Czy koszty podróży służbowych prezesa oraz członków zarządu mogą być zaliczane do kosztów podatkowych, jeżeli nie jest wystawiane polecenie wyjazdu służbowego?

Tak, wydatki na podróże służbowe członków zarządów mogą być zaliczane do kosztów podatkowych, niezależnie od uprzedniego wystawienia polecenia wyjazdu służbowego na te wyjazdy. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodu (zob. art. 15 ust. 1 updop).

Kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów są zatem także wydatki spółki na podróże służbowe członków zarządu, w tym jej prezesa. Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 sierpnia 2015 r. (sygn. IBPB-1-3/4510-74/15/SK):

(...) jeśli w istocie wydatki, jakie ponosi Wnioskodawca za czas podróży służbowej (hotele, wyżywienie, przelot samolotem, dojazd taksówką) członków zarządu z Włoch do Polski, znajdują umocowanie w zawartej z członkami zarządu uchwale wspólników wprowadzającej regulamin zwrotu wydatków zarządu i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, to w świetle cyt. art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, wydatki te mogą stanowić jej koszt podatkowy. Jak wskazano bowiem we wniosku, wydatki te związane są z wykonywaniem przez członków zarządu obowiązków, które to wykonywane są w celu osiągania przez Spółkę przychodów.

Nie ma przepisu uzależniającego możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów od uprzedniego wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. W konsekwencji wydatki na podróże służbowe członków zarządu mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów niezależnie od uprzedniego wystawienia polecenia wyjazdu służbowego na te wyjazdy.

Wystawianie poleceń wyjazdów służbowych członkom zarządów spółek (w tym ich prezesom) istotne jest o tyle, że stanowią one dokument potwierdzający istnienie związku tych podróży z działalnością spółek. Potwierdzają one możliwość wpłynięcia tych podróży na uzyskanie przychodów przez spółki (ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa bowiem na spółkach - zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 14 grudnia 2007 r., sygn. ILPB3/423-107/07-2/ŁM). Posiadanie takich (lub podobnych) dokumentów jest zatem wskazane, chociaż nie bezwzględnie konieczne w razie powzięcia przez organy podatkowe wątpliwości co do tego, czy wydatki na te podróże są kosztem podatkowym.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 68

Tomasz Krywan

doradca podatkowy, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego