Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 24/2017 [dodatek: Temat na życzenie], data dodania: 08.12.2017

Jak przygotować się do zmian przepisów, które będą obowiązywać w 2018 r.

W 2018 r. wejdą w życie duże nowelizacje przepisów w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Najważniejsze z nich dotyczą nowych zasad zatrudniania cudzoziemców spoza Unii Europejskiej oraz wprowadzenia jednego konta, na które będą płacone składki ZUS.

Poniżej przedstawiamy wykaz najważniejszych zmian z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, które zostały uchwalone do dnia oddania niniejszej publikacji do druku. W parlamencie ciągle trwają prace nad ograniczeniem pracy w niedzielę oraz zniesieniem rocznego limitu składek ZUS, po przekroczeniu którego nie należy odprowadzać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zmiany te przedstawimy w kolejnym numerze MPPiU po ich ostatecznym uchwaleniu.

1. Zmiany w procedurze oświadczeniowej dla cudzoziemców

1.1. Na czym polegają zmiany

Lista państw, których obywatele mogą pracować na podstawie zarejestrowanego w powiatowym urzędzie pracy (PUP) oświadczenia podmiotu powierzającego pracę (dalej także zatrudniający) zamiast zezwolenia na pracę, nie została zmodyfikowana. Nadal obejmuje ona: Armenię, Białoruś, Gruzję, Mołdawię, Rosję i Ukrainę. Bez zmian pozostał także maksymalny okres pracy w tym trybie na terenie Polski: 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby podmiotów powierzających im wykonywanie pracy. Zupełnie inaczej będzie natomiast wyglądała od 1 stycznia 2018 r. procedura rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy. Do tej pory formalnie taka procedura w zasadzie w ogóle nie istniała. Od 1 stycznia 2018 r. będą obowiązywały: wzór oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, listy załączników dołączanych do tego oświadczenia, prawo do odwołania od decyzji odmownej dotyczącej rejestracji oświadczenia, obowiązki informacyjne spoczywające na zatrudniającym cudzoziemca, wyższe kary za nieprzestrzeganie regulacji dotyczących zatrudniania cudzoziemców.

1.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Już od 1 września 2017 r. jest realizowany zakaz rejestracji oświadczeń według dotychczasowych przepisów, jeśli dotyczą pracy, która byłaby wykonywana po 31 grudnia 2018 r. Nie znaczy to jednak, że praca na podstawie już zarejestrowanych oświadczeń jest zabroniona. Będzie możliwa, ale jedynie do 31 grudnia 2018 r. Dopiero po tej dacie należy uzyskać nowe oświadczenie, przechodząc przedstawioną poniżej procedurę.

1.3. Przygotowanie do zmiany

Procedura rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi od 1 stycznia 2018 r. została sformalizowana. Zatrudniający będzie zmuszony przejść następujące etapy:

Krok 1. Sprawdź, które oświadczenia są ważne

Jeśli podmiot powierzający pracę ma w grupie zatrudnionych cudzoziemców wykonujących pracę na podstawie oświadczeń, musi sprawdzić daty ich ważności oraz okresy obowiązywania. W przypadku oświadczeń, których ważność wygaśnie w trakcie 2018 r., podmiot zatrudniający będzie musiał zweryfikować, czy wyczerpał 6-miesięczny okres zatrudnienia na podstawie oświadczenia w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Jeśli okres ten został wyczerpany, będzie zmuszony poczekać z zatrudnieniem takiej osoby, aby ponownie zarejestrować dla niej oświadczenie, i to już według nowych zasad. Jeśli okres pracy na podstawie oświadczenia nie został przekroczony, zatrudniający może (ale nie musi) wystąpić o rejestrację oświadczenia. Jeżeli wystąpi o nią, wówczas rejestracja oświadczenia odbywa się zgodnie z nowymi regułami. To samo dotyczy cudzoziemców, których pracodawca dotychczas nie zatrudniał, a będzie chciał to zrobić.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia na podstawie oświadczeń dwóch Ukraińców i jednego Białorusina na 6 miesięcy odpowiednio od 1 sierpnia 2017 r. (praca zakończy się 31 stycznia 2018 r.) oraz 15 lipca 2017 r. (praca zakończy się 15 stycznia 2018 r.). Zatem będzie mógł złożyć wniosek o rejestrację nowych oświadczeń dla tych osób odpowiednio od 1 sierpnia 2018 r. i 15 lipca 2018 r. Wyczerpią oni bowiem limit 6-miesięcznego zatrudnienia na podstawie oświadczenia, który powinien przypadać w ciągu roku od podjęcia zatrudnienia.

Krok 2. Wypełnij oświadczenie i zgromadź załączniki

Zatrudniający nie będzie samodzielnie tworzył oświadczenia dotyczącego rejestracji cudzoziemca, lecz skorzysta z gotowego wzoru, zaprojektowanego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej. Będzie musiał w nim podać: swoje dane (w tym m.in. nazwę firmy, jej NIP i REGON), informacje dotyczące cudzoziemca, któremu powierzy pracę (m.in. obywatelstwo i numer wizy), dane o oferowanej pracy (m.in. rodzaj i miejsce wykonywanej pracy, okresy jej realizacji oznaczone datami czy typ umowy), a także dane dotyczące pracodawcy użytkownika - jeśli cudzoziemiec ma pracować jako pracownik tymczasowy.

Do gotowego oświadczenia powierzający pracę będzie zobligowany dołączyć:

  • ważny dowód osobisty lub dokument podróży albo inny dokument potwierdzający tożsamość zatrudniającego będącego osobą fizyczną,
  • kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (gdy go nie posiada - innego dokumentu potwierdzającego tożsamość),
  • dowód wpłaty za wydanie oświadczenia,
  • oświadczenie, że nie był karany m.in. za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców (zob. tabela Przyczyny odmowy wpisu oświadczenia do ewidencji).

Krok 3. Wnieś opłatę i złóż komplet dokumentów

Wśród załączników do oświadczenia został wymieniony dowód wpłaty za wydanie oświadczenia. Taką opłatę w wysokości 30 zł (nie więcej niż 10% minimalnego wynagrodzenia za pracę) za każdego cudzoziemca zatrudniający będzie musiał uregulować jednorazowo. Dopiero po tym fakcie może złożyć oświadczenie wraz z załącznikami.

Krok 4. Poczekaj na wpis oświadczenia do ewidencji lub odmowę jego dokonania

PUP ma 7 dni na wpisanie oświadczenia do ewidencji oświadczeń, a gdy jest konieczne postępowanie wyjaśniające - 30 dni. Uczyni to, jeśli cudzoziemiec:

  • jest obywatelem jednego z 6 państw zza wschodniej granicy Polski lub określonego w rozporządzeniu wykonawczym w sprawie zawodów, uprawniających do wykonywania pracy na podstawie oświadczenia (takie rozporządzenie na razie nie jest przygotowywane),
  • nie będzie wykonywał pracy sezonowej,
  • będzie pracować w Polsce łącznie nie dłużej niż przez 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, bez względu na to, ilu pracodawców powierza cudzoziemcowi wykonywanie pracy na podstawie oświadczenia.

PUP będzie miał przy tym prawo wskazaćźniejszą datę rozpoczęcia pracy niż została określona w oświadczeniu, jednak nie może być wcześniejsza niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji. PUP będzie też miał prawo odmowy dokonania wpisu - zob. tabela poniżej. Realizując je, wydaje decyzję administracyjną.

Przyczyny odmowy wpisu oświadczenia do ewidencji

1

2

3

Lp.

Okoliczności powodujące obowiązkową odmowę

Okoliczności powodujące fakultatywną odmowę

1

2

3

1.

Zatrudniający (lub osoba fizyczna, która działała w jego imieniu) został co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarany za niezawarcie umowy z cudzoziemcem na piśmie lub nieprzedstawienie jej tłumaczenia, w okresie 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia oświadczenia

Wniosek o wydanie oświadczenia został złożony dla pozoru

2.

Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) został prawomocnie ukarany za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca lub przyjęcie korzyści majątkowej od niego w zamian za ułatwienie uzyskania zezwolenia albo innego dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy

Oświadczenie będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż wykonywanie pracy dla danego podmiotu

3.

Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) został ponownie ukarany w ciągu 2 lat od poprzedniej kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca lub podobne wykroczenie

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy innym osobom - zob. poniżej pkt 4-8

4.

Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) jest osobą fizyczną karaną za naruszenie praw pracownika wynikających ze stosunku pracy lub ubezpieczeń społecznych, przepisów bhp, o wypadkach przy pracy lub chorobach zawodowych oraz ubezpieczeń społecznych

Zatrudniający nie posiada środków finansowych ani źródeł dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi

5.

Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) jest osobą fizyczną (albo podmiotem zarządzanym lub kontrolowanym przez taką osobę) karaną za czyny przeciwko dokumentom (m.in. podrabianie, fałszowanie, nieprawdziwe dane)

Zatrudniający nie prowadzi działalności gospodarczej, rolniczej ani statutowej uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym zawiesił działalność, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest w okresie likwidacji

6.

Zatrudniający (lub osoba działająca w jego imieniu) jest osobą fizyczną karaną za handel ludźmi lub przygotowania do niego

Zatrudniający nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz na Fundusz Emerytur Pomostowych

7.

Przekroczenie limitu oświadczeń na dany rok kalendarzowy

Zatrudniający nie zgłasza do ubezpieczeń społecznych pracowników lub innych osób objętych obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi

8.

 

Zatrudniający zalega z uiszczeniem podatków, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu

Krok 5. Odwołaj się od decyzji o odmowie wpisu oświadczenia

Jeżeli PUP odmówi rejestracji oświadczenia, zatrudniający może się odwołać od tej decyzji do ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty. Odwołanie składa w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji, przy czym nie musi go w szczególny sposób uzasadniać. Po jego rozpatrzeniu przez ministra może się spodziewać:

  • utrzymania w mocy zaskarżonej decyzji albo
  • uchylenia kwestionowanej decyzji w całości lub w części i w tym zakresie orzeczenia co do istoty sprawy, a w razie uchylenia - umorzenia postępowania pierwszej instancji w całości bądź w części, albo
  • umorzenia postępowania odwoławczego.

Krok 6. Wykonaj obowiązki umowne i informacyjne

Jeśli oświadczenie zostanie wpisane do ewidencji (również w wyniku odwołania), zatrudniający jest zobowiązany zawrzeć z cudzoziemcem umowę, o jakiej w tym dokumencie mowa. Umowę zawiera się na piśmie. Przed jej podpisaniem należy przedstawić cudzoziemcowi tłumaczenie umowy w języku zrozumiałym dla tej osoby. Do jego obowiązków należy także zawiadomienie w formie pisemnej PUP o tym, że cudzoziemiec rozpoczął pracę, najpóźniej w dniu jej podjęcia. Jeśli cudzoziemiec nie przystąpi do pracy, informacja o tym fakcie również powinna trafić do PUP. Zatrudniający ma w tym przypadku 7 dni od daty rozpoczęcia pracy zapisanej w oświadczeniu. Niewypełnienie tego obowiązku spowoduje, że będzie się uznawać, iż cudzoziemiec wykonywał pracę od dnia określonego w oświadczeniu lub późniejszego, jeśli tak wynika z okoliczności.

Podmiot powierzający pracę może ponadto zawiadomić PUP o zakończeniu pracy przez cudzoziemca. Nie jest to jednak obowiązek, ale możliwość. Istnieje bowiem domniemanie, że cudzoziemiec, którego dotyczy oświadczenie wpisane do ewidencji oświadczeń, zakończył wykonywanie pracy w dniu określonym w oświadczeniu.

Krok 7. Nie występuj o wpis nowego oświadczenia

Ustawodawca przewidział kilka sytuacji, których zaistnienie nie powoduje konieczności rejestrowania nowego oświadczenia. Ma to miejsce wówczas, gdy dochodzi do:

  • zmiany siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy albo formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi bądź przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę,
  • przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
  • zawarcia umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej między zatrudniającym a obcokrajowcem,
  • skierowania cudzoziemca będącego pracownikiem tymczasowym przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika niż określony w oświadczeniu, jeżeli dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie.

Krok 8. Uważaj na kary

Zatrudniający powinien dbać o to, aby nie zatrudniać cudzoziemców bez aktualnego oświadczenia albo w ogóle bez oświadczenia. Za takie działanie grozi mu bowiem kara finansowa, która od 1 stycznia 2018 r. będzie znacznie wyższa niż dotychczas. Za nielegalne powierzanie pracy obcokrajowcowi zatrudniającemu będzie grozić grzywna od 1000 zł do 30 000 zł, a i zatrudniony może zostać ukarany grzywną od 1000 zł (tu kwota pozostała bez zmian). Z kolei za przekazywanie nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia zatrudniający musi się liczyć z karą do 2000 zł. Natomiast za niezawarcie z cudzoziemcem umowy na piśmie lub nieprzedstawienie jej tłumaczenia na język dla niego zrozumiały grzywna będzie wynosić od 200 zł do 2000 zł.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 5a, art. 88z-88za, art. 120 ust. 1-2 i ust. 10-11 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w brzmieniu od 1 stycznia 2018 r. - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1065; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1543

  • art. 11-12 ustawy z 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz zmianie niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2017 r. poz. 1543

  • art. 127-140 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257

2. Praca sezonowa dla cudzoziemców

2.1. Na czym polegają zmiany

Dotychczas pracę w rolnictwie i ogrodnictwie w okresach siewów i zbiorów, a także w turystyce w sezonie urlopowym cudzoziemcy spoza Unii Europejskiej mogli świadczyć na podstawie oświadczenia lub klasycznego zezwolenia na pracę. Od 1 stycznia 2018 r. będą musieli posiadać - zamiast tych dokumentów - zezwolenie na pracę sezonową (dalej zezwolenie). To nowy typ zezwolenia, które będzie wydawane na prace sezonowe. Dotyczy ono prac związanych z konkretnym okresem w roku ze względu na powtarzające się wydarzenie lub typ wydarzeń, kiedy zapotrzebowanie na siłę roboczą jest znaczenie większe niż wynikające ze zwyczajowych działań. Będzie zatem dotyczyć: rolnictwa, leśnictwa, łowiectwa, rybactwa, działalności związanej z usługami gastronomicznymi i turystycznymi.

Zezwolenie na pracę sezonową otrzyma obcokrajowiec, który spełni ustawowe warunki, a z wnioskiem o wydanie dokumentu wystąpi podmiot zatrudniający. Obejmie ono maksymalnie 9 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego (jednorazowo lub łącznie). Ten okres będzie obowiązujący zarówno przy pojedynczym zezwoleniu, jak i wielosezonowym. Zezwolenie wielosezonowe zostanie wystawione na wniosek zatrudniającego, który zamierza powierzać pracę sezonową temu samemu cudzoziemcowi przez kilka kolejnych lat. Warunek jest jednak taki, aby cudzoziemiec był obywatelem państwa, które znajduje się na liście państw objętych procedurą oświadczeniową lub w zestawieniu krajów, których obywatele otrzymują zezwolenie na pracę bez względu na test rynku pracy oraz dla których dokonuje się wpisu wniosku do ewidencji w trybie tej właśnie regulacji. Wpis takiego wniosku do ewidencji zezwoleń nastąpi, jeśli wnioskodawca:

  • powierzał w okresie 5 lat poprzedzających złożenie wniosku wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego dotyczy wniosek, zgodnie z zezwoleniem na pracę sezonową,
  • nie będzie zalegał z regulowaniem zaliczek na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenia społeczne, o ile były one wymagane w związku z pracą wykonywaną przez tego cudzoziemca.

Wpis oznacza, że zezwolenie będzie ważne nie dłużej niż przez 9 miesięcy w roku kalendarzowym, przypadających odpowiednio w ciągu nie więcej niż 3 kolejnych lat kalendarzowych. Będzie też podstawą do wydawania zezwoleń w tych latach.

Przy rozpatrywaniu wniosków o zezwolenie będzie obowiązywała zasada pierwszeństwa. Uprzywilejowuje ona tych cudzoziemców, którzy co najmniej raz w okresie 5 lat poprzedzających złożenie wniosku pracowali na rzecz tego zatrudniającego na podstawie zezwolenia na pracę sezonową na mocy umowy o pracę. Obejmie także osoby, które co najmniej raz w okresie 5 lat poprzedzających dzień złożenia wniosku pracowały na rzecz danego podmiotu na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi, zarejestrowanego przez PUP. Konieczne jest jednak, aby zawarły z zatrudniającym umowę o pracę.

2.2. Przygotowanie do zmiany

Zezwolenie na pracę sezonową będzie wydawał starosta (w praktyce PUP) właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania zatrudniającego, który jest wnioskodawcą w tej sprawie. Aby je otrzymać, podmiot, który chce powierzyć pracę sezonową cudzoziemcowi spoza UE od 1 stycznia 2018 r., musi wykonać następujące działania:

Krok 1. Upewnij się, czy są spełnione warunki do wydania zezwolenia

Ustawodawca przewidział cztery przesłanki, których zrealizowanie otwiera drogę do uzyskania zezwolenia. Zatrudniający musi:

  • zapewnić cudzoziemcowi wynagrodzenie nie niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze czasu pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku, co najmniej na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku kalendarzowym (w 2018 r. 2100 zł) - zatrudniający wpisuje wysokość płacy do wniosku o zezwolenie, a później do umowy zawieranej z obcokrajowcem;
  • uzyskać informację o braku możliwości zaspokojenia swoich potrzeb kadrowych w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, sporządzonej z uwzględnieniem pierwszeństwa dostępu do rynku pracy dla obywateli polskich oraz cudzoziemców (tzw. test rynku pracy) - zatrudniający załącza ją do wniosku o zezwolenie; nie musi tego robić, jeżeli zatrudnia obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy;
  • skopiować dokument uprawniający cudzoziemca do pobytu w Polsce (wizę wydaną w celu wykonywania pracy sezonowej lub zezwolenie na pobyt czasowy ze względu na pracę sezonową) - zatrudniający przedkłada tę kopię staroście po wpisaniu wniosku o wydanie zezwolenia do ewidencji wniosków oraz po wjeździe cudzoziemca na terytorium Polski, a gdy tego nie uczyni w ciągu 120 dni od dokonania wpisu, postępowanie o wydanie zezwolenia na pracę sezonową zostanie umorzone; umorzenie nie nastąpi, jeśli z okoliczności sprawy będzie wynikać, że zezwolenie na pracę sezonową zostanie wykorzystane zgodnie z celem, tyle że w późniejszym terminie;
  • przygotować informację o adresie zakwaterowania cudzoziemca w okresie pobytu w Polsce i przedłożyć ją staroście po wpisie wniosku do ewidencji wniosków oraz po wjeździe cudzoziemca na polskie terytorium.

Krok 2. Przygotuj wniosek wraz załącznikami

We wniosku o zezwolenie zatrudniający zawiera:

  • swoje dane (w tym m.in. numer telefonu, faksu, poczty elektronicznej, numery identyfikacyjne NIP i REGON, symbol PKD, liczbę osób wykonujących dla niego pracę i przez niego zatrudnionych),
  • oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej, że nie był karany m.in. za nielegalne zatrudnienie,
  • dane osobowe cudzoziemca,
  • informacje o pracy oferowanej cudzoziemcowi (okres lub okresy pracy oznaczonej datami, rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, podstawa prawna jej realizacji, wymiar czasu pracy lub przewidywana liczba godzin pracy w ciągu miesiąca albo tygodnia, wysokość wynagrodzenia określona stawką miesięczną lub godzinową),
  • datę wjazdu na terytorium państw obszaru Schengen oraz dane dotyczące pobytu cudzoziemca na terytorium Polski w dniu złożenia wniosku, w tym podstawy prawnej,
  • informację, czy cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek, wykonywał pracę na rzecz wnios­kodawcy w okresie 5 lat poprzedzających złożenie wniosku na podstawie zezwolenia na pracę sezonową,
  • oświadczenie, że zapewnia cudzoziemcowi zakwaterowanie lub że według jego wiedzy cudzoziemiec organizuje je sobie sam,
  • informacje dotyczące przewidywanego płatnego urlopu przysługującego cudzoziemcowi.

Do wniosku dołącza tzw. test rynku pracy (jeśli go obejmuje ten warunek), potwierdzenie możliwości wykonywania zawodu regulowanego (jeżeli zezwolenie będzie go dotyczyć), a także komplet dokumentów określonych przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Krok 3. Wnieś opłatę i złóż wniosek

Opłata ma charakter jednorazowy i będzie wynosić 30 zł (nie więcej niż 10% minimalnego wynagrodzenia za pracę za każdego cudzoziemca). Dopiero po jej wniesieniu zatrudniający może złożyć wniosek o zezwolenie.

Krok 4. Poczekaj na wpis i zaświadczenie lub odmowę wydania zezwolenia

Okres oczekiwania na wpis wniosku do ewidencji i wydanie zaświadczenia będzie wynosił 7 dni, a w sprawach wymagających wyjaśnienia - 30 dni. W tym czasie wniosek będzie sprawdzany pod kątem braków formalnych (poprawność wypełnienia i komplet załączników) oraz merytorycznych (spełnienie warunków do wydania zezwolenia). Jeśli weryfikacja zakończy się negatywnie, starosta odmówi wydania zezwolenia na pracę. Przyczyny odmowy można podzielić na obligatoryjne (np. wpisanie nieprawdziwych danych do wniosku czy brak realizacji wymagań do uzyskania zezwolenia) i fakultatywne (np. wniosek został złożony dla pozoru). W pierwszym przypadku starosta musi odmówić wydania zezwolenia, w drugim - może. Od decyzji o odmowie zatrudniający może się odwołać do ministra ds. pracy (zob. Krok 5 dotyczący odwołania przy odmowie wydania oświadczenia, str. 5).

Krok 5. Przekaż zaświadczenie cudzoziemcowi

Jeśli zatrudniający otrzyma zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji, musi je przekazać cudzoziemcowi. Ten dokument jest bowiem podstawą do uzyskania wizy pozwalającej na wjazd do Polski, jeśli jest ona potrzebna.

Krok 6. Odbierz zezwolenie

Zatrudniający może odebrać zezwolenie dopiero po przyjeździe cudzoziemca do Polski, bo wtedy zostanie wystawione. Otrzyma 2 z 3 egzemplarzy, z czego jeden przekaże cudzoziemcowi, którego zezwolenie dotyczy.

W zezwoleniu nie zostanie wpisany rodzaj pracy ani stanowisko, jakie cudzoziemiec ma zajmować. Dzięki temu będzie mógł świadczyć każdą pracę sezonową. Co więcej, będzie mógł podjąć inną pracę niż sezonowa, lecz jedynie maksymalnie przez 30 dni w ciągu ważności zezwolenia, o ile:

  • jest obywatelem państwa objętego procedurą oświadczeniową lub znajdującego się w zestawieniu krajów, których obywatele otrzymują zezwolenie na pracę bez względu na tzw. test rynku pracy oraz dla których dokonuje się wpisu wniosku do ewidencji w trybie art. 88q ustawy o promocji zatrudnienia,
  • otrzymuje co najmniej najniższe wynagrodzenie wymienione w zezwoleniu,
  • nie wykonuje pracy tymczasowej.

Łączne spełnienie tych warunków zwalnia z obowiązku uzyskiwania nowego zezwolenia. Takie zwolnienie jest ważne też w razie zmiany siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy albo formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi bądź przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę; przejścia zakładu pracy albo jego części na innego pracodawcę, a także zawarcia umowy o pracę zamiast cywilnoprawnej między zatrudniającym a cudzoziemcem.

Krok 7. Wykonaj zapisy zezwolenia

Po uzyskaniu zezwolenia jego postanowienia zatrudniający musi przenieść do umowy zawieranej z cudzoziemcem. Ma obowiązek przygotować taką umowę na piśmie i przedstawić jej tłumaczenie na język zrozumiały dla obcokrajowca. Będzie zmuszony podpisać odrębną umowę, jeśli zobowiązał się do zagwarantowania cudzoziemcowi zakwaterowania. Zawiera w niej warunki najmu lub użyczenia kwatery mieszkalnej, w języku zrozumiałym dla tej osoby. Nie wolno mu w żadnym razie umieścić w jej treści zapisów o możliwości potrącenia czynszu z wynagrodzenia, a nawet jeśli je tam zawrze, będą one nieważne.

Zatrudniający, który nie podpisze z cudzoziemcem umowy o zakwaterowania albo nie przedstawi jej tłumaczenia, narazi się na grzywnę od 200 zł do 20 000 zł.

Krok 8. Uważaj, aby nie stracić zezwolenia

Może się zdarzyć, że wydane zezwolenie zostanie uchylone. Zatrudniający powinien się tego spodziewać, gdy:

  • zmienią się okoliczności lub dowody odnoszące się do tego dokumentu, o ile nie chodzi o przedłużenie zezwolenia,
  • ustanie przyczyna udzielenia zezwolenia,
  • w toku postępowania przedstawi nieprawdziwe dane, zezna nieprawdę albo przedłoży sfałszowany dokument jako autentyczny,
  • nie dopełni ustawowych obowiązków, np. nie przedstawi umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca lub nie wypłaca wynagrodzenia,
  • nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy cudzoziemcowi, w szczególności: działalności gospodarczej, statutowej lub rolniczej, jego działalność jest w okresie likwidacji lub w okresie zawieszenia,
  • zostanie prawomocnie ukarany (w tym ponownie) m.in. za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców czy podrabianie dokumentów.

W dwóch ostatnich przypadkach cudzoziemcowi będzie przysługiwało prawo do odszkodowania od zatrudniającego za niewykonanie zobowiązań, które musiałby zrealizować, gdyby zezwolenie nie zostało uchylone.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 88 ust. 2, art. 88a ust. 1-2, art. 88c ust. 1 pkt 1a-2 i ust. 1a, art. 88g ust. 1-2, art. 88h ust. 4, art. 88j ust. 1-2b, art. 88n-88y, art. 90 ust. 1 pkt 5 i ust. 9-11, art. 90a-90d, art. 120 ust. 1-2, ust. 9 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w brzmieniu od 1 stycznia 2018 r. - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1065; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1543

  • art. 14 ustawy z 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz zmianie niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2017 r. poz. 1543

  • art. 66, art. 185a ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcavh - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1543

3. Zmiany w ochronie danych osobowych

3.1. Na czym polegają zmiany

Od 25 maja 2018 r. nastąpi rewolucja w zasadach ochrony danych osobowych gromadzonych przez pracodawców, za sprawą wchodzącego w życie tzw. RODO (rozporządzenie w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE). Oprócz tego rozporządzenia zmieniona zostanie ustawa o ochronie danych osobowych i uchwalone zostaną przepisy ją wprowadzające, które w chwili oddania do druku tego materiału były wciąż w procesie legislacyjnym.

W wyniku tych zmian pojawią się trzy zupełnie nowe obszary, których obecne regulacje nie przewidują: prawo do żądania usunięcia danych osobowych z wszystkich nośników, jeżeli nie ma już podstaw do ich przechowywania, prawo do przeniesienia tych danych do innego administratora i obowiązek poinformowania o wszystkich naruszeniach organu nadzorczego.

Pracodawcy będą musieli skorygować dotychczasowe procedury pozyskiwania, gromadzenia i przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników, a także wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia. Zamiast administratora danych osobowych (ABI) będą mieli obowiązek wyznaczyć inspektora ochrony danych osobowych (IOD). Nie będą już rejestrować zbiorów danych, ale za to będą prowadzić wewnętrzne rejestry czynności przetwarzania danych. Ponadto zostały na nich nałożone nowe obowiązki raportowania wycieków danych.

Każdy pracodawca, która nie zastosuje się do nowych wytycznych, będzie musiał liczyć się z karami finansowymi. Ich poziom zależy od rodzaju naruszenia i może wynieść maksymalnie:

  • 10 mln euro, a dla przedsiębiorstw - 2% całkowitego rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy, lub
  • 20 mln euro, a dla przedsiębiorstw - 4% całkowitego rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy.

3.2. Przygotowanie do zmiany

Aby dostosować się do zmian, pracodawca powinien zaplanować, a następnie zrealizować następujące działania:

Krok 1. Przeprowadź audyt przygotowawczy

Pracodawca jako administrator danych powinien przejrzeć wszystkie dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników, które zgromadził w czasie procesów rekrutacyjnych oraz zatrudnieniowych i które przetwarza. Musi sprawdzić te dane i udokumentować pod kątem ich rodzaju, źródła pochodzenia, podstawy i celu wykorzystywania, zakresu udostępniania (krąg osób uprawnionych) oraz zabezpieczenia. Wyniki audytu przygotowawczego będą mu potrzebne do uruchomienia i prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, a także do wykonania obowiązków informacyjnych, których katalog znacznie się poszerzył w stosunku do dotychczasowych regulacji. Będą także stanowić podstawę do zmiany dokumentacji i klauzul informacyjnych - zob. Krok 3.

Jeżeli pracodawca powierzył przetwarzanie danych innemu podmiotowi, wówczas w ramach audytu powinien sprawdzić, czy zawarta w tym celu umowa spełnia nowe wymagania. Jeśli nie, konieczna będzie jej aktualizacja, zgodnie z listą zamieszczoną w Kroku 4.

Krok 2. Sporządź rejestr czynności przetwarzania

Rejestr czynności przetwarzania będzie miał obowiązek prowadzić pracodawca, który zatrudnia co najmniej 250 osób lub mniej, gdy przetwarzanie przez niego danych:

  • może powodować ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których one dotyczą,
  • nie ma charakteru sporadycznego,
  • obejmuje tzw. dane wrażliwe, ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, a także dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności czy orientacji seksualnej tej osoby,
  • dotyczy wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa.

Rejestr będzie musiał mieć formę pisemną, w tym elektroniczną. Ma on zastąpić obecne zgłoszenie zbioru danych do GIODO, dlatego na życzenie urzędu pracodawca musi go udostępnić temu organowi nadzorczemu. Rejestr czynności przetwarzania będzie musiał zawierać m.in. dane administratora i współadministratorów, cele przetwarzania, opis kategorii osób i przetwarzanych danych osobowych oraz ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, jeśli jest to możliwe.

Krok 3. Zaktualizuj dokumenty i klauzule informacyjne

Dokumentację pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych będzie można pozostawić w dotychczasowym kształcie, ale należy ją uzupełnić zgodnie z nowymi wymaganiami unijnymi. Konieczne będzie natomiast zaktualizowanie posiadanych przez pracodawcę zgód pracowników na przetwarzanie ich danych (np. na wykorzystanie wizerunku). Od 25 maja 2018 r. taka zgoda ma być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznacznie wyrażająca wolę. Może przyjąć formę oświadczenia (każdego: pisemnego, elektronicznego i ustnego) albo działania potwierdzającego (np. zaznaczenie okienka w danym formularzu). Jej cechą charakterystyczną jest odwołalność.

Pracodawca nie będzie musiał uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wykonywania zobowiązań wynikających ze stosunku pracy, takich jak np. wypłata wynagrodzenia czy opłacenie składek ZUS albo zaliczek na podatek dochodowy.

Ze względu na szerszy niż dotychczas zakres informacji, jakie pracodawca będzie musiał przekazywać (zob. tabela poniżej), powinien on wymienić dotychczasowe klauzule informacyjne. Nie należy natomiast modyfikować upoważnień dla wszystkich osób przetwarzających dane, ponieważ RODO nie opisuje ich tak szczegółowo, jak miało to miejsce dotychczas.

Rodzaj informacji, jakie trzeba będzie przekazywać osobie, której dane będą przetwarzane, po zmianach przepisów od 25 maja 2018 r.

1.

Tożsamość oraz dane kontaktowe pracodawcy i jego przedstawiciela, jeśli jest konieczne

2.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeśli jest wyznaczony

3.

Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

4.

Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez pracodawcę lub stronę trzecią, jeśli jest to konieczne

5.

Informacje o odbiorcach danych i ich kategoriach, jeżeli istnieją

6.

Informacje o zamiarze przekazania danych do państwa nieunijnego lub organizacji międzynarodowej albo wzmianka o zabezpieczeniach i możliwości uzyskania kopii danych lub miejscu ich udostępnienia

7.

Okres przechowywania danych, a gdy nie jest to możliwe - kryteria jego ustalenia

8.

Informacje o prawie do żądania od pracodawcy/administratora dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawie sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawie do przenoszenia danych

9.

Informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody

10.

Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego

11.

Informacja, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym albo warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych

12.

Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, jeśli ma miejsce

Krok 4. Zmień umowę z podmiotem przetwarzającym dane

Dotychczasowa (a także nowo podpisywana) umowa, na podstawie której pracodawca powierzył przetwarzanie danych innemu podmiotowi, będzie musiała zawierać zobowiązanie tego podmiotu do:

  • przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora lub na mocy samego prawa,
  • zapewnienia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowają tajemnicę,
  • podejmowania wszelkich środków bezpieczeństwa przetwarzania danych,
  • przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego,
  • pomagania pracodawcy jako administratorowi - w miarę możliwości - w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, a także zagwarantowania bezpieczeństwa danych, zgłoszeń ewentualnych naruszeń i konsultacji (nowość),
  • usunięcia lub zwrócenia wszystkich danych administratorowi po zakończeniu świadczenia usług, o ile nie istnieje obowiązek ich przechowywania,
  • udostępnienia administratorowi wszystkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków ustawowych, przeprowadzenia audytów i inspekcji.

Krok 5. Wyznacz inspektora danych osobowych

W wyniku zmiany przepisów od 25 maja 2018 r. pracodawca będzie musiał wyznaczyć inspektora danych osobowych. Z racji nieuchwalonych dotychczas regulacji nie wiadomo, jak długo mają u pracodawców działać ABI, jeśli zostali w ogóle powołani. Według projektu ustawy o ochronie danych osobowych przedstawionego przez Ministerstwo Cyfryzacji będą oni pracować do 30 września 2018 r. Takie osoby mogą też objąć stanowisko inspektora ochrony danych osobowych, ale nie powinny łączyć obu funkcji, ponieważ w jednym czasie realizowałyby i nadzorowały te same zadania. Obowiązek wyznaczenia IOD będzie dotyczył:

  • organów lub podmiotów publicznych (wyjątek stanowią sądy w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości),
  • podmiotów, których główna działalność polega na przetwarzaniu danych, które ze względu na swój charakter, zakres lub cel wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę,
  • podmiotów zajmujących się przede wszystkim przetwarzaniem na dużą skalę danych wrażliwych.

Pracodawca będzie mógł powierzyć zadania IOD osobie ze swojego personelu (nie powinna zajmować się jednocześnie systemami informatycznymi albo przetwarzaniem danych w danym obszarze, np. kadrowym) albo komuś spoza firmy. Taką osobę będzie można zatrudnić na umowę o pracę albo umowę o świadczenie usług. Dane kontaktowe wybranej osoby będą musiały być opublikowane i przesłane do organu nadzorczego (GIODO).

Do zadań IOD będzie należeć m.in. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach związanych z danymi osobowymi i doradzanie im w tej sprawie oraz monitorowanie przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych i współpraca z organem nadzorczym.

Krok 6. Zadbaj o bezpieczeństwo danych

Zagwarantowanie bezpieczeństwa danych osobowych nie jest niczym nowym. Od 25 maja 2018 r. nie będzie już tak szczegółowych - jak były do tej pory - wytycznych co do funkcjonalności systemów informatycznych. Pracodawca będzie musiał jednak zapewnić:

  • pseudonimizację i szyfrowanie danych,
  • poufność, integralność, dostępność i odporność systemów i usług przetwarzania,
  • zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
  • regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych.

Nowością jest natomiast konieczność zapewnienia bezpieczeństwa danych na etapie projektowania - wykonanie tego obowiązku może stanowić wprowadzenie zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji. Brak realizacji tego zobowiązania będzie zagrożony karą administracyjną w wysokości do 10 mln euro.

Krok 7. Zgłaszaj naruszenia i prowadź konsultacje

Ponieważ naruszenie ochrony danych osobowych po zmianie przepisów od 25 maja 2018 r. będzie się wiązało z koniecznością zgłoszenia tego faktu do GIODO w ciągu 72 godz. od jego wystąpienia (nie będzie tego obowiązku jedynie w razie braku ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych), warto, aby pracodawca przygotował i wdrożył procedurę postępowania w tej sprawie. Przyda się ona również z tego powodu, że każde naruszenie musi być dokumentowane w zakresie okoliczności jego zaistnienia, podjętych działań zaradczych i ich skutków.

Gdy dane zdarzenie będzie prowadzić do ryzyka naruszenia praw i wolności osoby fizycznej, musi ona zostać o tym zawiadomiona, chyba że pracodawca wyeliminował zagrożenie. Z tym ryzykiem wiąże się także zupełnie nowy obowiązek: konsultacji z organem nadzorczym przed rozpoczęciem przetwarzania danych.

Krok 8. Przestrzegaj praw osób, których dane przetwarzasz

Od 25 maja 2018 r. pracodawca nie tylko będzie przekazywał więcej informacji zatrudnionym (ewentualnie kandydatom do pracy), ale też zostanie na niego nałożony obowiązek przestrzegania ich prawa do:

  • uzyskania dostępu do swoich danych,
  • żądania sprostowania lub usunięcia (bycia zapomnianym) danych albo ograniczenia ich przetwarzania,
  • przenoszenia danych do innego administratora, otrzymanych w ustrukturyzowanym formacie (np. w pliku pdf),
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 5, art. 7, art. 13, art. 15, art. 17, art. 20, art. 25, art. 28-33, art. 36-39, art. 83 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz.U.UE.L.2016.119.1

Jadwiga Sztabińska

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej

4. Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników

4.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2018 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie 2100 zł i będzie o 100 zł wyższe od obowiązującego w 2017 r. Minimalna płaca przysługuje bez względu na to, czy jest to pierwszy czy kolejny rok pracy pracownika. Pracownikom zatrudnionym na część etatu należy zagwarantować wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, proporcjonalne do liczby godzin przypadających do przepracowania.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2018 r. spowoduje zmianę należności pracowniczych uzależnionych od jego wysokości, m.in. zmianę wysokości:

  • odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowania za stosowanie mobbingu (w przypadku wydania przez sąd w 2018 r. orzeczenia potwierdzającego naruszenia w tym zakresie pracownik będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż 2100 zł),
  • wynagrodzenia za czas przestoju niezawinionego przez pracownika (miesięcznie nie mniej niż 2100 zł stosownie do wymiaru etatu),
  • wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy pracownika wynagradzanego w inny sposób niż stawką miesięczną lub godzinową (miesięcznie nie mniej niż 2100 zł stosownie do wymiaru etatu),
  • dodatku za pracę w porze nocnej (podstawa obliczenia dodatku nie może być niższa niż 2100 zł).

Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w 2018 r.

Miesiąc

Sposób obliczenia

Kwota dodatku

za 1 godzinę

1

2

3

styczeń

2100 zł : 168 godz. = 12,50 zł; 12,50 zł x 20% = 2,50 zł

2,50 zł

luty

2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł

2,63 zł

marzec

2100 zł : 176 godz. = 11,93 zł; 11,93 zł x 20% = 2,39 zł

2,39 zł

kwiecień

2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł

2,63 zł

maj

2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł

2,63 zł

czerwiec

2100 zł : 168 godz. = 12,50 zł; 12,50 zł x 20% = 2,50 zł

2,50 zł

lipiec

2100 zł : 176 godz. = 11,93 zł; 11,93 zł x 20% = 2,39 zł

2,39 zł

1

2

3

sierpień

2100 zł : 176 godz. = 11,93 zł; 11,93 zł x 20% = 2,39 zł

2,39 zł

wrzesień

2100 zł : 160 godz. = 13,13 zł; 13,13 zł x 20% = 2,63 zł

2,63 zł

październik

2100 zł : 184 godz. = 11,41 zł; 11,41 zł x 20% = 2,28 zł

2,28 zł

listopad

2100 zł : 168 godz. = 12,50 zł; 12,50 zł x 20% = 2,50 zł

2,50 zł

grudzień

2100 zł : 152 godz. = 13,82 zł; 13,82 zł x 20% = 2,76 zł

2,76 zł

Ponadto w związku ze zmianą minimalnej płacy w 2018 r. będą obowiązywać nowe, wyższe kwoty wolne od potrąceń. Nowe kwoty wolne od potrąceń należy stosować do wynagrodzeń należnych począwszy od 2018 r.

Kwoty wolne od potrąceń w 2018 r. (przyjmując parametry podatkowe na poziomie z 2017 r.)

Rodzaj potrącenia

Kwota wolna*

podstawowe kup**

podwyższone kup**

PIT-2

bez PIT-2

PIT-2

bez PIT-2

sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (100% Mw***)

1530,00 zł

1483,00 zł

1535,00 zł

1488,00 zł

zaliczki pieniężne (75% Mw)

1147,50 zł

1112,25 zł

1151,25 zł

1116,00 zł

kary pieniężne (90% Mw)

1377,00 zł

1334,70 zł

1381,50 zł

1339,20 zł

należności na rzecz pracodawcy za zgodą pracownika (100% Mw)

1530,00 zł

1483,00 zł

1535,00 zł

1488,00 zł

inne należności za zgodą pracownika (80% Mw)

1224,00 zł

1186,40 zł

1228,00 zł

1190,40 zł

* Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne (obliczane od 2100 zł) są zmniejszane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

 ** Koszty uzyskania przychodów.

*** Minimalne wynagrodzenie.

4.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Ustalenie w regulacjach wewnętrznych terminu wypłaty pensji w miesiącu przypadającym po przepracowanym miesiącu może powodować wątpliwości dotyczące wysokości minimalnego wynagrodzenia, jakie należy wypłacić pracownikowi za grudzień 2017 r. w styczniu 2018 r. Zmiana wysokości obowiązuje bowiem od 1 stycznia 2018 r. i może sugerować, że pracownik powinien otrzymać wyższą pensję minimalną za grudzień 2017 r., ponieważ jej wypłata następuje w 2018 r.

Wynagrodzenie w określonej wysokości przysługuje jednak za pracę wykonaną. Jeżeli zatem pracownik ma umówione wynagrodzenie minimalne za pracę świadczoną w grudniu 2017 r., to w takiej wysokości powinien je otrzymać w styczniu 2018 r. W tej sytuacji data wypłaty nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w sierpniu 2017 r. z wynagrodzeniem minimalnym jest to pierwsza praca i jest to też pierwszy rok jego pracy. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 3. dnia następnego miesiąca. Pensję za grudzień 2017 r. pracownik otrzyma zatem 3 stycznia 2018 r. w wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2017 r.

Do wypłat dokonywanych w kolejnym roku, bez względu na okres, za jaki przysługują, należy stosować obowiązujące w tym roku parametry podatkowe i dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

4.3. Przygotowanie do zmiany

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do minimalnego wynagrodzenia wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy będą osiągać minimalne wynagrodzenie po zmianach od 1 stycznia 2018 r.

Do obliczenia wysokości minimalnej płacy przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych (art. 6 ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Wynagrodzenia osobowe obejmują w szczególności:

  • wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej,
  • dodatki za staż pracy oraz inne dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy,
  • premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe,
  • wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności,
  • wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
  • wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, wypłacane ze środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju niezawinionego przez pracownika i inne).

Do minimalnego wynagrodzenia nie zalicza się:

  • nagrody jubileuszowej,
  • odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
  • wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • dodatku za pracę w porze nocnej (dotyczy to również ryczałtu za pracę w nocy).

Krok 2. Zmień umowy o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia pracownikom, którzy nie osiągnęli minimalnej płacy

Zmianę minimalnego wynagrodzenia należy ustalać inaczej:

  • gdy pracownik jest wynagradzany tylko stawką zasadniczą



Pracodawca, który wskazał w umowie o pracę wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w danym roku i pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia zaliczanych do minimalnej płacy, może wprowadzić zmianę w tym zakresie porozumieniem zmieniającym. W tej sytuacji jest bowiem konieczna zgoda pracownika na zmianę. Jeżeli pracodawca nie podwyższy pracownikowi pensji zasadniczej, będącej jego jedynym składnikiem wynagrodzenia, będzie zobowiązany wypłacać wyrównanie do minimalnej płacy. Na takie działanie zgoda pracownika nie jest niezbędna. W sytuacji gdy z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługuje minimalna płaca, ale nie została ona określona kwotowo, wystarczy, że zatrudniający poinformuje pracownika o aktualnej wysokości minimalnej płacy. Może to zrobić w sposób przyjęty w zakładzie, np. wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń, informując przez wewnętrzny intranet lub na piśmie;

  • gdy pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia



Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi - obok płacy zasadniczej, jeżeli jest ona niższa niż minimalne wynagrodzenie - inne składniki wynagrodzenia (zaliczane do minimalnej płacy) i po ich zsumowaniu zatrudniony otrzymuje co najmniej ustawowe minimum, nie ma konieczności podwyższania pensji podstawowej.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat od 2013 r. i otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1600 zł. Ponadto ma prawo do stałych dodatków i premii regulaminowych w łącznej kwocie 1200 zł. Ponieważ wynagrodzenie pracownika przewyższa minimalną płacę, która będzie obowiązywała w 2018 r. (wynosi łącznie 2800 zł), nie ma konieczności podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 6-8 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847

  • art. 361 § 1, art. 58, art. 612 § 1, art. 632 § 2, art. 871, art. 91, art. 1518 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

  • § 1 i § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 12 września 2017 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2018 r. - Dz.U. z 2017 r. poz. 1747

  • § 1-2 rozporządzenia Rady Ministrów z 9 września 2016 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2017 r. - Dz.U. z 2016 r. poz. 1456

Bożena Goliszewska-Chojdak

specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

5. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

5.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2017 r. zleceniobiorcy i przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników ani zleceniobiorców mają prawo, podobnie jak pracownicy, do minimalnego wynagrodzenia, ale w postaci gwarancyjnej stawki za godzinę wykonania zlecenia/świadczenia usług (art. 1 pkt 1a-1b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). W 2018 r. stawka godzinowa przysługująca tym osobom nie będzie mogła być niższa od 13,70 zł brutto za godzinę pracy. Zatem będzie o 0,70 zł wyższa od stawki obowiązującej w 2017 r.

5.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Wynagrodzenie za umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, wykonywane od 1 stycznia 2018 r. i trwające w tym dniu, nie może być niższe niż 13,70 zł za godzinę.

5.3. Przygotowanie do zmiany

Podwyższenie stawki godzinowej od 1 stycznia 2018 r. powoduje, że wynagrodzenie zleceniobiorcy/osoby świadczącej usługi nie może być niższe od 13,70 zł brutto za godzinę pracy. Mimo obowiązku zapewnienia tym osobom minimalnej stawki godzinowej strony umowy mogą utrzymać w umowie dotychczasowe wynagrodzenie w innej formie niż godzinowa, np. ryczałtowe za wykonanie całej umowy, miesięczne, za dzień.

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do minimalnej stawki godzinowej wymaga od zleceniodawcy - poza znajomością zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Ustal, czy w 2018 r. masz obowiązek zapewnienia minimalnej stawki godzinowej zleceniobiorcy/świadczącemu usługi

Osobą przyjmującą zlecenie lub świadczącą usługi, do której należy stosować przepisy o minimalnej stawce godzinowej, będzie:

  • osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą zarejestrowaną w Rzeczypospolitej Polskiej albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub państwem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniająca pracowników lub niezawierająca umów ze zleceniobiorcami (tzw. samozatrudniona),
  • osoba fizyczna niewykonująca działalności gospodarczej

- która przyjmuje zlecenie lub świadczy usługi na podstawie wskazanych wyżej umów na rzecz przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej albo na rzecz innej jednostki organizacyjnej, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności, np. instytucji publicznych, urzędów administracji rządowej.

Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej (art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Nie wszystkim zleceniobiorcom/osobom świadczącym usługi będzie przysługiwało minimalne wynagrodzenie godzinowe. Gwarancja minimalnej stawki godzinowej nie dotyczy następujących umów:

jeżeli osoby je wykonujące same decydują o miejscu i czasie wykonania zlecenia/usługi oraz są wynagradzane prowizyjnie, czyli ich zarobek jest uzależniony od takich wyników, jak liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności;

  • gdy zleceniodawca nie ma statusu przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej i jest np. osobą fizyczną;
  • gdy zleceniodawcą jest osoba prowadząca działalność gospodarczą, ale zarejestrowana poza Polską w innym kraju członkowskim UE;
  • gdy zleceniobiorcą jest osoba prowadząca działalność zarejestrowaną w Polsce albo poza UE, ale zatrudniająca pracowników lub zawierająca umowy zlecenia lub o świadczenie usług;
  • dotyczących wykonywania usług opiekuńczych i bytowych realizowanych w postaci rodzinnego domu pomocy;
  • na podstawie których usługi są świadczone dłużej niż dobę ze względu na charakter sprawowanej opieki i dotyczą: pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, utworzenia rodziny zastępczej zawodowej lub rodzinnego domu dziecka, prowadzenia rodzinnego domu dziecka, pełnienia funkcji rodziny pomocowej, wykonywania funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego oraz funkcji wychowawcy wyznaczonego do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w tej placówce nie ma zatrudnionego dyrektora;
  • których przedmiotem są usługi polegające na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż doba;
  • których przedmiotem są usługi opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu, a ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone jednej osobie lub wspólnie zamieszkującej rodzinie nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba, z wyjątkiem przypadku świadczenia usług we wszelkich placówkach świadczących całodobowe usługi dla osób niepełnosprawnych, przewlekle chorych lub w podeszłym wieku;
  • nieodpłatnych umów zlecenia/o świadczenie usług. Umowa zlecenia ma charakter nieodpłatny tylko wówczas, gdy z umowy lub z okoliczności wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać zlecenie bez wynagrodzenia. Decydujące znaczenie ma więc w tym zakresie treść umowy oraz okoliczności towarzyszące jej zawarciu. Jednak w obu przypadkach, zwłaszcza przy ustalaniu okoliczności, o nieodpłatności zlecenia w istocie decyduje wola przyjmującego zlecenie. Wskazuje na to brzmienie przepisu zakładającego nieodpłatność zlecenia, gdy zleceniobiorca zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia.

Krok 2. Określ w umowie sposób potwierdzania godzin wykonania zlecenia i świadczenia usług

W przypadku umów zlecenia/o świadczenie usług, do których należy stosować przepisy o gwarancyjnej stawce godzinowej, wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby stawka za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż 13,70 zł brutto. Do celów ustalenia, czy warunek zapewnienia minimalnej stawki zostanie spełniony, konieczne będzie ewidencjonowanie przepracowanych godzin, a więc przeliczenie realizacji danej usługi na godziny. Strony powinny określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku gdy sposób potwierdzania liczby godzin nie zostanie określony w umowie (np. umowa została zawarta w formie ustnej), przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Dokumentami potwierdzającymi liczbę przepracowanych godzin (należy przyjąć, że dokumenty te oprócz formy papierowej mogą mieć również formę skanu, faksu, wiadomości e-mail, SMS-a, MMS-a) będą:

  • umowa zlecenia/o świadczenie usług,
  • ewidencja prowadzona przez zleceniobiorcę/osobę świadczącą usługi, jeżeli taka forma potwierdzenia została określona przez strony umowy,
  • rachunki,
  • faktury,
  • informacje lub sprawozdanie sporządzane przez przyjmującego zlecenie/świadczącego usługi po wykonaniu zlecenia (usługi) albo w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy przez strony (art. 740 Kodeksu cywilnego).

Jeżeli kilka osób przyjmuje zlecenie lub zobowiązuje się świadczyć usługi wspólnie, potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług następuje odrębnie w stosunku do każdej z tych osób. Natomiast powierzenie przez zleceniobiorcę wykonania zlecenia osobie trzeciej nie spowoduje obowiązku odrębnego potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez osobę trzecią.

Krok 3. Sprawdź wysokość wynagrodzenia ustaloną w umowie zlecenia/o świadczenie usług

Jeżeli wysokość wynagrodzenia w umowie realizowanej w 2018 r. została określona w inny sposób niż za godzinę (np. ryczałtowo, miesięcznie), lecz w stosunku do liczby godzin wykonywania zlecenia/świadczenia usługi nie będzie zapewniać przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę pracy wynagrodzenia w wysokości co najmniej 13,70 zł brutto, osobom tym przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem tej stawki. Zatem w takim przypadku wynagrodzenie należy wyrównać. Jeżeli w umowie trwającej w 2018 r. wskazano godzinową stawkę wynagrodzenia w wysokości obowiązującej w 2017 r., zaleca się jej zmianę aneksem do umowy. W przypadku gdy w umowie stawka została podana za godzinę, lecz bez wskazywania wysokości, jedynie przez zapis "minimalna stawka godzinowa", zleceniodawca nie dokonuje żadnych zmian.

PRZYKŁAD

Zgodnie z umową zawartą od grudnia 2017 r. do grudnia 2018 r. zleceniobiorca w każdym miesiącu będzie otrzymywał wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 500 zł. Osoba ta wykonywała zlecenie w grudniu 2017 r. i w styczniu 2018 r. przez 60 godzin w każdym z tych miesięcy. Za pracę świadczoną zarówno w grudniu 2017 r., jak i w styczniu 2018 r. wynagrodzenie należy rozliczyć z uwzględnieniem minimalnej stawki godzinowej - za grudzień 2017 r. w wysokości nie niższej od 13 zł brutto, a za styczeń 2018 r. w wysokości nie niższej od 13,70 zł. Za pracę w grudniu zleceniobiorca powinien otrzymać 780 zł (60 godz. x 13 zł), a w styczniu - 822 zł (60 godz. x 13,70 zł). Za każdy z tych miesięcy zleceniobiorcy przysługuje wyrównanie wynagrodzenia (za grudzień 2017 r. w kwocie 280 zł, a za styczeń 2018 r. w kwocie 322 zł).

Samo ustalenie wynagrodzenia na poziomie niższym niż stawka godzinowa nie jest związane z odpowiedzialnością zlecającego. Odpowiedzialność wiąże się natomiast z wypłacaniem kwoty niższej niż ustawowo zagwarantowana za pracę wykonaną w 2018 r. i takie zachowanie jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Zleceniobiorca nie będzie mógł zrzec się prawa do wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej albo przenieść prawa do tego wynagrodzenia na inną osobę. Taka możliwość dotyczy jedynie wyjątków podmiotowych wyraźnie wskazanych w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Nie dotyczy zatem umów zawieranych nieodpłatnie.

PRZYKŁAD

Strony zawarły nieodpłatną umowę o świadczenie usług w zakresie sprzątania. W takiej sytuacji istotna jest wola stron. Jeżeli zawarcie umowy nie służy obejściu prawa, jest wiążące dla stron. Nadal bowiem istnieje możliwość zawierania umów nieodpłatnych.

Krok 4. Sprawdź, w jakiej formie zleceniobiorcy/świadczącemu usługi przysługuje wynagrodzenie za wykonanie umowy

Mimo że przepisy Kodeksu cywilnego nie zastrzegają, aby wynagrodzenie za wykonanie umowy zlecenia/o świadczenie usług przysługiwało wyłącznie w formie wyrażonej w pieniądzu, to wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej można dokonać tylko w formie pieniężnej.

Krok 5. Sprawdź zapisy dotyczące częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za wykonanie zlecenia/usługi

W przypadku odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych (art. 744 Kodeksu cywilnego). Gdy umowa została zawarta na czas dłuższy niż 1 miesiąc, wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej należy dokonywać co najmniej raz w miesiącu.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 1 pkt 1a i pkt 1b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847

  • art. 734-750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1132

  • art. 4 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2168

  • § 2-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 12 września 2017 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2018 r. - Dz.U. z 2017 r. poz. 1747

Małgorzata Mędrala-Natkaniec

doktor nauk prawnych, radca prawny, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

6. E-składka - jedno konto ZUS

6.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2018 r. każdy płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i/lub na ubezpieczenie zdrowotne będzie miał przydzielony przez ZUS indywidualny numer rachunku składowego (NRS). Na ten rachunek płatnik składek będzie opłacał jednym przelewem wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), ubezpieczenie zdrowotne, fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy, FGŚP, FEP). Zgodnie z nowymi zasadami na przelewie nie podaje się danych, które obecnie decydują o prawidłowej identyfikacji wpłaty: numerów NIP, REGON, typu wpłaty, numeru deklaracji, miesiąca i roku, za który są opłacane składki, oraz numeru decyzji, umowy, tytułu wykonawczego.

Przydzielony płatnikom numer rachunku składkowego zawiera 26 cyfr, które kolejno oznaczają:

  • 2 pierwsze cyfry - liczbę kontrolną numeru rachunku bankowego,
  • 8 cyfr - numer rozliczeniowy ZUS - 60000002,
  • 3 cyfry - identyfikator posiadacza rachunku - 026,
  • ostatnie 13 cyfr - NIP płatnika składek (lub ID jego konta w ZUS, jeżeli płatnik nie jest zgłoszony z numerem NIP).

NRS otrzymają wszyscy płatnicy składek, którzy są zgłoszeni w ZUS, oraz płatnicy wyrejestrowani, którzy mają zadłużenie. Nowy płatnik, czyli ten, który rozpoczął działalność po 1 stycznia 2018 r., będzie miał nadawany numer rachunku niezwłocznie po założeniu konta w ZUS.

6.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Nowelizacja ustawy systemowej nie przewiduje przepisów przejściowych w zakresie zasad opłacania składek ZUS na numer rachunku składkowego. Dotychczasowe numery rachunków ZUS zostaną zamknięte od 1 stycznia 2018 r. Oznacza to, że do 31 grudnia 2017 r. (włącznie) wpłat należy dokonywać na dotychczasowych zasadach. Każda wpłata musi zawierać poprawne dane identyfikacyjne, tj. dane zgodne z tymi, z którymi płatnik zgłosił się do ZUS, czyli nazwę albo imię i nazwisko, NIP, REGON (a w przypadku jego braku - PESEL albo numer i serię dowodu osobistego bądź paszportu). Podanie na wpłacie błędnych danych identyfikacyjnych płatnika może spowodować, że wpłata nie zostanie połączona (zidentyfikowana) z właściwym kontem płatnika.

Od 1 stycznia 2018 r. płatnik opłaca składki jednym zwykłym przelewem. Jedyną niezbędną informację, za pomocą której wpłata jest identyfikowana, stanowi NRS. Jeżeli płatnik składek chciałby, żeby składki za grudzień 2017 r. zostały rozliczone na obecnie obowiązujących zasadach, tj. zostały rozliczone dedykowaną wpłatą (na której płatnik wskaże, że dotyczy grudnia 2017 r.), powinien je opłacić do 31 grudnia 2017 r.

PRZYKŁAD

Kamil P. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Termin opłacania składek, który go obowiązuje, to 10. dzień miesiąca dla należności za miesiąc poprzedni. Składki należne za grudzień 2017 r. chciałby opłacić dotychczasowym sposobem, a nie na numer rachunku składkowego. Może to zrobić, pod warunkiem że wpłaty dokona najpóźniej 31 grudnia 2017 r. (a zatem 10 dni przed obowiązującym go terminem płatności). Od 1 stycznia 2018 r. dotychczasowe numery rachunków do wpłat nie będą już aktywne.

6.3. Przygotowanie do zmiany

Krok 1. Po otrzymaniu informacji z ZUS uważnie zweryfikuj zawarte w niej dane

ZUS informuje płatników o nadanym numerze rachunku składkowego. Informacja jest wysyłana do płatników w okresie od 1 października do 31 grudnia 2017 r. Po otrzymaniu informacji należy upewnić się, czy jest to informacja z ZUS. Jest to niezbędne w celu wyeliminowania prób oszustwa albo wyłudzenia wpłat. Należy zatem bezwzględnie sprawdzić, czy:

w numerze rachunku składkowego jest podany numer identyfikujący ZUS, tj. czy cyfry od 3. do 10. to: 60000002,

w numerze rachunku składkowego jest zawarty numer NIP płatnika,

na informacji jest bezbarwne logo ZUS i logo e-SKŁADKA.

Krok 2. Jeżeli nie otrzymałeś informacji - skontaktuj się z ZUS

Jeżeli do 31 grudnia 2017 r. płatnik nie otrzyma z ZUS informacji o NRS albo ją zgubi, powinien skontaktować się z placówką ZUS albo z Centrum Obsługi Telefonicznej (22 560 16 00 - COT). Konsultant COT może udostępnić klientowi jego numer rachunku składkowego (podać go w trakcie rozmowy telefonicznej lub przesłać na adres e-mail). Dodatkowo pod adresem www.eskladka.pl została udostępniona wyszukiwarka numerów rachunków składkowych. Klient - po podaniu wymaganych danych - może sam wyszukać swój NRS.

Schemat postępowania płatnika składek w związku z przydzieleniem mu indywidualnego rachunku składkowego

Krok 3. Dokonując pierwszej wpłaty na NRS, dokładnie ustal łączną kwotę należności

Dokonując wpłaty należności składkowych od 1 stycznia 2018 r., płatnik musi sam zsumować składki wykazane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w celu zapłaty łącznej kwoty na NRS. Należy zsumować pola z deklaracji ZUS DRA, w których zostały wykazane składki na poszczególne ubezpieczenia: VI.02, VII.07, VIII.03, IX.03. ZUS dopiero przygotowuje zmiany w programie Płatnik dotyczące kreatora dokumentów płatniczych - dokument płatniczy będzie wypełniany jedną zbiorczą kwotą składek. Zgodnie z informacjami ZUS taka możliwość będzie począwszy od płatności składek za luty 2018 r., czyli dopiero w marcu 2018 r. Do tego czasu - po 1 stycznia 2018 r. - funkcjonalność Płatnika związana z tworzeniem dokumentów płatniczych będzie czasowo niedostępna.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 1 pkt 1 lit. c, pkt 6, pkt 10-11 ustawy z 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2017 r. poz. 1027

Joanna Goliniewska

specjalista i praktyk, od 20 lat zajmująca się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z zakresu rozliczeń składkowych

7. Nowe zasady zaliczania wpłat ZUS na poszczególne należności i ich wpływ na podleganie dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu

7.1. Na czym polegają zmiany

W związku ze zmianą zasad opłacania składek ZUS nowym uregulowaniom podlegają także zasady zaliczania wpłat na poczet należności w ramach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zmiany wprowadza rozporządzenie z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

W obecnie obowiązującym stanie prawnym (do końca 2017 r.) płatnik mający zadłużenie z tytułu składek może zadecydować (wpisując na przelewie kod literowy S), że wpłata do ZUS ma zostać zaliczona na poczet bieżących, a nie zaległych należności. Począwszy od nowego roku wpłaty z tytułu składek będą realizowane jedną wpłatą na przyznany płatnikowi przez ZUS indywidualny numer rachunku składkowego. Wpłaty te będą zaliczane w pierwszej kolejności na zadłużenie składkowe, a dopiero po jego uregulowaniu - na poczet bieżących należności. Wpłacone kwoty będą zaliczane kolejno na należności o najwcześniejszym terminie płatności (tj. w pierwszej kolejności będzie pokrywane najstarsze zadłużenie).

Nowy sposób zaliczania wpłat na należności ma wpływ na podleganie dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu przez przedsiębiorców, którzy - pomimo zadłużenia w ZUS - podlegają dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu zapewniającemu prawo do świadczeń (głównie zasiłków z tytułu niezdolności do pracy, macierzyństwa, opieki). Osoby te, jeżeli nie zrestrukturyzują swojego zadłużenia, od 1 stycznia 2018 r. będą wyłączone z ubezpieczenia chorobowego.

PRZYKŁAD

Patryk C. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W ZUS ma zadłużenie z tytułu składek. Bieżące należności opłaca jednak terminowo, na prawidłowo wypełnionych blankietach wpłaty, za bieżące okresy. Patryk C. podlega z tytułu prowadzonej działalności dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu (w obecnie obowiązującym stanie prawnym posiadanie starego zadłużenia z tytułu składek nie wyłącza takiej możliwości).

Załóżmy, że Patryk C. w 2018 r. nadal prowadzi swoją działalność i od tej daty opłaca składki na przydzielony mu indywidualny numer rachunku składkowego. Wpłata składek za styczeń 2018 r. zostanie w części zaliczona na poczet zaległych należności, zgodnie z nowym rozporządzeniem. Tym samym należność za styczeń 2018 r. nie zostanie pokryta w całości, co spowoduje wyłączenie przedsiębiorcy z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Do czasu uregulowania zaległości nie będzie on miał w zasadzie możliwości regulowania bieżących wpłat (wszystkie będą zaliczane na poczet zadłużenia), a tym samym nie będzie mógł podlegać dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, które jest warunkowane terminowym opłacaniem bieżących składek.

7.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Nowe zasady zaliczania wpłat na należności wchodzą w życie od 1 stycznia 2018 r., bez okresu przejściowego.

7.3. Przygotowanie do zmiany

Płatnicy - osoby fizyczne - którzy mają zadłużenie z tytułu składek, a chcą zachować możliwość podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, muszą do końca 2017 r. podjąć następujące działania:

Krok 1. Ustal dokładną kwotę zadłużenia

Należy wystąpić do ZUS z wnioskiem o rozliczenie konta płatnika w celu ustalenia dokładnej kwoty zadłużenia z tytułu składek. Dokładną kwotę zadłużenia płatnik może też odczytać z profilu założonego na www.pue.zus, w zakładce Panel Płatnika/Salda na koncie.

Krok 2. Ureguluj zadłużenie, które możesz spłacić jednorazowo

Jeżeli na koncie płatnika występuje zadłużenie, które przedsiębiorca jest w stanie uregulować od ręki, powinien zapłacić należne składki wraz z odsetkami za zwłokę i wystąpić do ZUS z wnioskiem o zgodę na opłacenie należnych składek po terminie. Po otrzymaniu tej zgody uzyska przywrócenie ciągłości ubezpieczenia chorobowego, co może mieć znaczenie przy ustalaniu tzw. okresu wyczekiwania na prawo do świadczeń.

Krok 3. Wystąp z wnioskiem o układ ratalny, jeżeli nie możesz jednorazowo spłacić zadłużenia

Jeżeli na koncie płatnika istnieje zadłużenie, którego przedsiębiorca nie jest w stanie uregulować jednorazowo, powinien wystąpić do ZUS z wnioskiem o zawarcie układu ratalnego. Układ ratalny ma ustalony własny harmonogram wpłat i jest spłacany odrębnie od bieżących należności na rzecz ZUS, które mogą być wówczas opłacane terminowo, pomimo zadłużenia.

PODSTAWA PRAWNA:

  • § 6, § 7, § 12-18, § 21-22, § 32-33 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. z 2017 r. poz. 1831

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS

8. Zmiany w opłacaniu składek za nianie zatrudnione na podstawie umowy uaktywniającej

8.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2018 r. wsparcie z budżetu państwa w zakresie finansowania składek za nianie pracujące w ramach umowy uaktywniającej zostanie znacząco ograniczone. Rodzice będą mogli liczyć na sfinansowanie im w danym miesiącu kwoty składek należnych od podstawy wymiaru nieprzekraczającej 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Obecnie ZUS pokrywa składki od podstawy wynoszącej 100% ustawowej płacy minimalnej. Oznacza to, że do końca 2017 r. organ rentowy opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i ubezpieczenie zdrowotne za nianię wyliczone maksymalnie od kwoty 2000 zł, a od nowego roku - jedynie od kwoty 1050 zł (2100 zł x 50%).

W związku ze zmianą z początkiem 2018 r. zostaną wprowadzone nowe kody tytułu ubezpieczenia dla osób opiekujących się dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

8.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Nowe uregulowania dotyczące omawianego zagadnienia zostały przewidziane w ustawie z 7 lipca 2017 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z systemami wsparcia rodzin. W myśl art. 35 wskazanej ustawy niższym poziomem wsparcia zostaną objęte umowy uaktywniające zawarte od 1 stycznia 2018 r. A zatem korzystniejsze zasady finansowania budżetowego mają zastosowanie do umów podpisanych jeszcze w 2017 r. Aby korzystać ze starych reguł finansowania składek ZUS za nianię, rodzice powinni zawrzeć z nią umowę uaktywniającą najpóźniej do 31 grudnia 2017 r.

8.3. Przygotowanie do zmiany

Rodzice, którzy w 2018 r. będą zawierali umowy uaktywniające w celu zapewnienia opieki swoim dzieciom, poniosą wyższe koszty zatrudnienia niani. Negatywne skutki przedstawionej nowelizacji odczuje także sama niania, gdyż z jej środków będą regulowane składki od podstawy przekraczającej równowartość połowy minimalnego wynagrodzenia, które zgodnie z ogólnymi regułami podlegają finansowaniu przez zatrudnioną osobę.

W związku ze zmianami rodzice planujący zatrudnienie niani na podstawie umowy uaktywniającej (przypomnijmy - może to być osoba obca lub spokrewniona, np. babka dziecka) powinni podjąć następujące działania:

Krok 1. Rozważ zawarcie umowy uaktywniającej jeszcze w 2017 r.

Pozwoli to na skorzystanie z dotychczasowych, korzystnych zasad finansowania składek za nianie do końca trwania umowy.

PRZYKŁAD

Matka samotnie wychowująca syna zamierza wrócić jak najszybciej do pracy po urlopie macierzyńskim i w związku z tym rozważa zawarcie z nianią umowy uaktywniającej. Jeżeli zdecyduje się na podpisanie tej umowy przed 1 stycznia 2018 r., wówczas do końca jej trwania zastosowanie do niej znajdą dotychczasowe reguły finansowania składek ZUS. Zawarcie umowy w nowym roku jest równoznaczne z niższym wsparciem ze strony ZUS.

Krok 2. Zabezpiecz wyższe kwoty na zatrudnienie niani dla umów zawartych od 1 stycznia 2018 r.

Do 31 grudnia 2017 r. wynagrodzenie niani do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę uprawnia do budżetowego sfinansowania całości obowiązkowych składek ZUS z tytułu umowy uaktywniającej. Dopiero nadwyżka ponad kwotę 2000 zł (kwota w 2017 r.) podlega oskładkowaniu na ogólnych zasadach, tzn. składki są pokrywane w odpowiednich częściach przez płatnika (rodziców) i ubezpieczonego (nianię). Od 2018 r. ZUS obciążą koszty składek należnych jedynie od podstawy wynoszącej 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2018 r. - 1050 zł). Od nadwyżki ponad ten pułap składki będą finansowane przez rodziców i nianię.

Krok 3. Zapoznaj się z nowymi kodami tytułu ubezpieczeń dla umów uaktywniających zawartych od 1 stycznia 2018 r.

W związku z omawianą zmianą zostaną wprowadzone nowe kody tytułu ubezpieczeń dla osób zajmujących się dziećmi w ramach umowy uaktywniającej, tj.:

  • kod 04 32 xx - dotyczący osoby, dla której podstawę wymiaru składek stanowi kwota nie wyższa niż 50% wysokości gwarantowanego minimum płacowego ustanowionego dla pracowników,
  • kod 04 33 xx - odnoszący się do osoby, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie stanowi nadwyżka ponad kwotę 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W użyciu pozostaną także dotychczasowe kody ubezpieczeniowe niań dotyczące umów podpisanych do 31 grudnia 2017 r., czyli:

  • kod 04 30 xx - służący do wykazywania rozliczenia składek od podstawy nieprzekraczającej pracowniczej płacy minimalnej oraz
  • kod 04 31 xx - służący do rozliczania składek od nadwyżek podstawy składkowej ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 12 pkt 34, art. 35, art. 41 pkt 1 ustawy z 7 lipca 2017 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z systemami wsparcia rodzin - Dz.U. z 2017 r. poz. 1428

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od wielu lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

9. Zmiany w wystawianiu zwolnień lekarskich

9.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 lipca 2018 r. przestaną obowiązywać papierowe zwolnienia lekarskie. Lekarze uzyskali możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich obok tradycyjnych papierowych od 1 stycznia 2016 r. Płatnicy składek, którzy nie założyli jeszcze profilu na PUE ZUS, a mieli taki obowiązek, muszą to zrobić, ponieważ w innym wypadku nie będą mogli pobierać elektronicznych zwolnień lekarskich wystawionych dla swoich pracowników (zleceniobiorców) wyłącznie elektronicznie od 1 lipca 2018 r.

9.2. Przygotowanie do zmiany

Krok 1. Załóż profil na PUE ZUS

W celu odebrania e-ZLA pracodawca (zleceniodawca) musi mieć założony swój profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Po zalogowaniu na PUE ZUS pracodawca może sprawdzać okres niezdolności pracowników do pracy. Obowiązek założenia PUE ZUS mają wszyscy płatnicy, którzy zatrudniają więcej niż 5 osób. W celu założenia profilu należy wejść na stronę www.zus.pl, wypełnić elektroniczny formularz, a następnie potwierdzić swoją tożsamość:

  • osobiście w jednostce ZUS,
  • elektronicznie za pomocą kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego ePUAP albo poprzez system bankowości elektronicznej w banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS.

W sytuacji gdy mimo obowiązku posiadania profilu PUE ZUS płatnik składek go nie założy, lekarz nie będzie miał możliwości przekazania e-ZLA. Wówczas od lipca 2018 r. lekarz przekaże ubezpieczonemu wydruk zwolnienia lekarskiego, który ubezpieczony będzie musiał dostarczyć płatnikowi składek.

Krok 2. Zapoznaj się z procedurą wystawiania elektronicznych zwolnień

Lekarz, który stwierdzi niezdolność do pracy, od lipca 2018 r. będzie przekazywał zaświadczenie lekarskie e-ZLA elektronicznie do ZUS. ZUS natomiast będzie udostępniał e-ZLA:

  • płatnikowi składek na jego profilu na PUE ZUS,
  • ubezpieczonemu posiadającemu profil ubezpieczonego na PUE ZUS
  • - nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA.

W e-ZLA, tak jak dotychczas, nie będzie widoczny numer statystyczny choroby. Lekarz po zalogowaniu się na profil PUE ZUS uzyska dostęp do danych pacjenta, jego pracodawców (zleceniodawców) oraz członków rodziny. Po wprowadzeniu numeru PESEL ubezpieczonego pozostałe dane identyfikacyjne będą zapisywane w e-ZLA automatycznie. Natomiast adres ubezpieczonego, dane płatnika składek oraz kod choroby lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy. W e-ZLA lekarz musi wypełnić okres niezdolności do pracy i określić, czy chory może chodzić, czy musi leżeć. Automatycznie system weryfikuje początkową datę niezdolności do pracy z zasadami wystawiania zwolnień, jak również z poprzednio wystawionym zwolnieniem lekarskim, oraz kody choroby A oraz D. Lekarz może też przejrzeć zwolnienia lekarskie wystawione wcześniej dla ubezpieczonego.

Natomiast wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA musi być przekazywany ubezpieczonemu:

1. gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek nie posiada profilu na PUE ZUS; nie dotyczy to osób:

  • prowadzących działalność pozarolniczą oraz osób z nimi współpracujących,
  • duchownych,
  • których niezdolność do pracy z powodu choroby przypada po ustaniu tytułu ubezpieczenia,
  • podlegających ubezpieczeniom społecznym w Polsce z tytułu zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy niemającego siedziby w Polsce;

2. na żądanie ubezpieczonego, nawet jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.

Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

Od 1 lipca 2018 r. lekarz wyjątkowo będzie mógł wystawić zaświadczenie lekarskie na formularzu wydrukowanym z systemu, jeśli wystawienie e-ZLA będzie niemożliwe z powodu braku:

  • połączenia internetowego,
  • możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

Wówczas lekarz będzie musiał przekazać ubezpieczonemu zaświadczenie z pieczątką i podpisem. Płatnik składek będzie musiał honorować takie zaświadczenie, nawet jeżeli będzie miał PUE ZUS.

Krok 3. Pamiętaj o konieczności obniżenia zasiłku, jeżeli ubezpieczony spóźnia się z dostarczeniem ZUS ZLA

Ubezpieczony, który otrzymał e-ZLA, nie jest związany terminem 7 dni na dostarczenie zwolnienia lekarskiego pracodawcy, zatem płatnik nie ma podstawy do obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia terminu. Należy podkreślić, że do końca czerwca 2018 r. lekarz będzie miał prawo wystawić zwolnienie lekarskie w formie papierowej na druku ZUS ZLA. Jeśli wystawi takie zwolnienie, musi poinformować ubezpieczonego o konieczności doręczenia zwolnienia pracodawcy (zleceniodawcy) lub terenowej jednostce ZUS (m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) w termie 7 dni od jego otrzymania. Jeśli ubezpieczony dostarczy zwolnienie lekarskie w terminie późniejszym, zasiłek chorobowy czy opiekuńczy zostanie obniżony o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia. 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 55a, art. 58, art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368

dr Katarzyna Kalata

ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z 14-letnim doświadczeniem w działach personalnych, wieloletni kierownik działu personalnego, audytor i szkoleniowiec

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK