Kontrola wstępna faktur za wykonanie usług zwolnionych ze stosowania prawa zamówień publicznych

Główna księgowa jednostki otrzymuje faktury od różnych kontrahentów za wykonanie usług (w tym np. za remont dachu - 5000 zł, malowanie pomieszczeń 3000 zł itp.). Jak powinna przeprowadzać wstępną kontrolę tych dokumentów, skoro dyrektor zleca realizację tych usług ustnie wykonawcom i nie ma umów na piśmie, z którymi można by porównać zakres wykonanych robót, ich terminowość, cenę itp. Czy są jakieś ogólnie obowiązujące przepisy, które normują te kwestie?

Nie, nie ma ogólnie obowiązujących przepisów w tym zakresie, ale sytuacja w jednostce może prowadzić do powstania poważnych nadużyć (np. zlecania wykonania usług krewnym i znajomym dyrektora, niegospodarnego wydatkowania środków publicznych, zlecania usług fikcyjnych w celu dokonania defraudacji), stąd kwestie te powinny być uregulowane przez dyrektora jednostki w ramach określania procedur kontroli zarządczej, stosowanych do zlecania dostaw i usług, które ze względu na niską wartość są zwolnione ze stosowania prawa zamówień publicznych. Brak tych unormowań przy jakiejkolwiek kontroli zewnętrznej przeprowadzanej w jednostce na pewno zostanie zakwestionowany - a kierownictwu jednostki zostaną postawione co najmniej zarzuty niezapewnienia w jednostce funkcjonowania kontroli zarządczej.

Procedury kontroli zarządczej w tym zakresie powinny obejmować kilka czynności.

Krok 1 - ustalenie planu rzeczowo-finansowego usług

Należy ustalić plan rzeczowo-finansowy usług remontowych i innych oraz dostaw na dany rok. Kwoty konieczne do realizacji tych usług (dostaw) powinny być uwzględnione w budżecie (w zależności od rodzaju jednostki - w budżecie państwa lub jednostki samorządu terytorialnego), a plan finansowy jednostki powinien być dostosowany do kwot zabezpieczonych w odpowiednim budżecie.

Krok 2 - zgłoszenie kierownikowi jednostki potrzeby zlecenia wykonania usług (dostaw)

Konieczność zlecenia wykonania określonych usług/dostaw (w trybie zwykłym lub trybie pilnym, po wystąpieniu awarii) właściwi rzeczowo pracownicy są zobowiązani zgłosić kierownikowi jednostki. Zgłoszenia powinny być dokumentowane na piśmie, zwłaszcza w przypadku dostaw lub usług, które będą zlecane bez zawierania pisemnej umowy (dotyczy to wyłącznie usług/dostaw standardowych bądź usług realizowanych na podstawie formularzy ofertowych przez przystąpienie do ich wykonania, np. w taki sposób są realizowane usługi szkoleniowe).

Formularz zgłoszenia konieczności zlecenia określonych usług (dostaw)

Krok 3 - zatwierdzenie zgłoszenia przez kierownika jednostki do realizacji

Jeśli kierownik jednostki uzna za konieczną realizację usług (dostaw), zatwierdza wniosek przez złożenie na nim podpisu z podaniem daty i przekazuje właściwemu rzeczowo pracownikowi do realizacji.

Krok 4 - przeprowadzenie postępowania mającego na celu wybór wykonawcy (dostawcy)

Postępowanie powinno być przeprowadzone w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego wykonawcy/dostawcy (oferującego najlepsze warunki wykonania usług/dostaw, w tym najniższą cenę). Kwestie związane z przeprowadzaniem tego typu postępowań dla zleceń wykonania usług/dostaw niepodlegających przepisom prawa zamówień publicznych i dokumentowaniem faktu ich przeprowadzenia powinny być określone w instrukcji wewnętrznej przez kierownika jednostki.

Krok 5 - zawarcie umowy o wykonanie usług/dostaw

Tu są możliwe dwa rozwiązania:

● rozwiązanie 1 - w przypadku usług/dostaw standardowych o niewielkiej wartości (np. dostawa materiałów biurowych, zakup materiałów eksploatacyjnych, zakup niewielkich ilości materiałów budowlanych na potrzeby drobnych napraw i remontów itp.), gdzie inne warunki wykonania umowy (np. termin dostawy/usługi) nie są istotne albo też są określone w: ogólnych cennikach, warunkach realizacji dostaw/usług czy ofertach handlowych, umowa może być zawarta poprzez złożenie kontrahentowi zlecenia dostarczenia określonych rzeczy i wykonanie tego zlecenia (bez zawierania umowy na piśmie),

● rozwiązanie 2 - w przypadku wszelkich innych usług i dostaw niż ww., a zwłaszcza usług remontowo-budowlanych, które ze swej istoty nie są standardowe, kierownik jednostki powinien zawrzeć na piśmie umowę o ich realizację dla celów dowodowych.

Krok 6 - przeprowadzenie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dowodów księgowych

Po wykonaniu usługi/dostawy i wpłynięciu rachunku (faktury) do jednostki pracownicy wskazani w przepisach wewnętrznych jednostki powinni przeprowadzić jego kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową. W przypadku rachunków za usługi/dostawy realizowane na podstawie umów ustnych - kontrola merytoryczna powinna być wykonana w odniesieniu do informacji zawartych w druku "Zgłoszenie konieczności wykonania usług/dostaw*", który powinien być załączony do faktury oraz w innych dokumentach (np.: w ofercie kontrahenta, cennikach, regulaminach wykonania dostaw usług obowiązujących u kontrahenta itp.). W przypadku rachunków za usługi/dostawy wykonane po zawarciu umów pisemnych - kontrola odnosi się do warunków umownych (kopia umowy powinna być załączona do faktury).

Na rachunku (fakturze) na dowód przeprowadzenia jego kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej należy zamieścić:

● opis merytoryczny (zawierający m.in.: potwierdzenie wykonania usług/dostaw zgodnie ze zleceniem/umową, wskazanie, w jakim trybie wybrano wykonawcę/dostawcę, wskazanie podziałki klasyfikacji wydatków budżetowych),

● podpisy osób wykonujących kontrolę,

● daty wykonania kontroli.

Krok 7 - przeprowadzenie kontroli wstępnej operacji przez głównego księgowego

Główny księgowy jednostki, zgodnie z art. 54 uofp, powinien dokonać wstępnej kontroli operacji i dokumentujących ją dowodów. Kontrola ta obejmuje sprawdzenie, czy:

● operacja jest zgodna z prawem i została prawidłowo przeprowadzona,

● dokumenty ją potwierdzające są kompletne i rzetelne (zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji),

● zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym.

Jeśli główny księgowy ma jakiekolwiek wątpliwości w tym zakresie (np. w jednostce nie ma umowy na wykonanie robót budowlanych, przedmiaru robót ani kosztorysu wstępnego, na dowodzie nie ma opisu merytorycznego, pozwalającego stwierdzić, czy usługi budowlane zostały faktycznie wykonane w ogóle lub w danym wymiarze), powinien zwrócić się o przekazanie mu odpowiednich dokumentów i/lub o udzielenie informacji do kierownika komórki merytorycznej odpowiedzialnej za prowadzenie danego rodzaju spraw. Jeśli ich nie otrzyma - powinien odmówić podpisania dokumentu i zawiadomić o tym, z podaniem przyczyn, kierownika jednostki. Jeśli kierownik jednostki wyda mimo to polecenie realizacji operacji (tu: zapłaty faktury/rachunku), ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym dysponenta części budżetowej (w przypadku państwowych jednostek budżetowych) lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego (w przypadku samorządowych jednostek budżetowych). Ponadto główny księgowy w razie niemożności dojścia do porozumienia z kierownikiem jednostki w tych kwestiach zawsze może zwrócić się do odpowiedniej instytucji o przeprowadzenie w jednostce audytu lub kontroli. Na pewno jest to lepsze rozwiązanie niż narażenie się głównego księgowego na poważne zarzuty, jeśli w jednostce na skutek luk w kontroli zarządczej dojdzie do defraudacji środków na podstawie dokumentów podpisanych przez głównego księgowego bez ich sprawdzenia.

Oprac. Izabela Motowilczuk