Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 1/2016, data dodania: 23.12.2015

Jak rozliczyć wyjazd pracownika na szkolenie podnoszące kwalifikacje zawodowe na polecenie pracodawcy

Pracodawca, który zgadza się na udział pracowników m.in. w szkoleniach czy kursach podnoszących ich kwalifikacje zawodowe, odbywających się poza miejscowością wykonywania przez nich pracy, lub inicjuje takie szkolenia czy kursy, może zobowiązać się do ponoszenia z tego tytułu ustalonych kosztów. Jeżeli będą to np. koszty przejazdu, zatrudniający ma prawo rozliczyć je w sposób właściwy dla podróży służbowych lub w inny sposób ustalony z pracownikiem.

Co do zasady pracodawca nie może zmusić pracownika do odbycia np. szkolenia podnoszącego kwalifikacje zawodowe albo do dokształcania się w formach szkolnych, wydając mu w tym zakresie polecenie służbowe. Za wyjątkową sytuację należy uznać udział w obowiązkowym szkoleniu wliczanym do czasu pracy, zorganizowanym przez pracodawcę i na jego potrzeby, którego efekty pracownik będzie mógł wykorzystać u tego zatrudniającego. Wykonania takiego polecenia pracownik nie może odmówić.

Czym jest podróż służbowa

Pracownik przebywa w podróży służbowej, jeśli na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub jego stałe miejsce pracy (art. 775 Kodeksu pracy). Chodzi o wyjazdy zamiejscowe, których celem jest zrealizowanie konkretnego, zleconego zadania mieszczącego się w zakresie obowiązków pracownika wynikających z jego umowy o pracę. Podstawą wyjazdu jest wyraźne polecenie pracodawcy, którego pracownik nie może zlekceważyć czy odmówić jego wykonania.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Jeśli pracodawca nie określił samodzielnie warunków wypłacania należności delegacyjnych w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a w przypadku ich braku - w umowie o pracę, to zatrudnionemu przysługują należności na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej. Należności za podróż służbową mają obowiązkowy charakter. Pracownik odbywa bowiem podróż w interesie pracodawcy i na jego zlecenie, a zatem nie może sam ponosić kosztów wyżywienia, przejazdów czy noclegów.

Jak podróż służbowa wpływa na czas pracy

Do czasu pracy pracownika będącego w podróży służbowej zalicza się czas faktycznego wykonywania przez niego obowiązków. Zatem obejmuje on nie tylko ustalone godziny pracy, ale również godziny wykraczające poza harmonogram pracy. Nawet czas przejazdu do i z miejscowości docelowej przypadający poza normalnymi godzinami pracy może być uznany za czas pracy, ale tylko wtedy, gdy pracownik nadal wykonuje czynności służbowe (np. w czasie jazdy pociągiem robi notatki, sprawozdania ze spotkań z klientami). Oznacza to, że oprócz należności za delegację stanowiących zwrot wydatków na zaspokojenie potrzeb życiowych (noclegi, jedzenie) pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę.

Czy od świadczeń za podróż służbową opłacać składki ZUS i podatek

Diety i inne należności za czas podróży służbowej są zwolnione ze składek ZUS i podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Kwoty wypłacane w wysokościach przewyższających określone w rozporządzeniu limity stanowią dla pracownika przychód, który należy oskładkować i opodatkować.

Czym jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku pracownik musi posiadać odpowiednie kwalifikacje. Wymagania w tym zakresie mogą być ustalane w wewnętrznych przepisach prawa pracy, np. w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, albo wynikać z przepisów szczególnych, tzw. pragmatyk służbowych w odniesieniu do pracowników sfery budżetowej. Pracodawcy prywatni samodzielnie określają wymagania na danym stanowisku.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co należy rozumieć jako zachęcanie, propagowanie dokształcania kadry lub co najmniej nieutrudnianie doskonalenia zawodowego, które pracownik podejmuje we własnym zakresie.

UWAGA!

Pracodawca prywatny może określić wymagania w zakresie kwalifikacji na danym stanowisku w przepisach wewnątrzzakładowych.

Kodeks pracy odrębnie reguluje problematykę podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników. Zgodnie z jego przepisami jest to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Podobne, słownikowe znaczenie ma także wyrażenie "szkolić się". Oznacza to dokształcanie, zdobywanie nowej wiedzy, umiejętności w jakiejś dziedzinie, zwykle podczas krótkotrwałych kursów. Podnoszenie kwalifikacji w tym znaczeniu powinno odbywać się w ramach porozumienia z pracownikiem (np. przez zawarcie umowy szkoleniowej), a nie wydania przez pracodawcę polecenia służbowego. Przepisy prawa pracy wskazują jedynie na inicjatywę pracodawcy (propozycję), a nie nakładanie na pracownika obowiązku podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez jednostronne polecenie służbowe.

