17/2014, data dodania: 26.08.2014 Ekwiwalenty i ryczałty w podstawie wymiaru składek ZUS
Przy ustaleniu, czy pracodawca ma obowiązek opłacić składki od wypłaconych pracownikowi środków pieniężnych m.in. za pranie odzieży roboczej lub za korzystanie z własnych narzędzi, istotne znaczenie ma fakt, czy odpowiadają one wysokości kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika (ekwiwalent), czy są wypłacane w stałej wysokości (ryczałt). Tylko ekwiwalent nie będzie podlegał obowiązkowi oskładkowania.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
● wynagrodzenia zasadnicze,
● wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
● różnego rodzaju dodatki,
● nagrody,
● ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
● wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
● świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
● wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).
Świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów bhp
Z podstawy wymiaru składek wyłączona jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia. Nie podlegają oskładowaniu ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Ze składek ZUS jest również zwolniona wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dalej rozporządzenie składkowe).
Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić, aby stosowne środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze miały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 Kodeksu pracy).
UWAGA!
Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są ekwiwalenty pieniężne wynikające z przepisów bhp w kwocie faktycznie poniesionych kosztów.
PRZYKŁAD
Pracodawca wypłaca pracownicom zatrudnionym na stanowisku sprzątaczki ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, uwzględniając faktycznie poniesione przez nie koszty energii elektrycznej, środków do prania itp. W tej sytuacji wartość wypłaconego ekwiwalentu nie będzie oskładkowana.
Ze składek zwolnione jest zatem tylko takie świadczenie, które jest wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów. Potwierdzają to także interpretacje indywidualne ZUS.
Przykłady interpretacji ZUS na temat oskładkowania ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej
| Numer interpretacji | Decyzja ZUS |
| 1 | 2 |
| Interpretacja indywidualna wydana przez Oddział ZUS w Lublinie 11 kwietnia 2013 r. (DI/200000/451/381/2013) | (...) W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są one wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty faktycznie poniesione przez pracownika (...). |
| Interpretacja indywidualna wydana przez Oddział ZUS w Gdańsku 3 marca 2014 r. (DI/100000/43/57/2014) | (...) Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej oraz odzieży prywatnej wykorzystywanej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego i nie zmienia tego okoliczność ustalenia jego w różnej wysokości w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika, jako pracownika fizycznego bądź pracownika umysłowego. W sytuacji więc, gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom ekwiwalent pieniężny z przeznaczeniem na poniesienie kosztów prania odzieży roboczej w stałej wysokości, to jego wartość będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (...). |
Jeśli pracodawca comiesięcznie wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny w stałej, zryczałtowanej wysokości, składki ZUS będą należne. Bezpośrednim skutkiem ustalenia stałej kwoty wskazanego świadczenia jest bowiem jego nieekwiwalentność w stosunku do faktycznych kosztów prania odzieży roboczej poniesionych przez różnych pracowników.
PRZYKŁAD
Pracodawca wypłaca pracownikom zatrudnionym na budowie ryczałt za pranie odzieży w stałej miesięcznej wysokości 20 zł, bez względu na wysokość poniesionych kosztów. W tym przypadku wartość ekwiwalentu będzie stanowiła podstawę wymiaru składek. Pracodawca powinien doliczyć kwotę 20 zł do miesięcznego wynagrodzenia i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów wewnątrzzakładowych
Zasadniczo pracodawca ma obowiązek wyposażyć stanowisko pracy w potrzebne narzędzia i materiały. Często jednak pracownicy przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych korzystają z własnego sprzętu, a pracodawca w zamian wypłaca im ekwiwalent pieniężny. Zasady rozliczeń określają najczęściej przepisy wewnątrzzakładowe (np. regulamin pracy) lub umowa o pracę. Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, nie są wliczane do podstawy wymiaru składek (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego). Należy jednak pamiętać, że gdy pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione w związku z używaniem w celach służbowych prywatnego sprzętu, nie będą one uwzględniane w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jeśli zostaną spełnione określone warunki, a mianowicie:
● ekwiwalent jest wypłacany w pieniądzu,
● narzędzia, materiały lub sprzęt faktycznie są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
● stanowią one własność pracownika,
● kwota wypłaconego ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom (najlepiej, jeśli pracownik je udokumentuje, gdy jest to możliwe).
Jeśli zatem wypłacany ekwiwalent spełnia powyższe wymagania, to jest zwolniony ze składek. W sytuacji natomiast, gdy pracodawca wypłaca pracownikowi ryczałt (tj. pewną określoną kwotę bez względu na wysokość poniesionych kosztów), będzie on oskładkowany.
PRZYKŁAD
Andrzej K. jest zatrudniony w firmie farmaceutycznej jako przedstawiciel handlowy. Korzysta z własnego telefonu komórkowego, a pracodawca każdego miesiąca zwraca mu poniesione koszty na podstawie przedstawionych bilingów telefonicznych. Od wypłaconego ekwiwalentu nie należy opłacać składek.
PRZYKŁAD
Joanna B. jest zatrudniona w agencji reklamowej. Do celów służbowych wykorzystuje własnego laptopa. W związku z tym pracodawca wypłaca jej co miesiąc ryczałt w stałej wysokości 150 zł. W tej sytuacji wypłacony ryczałt będzie stanowił podstawę wymiaru składek, gdyż nie odpowiada on wysokości faktycznie poniesionych kosztów.
Odpowiedzi na pytania Czytelników
Czy wypłaty pracownikom stałych kwot w formie ryczałtów za pranie odzieży roboczej, choć nazywane w regulaminie pracy ekwiwalentami pieniężnymi, które mają rekompensować poniesione koszty, będą wyłączone z podstawy wymiaru składek?
Nie. Wypłacane pracownikom świadczenia pieniężne z tytułu prania odzieży roboczej stanowią ryczałt ustalany kwotowo, bez względu na faktycznie poniesione przez pracowników koszty. Mimo swej nazwy takie świadczenie nie jest ekwiwalentem korzystającym z wyłączenia składkowego (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego), zatem podlega oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 2376, art. 2377, art. 2379 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208
● art. 18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 598
● art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1004
● § 2 ust. 1 pkt 6 i pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860
● art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 915
Małgorzata Kozłowska
radca prawny, od 10 lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, specjalizuje się m.in. w problematyce koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, były wieloletni pracownik ZUS
