Tak, skan dokumentu otrzymany mailowo może być potraktowany jako dowód księgowy.

Odpowiadając na pytanie, należy przede wszystkim odróżnić dwa dokumenty:

● skan faktury VAT,

● fakturę VAT w formie elektronicznej.

SŁOWNICZEK

Bezpieczny podpis elektroniczny - podpis elektroniczny, który jest:

a) przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

b) sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c) powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Faktura wystawiana w systemie elektronicznym jest zazwyczaj opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury - art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

O tym, co powinien zawierać dokument księgowy jako faktura, stanowi przepis art. 106e ustawy o VAT, m.in.:

● datę wystawienia,

● imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

● nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

● kwotę należności ogółem.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Trzeba też pamiętać, że faktura VAT pełni różne funkcje jako dowód księgowy.

Stosowanie skanów faktur jako dowodów księgowych stało się powszechne, taki dokument może stanowić podstawę zaksięgowania kosztu w księgach rachunkowych.

ZAPAMIĘTAJ!

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej, czyli skanów, jest więc bardzo praktyczne i - co najważniejsze - tańsze niż przechowywanie dokumentów papierowych, a także - co się powszechnie podnosi - trwalsze.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi, czyli:

● zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

● zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

● wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności:

● księgi podatkowe,

● deklaracje złożone przez stronę,

● zeznania świadków,

● opinie biegłych,

● materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,

● informacje podatkowe,

● inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej,

● materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy zwrócić uwagę, o czym była mowa wcześniej, że, stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

ADAM BŁASZKO

radca prawny, członek kolegium regionalnej izby obrachunkowej, wcześniej członek samorządowego kolegium odwoławczego, były pracownik izby i urzędu skarbowego

PODSTAWY PRAWNE

● art. 106e, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 605)

● art. 20 ust. 1 ustawy z 9 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1045)

● art. 180 § 1, art. 181 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 699)

● art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 262; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662)