Jeżeli podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się za zgodą pracodawcy (lub z jego inicjatywy) na podstawie umowy szkoleniowej, pracownikowi, oprócz obowiązkowych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, do których zalicza się urlop szkoleniowy i wynagrodzenie za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, pracodawca może przyznać świadczenia dodatkowe, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Zatem w przypadku świadczeń fakultatywnych to pracodawca decyduje, na jakich zasadach i w jakiej wysokości zwróci pracownikowi np. koszty wyjazdu na szkolenie, udziału w szkoleniu czy wyżywienia. Wysokość zwracanych kosztów jest ustalana między stronami i może (ale nie musi) zostać określona np. w wysokości podanej w rozporządzeniu o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej. W wyroku z 13 października 1999 r. (I PKN 292/99, OSNP 2001/4/112) Sąd Najwyższy stwierdził, że przepisy regulujące podnoszenie kwalifikacji zawodowych (obowiązującego wówczas rozporządzenia w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych) mają pierwszeństwo w sprawie zwrotu kosztów udziału w szkoleniu przed regulacjami dotyczącymi podróży służbowych. Te ostatnie mogą być stosowane jedynie posiłkowo.

Jak szkolenia wpływają na czas pracy

Obowiązkowy charakter mają tylko szkolenia, które powinny odbywać się w czasie pracy. Przepisy prawa pracy nie regulują, jak rozliczać inne szkolenia, które odbywają się poza godzinami roboczymi pracownika. PIP uważa jednak, że podczas takiego szkolenia pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy (na podstawie art. 128 Kodeksu pracy) i nie jest to czas wykonywania pracy (stanowisko prezentowane na: www.pip.gov.pl). Kwestie sporne w tym zakresie może rozstrzygnąć jedynie sąd pracy. To oznaczałoby, że w razie potrzeby uczestniczenia w nieobowiązkowym szkoleniu pracownikowi może przysługiwać jedynie wynagrodzenie za czas przepracowany do chwili, kiedy musi wyjść z pracy wcześniej, by zdążyć na zajęcia.

UWAGA!

Kwota zwracanych kosztów za dokształcanie jest ustalana między stronami i może zostać określona w wysokości podanej w rozporządzeniu o podróżach służbowych.

Wyjazd i uczestnictwo w szkoleniu zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i za jego zgodą nie są podróżą służbową (wyrok SN z 13 października 1999 r., I PKN 292/99, OSNP 2001/4/112). Odmienne są tu bowiem definicje obu pojęć, cele, a także umocowanie w przepisach prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych. Nie jest więc kwestią wyboru pracodawcy, czy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych wyda polecenie wyjazdu służbowego i taki wyjazd potraktuje jak podróż służbową czy jak wyjazd szkoleniowy. Nawet samo wydanie ewentualnego polecenia odbycia szkolenia nie powinno przesądzać o podróży służbowej. Istotą stosunku pracy i obowiązkiem pracownika jest bowiem stosowanie się do poleceń przełożonych, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Miejsce szkolenia również nie powinno być w tym zakresie decydujące. Wystarczy bowiem, że szkolenie odbędzie się w miejscowości wykonywania przez pracownika pracy, a nie poza nią. Wówczas podróż służbowa nie wystąpi. Liczy się cel, którym jest podniesienie kwalifikacji zawodowych (cel szkoleniowy), a nie miejsce, gdzie szkolenie zostanie przeprowadzone.

Jakie są różnice w rozliczaniu dokształcania i podróży służbowej

Wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego, jest zwolniona zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS. Nie ma w tym przypadku żadnych ograniczeń w ich wysokości. Należności za podróż służbową w zakresie zwolnień podatkowo-składkowych są ograniczone co do wysokości.

Różnice między podróżą służbową a podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (bez względu na ich formę)

Warunki

Podróż służbowa

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Podstawa prawna

art. 775 Kodeksu pracy

art. 1031-1036 Kodeksu pracy

Cel

wykonanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy

szkoleniowy - z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy

Charakter należności

obowiązkowe

fakultatywne

Zwolnienie należności z podatku i składek ZUS

ograniczone

nielimitowane

Podstawa prawna zwolnienia

● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof,

● § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego

● art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof,

● § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego

PRZYKŁAD

W Gdańsku odbywa się 1-dniowe szkolenie dla służb kadrowych ze zmian w prawie pracy wchodzących w życie od 1 stycznia 2016 r. Pracownica firmy A w Gdyni pojechała na szkolenie na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (podróż służbowa), a pracownica firmy B z Tczewa - na podstawie porozumienia z pracodawcą, który uznał to za podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Za szkolenie pracodawca zapłacił, ale pracownica musiała pojechać do Gdańska na swój koszt. Szkolenie odbyło się w poniedziałek od 8.00 do 17.00. Obie pracownice wykonują pracę w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00. Pierwsza pracownica zostanie rozliczona korzystniej, gdyż otrzyma należności jak za podróż służbową, a za jedną godzinę od 16.00 do 17.00 ma dodatkowo prawo do rekompensaty z tytułu przekroczenia normy dobowej. Druga pracownica nie otrzyma żadnych dodatkowych świadczeń, z wyjątkiem zwrotu kosztów szkolenia. Za jedną godzinę szkolenia poza czasem pracy nie uzyska żadnej rekompensaty. Obie pracownice, mimo realizowania tego samego celu, zostały potraktowane inaczej pod względem otrzymanych świadczeń. Jednak w obu przypadkach wyjazd powinien być rozliczony na zasadach przewidzianych dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 775, art. 94 pkt 6, art. 100 § 1, art. 102, art. 1031-1036, art. 128 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167

● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1992

● § 2 ust. 1 pkt 15 i pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK