7 × 7,75%)	58,25 zł
13.	Zaliczka na podatek (poz. 11 - poz. 12)	50,00 zł
14.	Dochód netto (poz. 1a + poz. 1b - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13)	1296,64 zł

8. Lista płac dla pracownika, który przekroczył pierwszy próg podatkowy

Ważnym zagadnieniem, z jakim można się spotkać w płacowej praktyce, jest prawidłowe ustalenie momentu naliczenia wyższej zaliczki na podatek dochodowy, tj. 32%. Zaliczki pobierane przez zakład pracy jako płatnika za okres od stycznia do grudnia wynoszą:

• za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
• za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu (art. 32 ust. 1 updof).

Podstawa obliczenia podatku w złotych		Podatek wynosi
ponad	do
	85 528	18% minus kwota zmniejszająca podatek
85 528		15 395 zł 04 gr + 32% nadwyżki ponad 85 528 zł

Kwota zmniejszająca podatek w 2017 r., odliczana w rocznym obliczeniu podatku lub w zeznaniu rocznym, wynosi:

1) 1188 zł - dla podstawy obliczenia podatku nieprzekraczającej kwoty 6600 zł;

2) 1188 zł pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 631,98 zł × (podstawa obliczenia podatku - 6600 zł) : 4400 zł, dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 6600 zł i nieprzekraczającej kwoty 11 000 zł;

3) 556,02 zł - dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 11 000 zł i nieprzekraczającej kwoty 85 528 zł;

4) 556,02 zł pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 556,02 × (podstawa obliczenia podatku - 85 528 zł) : 41 472 zł, dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 85 528 zł i nieprzekraczającej kwoty 127 000 zł.

Wysokość kwoty zmniejszającej podatek obowiązująca od 1 stycznia 2018 r.

Od 1 stycznia 2018 r. kwota zmniejszająca podatek zostanie podwyższona dla osób osiągających dochody do 85 528 zł i wyniesie:

1) 1440 zł - dla podstawy obliczenia podatku nieprzekraczającej kwoty 8000 zł; 2) 1440 zł pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 883,98 zł × (podstawa obliczenia podatku - 8000 zł) : 5000 zł, dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 8000 zł i nieprzekraczającej kwoty 13 000 zł; 3) 556,02 zł - dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 13 000 zł i nieprzekraczającej kwoty 85 528 zł. Kwota nie zmieni się dla podatników z dochodami powyżej 85 528 zł, nieprzekraczających 127 000 zł.

Nowelizacja updof od 1 stycznia 2018 r. przewiduje również zmianę w zakresie 50% kosztów autorskich, które mogą mieć zastosowanie do pracowników/zleceniobiorców wykonujących prace twórcze. Przypomnijmy, że z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami koszty wynoszą 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Jednakże do końca 2017 r. łączne koszty autorskie nie mogły przekroczyć 1/2 kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej tj. 42 764 zł.

Od 1 stycznia 2018 r. limit rocznych kosztów zostanie podwojony, a tym samym wyniesie 85 528 zł. Ale to nie koniec zmian. Wyższe koszty będą miały zastosowanie wyłącznie do przychodów uzyskiwanych z tytułu wymienionych ustawowo (w dodanym do art. 22 ust. 9b działalności, tj.:

• twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, urbanistyki, literatury pięknej, sztuk plastycznych, muzyki, fotografiki, twórczości audiowizualnej, programów komputerowych, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;
• badawczo-rozwojowej oraz naukowo-dydaktycznej;
• artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej i estradowej, reżyserii teatralnej i estradowej, sztuki tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki, instrumentalistyki, kostiumografii, scenografii;
• w dziedzinie produkcji audiowizualnej reżyserów, scenarzystów, operatorów obrazu i dźwięku, montażystów, kaskaderów;
• publicystycznej.

Kwota stanowiąca górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej wynosi 85 528 zł. Jest to kwota dochodu liczona narastająco od początku roku, uzyskana przez pracownika w danym zakładzie pracy. Dochód należy tu rozumieć jako przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania oraz o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez płatnika ze środków pracownika. Aby sprawdzić, od którego miesiąca będzie należna zaliczka według wyższej stawki - 32%, trzeba ustalić miesiąc przekroczenia kwoty 85 528 zł. Ważne jest bowiem, że za miesiąc, w którym dochód pracownika liczony od początku roku przekroczył pierwszy próg podatkowy, należna jest jeszcze zaliczka według stawki 18% od całego dochodu miesięcznego. Dopiero od dochodu uzyskanego w następnym miesiącu powinna być naliczona wyższa stawka podatku (32%). Jeżeli więc np. dochód pracownika przekroczył pierwszy próg w listopadzie, to zaliczka w wysokości 32% jest należna dopiero od dochodu uzyskanego w kolejnym miesiącu, tj. w grudniu.

Ponadto, pracownikowi, któremu płatnik zacznie już pobierać zaliczkę w wysokości 32%, nie przysługuje odliczanie miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek (w 2018 r. - 46,33 zł), o ile wcześniej miało ono zastosowanie na podstawie oświadczenia PIT-2. Zaprzestanie naliczania kwoty zmniejszającej podatek może nastąpić również wcześniej, na wniosek podatnika, który spodziewa się przychodów od innych podmiotów, i przychody te łącznie przekroczą I próg podatkowy.

9. Lista płac dla pracownika, który przekroczył tzw. limit 30-krotności

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega ograniczeniu do kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. Limit 30-krotności na 2017 r. wynosi 127 890 zł. Od nadwyżki ponad ten limit składki emerytalna i rentowa jak również na FEP nie powinny być przez płatnika naliczane i odprowadzane. Nie dotyczy to jednak składek na pozostałe ubezpieczenia, tj.: chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP. Te nadal powinny być opłacane, bez względu na wysokość ich podstawy wymiaru. Okres nieopłacania składek z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek jest traktowany jak okres ubezpieczenia. Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik zawiera w imiennym raporcie rozliczeniowym ZUS RCA. Sporządzając raport za pracownika, za którego nie opłaca się składek emerytalnej i rentowych, w polu 02 bloku III.B ("Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe") należy wpisać cyfrę "2" - jeśli informację o przekroczeniu przekazuje pracodawca jako płatnik składek, a nie ZUS czy sam ubezpieczony.

Płatnikiem składek ubezpieczeniowych pracowników jest pracodawca. To on oblicza, potrąca z ich dochodów, rozlicza oraz opłaca należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Ma też obowiązek składania we właściwym terminie deklaracji zbiorczych oraz imiennych raportów miesięcznych za każdego zatrudnionego. Jeżeli jest jedynym pracodawcą dla danego pracownika, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej ma możliwość sprawdzania na bieżąco wysokości wynagrodzenia w zakresie kontroli limitu 30-krotności (narastająco od początku roku). Gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. Począwszy od następnego miesiąca, płatnik zaprzestaje w ogóle opłacania składek emerytalnej i rentowej.

Przykład

Pracownik jest wynagradzany miesięczną stałą stawką w wysokości 11 000 zł, ale w marcu 2017 r. otrzymał dodatkowo roczną nagrodę za poprzedni rok w wysokości 11 879 zł. W trakcie roku, tj. w maju 2017 r., otrzymał również jednorazową nagrodę w postaci sprzętu elektronicznego (tablet i komputer) o wartości 8000 zł. Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2.

Wynagrodzenie miesięczne, nagroda roczna i wartość sprzętu stanowią przychód ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu, a więc należy go wliczyć do rocznej podstawy wymiaru składek. Załóżmy, że do października 2017 r. włącznie całkowity oskładkowany przychód od początku roku wyniesie 129 879 zł: (11 000 zł × 10 miesięcy) + 19 879 zł (11 879 zł + 8000 zł) = 129 879 zł.

Oznacza to, że w październiku doszło do przekroczenia kwoty granicznej. Należy więc obliczyć tę część przychodu, od której trzeba obliczyć składki emerytalną i rentową. Od całego przychodu należne będą składki chorobowa i zdrowotna. Poniższe obliczenia pokazują, że w październiku 2017 r. płatnik powinien naliczyć i odprowadzić składki emerytalną i rentową tylko od wynagrodzenia w kwocie 9011 zł : 127 890 zł (limit 30-krotności w 2017 r.) - 118 879 zł (roczna podstawa wymiaru od stycznia do września) = 9011 zł. Jest to kwota brakująca do osiągnięcia w październiku kwoty ograniczenia.

Od września do końca roku należy potrącać pracownikowi 32% podatku dochodowego, gdyż narastająco w sierpniu nastąpiło przekroczenie progu podatkowego:

• miesięczny dochód pracownika z tytułu wynagrodzenia wynosi 9381 zł (podstawa opodatkowania), ponieważ: (11 000 zł - 13,71%) - 111,25 zł = 9380,65 zł; po zaokrągleniu 9381 zł.

• ponadto dochód w marcu powiększyła nagroda, tj.:

11 000 zł + 11 879 zł = 22 879 zł; 22 879 zł - 13,71% = 19 742,29 zł; 19 742,29 zł - 111,25 zł = 19 631,04 zł; po zaokrągleniu 19 631 zł,

a w maju dochód powiększyła wartość świadczenia rzeczowego:

11 000 zł + 8000 zł = 19 000 zł; 19 000 zł - 13,71% = 16 395,10 zł; 16 395,10 zł - 111,25 zł = 16 283,85 zł; po zaokrągleniu 16 284 zł.

Po zsumowaniu do sierpnia łączny dochód wyniósł:

(9381 zł × 6 miesięcy) + 19 631 zł + 16 284 zł = 92 201 zł.

Rozliczenie przychodu za październik 2017 r. powinno wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1.	Wynagrodzenie zasadnicze	11 000,00 zł
2.	Inne składniki wynagrodzenia/świadczenia:	0,00 zł
3. a) b)	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia: emerytalno-rentowe chorobowe	9011,00 zł 11 000,00 zł
4.	Składki na ubezpieczenia: emerytalne (poz. 3a × 9,76%) rentowe (poz. 3a × 1,5%) chorobowe (poz. 3b × 2,45%) Składki razem	879,47 zł 135,17 zł 269,50 zł 1284,14 zł
5.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 1 - poz. 4)	9715,86 zł
6. a) b)	Składka zdrowotna: należna do ZUS (poz. 5 × 9%) do odliczenia od zaliczki na podatek (poz. 5 × 7,75%)	874,43 zł 752,98 zł
7.	Przychód ogółem	11 000,00 zł
8.	Koszty uzyskania przychodów	111,25 zł
9.	Podstawa opodatkowania (poz. 1 - poz. 4 - poz. 8) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	9605 zł
10. a) b)	Zaliczka na podatek dochodowy: wyliczona poz. 9 × 32% do zapłaty do urzędu skarbowego (poz. 10a - poz. 6b) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	3073,60 zł 2321,00 zł
11.	Kwota do wypłaty (netto) (poz. 7 - poz. 4 - poz. 6a - poz. 10b)	6520,43 zł

10. Rozliczenie zleceniobiorcy, który przekroczył tzw. limit 30-krotności, i miesięczna podstawa składki chorobowej

Zleceniobiorców podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym również dotyczy limit 30-krotności. Nie jest to jedyne ograniczenie, jeśli zleceniobiorca przystąpił również do ubezpieczenia chorobowego. Ustalając podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych oraz chorobowej, należy pamiętać o:

• rocznym ograniczeniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• miesięcznym ograniczeniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe zleceniobiorcy stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby, bez stosowania ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (tzw. limitu 30-krotności). Jednak podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe w danym miesiącu nie może być wyższa od 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. W 2017 r. (od stycznia do grudnia) limit miesięczny podstawy wymiaru składki chorobowej wynosi 10 657,50 zł.

Przykład

Marcelina P. jest zatrudniona na podstawie kontraktu menedżerskiego zawartego w formie umowy zlecenia. Z kontraktu otrzymuje 12 000 zł miesięcznie. Podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu, a także dobrowolnie przystąpiła do ubezpieczenia chorobowego. W listopadzie 2017 r. przekroczyła roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe: 12 000 zł × 11 miesięcy = 132 000 zł.

Aby nie nadpłacić składek, w dokumentach rozliczeniowych do ZUS zleceniodawca powinien wykazać składki od podstawy nie wyższej niż 7890 zł (127 890 zł - 120 000 zł tj. łączny przychód od stycznia do października).

Rozliczenie przychodu za listopad powinno wyglądać następująco:

Lp.	Pozycja	Wysokość
1.	Wynagrodzenie brutto	12 000,00 zł
2.	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia: emerytalne rentowe chorobowe	7890,00 zł 7890,00 zł 10 657,50 zł
3.	Składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę (poz. 1 × 9,76%)	770,06 zł
4.	Składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę(poz. 1 × 1,5%)	118,35 zł
5.	Składka chorobowa finansowana przez zleceniobiorcę(poz. 1 × 2,45%)	261,11 zł
6.	Razem składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	1149,52 zł
7.	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 1 - poz. 6)	10 850,48 zł
8.	Składka zdrowotna (poz. 7 × 9%)	976,54 zł
9.	Koszty uzyskania przychodów [(poz. 1 - poz. 6) × 20%]	2170,10 zł
10.	Dochód do opodatkowania (poz. 1 - poz. 6 - poz. 9) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	8680,00 zł
11.	Podatek (poz. 10 × 18%)	1562,40 zł
12.	Część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy (poz. 7 × 7,75%)	840,91 zł
13.	Zaliczka na podatek (poz. 11 - poz. 12) - po zaokrągleniu do pełnych złotych	721,00 zł
14.	Wynagrodzenie netto (poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13)	9152,94 zł

Obecnie trwają prace nad zniesieniem limitu rocznej podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej. Oznacza to, że wszystkie składki, w tym emerytalna i rentowa, będą naliczane i należne od faktycznie uzyskanych w ciągu roku przychodów, bez względu na ich wysokość. Zmiana ma obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 112, art. 13, art. 18, art. 183e, art. 361, art. 471, art. 50, art. 55, art. 58, art. 60, art. 612, art. 632, art. 771, art. 772, art. 773, art. 775 art. 78, art. 80, art. 81, art. 85, art. 87, art. 871, art. 91, art. 92, art. 921, art. 93, art. 99, art. 151, art. 1511, art. 1512, art. 1515, art. 1518, art. 201 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962),

• art. 81 ust. 1, ust. 5, ust. 6, art. 83 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1938; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2110),

• art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1474),

• art. 9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1773; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2120),

• art. 3 pkt 3, art. 11, art. 36 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368),

• art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1383 ; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2120),

• art. 18 ust. 1-3, art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778),

• art. 26a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.),

• art. 11 ust. 2a, art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 8, art. 21 ust. 1 pkt 16, pkt 19, pkt 26, pkt 67, pkt 78, ust. 13, art. 22 ust. 2, ust. 9 pkt 3, pkt 4, art. 30 ust. 1 pkt 5a, ust. 3, art. 31, art. 32, art. 41 ust. 1, ust. 1a, ust. 2, ust. 7, art. 41a, art. 41b, art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 2056),

• art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255),

• art. 125 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1430; ost. zm. Dz.U. z 207 r. poz. 60),

• art. 734, art. 742 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1132),

• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 90),

• § 1-5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),

• załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 728),

• § 1, § 2 ust. 1 pkt 1, pkt 13, pkt 15, pkt 19, pkt 22, § 3 pkt 3, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),

• § 6, § 7, § 9, § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (j.t. Dz.U. Nr 2, poz. 14; Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353),

• § 4, § 4a, § 4b, § 11, § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927),

• § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894),

• § 19 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 232; ost. zm Dz.U. z 2017 r. poz. 1641),

• art. 1 ust. 7, ust. 8 pkt e-f ustawy z 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017 r., poz. 2175)

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Dorota Twardo

specjalista ds. prawa pracy i wynagrodzeń