Jakie skutki w zakresie rozliczeń płacowych ma nieuregulowanie przez pracodawcę należnych składek ZUS

UZASADNIENIE

W przypadku gdy przy rozliczeniach świadczeń należnych zatrudnionym osobom wystąpi niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, pracodawcy muszą w pierwszej kolejności skorygować dokumentację rozliczeniową i niezwłocznie uregulować zaległości wobec ZUS wraz z należnymi odsetkami. Nie ma przy tym znaczenia, czy płatnik odzyska od ubezpieczonego składki, które ten powinien sfinansować ze swojego wynagrodzenia.

Płatnik, który uregulował wynikającą z korekty dokumentacji rozliczeniowej pełną kwotę składek z własnych środków, ma prawo domagać się od pracowników zwrotu tej części należności składkowych, która powinna być sfinansowana z ich wynagrodzenia. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2013 r. (III PZP 6/13, OSNP 2014/11/154) w takim przypadku pracodawca ma roszczenie do ubezpieczonego z tytułu jego bezpodstawnego wzbogacenia, a termin przedawnienia tego roszczenia liczy się od daty faktycznego opłacenia składek.

Pracodawca nie może - bez zgody pracownika - potrącać z jego pensji zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, mimo że pracownik był zobowiązany do ich sfinansowania. Aby takie potrącenie mogło dojść do skutku, pracownik musi wyrazić na nie pisemną zgodę. W przeciwnym razie pracodawca może dochodzić tego roszczenia przed sądem.

UWAGA!

Warunkiem potrącenia z wynagrodzenia pracownika niedopłaty składek ZUS jest jego zgoda wyrażona na piśmie.

W przypadku pomniejszania pensji pracowniczej z tytułu zaległych składek ZUS obowiązuje kwota wolna od potrąceń w wysokości 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniach z tytułu podatku i składek. Tego typu potrącenie należy bowiem traktować jako dobrowolne, dokonywane na rzecz pracodawcy (z tytułu nadpłaty wynagrodzenia powstałej wskutek niepomniejszenia go o należne składki).

Niepobranie przez pracodawcę składek ZUS, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinien potrącić on ze środków zatrudnionego, nie skutkuje powstaniem nadpłaty zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wynika to z tego, że:

• miesięczną podstawę obliczenia podatku pracownika stanowi dochód po odliczeniu kwot m.in. składek na ubezpieczenia społeczne potrąconych w danym miesiącu przez płatnika ze środków osoby zatrudnionej (art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o pdof),
• zaliczka na podatek należna od dochodu pracownika jest pomniejszana o składkę zdrowotną, która została faktycznie pobrana z jego wynagrodzenia (art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b i art. 41 ust. 1a ustawy o pdof).

Zatem przy obliczaniu miesięcznej zaliczki podatkowej od wypłacanych pracownikowi należności zakład pracy może uwzględnić wyłącznie te składki ZUS, które w danym miesiącu zostały faktycznie pobrane z pensji pracownika. Oznacza to, że w analizowanym przypadku pracodawca prawidłowo obliczył zaliczki na podatek zatrudnionych osób w miesiącach skontrolowanych przez ZUS, gdyż przy wyliczeniach wziął pod uwagę tylko te składki, które w tych miesiącach pomniejszyły przychód pracowników. Nie ma więc potrzeby dokonywania korekty podatku.

PRZYKŁAD

Wskutek błędu programu kadrowo-płacowego od dodatku stażowego wypłacanego pracownikowi spółki z o.o. w okresie od stycznia do marca 2017 r. nie potrącano składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne. Pomyłkę wykrył ZUS w trakcie kontroli w sierpniu 2017 r. ZUS nakazał spółce zapłatę zaległych składek. Po ich uregulowaniu (i sporządzeniu korekty dokumentacji rozliczeniowej) spółka uzyskała od pracownika zgodę na potrącenie z jego pensji kwoty niedopłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w łącznej kwocie 154,58 zł. Ponieważ pracownik uzyskuje stały miesięczny przychód w wysokości 3000 zł brutto, spółka potrąciła niedopłatę składek jednorazowo z sierpniowego wynagrodzenia. W opisanej sytuacji nie należało korygować zaliczek podatkowych naliczonych za okres od stycznia do marca 2017 r., które na dzień wypłaty dodatku zostały ustalone w prawidłowej wysokości.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 16 ust. 1, art. 22 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1475

• art. 79 ust. 1, art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1793; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1428

• art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

• art. 26 ust. 1, art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b, art. 41 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1448

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od wielu lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej