Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 13-14/2017, data dodania: 12.06.2017

Co zrobić, gdy ZUS opóźnia się ze zwrotem płatnikowi nadpłaconych składek

PROBLEM

Nasza spółka w marcu 2017 r. złożyła w ZUS korekty dokumentacji rozliczeniowej za lata 2013-2015. W wyniku korekt powstała nadpłata, którą chcemy odzyskać. Na początku czerwca 2017 r. wystąpiliśmy do ZUS z wnioskiem o zwrot nadpłaty. Niestety, zamiast rozliczenia nadpłat ZUS przesłał nam informację o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w celu zbadania, czy mieliśmy podstawy do złożenia korekt. Postępowanie trwa aż do teraz i w naszej sprawie nie została wydana żadna decyzja. Obawiamy się, że nadpłacone składki zaczną się przedawniać. Jakie działania możemy podjąć, aby uzyskać rozliczenie konta i odzyskać nadpłacone pieniądze?

RADA

Ponieważ od złożenia wniosku o zwrot nadpłaty upłynęły 2 miesiące, obecnie, w dowolnym terminie, mogą Państwo wnieść do sądu odwołanie w związku z bezczynnością ZUS. Odwołanie należy złożyć za pośrednictwem właściwej dla miejsca prowadzenia działalności jednostki terenowej ZUS. Sprawę zbada sąd okręgowy i rozstrzygnie, czy na koncie płatnika faktycznie istnieje nadpłata (w Państwa przypadku - czy złożenie korekt było zasadne). Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

W sytuacji gdy płatnik składek dostrzegł nieprawidłowości w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych lub został zawiadomiony o nich przez ZUS, jest zobowiązany w terminie 7 dni, licząc od daty stwierdzenia błędów (albo od daty zawiadomienia przez ZUS), złożyć korektę błędnych dokumentów - imienny raport miesięczny korygujący oraz deklarację rozliczeniową korygującą (art. 41 ust. 6 ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Do płatnika składek Walk Sp. z o.o. 24 kwietnia 2017 r. wpłynęło zawiadomienie z ZUS o stwierdzonym przez organ rentowy błędzie rachunkowym przy obliczaniu wysokości składki na ubezpieczenie rentowe w imiennym raporcie miesięcznym ubezpieczonej Joanny K. za luty 2017 r. Spółka powinna zatem w ciągu 7 dni dokonać korekty raportu ZUS RCA za tę ubezpieczoną i przesłać go do ZUS wraz z deklaracją korygującą ZUS DRA (opatrzoną tym samym co raport, kolejnym numerem identyfikatora). Ze względu na fakt, że ostatni dzień tego terminu przypadł na dzień ustawowo wolny od pracy, tj. 1 maja, termin na dokonanie korekty upłynął 2 maja 2017 r.

 

Jeżeli w wyniku złożonych korekt na koncie płatnika powstanie nadpłata, ZUS z urzędu zaliczy ją na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Jeśli płatnik nie zalega z kwotami na rzecz ZUS, może wystąpić z wnioskiem o zwrot nadpłaty. Nadpłacone składki powinny być zwrócone przez ZUS w terminie 30 dni od złożenia przez płatnika korekt oraz wniosku o zwrot nadpłaty. Uchybienie temu terminowi skutkuje koniecznością zapłaty przez ZUS odsetek w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych. Nadpłatę płatnik może odzyskać tylko wtedy, gdy nie ma zaległych zobowiązań wobec ZUS.

ZUS jest uprawniony do weryfikowania zasadności złożonych przez płatnika korekt. W razie korygowania prostych błędów rachunkowych rozliczenie nadpłaty składek zwykle następuje szybko. Jeśli jednak dochodzi np. do poważnej korekty podstawy wymiaru składek, szczególnie za długie okresy - można oczekiwać wszczęcia przez ZUS postępowania wyjaśniającego. ZUS mógł zatem podjąć czynności wyjaśniające w tej sprawie, jednak powinien przeprowadzić to postępowanie z zachowaniem ustawowych terminów. Od dnia złożenia przez płatnika poprawnych dokumentów rozliczeniowych i wniosku o zwrot nadpłaty organ miał 30 dni na zwrot nadpłaconych składek lub wydanie decyzji odmownej.

Jeżeli spółka złożyła wniosek o zwrot nadpłaty do ZUS wraz z korektą dokumentacji rozliczeniowej, a ZUS nie zakończył postępowania w ww. terminie, to po upływie 2 miesięcy od zgłoszenia roszczenia płatnika spółka może złożyć odwołanie na bezczynność ZUS (art. 83 ust. 3 ustawy systemowej). Odwołanie składa się do organu rentowego, a właściwy do jego rozstrzygnięcia jest sąd okręgowy (art. 477⁸ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Przykładowe odwołanie w razie bezczynności ZUS na żądanie zwrotu nadpłaty składek

Warszawa, 3 lipca 2017 r.

 

Sąd Okręgowy w Warszawie

XIII Wydział Ubezpieczeń Społecznych

ul. Płocka 9, 01-231 Warszawa

 

za pośrednictwem

Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Oddział w .......................................

Płatnik: Magadex Sp. z o.o.

ul. Krajeńska 12 lok. 7, 00-230

Warszawa

NIP 546-00-29-109

 

 

ODWOŁANIE

 

Działając na podstawie art. 83 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek - Magadex Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie wnosi odwołanie w związku z bezczynnością Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, III Oddział w Warszawie w przedmiocie zwrotu nadpłaconych przez płatnika składek na ubezpieczenia społeczne za okres styczeń 2013 r. - marzec 2014 r.

 

Magadex Sp. z o.o. wnosi o zasądzenie kwoty nadpłaconych składek wraz z odsetkami.

 

 

U z a s a d n i e n i e

 

W dniu 13 stycznia 2017 r. płatnik złożył w III Oddziale ZUS w Warszawie imienne raporty miesięczne korygujące, deklaracje rozliczeniowe korygujące za okres styczeń 2013 r. - marzec 2014 r. wraz z wnioskiem o zwrot nienależnie zapłaconych składek (ZUS EZS-P). W dniu 24 stycznia 2017 r. płatnik został zawiadomiony o wszczęciu przez ZUS postępowania wyjaśniającego. Pomimo upływu niemal 6 miesięcy od złożenia wniosku o zwrot nadpłaty składek ZUS nie dokonał zwrotu należności. Nie została też w tej sprawie doręczona płatnikowi żadna decyzja.

 

  1. W tym stanie wniesienie odwołania stało się konieczne.

 

Antoni Kowalczyk

Prezes Zarządu

 

Załączniki:

  1. odpis z KRS

  2. odpis odwołania wraz z załącznikami

  3. kopie dokumentów doręczonych do ZUS wraz z potwierdzeniem ich odbioru przez ZUS

 

Odwołanie na bezczynność ZUS może być złożone w każdym czasie, po upływie 2 miesięcy od złożenia wniosku o zwrot nienależnie zapłaconych składek. Warto jednak przypomnieć, że jeśli ZUS wydałby decyzję odmawiającą zwrotu nadpłaconych składek, odwołanie od decyzji należałoby wnieść w terminie 1 miesiąca od dnia jej doręczenia. Organ rentowy przekazuje odwołanie do właściwego sądu okręgowego, załączając swoje stanowisko w sprawie. W ramach autokontroli ZUS może jednak dokonać zwrotu nadpłaconych składek, kończąc tym samym postępowanie w sprawie (wówczas odwołanie nie jest przesyłane do sądu).

Warto też przypomnieć, że nienależnie opłacone składki zasadniczo przedawniają się po 5 latach od dnia:

  • ich opłacenia (w sytuacji gdy o nadpłacie nie poinformował płatnika ZUS),
  • otrzymania zawiadomienia od ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek.

Bieg terminu przedawnienia ulega jednak zawieszeniu zasadniczo od dnia wszczęcia przez ZUS postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna. W sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych ostateczna decyzja organu rentowego staje się prawomocna:

  • z upływem terminu do jej zaskarżenia do sądu ubezpieczeń społecznych (decyzja niezaskarżona),
  • w dniu, w którym sąd ubezpieczeń społecznych prawomocnym wyrokiem oddali odwołanie (por. wyrok SN z 6 czerwca 2013 r., II UK 343/12).  

Po okresie zawieszenia termin przedawnienia biegnie dalej z uwzględnieniem okresu sprzed zawieszenia.

 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 24 ust. 6a-6h, art. 41 ust. 6 i ust. 7a, art. 47 ust. 3, art. 83 ust. 2-3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1027

  • art. 477⁸ § 1, art. 477⁹ § 1, § 2, § 4, § 5, art. 477¹ᴼ § 1, art. 477¹⁴ § 3 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1136

  • art. 61 § 3-4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 23; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 935

 

dr Aneta Olędzka

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń i prawa cywilnego

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK