Jakie nowe uprawnienia uzyskał ZUS od 13 czerwca 2017 r. w zakresie ustalania właściwego płatnika składek

Od 1 stycznia 2018 r. zostaną wprowadzone indywidualne numery rachunków składkowych, na które płatnicy składek będą przekazywać - jedną wpłatą - należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, FGŚP i FEP. Wcześniej, bo już od 13 czerwca 2017 r., ZUS otrzymał możliwość ustalenia, na mocy decyzji administracyjnej, który podmiot jest faktycznie płatnikiem składek w odniesieniu do ubezpieczonych zgłoszonych do ZUS przez więcej niż jedną firmę.

Zmiany w zakresie ustalania przez ZUS "właściwego" płatnika składek budzą duże kontrowersje. Początkowo (zgodnie z projektem nowelizacji) regulacje te miały mieć zastosowanie tylko w przypadku tzw. outsourcingu pracowniczego, gdy przejęcie pracowników w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy odbywało się niezgodnie z prawem i faktycznie płatnikiem składek w dalszym ciągu pozostawał dotychczasowy pracodawca "przejmowanych" pracowników. Okazało się jednak, że ostateczna, uchwalona wersja nowych przepisów pozwala w zasadzie w każdej sytuacji na jednostronne ustalenie przez ZUS rzeczywistego płatnika składek - nie tylko w przypadku tzw. outsourcingu pracowników, ale także w razie zbiegu tytułów do ubezpieczeń, tj.:

• umowy o pracę i umowy zlecenia,
• kilku umów zlecenia,
• umowy zlecenia wykonywanej na rzecz pracodawcy.

Płatnik składek i podmiot "zgłaszający"

ZUS w toku kontroli lub postępowania wyjaśniającego (administracyjnego) może ustalić, że płatnikiem składek jest faktycznie inny podmiot niż ten, który dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i rozliczał składki za ubezpieczonych.

PRZYKŁAD

Firma A, świadcząca usługi w zakresie produkcji maszyn rolniczych, 1 stycznia 2015 r. zawarła umowę outsourcingu z firmą B (agencją zatrudnienia) i rzekomo przekazała jej część swoich pracowników. Następnie okazało się, że firma B nie opłacała składek za te osoby za okres od stycznia 2015 r. do grudnia 2016 r. Ponadto, jak ustalił ZUS w toku kontroli, pracownicy, formalnie zatrudnieni w firmie B, faktycznie wykonywali prace na rzecz firmy A i pod jej nadzorem. ZUS stwierdził zatem, że nie doszło do przejścia części zakładu pracy na mocy art. 23¹ Kodeksu pracy i płatnikiem składek jest w rzeczywistości firma A.

Po przeprowadzeniu postępowania i ustaleniu "właściwego" płatnika składek ZUS wyda w tym zakresie decyzję zarówno podmiotowi zgłaszającemu ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych, jak i płatnikowi składek ustalonemu przez ZUS. Po uprawomocnieniu się tej decyzji ZUS sporządzi za płatnika z urzędu dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi za okres wskazany w decyzji.

PRZYKŁAD

Spółka akcyjna zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy. Spółka ta ma zawarty kontrakt na podwykonawstwo z firmą X. Firma X zawiera umowy zlecenia z pracownikami spółki akcyjnej. ZUS w toku kontroli ustalił, że płatnikiem składek zarówno z tytułu umów o pracę, jak i z tytułu umów zlecenia jest spółka akcyjna, której pracownicy wykonywali jednocześnie umowy zlecenia zawarte z podwykonawcą tej spółki, firmą X. Podwykonawca zgłosił te osoby tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Zdaniem ZUS była to praca wykonywana na rzecz pracodawcy w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy systemowej. Tym samym przychody z umów zlecenia powinny być oskładkowane tak jak przychody ze stosunku pracy - w pełnym zakresie (obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne). Po uprawomocnieniu się decyzji ZUS będzie mógł z urzędu sporządzić dokumenty korygujące za spółkę akcyjną będącą płatnikiem składek (w tym przypadku - skorygować podstawy wymiaru składek z tytułu umów o pracę poprzez uwzględnienie w nich kwot przychodów z tytułu umów zlecenia zawartych z firmą X).

Nowelizacja wprowadza nową definicję ustawową podmiotu zgłaszającego ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych. Jest nim podmiot niebędący płatnikiem składek, który dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń pracowników, zleceniobiorców oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, lecz wykonujących pracę na rzecz pracodawcy, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy systemowej. Nowelizacja przewiduje też nowy rodzaj decyzji wydawanej przez ZUS - jest to decyzja ustalająca płatnika składek, której stronami będą podmiot zgłaszający ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych oraz płatnik składek.

UWAGA!

Na mocy nowych przepisów ZUS ma prawo ustalić "właściwego" płatnika składek, bez względu na to, który podmiot dokonywał zgłoszenia do ubezpieczeń.

Po stwierdzeniu przez ZUS, że podmiot zgłaszający do ubezpieczeń nie jest płatnikiem składek, i po sporządzeniu dokumentów korygujących na jego koncie powstanie nadpłata, natomiast na koncie płatnika składek - zadłużenie. ZUS przeksięguje nadpłatę z urzędu, w sposób proporcjonalny, w stosunku do kwoty należnych składek za każdego ubezpieczonego, który został wykazany w imiennych raportach miesięcznych przekazanych przez nieuprawniony podmiot. ZUS zaliczy więc nadpłatę na poczet należności z tytułu składek właściwego płatnika składek (zaległych lub bieżących, a w razie ich braku - na poczet przyszłych). Oznacza to, że firma, która dokonała zgłoszenia ubezpieczonych do ubezpieczeń nie ma możliwości odzyskania opłaconych składek.

PRZYKŁAD

ZUS wydał wobec firm X i Y decyzję ustalającą, że płatnikiem składek za osoby zgłoszone do ubezpieczeń społecznych z tytułu umów zlecenia przez firmę Y jest faktycznie firma X. Ponieważ ani jedna, ani druga firma nie złożyła odwołania od tej decyzji, po upływie terminu na wniesienie odwołania stała się ona prawomocna. ZUS z urzędu skorygował dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe za ubezpieczonych na koncie płatnika - firmy Y i w związku z tym na tym koncie powstała nadpłata (w odniesieniu do zleceniobiorców firma Y nie jest płatnikiem składek, dlatego wszelkie kwoty wpłacone z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne są kwotami nienależnie opłaconymi). ZUS sporządził także z urzędu dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe w firmie X, za okres wskazany w decyzji. Wskutek tego na koncie firmy X powstało zadłużenie. ZUS z urzędu zapisze kwotę składek opłaconych przez firmę Y na koncie firmy X, zaliczając ją na poczet zadłużenia. Firma Y nie może odzyskać nadpłaconych składek na ogólnych zasadach .

Jak widać na powyższym przykładzie, art. 24 ust. 6a-6f, dotyczący zwrotu nienależnie opłaconych składek, nie będzie miał w tym przypadku zastosowania. Na konto właściwego płatnika składek będą także przenoszone informacje dotyczące świadczeń wypłaconych przez podmiot "zgłaszający do ubezpieczeń" (nieuznany przez ZUS za płatnika składek).

W praktyce ZUS będzie mógł zatem zakwestionować umowy zawarte z ubezpieczonymi i w zasadzie uznać je za nieważne. Szczególnie dotkliwe będzie to w sytuacji, gdy np. ubezpieczeni, z racji zbiegu tytułów do ubezpieczeń na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy systemowej, byli zgłoszeni z drugiej umowy zlecenia tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

PRZYKŁAD

Spółka A w latach 2012-2015 zatrudniała zleceniobiorców, którzy z tego tytułu byli zgłoszeni do ZUS oraz za których były odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od bardzo niskich podstaw wymiaru składek (najczęściej 10 zł). Zleceniobiorcy ci jednocześnie byli zatrudnieni na podstawie umów zlecenia w innej spółce tej samej grupy kapitałowej (spółce B). Umowy zawarte ze spółką B zapewniały dochód w granicach minimalnego wynagrodzenia za pracę, jednak były od nich opłacane wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne (wykorzystywano w ten sposób ówcześnie obowiązujące przepisy o zbiegu tytułów do ubezpieczeń - dwóch umów zlecenia). W 2017 r. ZUS wszczął kontrolę w obu firmach równolegle. ZUS będzie miał prawo określić, który z dwóch płatników - spółka A czy spółka B - jest płatnikiem składek w odniesieniu do zleceniobiorców, i właśnie tę firmę obciążyć całą zaległością składkową z tytułu wszystkich umów zlecenia. Nowe przepisy nie wskazują, czym powinien kierować się ZUS przy ustalaniu "właściwego" płatnika składek. ZUS jako płatnika składek może dowolnie wskazać np. tę firmę, która daje większe szanse na wyegzekwowanie zadłużenia. O tym, który podmiot jest płatnikiem składek, mogą zatem decydować względy zupełnie inne, niż wynikałoby to z przepisów ubezpieczeniowych.

Na etapie prac nad projektem nowelizacji eksperci wskazywali, że ustalanie płatnika składek powinno należeć do kompetencji sądów, a nie być pozostawione do uznania ZUS. W praktyce jednak to właśnie sądy będą sprawowały faktyczną kontrolę nad tego rodzaju ustaleniami, ponieważ ustalenie płatnika przez ZUS musi nastąpić w drodze decyzji administracyjnej. Od niej przysługuje odwołanie do sądu, który ostatecznie rozstrzygnie, czy ustalenia ZUS są prawidłowe.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że firmy opisane w poprzednim przykładzie nie zgadzają się z ustaleniami ZUS. W takiej sytuacji mogą w terminie 1 miesiąca od daty doręczenia decyzji złożyć za pośrednictwem ZUS odwołanie do właściwego sądu okręgowego. Wówczas cała sprawa zostanie ponownie zbadana przez sąd i to sąd ostatecznie ustali, która firma jest płatnikiem składek w odniesieniu do ubezpieczonych wskazanych w decyzji ZUS. Sąd może też uznać, że płatnikami są obie firmy.

Prawo zadziała wstecz

Wiele kontrowersji budzą także przepisy przejściowe omawianej nowelizacji. Nowe przepisy będą miały zastosowanie również do składek nienależnie opłaconych przez podmiot "zgłaszający" (a nieuznany za płatnika), przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy i nieprzedawnionych na dzień jej wejścia w życie. Także w razie wydania przez ZUS, przed dniem wejścia w życie nowelizacji, decyzji ustalającej obowiązek podlegania ubezpieczeniom składki należne za okres wskazany w tej decyzji będą podlegały przeksięgowaniu na zasadach określonych w art. 38a ust. 3-7 ustawy systemowej po nowelizacji. Oznacza to, że ZUS będzie mógł stwierdzić za okres wsteczny (nawet do 5 lat), sprzed wejścia w życie nowych przepisów, że płatnikiem składek jest inna firma niż ta, która dokonała zgłoszenia do ubezpieczeń, i inna firma odpowiada za zobowiązania składkowe. Rozwiązanie to jest niezgodne z zasadą niedziałania prawa wstecz.

PRZYKŁAD

ZUS na początku 2017 r. przeprowadził w firmie C kontrolę, w toku której stwierdził, że umowy zlecenia zawarte przez ubezpieczonych z tą firmą w okresie 2014-2016 r. są nieważne ze względu na fakt, iż zostały zawarte w celu obejścia prawa. Spółka zgłosiła zastrzeżenia do protokołu kontroli. 30 maja 2017 r. ZUS poinformował o sposobie rozpatrzenia tych zastrzeżeń - nie zostały one uwzględnione. Firma ma teraz 30 dni na skorygowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Po wejściu w życie omawianej nowelizacji ZUS będzie mógł wydać obejmującą okres wsteczny decyzję stwierdzającą, że faktycznie płatnikiem składek jest firma D, z którą ubezpieczeni także mieli zawarte umowy zlecenia i która współpracowała z firmą C.

Wszystkie omówione powyżej zmiany przepisów obowiązują od 13 czerwca 2017 r.

Indywidualny rachunek przedsiębiorcy - jedna wpłata

Od 1 stycznia 2018 r. każdy przedsiębiorca będzie miał w ZUS przydzielony indywidualny rachunek, na który będzie przelewał dotychczasowe składki. Obecnie funkcjonują 3 (lub nawet 4 - w przypadku gdy płatnik opłaca składki także na FEP) odrębne numery rachunków do wpłat, a płatnicy dokonują wpłat z podziałem na składki społeczne, zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i FGŚP oraz - odrębnie - na FEP). Po zmianie przepisów należności z tytułu składek będą opłacane przez płatnika składek jedną wpłatą na przydzielony przez ZUS numer rachunku składkowego.

W okresie do 1 stycznia 2018 r. zostanie wydane nowe rozporządzenie o kolejności i sposobie zaliczania wpłat dokonanych na rachunek składkowy na należności FUS oraz inne należności, do których poboru jest zobowiązany ZUS. Rozporządzenie będzie regulować sposób rozliczania wpłat (niedopłat i nadpłat) w nowym trybie, w tym uwzględniać dotychczasowy priorytet pokrywania należności na poszczególne fundusze (FUS, FEP, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP).

ZUS będzie generował dla płatnika numer rachunku składkowego niezwłocznie po utworzeniu konta płatnika składek. Informacja o numerze rachunku składkowego będzie przekazywana za pośrednictwem operatora pocztowego jako przesyłka rejestrowana (polecona, z możliwością jej śledzenia) lub w przypadku płatnika składek, który w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS utworzył profil informacyjny - będzie udostępniana w tym systemie.

Dla już istniejących płatników ZUS wygeneruje numery rachunków składkowych do końca tego roku i zewidencjonuje je na kontach płatników składek wpisanych do Centralnego Rejestru Płatników Składek. Do 31 grudnia 2017 r. ZUS przekaże informacje o numerach rachunków składkowych płatnikom składek, którzy opłacają należności z tytułu składek, w postaci papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego jako przesyłkę rejestrowaną lub - w przypadku płatników składek, którzy w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS utworzyli profil informacyjny - udostępni numery rachunków składkowych w tym systemie. Jeżeli płatnicy składek nie otrzymają informacji o numerach rachunków składkowych w terminie do 31 grudnia 2017 r., będą obowiązani zwrócić się do właściwej jednostki ZUS o jej przekazanie przed najbliższym terminem opłacania składek. Numery rachunków składkowych wygenerowane przez ZUS będą aktywne od 1 stycznia 2018 r.

ZUS rozpoczyna przygotowania techniczne do wprowadzenia omówionych zmian m.in. przez informowanie płatników o zmianach oraz przypomnienie o konieczności sprawdzenia i zaktualizowania danych płatnika, które zostały przesłane do ZUS - szczególnie danych adresowych, numeru telefonu i e-maila.

Informacja przesłana przez ZUS do użytkowników programu Płatnik i ePłatnik

Odpowiedzialność osób trzecich za zobowiązania wobec ZUS

Znowelizowany przepis art. 31 ustawy systemowej zawiera odesłanie do art. 118 § 1 Ordynacji podatkowej, regulującego kwestie dotyczące przedawnienia zobowiązań wynikających z decyzji przenoszącej odpowiedzialność na osobę trzecią. Stosownie do przepisów ustawy systemowej przedawnienie należności z tytułu składek na podstawie decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej lub następcy prawnego następuje po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została wydana. Natomiast art. 118 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że termin przedawnienia należności wynikających z ww. decyzji wynosi 3 lata. Zmiana ta została zatem wprowadzona w celu ujednolicenia terminów przedawnienia. Po wejściu w życie tego przepisu, czyli od 13 czerwca 2017 r., przedawnienie należności z tytułu składek na podstawie decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej lub następcy prawnego następuje po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została wydana.

Brak możliwości uzyskania interpretacji ZUS po przeprowadzonej kontroli

Również od 13 czerwca 2017 r. ZUS nie wyda przedsiębiorcy interpretacji indywidualnej w zakresie tych elementów stanu faktycznego, które w dniu złożenia wniosku o interpretację są przedmiotem toczącego się postępowania wyjaśniającego lub kontroli albo gdy w tym zakresie sprawa została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji ZUS. Dotychczas przedsiębiorcy składali wnioski o interpretacje, których celem było przede wszystkim rozstrzygnięcie spraw spornych w związku z ustaleniami dokonanymi przez ZUS w toku postępowania wyjaśniającego lub kontroli. W celu wyeliminowania tej praktyki postulowano zmianę w art. 83d ustawy systemowej. Analogiczny przepis, dotyczący indywidualnych interpretacji podatkowych, jest zawarty w art. 14b § 5 Ordynacji podatkowej.

W konsekwencji omawianej zmiany niemożliwe będzie uzyskanie interpretacji w odniesieniu do określonego stanu faktycznego będącego przedmiotem ustaleń ZUS.

PRZYKŁAD

Firma ABC zwróciła się do ZUS o wydanie interpretacji w sprawie uwzględniania w podstawie wymiaru składek zwrotu członkowi rady nadzorczej kosztów podróży służbowej. Wniosek o interpretację miał związek z zakończoną u tego płatnika kontrolą, której przedmiotem była m.in. wyżej wskazana kwestia. Protokół kontroli był dla spółki negatywny (nie uwzględniał wyłączenia składowego, stosowanego przez płatnika). Po wejściu w życie nowelizacji ZUS odmówi wydania interpretacji w zakresie objętym kontrolą.

Zaświadczenia o niezaleganiu w formie dokumentu elektronicznego

Ustawa nowelizująca przewiduje także m.in. wprowadzenie ułatwień dla płatników składek, jeśli chodzi o wydawanie przez ZUS zaświadczeń o niezaleganiu z wpłatami przez zrównanie - pod względem prawnym - zaświadczeń wydawanych w postaci papierowej i wydruków elektronicznych samodzielnie wygenerowanych przez płatnika z systemów elektronicznych ZUS. Zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek oraz decyzje o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu wydane przez ZUS w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym będą mogły być wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał.

ZUS umożliwia weryfikację zaświadczenia lub decyzji, o których mowa wyżej, przez udostępnioną przez ZUS stronę internetową, po podaniu:

• danych identyfikujących zaświadczenie albo decyzję,
• typu identyfikatora płatnika składek i jego numeru, 3) daty wydania zaświadczenia lub decyzji.

Wydruki zaświadczeń elektronicznych o niezaleganiu w opłacaniu składek mają moc zrównaną z mocą dokumentów w formie papierowej wydawanych przez ZUS, jeżeli zawierają wyżej wymienione dane, umożliwiające ich weryfikację na stronie ZUS.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 pkt 1b, pkt 3, pkt 7, pkt 8, pkt 12a, pkt 17 oraz art. 3, art. 5 ustawy z 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2017 r. poz. 1027

• art. 83 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r., ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1027

• art. 109, art. 110, art. 112, art. 23¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1027

• art. 14b § 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 201; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 935

• art. 477⁸-477^14a ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 85

Anna Wieczorek

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej