W okresie zimowym częściej niż w innych porach roku zdarzają się pracownikom spóźnienia do pracy. Są zazwyczaj spowodowane złymi warunkami atmosferycznymi.

Zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Przepisy regulujące kwestię usprawiedliwiania nieobecności w pracy nie przewidują wprost takiej sytuacji, jak usprawiedliwienie nieobecności z powodu złych warunków atmosferycznych. Umożliwiają jednak usprawiedliwienie nieobecności pracownika z tego powodu. Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są bowiem zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

Takim właśnie przypadkiem jest faktyczna i obiektywna niemożność dotarcia do pracy z powodu np. ataku zimy. Ważne jest przy tym, aby pracownik jak najszybciej powiadomił pracodawcę o swoim spóźnieniu lub nieobecności i jego przyczynach oraz o przewidywanym okresie dotarcia do pracy. Pracownik powinien powiadomić pracodawcę o swojej nieobecności i jej przyczynach nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niepowiadomienie pracodawcy o spóźnieniu do pracy może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi dopełnienie przez pracownika tego obowiązku, np. brakiem telefonu komórkowego.

Przykład

Pracownik mieszka we wsi pod Krosnem i codziennie dojeżdża do pracy do Krosna. Z powodu ataku zimy drogi były nieprzejezdne (część nie została jeszcze odśnieżona, a na pozostałych drogach dojazdowych utworzyły się ogromne korki spowodowane awariami pojazdów i stłuczkami). Zamieć śnieżna uszkodziła linie energetyczne i telefoniczne, a także maszt sieci komórkowej. Z tego powodu pracownik w żaden sposób nie mógł powiadomić pracodawcy, że nie dojedzie do pracy. Zatem powinien on powiadomić pracodawcę od razu, gdy tylko awarie zostaną usunięte.

W pozostałych przypadkach od dobrej woli pracodawcy zależy, czy nieobecność pracownika z powodu złych warunków atmosferycznych lub spóźnienie uzna za usprawiedliwione.

Przykład

Pracownik spóźnił się do pracy 3 godziny. Wyjaśnił pracodawcy, że powodem spóźnienia były złe warunki atmosferyczne, które spowodowały, że nie zdążył na pociąg. Pracownik mieszka w Pruszkowie. Do pracy dojeżdża codziennie do Warszawy. Pracodawca uznał spóźnienie pracownika za nieusprawiedliwione. Od kilku bowiem dni w Warszawie i okolicach nie padał śnieg, a pociągi kursowały bez zakłóceń. Poza tym pracownik miał co 30 minut w godzinach porannych, w których jeździ do pracy, pociąg kolei podmiejskiej na trasie Pruszków-Warszawa. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe. Za spóźnienie do pracy może nałożyć na pracownika karę upomnienia lub nagany.

Nieobecność w pracy z powodu złych warunków atmosferycznych jest niepłatna. Przepisy prawa pracy nie gwarantują bowiem w tym przypadku wynagrodzenia. Pracodawca nie musi zatem zapłacić pracownikowi za czas spóźnienia do pracy lub nieobecności z tego powodu. Pracodawca może jednak ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie wynagradzania, że pracownikom będzie przysługiwało wynagrodzenie za nieobecność lub spóźnienie do pracy z powodu złych warunków atmosferycznych.

Odpracowanie nieobecności spowodowanej warunkami atmosferycznymi

Pracodawca może ustalić z pracownikiem odpracowanie nieobecności w pracy spowodowanej warunkami atmosferycznymi. Odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych nie jest uważane za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy). Ze względu jednak na to, że nie można z góry przewidzieć takiej sytuacji, jak spóźnienie do pracy lub nieobecność z powodu złych warunków atmosferycznych, pracownik nie ma możliwości złożenia wymaganego pisemnego wniosku o zwolnienie od pracy z tego powodu. Natomiast złożenie pisemnego wniosku o zwolnienie od pracy jest konieczne, aby pracodawca wyraził zgodę na takie zwolnienie i wyznaczył termin odpracowania nieobecności. W przeciwnym bowiem razie odpracowanie spóźnienia lub nieobecności będzie powodowało pracę w godzinach nadliczbowych. Natomiast wyznaczenie pracy nadliczbowej jest niedopuszczalne, jeżeli byłoby wynikiem odpracowania zwolnienia od pracy. Dlatego należy uznać, że pracownik nie może odpracować nieobecności z powodu spóźnienia lub nieobecności w pracy tak, by w każdym przypadku nie dochodziło do pracy w godzinach nadliczbowych.

UWAGA!

Odpracowanie spóźnienia czy nieobecności w pracy, które powodowałoby pracę nadliczbową, jest niedopuszczalne.

Aby nie doszło do pracy nadliczbowej, odpracowanie spóźnienia powinno nastąpić praktycznie tylko w tym samym dniu, w którym do niego doszło. Odpracowanie spóźnienia w innym dniu w większości przypadków spowoduje pracę w godzinach nadliczbowych. Natomiast odpracowanie nieobecności w pracy przez cały dzień w dniu, w którym pracownik ma wyznaczony dzień pracy, jest z reguły w ogóle niemożliwe, ponieważ praktycznie zawsze będzie powodowało pracę nadliczbową.

Przykład

Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00. Z powodu korków tworzących się na skutek ciężkich warunków atmosferycznych spóźnił się do pracy w poniedziałek 3 godziny. Pracodawca polecił mu odpracowanie tego spóźnienia tego samego dnia. Pracownik pracował więc faktycznie w godz. od 11.00 do 19.00. Nie doszło zatem do pracy w godzinach nadliczbowych. Gdyby natomiast pracodawca polecił pracownikowi odpracowanie spóźnienia w innym dniu, wówczas pracownik przepracowałby faktycznie 11 godzin (8 godz. wymiaru czasu + 3 godz. spóźnienia). Pracowałby zatem przez 3 godziny nadliczbowe.

Spóźnienia z winy pracownika

Z uwagi na panujące zimą gorsze warunki pogodowe pracownicy powinni przewidzieć możliwość wystąpienia problemów z dotarciem do pracy na czas. W związku z tym aby zdążyć, powinni odpowiednio wcześnie wyjść z domu. Jeżeli spóźnienie nie będzie spowodowane wyjątkową sytuacją, np. atakiem zimy, pracodawca może nałożyć za nie karę upomnienia lub nagany albo wyciągnąć konsekwencje płacowe, np. w postaci obniżenia premii, jeśli pozwalają na to obowiązujące w zakładzie pracy przepisy płacowe. Jednorazowe spóźnienie do pracy nie jest podstawą do wypowiedzenia umowy o pracę. Jednak notoryczne spóźnienia mogę już być powodem zwolnienia z pracy.

Przykład

Latem pracownik jedzie samochodem do pracy 15 minut. Zimą zaś powinien przeznaczyć na tę drogę odpowiednio więcej czasu. Powinien również doliczyć czas na przygotowanie samochodu do drogi (odśnieżenie i odskrobanie lodu z szyb, odśnieżenie drogi wyjazdu z miejsca parkingowego itp.). Jeżeli zatem pracownik nadal wychodzi z domu 15 minut przed rozpoczęciem pracy, to spóźnienie do pracy spowodowane przygotowaniem samochodu do jazdy może zostać przez pracodawcę uznane za nieusprawiedliwione. Jeżeli będzie się powtarzać, może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia.

Urlop wypoczynkowy na czas spóźnienia

W przypadku gdy pracownik z powodu złych warunków atmosferycznych w ogóle nie jest w stanie dojechać do pracy, może rozważyć wykorzystanie na ten dzień urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku dopuszczalne jest udzielenie, na wniosek pracownika, urlopu wypoczynkowego, jeżeli pozostał mu jeszcze niewykorzystany urlop. W razie odmowy udzielenia urlopu wypoczynkowego na taki dzień przez pracodawcę pracownik może zawnioskować o udzielenie urlopu na żądanie (pod warunkiem że nie wykorzystał jeszcze 4 dni tego urlopu w danym roku) lub o urlop bezpłatny, jeżeli pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy. W przypadku ubiegania się o urlop wypoczynkowy na żądanie pracownik powinien wystąpić z prośbą o jego udzielenie przed planowanym rozpoczęciem pracy.

Podstawa prawna:

● § 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632

● art. 80, art. 151 § 2¹, art. 152, art. 167², art. 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

Katarzyna Wrońska-Zblewska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki