20/2015, data dodania: 14.10.2015 Czy można wystawić zbiorczy dokument potwierdzający wyjazd szkoleniowy grupy pracowników
PROBLEM
Kilku pracowników wyjeżdża samochodem na 1-dniowe szkolenie. Pracownicy zaproponowali to szkolenie i nie wynika ono z polecenia pracodawcy, chociaż wyraził on na nie zgodę. Szkolenie ma związek z wykonywaną pracą. Czy można wystawić jedną delegację na wyjazd i dopiąć do tego listę uczestników, czy należy wystawić delegację na każdego pracownika z osobna?
RADA
Można wystawić zbiorczy dokument potwierdzający wyjazd szkoleniowy grupy pracowników. Taki dokument, jeśli spełnia warunki dowodu księgowego, służy przede wszystkim celom podatkowym.
UZASADNIENIE
Czytelnik myli się, sądząc, że wyjazd na szkolenie jest podróżą służbową, na którą należy wystawić tzw. delegację. Wyjazd na szkolenie nie spełnia przesłanek podróży służbowej. Podróż taka ma miejsce, gdy pracodawca wydaje polecenie wykonania określonego zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Poza tym w podróży służbowej pracownik ma do wypełnienia wyznaczone zadania i czas poświęcony na ich realizację jest czasem pracy, za który przysługuje normalne wynagrodzenie. Natomiast szkolenie mieści się w pojęciu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, którym jest zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Za czas zwolnienia od pracy z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownikowi przysługuje wynagrodzenie obliczane jak za urlop wypoczynkowy. Zatem podróż służbowa i podnoszenie kwalifikacji zawodowych to dwa odrębne zdarzenia, które są rozliczane na odmiennych zasadach i podstawach prawnych.
Skoro - jak wspomniano - wyjazd na szkolenie nie stanowi podróży służbowej, to w związku z organizacją takiego wyjazdu nie należy wystawiać polecenia wyjazdu służbowego. Natomiast skoro pracodawca zamierza przyznać pracownikom dodatkowe świadczenia z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (szkolenia), to może - dla celów dowodowych i rozliczeniowych z pracownikami - wystawić polecenie wyjazdu szkoleniowego (żaden przepis nie określa wzorów tych dokumentów). Taki dokument będzie odróżniał wyjazd szkoleniowy od podróży służbowej i będzie świadczył o tym, że podnoszenie kwalifikacji odbyło się z inicjatywy pracodawcy. Rozliczone w takim dokumencie świadczenia szkoleniowe, przyznane pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy, będą korzystały ze zwolnienia podatkowo-składkowego (nielimitowanego) przewidzianego dla korzyści edukacyjnych. Przypomnijmy bowiem, że wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego, jest zwolniona:
● z podatku (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych),
● ze składek (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
W praktyce dopuszczalne jest i akceptowane przez organy podatkowe wystawienie zbiorczego polecenia wyjazdu szkoleniowego, gdy w jedną podróż ma się udać grupa pracowników. Taki dokument może być dowodem księgowym i podstawą zaliczenia wydatków na taką podróż do kosztów uzyskania przychodów. Przykładem pozytywnej interpretacji podatkowej jest tu interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 grudnia 2010 r. (sygn. IBPBI/2/423-1214/10/PC).
Zbiorczy dokument może objąć takie kwestie, jak: czas pobytu, środek lokomocji, trasa oraz poszczególne koszty, a także podpis osoby, która dokument sporządziła, zatwierdziła. Te elementy mogą być wspólne dla wszystkich pracowników. Zbiorcze polecenie wyjazdu służbowego/ /szkoleniowego dla zespołu pracowników powinno zawierać listę z wyszczególnieniem każdego z nich z imienia i nazwiska. Jednak koszty podróży powinny być zestawione i wyszczególnione dla każdego pracownika odrębnie.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 775, 1031 i 1033 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268
● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a), pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1333
● § 2 ust. 1 pkt 15 i 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967
Izabela Nowacka
ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
