Delegowanie uprawnień w zakresie kontroli merytorycznej dowodów księgowych

Na jakiej podstawie sporządzić wzór upoważnienia dla podległego pracownika sporządzany przez kierownika wydziału w celu sprawdzania i podpisywania wszelkich dokumentów pod względem merytorycznym?

Konieczność dokonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych wynika z art. 22. ust 1. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zgodnie z tym przepisem, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Jednocześnie na mocy art. 53 ust. 2 uofp, kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, w tym w zakresie kontroli merytorycznej dowodów księgowych. Ustawa wymaga, by przyjęcie obowiązków przez te osoby było potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia. Oznacza to wymóg wskazania pracownika z imienia i nazwiska. Wymóg ten będzie spełniony nawet wówczas, gdy przekazanie obowiązków znajdzie się w dokumencie kompleksowo regulującym stanowisko pracy pracownika, np. załącznik do umowy o pracę w postaci "zakresu czynności".

Upoważnienie do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów księgowych może być zgodne ze wzorem 1 (patrz: wzór str. Xxx). Powierzenie obowiązków może nastąpić również poprzez wskazanie delegowanego zakresu zadań w regulaminie organizacyjnym, który musi zawierać opis stanowiska pracy, w tym określenie zakresu działań (czynności), zakresu uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności, miejsca pracy, wyposażenia i nazwy jednostki. Zapis w regulaminie organizacyjnym, delegujący obowiązki w zakresie kontroli merytorycznej, może być zgodny ze wzorem 2 (patrz: wzór str. Xxx).

Wzór 1. Upoważnienie pracownika do dokonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych

Wzór 2. Wpis w regulaminie organizacyjnym umożliwiający kontrolę merytoryczną dowodów księgowych przez upoważnionego pracownika

Odpowiedzialność w zakresie powierzania obowiązków służbowych

Należy zwrócić uwagę, że zapis o delegowaniu zadań w zakresie kontroli merytorycznej dowodów księgowych może zostać zawarty alternatywnie do upoważnienia w regulaminie organizacyjnym jednostki. Jednakże w obu przypadkach instrukcja regulująca sposób obiegu i dowodów księgowych powinna wskazywać możliwość kontroli tych dowodów nie tylko przez kierownika jednostki, ale także przez upoważnionych pracowników jednostki.

Obowiązek należytego wykonania kontroli merytorycznej dowodów księgowych uregulowany został również w standardzie C14 standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych przez Ministra Finansów. Standard ten wymaga, by mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych powinny zapewniać:

• rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
• zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,
• podział kluczowych obowiązków,
• weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Ponadto należy zwrócić uwagę na odpowiedzialność wynikającą z odpowiedniego delegowania uprawnień. Zgodnie z art. 18c ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, takim naruszeniem jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych, w szczególności z naruszeniem przepisów dotyczących zaciągania zobowiązań przez jednostkę sektora finansów publicznych. Powierzenie obowiązków pracownikowi nie będzie zwalniało w pełni z odpowiedzialności kierownika jednostki, co zostało potwierdzone orzeczeniem Głównej Komisji Orzekającej (patrz: ramka str. …).

Z orzecznictwa…

(…) powierzenie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności kierownika jednostki. Kierownik, który w określonym zakresie powierza obowiązki innemu pracownikowi, nie traci przez to uprawienia do działania w powierzonym zakresie.

Orzeczenie GKO z 13 października 2005 r.,

sygn. akt: DF/GKO/Odw.-44/60/RN-16/2005/353

Podstawy prawne

• art. 5 ust. 2 pkt 6, art. 53 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 659)

• art. 22. ust 1. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 791)

• art. 18c ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów (Dz.U. z 2013 r. poz. 168; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2260)

• Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min.Fin z 2009 r. Nr 15, poz. 84)

Jarosław Jurga

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie oraz szeroką wiedzę merytoryczną w obszarze finansów publicznych, wspartą studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp