Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 22/2017 [dodatek: Temat na życzenie], data dodania: 06.11.2017

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku - o czym trzeba pamiętać

Planując wymiary czasu pracy na 2018 r. należy wziąć pod uwagę konieczność oddania dnia wolnego za święto, które przypada w sobotę. W 2018 r. trzeba będzie zapewnić pracownikom dodatkowy dzień wolny za święto Trzech Króli przypadające w sobotę 6 stycznia. Nie należy też zapominać o obowiązkach w zakresie urlopów wypoczynkowych. Niektórzy pracodawcy muszą bowiem ustalić m.in. plany urlopów na 2018 r., a wszyscy będą korzystać ze współczynnika urlopowego, jaki będzie obowiązywał w 2018 r.

 

I. Prawo pracy

1. Udzielanie urlopów wypoczynkowych na przełomie roku

Urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Wyjątkowo niewykorzystanego w tym terminie urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Pracodawca spełni obowiązek udzielenia zaległego urlopu w terminie, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z tego urlopu najpóźniej 30 września i wykorzysta wszystkie dni zaległego urlopu w jednej części. Nie ma jednak potrzeby wykorzystania całego zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku, ponieważ art. 168 Kodeksu pracy wyraźnie określa, że w tym przypadku chodzi o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca powinien więc pod koniec danego roku przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Następnie, w przypadku niewykorzystanych urlopów, powinien, jeżeli to możliwe, udzielić pracownikom urlopu w tym roku lub ustalić jego wykorzystanie w terminie do 30 września przyszłego roku.

Występowanie zaległości urlopowych mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, np.:

  • długotrwała choroba pracownika,
  • przebywanie pracownika na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym.

 

Po powrocie pracownika z takiej nieobecności pracodawca powinien ustalić z nim termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca danego roku lub udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku.

Może się jednak zdarzyć, że długotrwała nieobecność pracownika w pracy rozpocznie się w danym roku i zakończy już po 30 września kolejnego roku. Wówczas trudno jest przypisać pracodawcy winę za nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku. Aby nie narazić się na taką odpowiedzialność, pracodawca powinien po powrocie pracownika do pracy w pierwszej kolejności udzielić mu całego zaległego urlopu wypoczynkowego.

 

PRZYKŁAD

Pracownica miała zaplanowane wykorzystanie 10 dni urlopu wypoczynkowego w grudniu 2017 r. Jednak w listopadzie br. zachorowała i od tego czasu nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Pracownica jest w ciąży. Prawdopodobnie zwolnienie potrwa jeszcze kilka miesięcy. Pracownica może więc nie rozpocząć urlopu za 2017 r. do 30 września 2018 r. Pracodawca powinien zatem udzielić jej całości zaległego urlopu wypoczynkowego za 2017 r. niezwłocznie po jej powrocie do pracy, jeżeli nastąpi to po 30 września 2018 r.

 

W 2018 r. 30 września przypada w niedzielę. Należy zatem uznać, że pracodawca powinien udzielić urlopu wypoczynkowego wcześniej, np. najpóźniej 28 września 2018 r., jeżeli pracownicy mają wolne soboty i niedziele.

1.1. Koniec roku a urlop na żądanie

Pracodawca jest zobowiązany udzielić każdemu pracownikowi 4 dni urlopu we wskazanym przez pracownika terminie (art. 1672 Kodeksu pracy). Taki urlop przysługuje pracownikowi w każdym roku pracy w tym samym wymiarze 4 dni. Pracownik nie musi uzgadniać z pracodawcą terminu wykorzystania tego urlopu, a jedynie musi poinformować pracodawcę o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym korzysta z tego urlopu.

Urlop na żądanie, który nie został przez pracownika wykorzystany w danym roku kalendarzowym, staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Dni tego urlopu tracą zatem z końcem roku kalendarzowego swój szczególny charakter urlopu na żądanie.

Pracownik w każdym kolejnym roku kalendarzowym nabywa prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Takie rozwiązanie zapobiega zatem kumulowaniu przez pracownika dni takiego urlopu z poszczególnych lat.

 

PRZYKŁAD

Pracownik wykorzystał 16 dni z przysługującego mu w 2017 r. 20-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Nie korzystał przy tym z żadnego dnia urlopu na żądanie. Zatem pozostałe 4 dni urlopu, które w 2017 r. pracownik może wykorzystać na żądanie, nie będą już takim urlopem w 2018 r. Od 1 stycznia 2018 r. staną się zwykłymi zaległymi dniami urlopu wypoczynkowego, których pracownik nie będzie mógł wykorzystać na żądanie, lecz jedynie na zasadach normalnego urlopu wypoczynkowego.

 

W sprawie niewykorzystanego w danym roku urlopu na żądanie wypowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy (pismo nr GPP-110-4560-170/08/PE). Zdaniem PIP niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, ale nie musi zostać udzielony do 30 września kolejnego roku, gdyż przepis nakazujący udzielenie zaległego urlopu do końca września kolejnego roku nie dotyczy urlopu na żądanie. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Musi jednak liczyć się z tym, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu do 30 września sąd nie podzieli stanowiska PIP w tej sprawie i nakaże udzielenie zaległego urlopu w terminie do końca września.

Pracownik ma prawo skorzystać w 2018 r. z urlopu na żądanie (z puli 2018 r.), mimo niewykorzystania zaległych za 2017 r. dni urlopu wypoczynkowego. Jednak wykorzystane dni urlopu na żądanie pomniejszają w pierwszej kolejności liczbę dni urlopu zaległego za 2017 r. Pracownikowi z przysługującej w 2018 r. puli 4 dni urlopu na żądanie zostanie odjęta odpowiednia liczba dni i tym samym pomniejszeniu ulegnie przysługujący pracownikowi zaległy urlop.

 

PRZYKŁAD

Przyjmijmy, że pracownik miał zaległy urlop wypoczynkowy za 2017 r. w wymiarze 10 dni. W styczniu 2018 r. wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie z przysługujących mu 4 takich dni w 2018 r. Zatem pracownik będzie miał do wykorzystania 8 dni zaległego urlopu za 2017 r. i pełny urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni) za 2018 r. Jednak w 2018 r. będzie mógł wykorzystać jeszcze tylko 2 dni urlopu na żądanie.

1.2. Nabycie prawa do pierwszego urlopu na przełomie roku

Inaczej niż w przypadku pozostałych pracowników następuje nabywanie prawa do urlopu osób, które podejmują zatrudnienie w ramach stosunku pracy po raz pierwszy w życiu. Taki pracownik uzyskuje z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Zatem w pierwszym roku pracy pracownikowi uprawnionemu do 20-dniowego rocznego wymiaru urlopu będzie przysługiwać 1,66 dnia urlopu po każdym miesiącu pracy. W tym przypadku nie przewidziano obowiązku zaokrąglania wymiaru tego urlopu. Oznacza to, że gdyby pracodawca chciał ściśle udzielić pracownikowi nabytego przez niego ułamkowego wymiaru urlopu, musiałby przeliczyć go na godziny, a nawet na minuty. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dokonać zaokrąglenia na korzyść pracownika i tym samym uniknąć problemów z ustaleniem wymiaru i udzieleniem urlopu. Udzielenie wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego niż należny, jako korzystniejsze od powszechnie obowiązujących przepisów, jest zgodne z prawem.

Prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach pracownik nabywa 1 stycznia każdego kolejnego roku kalendarzowego (art. 153 § 2 Kodeksu pracy).

 

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony po raz pierwszy w życiu 13 listopada 2017 r. Zatem z upływem miesiąca, tj. 12 grudnia 2017 r., nabędzie prawo do 1/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 1,66 dnia w przypadku zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik ten nabędzie 1 stycznia 2018 r. prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego za 2018 r. Wówczas nie będzie już kontynuowana zasada nabywania urlopu proporcjonalnie po każdym miesiącu pracy. Natomiast za okres od 12 do 31 grudnia 2017 r. nie nabędzie już prawa do urlopu wypoczynkowego.

 

Gdy pracownik zostanie zatrudniony po raz pierwszy w trakcie grudnia danego roku kalendarzowego, nie zdąży on nabyć przed 1 stycznia kolejnego roku prawa do 1/12 urlopu należnego po miesiącu pracy. W takim przypadku pracownik ten 1 stycznia nabywa prawo do pełnego urlopu. Nie należy więc stosować do niego zasady nabywania przez cały rok 1/12 tego urlopu po każdym miesiącu pracy.

 

PRZYKŁAD

Pracodawca planuje zatrudnienie od 7 grudnia 2017 r. pracownika, dla którego będzie to pierwsza praca w życiu. W związku z tym, że nie zdąży on nabyć prawa do 1/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu z upływem miesiąca jeszcze w 2017 r., pracownik nabędzie od razu 1 stycznia 2018 r. prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach. Zatem, mimo że pracownikowi nie będzie przysługiwał urlop wypoczynkowy za 2017 r., to od pierwszego dnia 2018 r. będzie miał prawo do wykorzystania całego urlopu należnego w 2018 r.

1.3. Plan urlopów na następny rok

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Przepisy nie regulują szczegółowo kwestii terminu tworzenia takiego planu. Należy jednak przyjąć, że powinien on być opracowany pod koniec danego roku na następny rok. Wynika to z faktu, że pracownik nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w danym roku 1 stycznia, a zatem już w styczniu może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego udzielenie. Przepisy nie regulują również, że plan urlopów musi obejmować cały rok kalendarzowy. Dlatego nie ma przeszkód, aby pracodawca tworzył plany obejmujące np. odrębnie dwa półrocza.

Pracodawca tworząc plan urlopów jest zobowiązany brać pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia w zakładzie normalnego toku pracy.

Planem urlopów nie obejmuje się należnych każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 Kodeksu pracy).

Zatem tworząc plan urlopów pracodawca obejmuje planem urlopowym 16 dni dla pracowników posiadających 20-dniowy roczny wymiar urlopu oraz 22 dni dla pracowników mających prawo do 26 dni urlopu w roku.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopowego, jeżeli:

  • zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub
  • u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (art. 163 § 11 Kodeksu pracy).

 

Opracowany plan urlopów pracodawca ma obowiązek podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. przez wywieszenie na tablicy informacyjnej w zakładzie, udostępnienie każdemu z pracowników kserokopii planu itp. (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

W przypadku braku obowiązku tworzenia planu urlopów pracodawca uzgadnia termin wykorzystania urlopu indywidualnie z poszczególnymi pracownikami.

1.4. Współczynnik urlopowy na 2018 r.

Współczynnik urlopowy na dany rok oblicza się w celu ustalenia ekwiwalentu pieniężnego należnego pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Ekwiwalent ten przysługuje pracownikowi w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 1 Kodeksu pracy).

Współczynnik urlopowy należy ustalać w następujący sposób:

Krok 1. Od liczby dni w danym roku kalendarzowym należy odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Krok 2. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12 (§ 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Przyjmując, że pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w pełnym wymiarze czasu pracy i z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy ma wolne soboty, współczynnik urlopowy na 2018 r. obliczamy dla niego w podany poniżej sposób.

W 2018 r. występują:

  • 365 dni kalendarzowych,
  • 52 niedziele,
  • 10 dni świątecznych przypadających w innym dniu niż niedziela,
  • 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przyjmując, że dniem wolnym jest sobota.

Zatem 365 dni kalendarzowych - 114 dni (52 + 10 + 52) = 251 dni,

251 dni : 12 = 20,92.

 

Dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat współczynnik urlopowy obniżamy proporcjonalnie do tego etatu (§ 19 ust. 3 rozporządzenia urlopowego). Przedstawia to tabela na str. 7.

Współczynnik urlopowy w 2018 r. dla pracowników niepełnoetatowych

Wymiar etatu

Wysokość współczynnika urlopowego

Pracownicy zatrudnieni na 1/2 etatu

10,46

Pracownicy zatrudnieni na 1/3 etatu

6,97

Pracownicy zatrudnieni na 1/4 etatu

5,23

Pracownicy zatrudnieni na 1/5 etatu

4,18

Pracownicy zatrudnieni na 2/3 etatu

13,95

Pracownicy zatrudnieni na 3/4 etatu

15,69

Pracownicy zatrudnieni na 4/5 etatu

16,74

Pracownicy zatrudnieni na 5/6 etatu

17,43

Pracownicy zatrudnieni na 7/8 etatu

18,31

 

2. Ustalanie wymiarów czasu pracy na 2018 r.

Pracodawcy ustalają na koniec roku wymiary czasu pracy na kolejny rok, aby można było zaplanować pracownikom harmonogramy czasu pracy. Święto, które przypada w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zatem za takie święto pracownikom, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, trzeba wyznaczyć dzień wolny.

W 2018 r. pracodawcy będą musieli oddać pracownikom, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, dodatkowy dzień wolny za przypadające w sobotę święto 6 stycznia.

Wymiar czasu pracy należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. Liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym pomnożyć przez 40 godzin.

Krok 2. Do otrzymanej liczby godzin dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni "wystających" poza pełne tygodnie, przypadających od poniedziałku do piątku.

Krok 3. Od otrzymanej liczby godzin odjąć każde święto uznane za dzień wolny od pracy, który przypada w innym dniu niż niedziela.

Krok 4. Wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

W dalszej części zostały przedstawione wymiary czasu pracy na poszczególne miesiące 2018 r. i przykładowe harmonogramy przy założeniu, że pracownik ma wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Styczeń 2018 r.

Pon.

1 (WŚ)

8 (W5)

15 (8 godz.)

22 (8 godz.)

29 (8 godz.)

Wt.

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Śr.

3 (8 godz.)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

31 (8 godz.)

Czw.

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (8 godz.)

 

Pt.

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

 

Sob.

6 (WŚ)

13 (W5)

20 (W5)

27 (W5)

 

Nd.

7 (WN)

14 (WN)

21 (WN)

28 (WN)

 

WN - niedziela,

W5 - dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

WŚ - święto

Wymiar czasu pracy w styczniu 2018 r.:

40 godzin × 4 tygodnie = 160 godzin,

3 × 8 godzin (za 29, 30, 31 stycznia) = 24 godziny,

odejmujemy 16 godzin za Nowy Rok (1 stycznia) i święto Trzech Króli (6 stycznia), które przypada w sobotę i wyznaczono za nie w powyższym harmonogramie dzień wolny 8 stycznia

160 godzin + 24 godziny - 16 godzin = 168 godzin.

 

Luty 2018 r.

Pon.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

Wt.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

Śr.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

Czw.

1 (8 godz.)

8 (8 godz.)

15 (8 godz.)

22 (8 godz.)

 

Pt.

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

 

Sob.

3 (W5)

10 (W5)

17 (W5)

24 (W5)

 

Nd.

4 (WN)

11 (WN)

18 (WN)

25 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w lutym 2018 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin.

 

Marzec 2018 r.

Pon.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

Wt.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

Śr.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

Czw.

1 (8 godz.)

8 (8 godz.)

15 (8 godz.)

22 (8 godz.)

29 (8 godz.)

Pt.

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Sob.

3 (W5)

10 (W5)

17 (W5)

24 (W5)

31 (W5)

Nd.

4 (WN)

11 (WN)

18 (WN)

25 (WN)

 

 

Wymiar czasu pracy w marcu 2018 r.:

 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

 2 x 8 godzin (za 29 i 30 marca) = 16 godzin,

 160 godzin + 16 godzin = 176 godzin.

 

Kwiecień 2018 r.

 

Pon.

 

2 (WŚ)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Wt.

 

3 (8 godz.)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

 

Śr.

 

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (8 godz.)

 

Czw.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

 

Pt.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

 

Sob.

 

7 (W5)

14 (W5)

21 (W5)

28 (W5)

 

Nd.

1 (WŚ)

8 (WN)

15 (WN)

22 (WN)

29 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w kwietniu 2018 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

1 x 8 godzin (za 30 kwietnia) = 8 godzin,

odejmujemy 8 godzin za drugi dzień świąt Wielkiejnocy (2 kwietnia),

160 godzin + 8 godzin - 8 godzin = 160 godzin.

 

Maj 2018 r.

Pon.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

Wt.

1 (WŚ)

8 (8 godz.)

15 (8 godz.)

22 (8 godz.)

29 (8 godz.)

Śr.

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Czw.

3 (WŚ)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

31 (WŚ)

Pt.

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (8 godz.)

 

Sob.

5 (W5)

12 (W5)

19 (W5)

26 (W5)

 

Nd.

6 (WN)

13 (WN)

20 (WŚ)

27 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w maju 2018 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

3 x 8 godzin (za 29, 30, 31 maja) = 24 godziny,

odejmujemy 24 godziny za święto państwowe 1 Maja, święto narodowe Trzeciego Maja oraz Boże Ciało (31 maja), natomiast święto Zielone Świątki (20 maja) przypada w niedzielę i nie obniża wymiaru czasu pracy,

160 godzin + 24 godziny - 24 godziny = 160 godzin.

 

Czerwiec 2018 r.

Pon.

 

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (8 godz.)

Wt.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

Śr.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

Czw.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

Pt.

1 (8 godz.)

8 (8 godz.)

15 (8 godz.)

22 (8 godz.)

29 (8 godz.)

Sob.

2 (W5)

9 (W5)

16 (W5)

23 (W5)

30 (W5)

Nd.

3 (WN)

10 (WN)

17 (WN)

24 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w czerwcu 2018 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

1 x 8 godzin (za 29 czerwca) = 8 godzin,

160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

 

Lipiec 2018 r.

Pon.

 

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Wt.

 

3 (8 godz.)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

31 (8 godz.)

Śr.

 

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (8 godz.)

 

Czw.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

 

Pt.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

 

Sob.

 

7 (W5)

14 (W5)

21 (W5)

28 (W5)

 

Nd.

1 (WN)

8 (WN)

15 (WN)

22 (WN)

29 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w lipcu 2018 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

2 x 8 godzin (za 30 i 31 lipca) = 16 godzin,

160 godzin + 16 godzin = 176 godzin.

 

Sierpień 2018 r.

Pon.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

Wt.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

Śr.

1 (8 godz.)

8 (8 godz.)

15 (WŚ)

22 (8 godz.)

29 (8 godz.)

Czw.

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Pt.

3 (8 godz.)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

31 (8 godz.)

Sob.

4 (W5)

11 (W5)

18 (W5)

25 (W5)

 

Nd.

5 (WN)

12 (WN)

19 (WN)

26 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w sierpniu 2018 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

 3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 sierpnia) = 24 godziny,

odejmujemy 8 godzin za święto Wniebowzięcia NMP (15 sierpnia),

 160 godzin + 24 godziny - 8 godzin = 176 godzin.

 

Wrzesień 2018 r.

Pon.

 

3 (8 godz.)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

Wt.

 

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (8 godz.)

Śr.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

Czw.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

Pt.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

Sob.

1 (W5)

8 (W5)

15 (W5)

22 (W5)

29 (W5)

Nd.

2 (WN)

9 (WN)

16 (WN)

23 (WN)

30 (WN)

 

Wymiar czasu pracy we wrześniu 2018 r.: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin.

 

Październik 2018 r.

Pon.

1 (8 godz.)

8 (8 godz.)

15 (8 godz.)

22 (8 godz.)

29 (8 godz.)

Wt.

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Śr.

3 (8 godz.)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

31 (8 godz.)

Czw.

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (8 godz.)

 

Pt.

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

 

Sob.

6 (W5)

13 (W5)

20 (W5)

27 (W5)

 

Nd.

7 (WN)

14 (WN)

21 (WN)

28 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w październiku 2018 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

3 x 8 godzin (za 29, 30 i 31 października) = 24 godziny,

160 godzin + 24 godziny = 184 godziny.

 

Listopad 2018 r.

Pon.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (8 godz.)

Wt.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

Śr.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

Czw.

1 (WŚ)

8 (8 godz.)

15 (8 godz.)

22 (8 godz.)

29 (8 godz.)

Pt.

2 (8 godz.)

9 (8 godz.)

16 (8 godz.)

23 (8 godz.)

30 (8 godz.)

Sob.

 3 (W5)

10 (W5)

17 (W5)

24 (W5)

 

Nd.

4 (WN)

11 (WŚ)

18 (WN)

25 (WN)

 

 

Wymiar czasu pracy w listopadzie 2018 r.:

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

2 x 8 godzin (za 29 i 30 listopada) = 16 godzin,

odejmujemy 8 godzin za święto Wszystkich Świętych (1 listopada), natomiast Narodowe Święto Niepodległości (11 listopada) przypada w niedzielę i nie obniża wymiaru czasu pracy,

160 godzin + 16 godzin - 8 godzin = 168 godzin.

 

Grudzień 2018 r.

Pon.

 

3 (8 godz.)

10 (8 godz.)

17 (8 godz.)

24 (8 godz.)

31 (8 godz.)

Wt.

 

4 (8 godz.)

11 (8 godz.)

18 (8 godz.)

25 (WŚ)

 

Śr.

 

5 (8 godz.)

12 (8 godz.)

19 (8 godz.)

26 (WŚ)

 

Czw.

 

6 (8 godz.)

13 (8 godz.)

20 (8 godz.)

27 (8 godz.)

 

Pt.

 

7 (8 godz.)

14 (8 godz.)

21 (8 godz.)

28 (8 godz.)

 

Sob.

1 (W5)

8 (W5)

15 (W5)

22 (W5)

29 (W5)

 

Nd.

2 (WN)

9 (WN)

16 (WN)

23 (WN)

30 (WN)

 

Wymiar czasu pracy w grudniu 2018 r.:

 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin,

1 x 8 godzin (za 31 grudnia) = 8 godzin,

 odejmujemy 16 godzin za pierwszy i drugi dzień świąt Bożego Narodzenia (25 i 26 grudnia),

 160 godzin + 8 godzin - 16 godzin = 152 godziny.

 

Wymiary czasu pracy dla poszczególnych okresów rozliczeniowych w 2018 r. dla pracowników pracujących od poniedziałku do piątku, którzy mają wolne soboty z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy

Miesiąc

Liczba dni pracy

1-miesięczny okres

rozliczeniowy

3-miesięczny (kwartalny) okres

rozliczeniowy

4-miesięczny okres rozliczeniowy

6-miesięczny okres

rozliczeniowy

1-roczny okres

rozliczeniowy

Styczeń

21

168 godzin

504 godziny

63 dni

664 godziny

83 dni

992 godziny

124 dni

2008 godzin

251 dni

Luty

20

160 godzin

Marzec

22

176 godzin

Kwiecień

20

160 godzin

488 godzin

61 dni

Maj

20

160 godzin

680 godzin

85 dni

Czerwiec

21

168 godzin

Lipiec

22

176 godzin

512 godzin

64 dni

1016 godzin

127 dni

Sierpień

22

176 godzin

Wrzesień

20

160 godzin

664 godziny

83 dni

Październik

23

184 godziny

504 godziny

63 dni

Listopad

21

168 godzin

Grudzień

19

152 godziny

SUMA

251

2008 godzin

2008 godzin

2008 godzin

2008 godzin

2008 godzin

 

W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu (np. 1/2, 1/4, 1/8 etatu) wymiar godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym należy obliczyć, mnożąc liczbę godzin ustaloną zgodnie z ww. zasadami przez wymiar etatu pracownika.

 

Wymiary czasu pracy pracowników niepełnoetatowych w 2018 r.

Miesiąc

Wymiar etatu

1-miesięczny okres rozliczeniowy

1

2

3

Styczeń 2018 r.

pełny etat

168 godzin

1/2 etatu

84 godziny

3/4 etatu

126 godzin

1/4 etatu

42 godziny

Luty 2018 r.

pełny etat

160 godzin

1/2 etatu

80 godzin

3/4 etatu

120 godzin

1/4 etatu

40 godzin

Marzec 2018 r.

pełny etat

176 godzin

1/2 etatu

88 godzin

3/4 etatu

132 godziny

1/4 etatu

44 godziny

Kwiecień 2018 r.

pełny etat

160 godzin

1/2 etatu

80 godzin

3/4 etatu

120 godziny

1/4 etatu

40 godzin

Maj 2018 r.

pełny etat

160 godzin

1/2 etatu

80 godzin

3/4 etatu

120 godziny

1/4 etatu

40 godzin

Czerwiec 2018 r.

pełny etat

168 godzin

1/2 etatu

84 godziny

3/4 etatu

126 godzin

1/4 etatu

42 godziny

Lipiec 2018 r.

pełny etat

176 godzin

1/2 etatu

88 godzin

3/4 etatu

132 godziny

1/4 etatu

44 godziny

1

2

3

Sierpień 2018 r.

pełny etat

176 godzin

1/2 etatu

88 godzin

3/4 etatu

132 godziny

1/4 etatu

44 godziny

Wrzesień 2018 r.

pełny etat

160 godzin

1/2 etatu

80 godzin

3/4 etatu

120 godzin

1/4 etatu

40 godzin

Październik 2018 r.

pełny etat

184 godziny

1/2 etatu

92 godziny

3/4 etatu

138 godzin

1/4 etatu

46 godzin

Listopad 2018 r.

pełny etat

168 godzin

1/2 etatu

84 godziny

3/4 etatu

126 godzin

1/4 etatu

42 godziny

Grudzień 2018 r.

pełny etat

152 godziny

1/2 etatu

76 godzin

3/4 etatu

114 godzin

1/4 etatu

38 godzin

 

 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 128 § 3 pkt 2, art. 129 § 1, art. 130, art. 152, art. 153, art. 161, art. 163, art. 1672, art. 1673, art. 168, art. 171, art. 282 § 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

  • § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

  •  art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 90

 

Aleksander P. Kuźniar

prawnik, wykładowca, autor komentarza do Kodeksu pracy, od 14 lat zajmuje się zawodowo prawem pracy

Marek Skałkowski

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń

II. Rozliczenia z pracownikami

Przy wypłacie wynagrodzeń od 1 stycznia 2018 r. pracodawcy powinni pamiętać o zmianie wysokości minimalnego wynagrodzenia i zależnych od niego świadczeń. Dotyczy to przede wszystkim wypłat dla pracowników, którzy otrzymują minimalną płacę oraz pracują w nocy.

1. Minimalne wynagrodzenie w 2018 r. i świadczenia od niego zależne

Od 1 stycznia 2018 r. będzie obowiązywać nowa, wyższa kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie to wzrośnie o 100 zł i będzie wynosiło 2100 zł brutto. Jest to kwota właściwa dla pracowników zatrudnionych w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy. Pracownicy zatrudnieni na niepełny etat powinni otrzymać przynajmniej proporcjonalną część tego wynagrodzenia.

Pracodawca, który w umowie o pracę określił, że danemu pracownikowi przysługuje za pracę wynagrodzenie wskazane w jej treści jako "minimalne wynagrodzenie" bez podawania konkretnej kwoty, po wejściu w życie nowej wysokości minimalnego wynagrodzenia nie musi dokonywać żadnych zmian w umowie o pracę. Musi jednak poinformować pracownika, najlepiej na piśmie, o aktualnej wysokości minimalnej pensji.

Jeżeli minimalne wynagrodzenie zostało wpisane w umowie o pracę kwotowo i pracownik poza nim nie otrzymuje innych składników uznawanych za wynagrodzenie za pracę, np. premii i nagród uznaniowych lub regulaminowych, dodatków za staż pracy i dodatków za szczególne właściwości pracy lub warunki pracy, trzeba zmienić warunki dotyczące płacy pracowników sporządzając porozumienie do umowy o pracę.

 

Płaca minimalna netto w 2018 r.

Oświadczenie PIT-2

Wysokość minimalnego wynagrodzenia netto

przy zastosowaniu kosztów

podstawowych (111,25 zł)

podwyższonych (139,06 zł)

Tak

1530

1535

Nie

1483

1488

 

Wzrost minimalnej płacy wpływa na wysokość innych świadczeń ze stosunku pracy, ustalanych jako procent lub wielokrotność tej płacy. W 2018 r. wzrośnie m.in. dodatek za każdą godzinę pracy w porze nocnej, który stanowi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia (art. 1518 § 1 Kodeksu pracy).

 

Dodatek za pracę w porze nocnej w 2018 r.

Miesiąc

Kwota dodatku za 1 godzinę

Wzór na obliczenie dodatku

1

2

3

Styczeń

2,50

(2100 zł : 168 godzin) x 20%

Luty

2,63

(2100 zł : 160 godzin) x 20%

1

2

3

Marzec

2,39

(2100 zł : 176 godzin) x 20%

Kwiecień

2,63

(2100 zł : 160 godzin) x 20%

Maj

2,63

(2100 zł : 160 godzin) x 20%

Czerwiec

2,50

(2100 zł : 168 godzin) x 20%

Lipiec

2,39

(2100 zł : 176 godzin) x 20%

Sierpień

2,39

(2100 zł : 176 godzin) x 20%

Wrzesień

2,63

(2100 zł : 160 godzin) x 20%

Październik

2,28

(2100 zł : 184 godziny) x 20%

Listopad

2,50

(2100 zł : 168 godzin) x 20%

Grudzień

2,76

(2100 zł : 152 godziny) x 20%

 

Wzrosną również m.in.:

  • maksymalna kwota odprawy pieniężnej przysługująca pracownikom zwolnionym z pracy z przyczyn ich niedotyczących (art. 8 ust. 4 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników). Odprawa ta nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia. W 2018 r. będzie to kwota 31 500 zł,
  • wynagrodzenie za przestój (art. 81 § 1 Kodeksu pracy), które nie może być niższe niż kwota minimalnego wynagrodzenia,
  • minimalna wysokość odszkodowania dla osoby, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu - ma ona prawo do rekompensaty w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 183d Kodeksu pracy).

 

U niektórych pracodawców obowiązujący termin wypłaty wynagrodzeń jest przesunięty na kolejny miesiąc (np. na 10. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni). Zdarza się również, że pracodawcy spóźniają się z wypłatą. W obu tych sytuacjach często powstają wątpliwości, w jakiej wysokości pracownikowi przysługuje minimalne wynagrodzenie należne za pracę wykonaną w grudniu, jeżeli zostanie wypłacone w styczniu lub w kolejnych miesiącach następnego roku. Pracownikowi należy wówczas wypłacić minimalne wynagrodzenie obowiązujące w miesiącu, za który przysługuje to wynagrodzenie. Oznacza to, że jeśli pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenie w styczniu 2018 r. za grudzień 2017 r., pracownikowi, który otrzymuje pensję w minimalnej wysokości, powinien wypłacić kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu 2017 r. (2000 zł). Jest to zgodne z zasadą, że wynagrodzenie jest należne za wykonaną pracę, a więc jego wysokość jest ustalana według zasad obowiązujących w okresie, w jakim praca była wykonywana.

2. Wynagrodzenie należne za grudzień 2017 r., wypłacone w styczniu 2018 r. - kiedy powstaje przychód u pracownika

Ze względu na podatkową definicję przychodów istotny jest moment wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia, a nie okres, za jaki to wynagrodzenie przysługuje. Dlatego przy naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia należy zastosować wszystkie stawki obowiązujące na dzień dokonania wypłaty wynagrodzenia (postawienia wynagrodzenia do dyspozycji pracownika).

W konsekwencji przy obliczaniu wynagrodzenia należnego za pracę w grudniu 2017 r., a wypłaconego w styczniu 2018 r., pracodawca powinien zastosować koszty uzyskania, kwotę wolną oraz stawkę podatku, jakie będą obowiązywać w nowym roku podatkowym. Pobraną w styczniu 2018 r. zaliczkę na podatek należy wpłacić do urzędu skarbowego do 20 lutego 2018 r.

 

PRZYKŁAD

W hurtowni owoców "Mango" wynagrodzenia są wypłacane w kasie w ostatnim dniu miesiąca. 29 grudnia 2017 r. pracodawca przygotował listy płac i środki pieniężne na wypłaty. Jedna z pracownic nie odebrała pensji. Zrobiła to dopiero 2 stycznia 2018 r. Mimo że pieniądze pobrała w nowym roku, nie będą one stanowiły przychodu w styczniu, ale w grudniu, ponieważ były postawione do jej dyspozycji (do odebrania w kasie) w grudniu 2017 r. Wobec tego zaliczka na podatek zostanie ustalona z zastosowaniem zasad obowiązujących w grudniu 2017 r. i zapłacona do 22 stycznia 2018 r. (20 stycznia 2018 r. przypada w sobotę, dlatego dzień zapłaty podatku ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy).

3. Koszty uzyskania, kwota zmniejszająca podatek i skala podatkowa

W 2018 r. nie zmienią się kwoty miesięcznych, zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.

 

Wysokość kosztów uzyskania przychodów, które będą obowiązywać w 2018 r.

Miesięczna

kwota kosztów

Limit roczny

111,25 zł

1335 zł - dla podatników uzyskujących przychody od jednego zakładu pracy

139,06 zł

1668,72 zł - dla podatników, których miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, nieotrzymujących dodatku za rozłąkę

111,25 zł

2002,05 zł - dla podatników uzyskujących przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy oraz pracy nakładczej

139,06 zł

2502,56 zł - dla podatników dojeżdżających, uzyskujących przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy oraz pracy nakładczej, nieotrzymujących dodatku za rozłąkę

 

Dochody uzyskane począwszy od 1 stycznia 2018 r. będą obciążone, jak dotychczas, według progresywnej skali podatkowej z dwiema stawkami, tj. 18% i 32%.

Skala podatkowa na 2018 r.

Podstawa obliczenia podatku w złotych

Podatek wynosi

ponad

do

 

85 528 zł

18%

minus kwota zmniejszająca podatek

85 528 zł

 

15 395,04 zł + 32% nadwyżki ponad 85 528 zł

 

 

\Z punktu widzenia prawa podatkowego momentem uzyskania przez pracownika przychodu jest dzień, w którym przychód został faktycznie wypłacony lub postawiony do dyspozycji pracownika. Oznacza to, że jeśli wynagrodzenie należne za pracę w grudniu 2017 r. zostanie wypłacone w styczniu 2018 r., pracodawca potrąci najniższą stawkę podatku, tj. 18%.

Od 1 stycznia 2018 r. nie zmieni się roczna kwota zmniejszająca podatek, którą pracodawcy stosują na podstawie oświadczenia pracownika (PIT-2) przy ustalaniu miesięcznych zaliczek na podatek (556,02 zł), ale w rozbiciu na poszczególne miesiące. Miesięczne zaliczki na podatek będą więc pomniejszane - tak jak dotychczas - o 46,33 zł.

Od 1 stycznia 2018 r. wzrośnie kwota zmniejszająca podatek, odliczana w rocznym obliczeniu podatku, która wyniesie:

  • 1440 zł - dla podstawy obliczenia podatku nieprzekraczającej kwoty 8000 zł;
  • 1440 zł pomniejszone o kwotę obliczoną według wzoru: 883 zł 98 gr x (podstawa obliczenia podatku - 8000 zł) : 5000 zł - dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 8000 zł i nieprzekraczającej kwoty 13 000 zł;
  • 556,02 zł - dla podstawy obliczenia podatku wyższej od 13 000 zł i nieprzekraczającej kwoty 85 528 zł.

 

Zmiany w tym zakresie wprowadza ustawa z 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (w dniu oddania niniejszego numeru MPPiU do druku ustawa oczekiwała na rozpatrzenie przez Senat).

4. Kwoty wolne od potrąceń

Wynagrodzenie minimalne, po odliczeniu wszystkich obowiązkowych obciążeń na rzecz budżetu państwa, jest kwotą, którą pracodawca bierze pod uwagę przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia pracownika (art. 871 Kodeksu pracy). Zarówno przy potrąceniach przymusowych (bez zgody pracownika), jak i dobrowolnych, gdzie zgoda na piśmie jest konieczna, trzeba uwzględnić kwotę wolną od potrąceń, która odpowiada kwocie minimalnego wynagrodzenia lub jego procentowej części. Kwoty wolnej od potrąceń nie ma w przypadku potrąceń alimentacyjnych.

Kwoty wolne od potrąceń przymusowych w 2018 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy

Rodzaj potrącenia

Dla kosztów uzyskania przychodów z PIT-2

podstawowych

podwyższonych

Należności inne niż alimentacyjne egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych

1530

1535

Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi

1147,50

(1530 zł x 75%)

1151,25

(1535 zł x 75%)

Kary pieniężne nałożone na pracownika z art. 108 k.p.

1377

(1530 zł x 90%)

1381,50

(1535 zł x 90%)

 

Dla podwyższonych kosztów uzyskania przychodów bez PIT-2

Należności inne niż alimentacyjne egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych

1483

1488

Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi

1112,25 zł

(1483
zł x 75%)

1116

(1488 zł x 75%)

Kary pieniężne nałożone na pracownika z art. 108 k.p.

1334,70

(1483 zł x 90%)

1339,20

(1488 zł x 90%)

 

Kwoty wolne od potrąceń dobrowolnych w 2018 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy

Rodzaj potrącenia

Dla podstawowych kosztów uzyskania przychodów

z PIT-2

bez PIT-2

Należności na rzecz innych podmiotów niż pracodawca (np. związki zawodowe, kasa zapomogowo-pożyczkowa)

1224

(1530 zł x 80%)

1186,40

(1483 zł x 80%)

Dla podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

1228 zł (1535 zł x 80%)

1190,40 zł (1488 zł x 80%)

Należności na rzecz pracodawcy (np. raty pożyczki, zawyżona część wynagrodzenia)

Dla podstawowych kosztów uzyskania przychodów

1530

(1530 zł x 100%)

1483

(1483 zł x 100%)

Dla podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

1535

(1535 zł x 100%)

1488

(1488 zł x 100%)

 

5. Rozliczenie roczne

Pracownik może samodzielnie rozliczyć się z osiągniętego w 2017 r. dochodu albo zwrócić się do urzędu skarbowego o sporządzenie zeznania podatkowego za ten rok. Począwszy od dochodów wypłaconych/postawionych do dyspozycji pracowników od 1 stycznia 2017 r. został bowiem uchylony obowiązek ich rozliczenia przez pracodawcę na formularzu PIT-40 (według oświadczenia PIT-12).

Podatnicy uzyskujący w 2017 r. dochody m.in. z tytułu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy mogą złożyć, w terminie do 16 kwietnia 2018 r. (15 kwietnia przypada w niedzielę, a zatem termin złożenia wniosku ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy) urzędowi skarbowemu wniosek o sporządzenie zeznania podatkowego. We wniosku wskazują adres poczty elektronicznej, na który ma być wysłana informacja o sporządzeniu zeznania przez urząd. Ponieważ urząd udostępnia zeznanie na portalu podatkowym, czynności akceptacji lub odrzucenia zeznania podatnik również dokonuje na tym portalu.

5.1. Informacja PIT-11

Z dochodów osiągniętych z pracy pracownik rozlicza się na podstawie dostarczonej mu przez pracodawcę imiennej informacji przygotowanej według ustalonego wzoru PIT-11.

Pracodawca sporządza PIT-11 w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden musi przekazać podatnikowi, a drugi urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. Pracodawca może sporządzić trzeci egzemplarz i pozostawić go w swojej dokumentacji. Informację PIT-11 za 2017 r. wystawianą dla więcej niż 5 podatników pracodawca ma obowiązek przekazać urzędowi skarbowemu w formie elektronicznej, w terminie do końca lutego 2018 r. (art. 39 ustawy o pdof). W przypadku deklaracji i informacji składanych w trakcie roku liczbę podatników ustala się, uwzględniając wszystkich podatników od początku roku do dnia sporządzenia tych deklaracji i informacji. W tym samym terminie płatnik powinien przekazać pracownikowi PIT-11.

Informacje PIT-11 mogą być składane urzędowi skarbowemu w formie dokumentu pisemnego, jednak pod warunkiem, że pracodawca ma obowiązek sporządzić taką informację za 2017 r. dla nie więcej niż 5 podatników. Wówczas PIT-11 musi przekazać urzędowi do 31 stycznia 2018 r. W tym samym terminie wskazane informacje powinni otrzymać pracownicy.

Z formy pisemnej przekazywania PIT-11 nie mogą skorzystać przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej, którzy w imieniu i na rzecz pracodawców składają urzędowi skarbowemu ww. formularze. Nie ma bowiem znaczenia w przypadku tych podmiotów liczba sporządzanych przez nich informacji PIT-11.

5.2. Informacja PIT-8C

Podmioty, które w 2017 r. dokonały wypłaty należności lub świadczeń z tzw. innych źródeł, od których nie były zobowiązane pobrać zaliczki na podatek dochodowy (ani podatku zryczałtowanego), mają obowiązek sporządzić dla podatników informację PIT-8C (art. 42a ustawy o pdof). Za 2017 r. należy ją przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika do 28 lutego 2018 r. Płatnicy uprawnieni do przekazania wskazanych informacji w formie pisemnego dokumentu mają na to czas do 31 stycznia 2018 r. W PIT-8C należy wykazać wysokość przychodu brutto, z pominięciem przychodów zwolnionych z opodatkowania. W tym formularzu trzeba wykazać przychody, których nie można zakwalifikować do takich źródeł jak: stosunek pracy, działalność wykonywana osobiście, działalność gospodarcza, kapitały pieniężne.

5.3. Roczna deklaracja PIT-4R

Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mają obowiązek corocznie przekazywać właściwemu urzędowi skarbowemu roczną deklarację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-4R. Termin przekazania urzędowi skarbowemu PIT-4R za 2017 r. to 31 stycznia 2018 r.

 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 87-91, art. 943 § 4, art. 1518 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

  • art. 11 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 22 ust. 2, ust. 11, art. 27, art. 27b, art. 27f, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1, art. 42a, art. 45ba, art. 45ca ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1971

  • art. 16 ust. 1b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778

  • art. 6 ust. 1, ust. 2 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847

  • rozporządzenie Rady Ministrów z 9 września 2016 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2017 r. - Dz.U. z 2016 r. poz. 1456

  • rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2017 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2018 r. - Dz.U. z 2017 r. poz. 1747

  • art. 12 § 5, § 6 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 201

  • art. 8 ust. 4 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1474

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

III. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Pracodawcy mają obowiązek dokonania na przełomie roku korekty odpisów na zfśs. Na koniec roku kalendarzowego podejmują decyzję o tym, czy w dalszym ciągu będą tworzyć fundusz, czy z niego zrezygnują.

1. Korekta odpisu na zfśs w 2017 r.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników (w danym roku kalendarzowym w zakładzie pracy).

Jeżeli po korekcie stanu zatrudnienia na rachunku zfśs powstanie nadwyżka środków z tytułu odpisów, można ją wycofać z rachunku. W razie niedopłaty pracodawca przelewa brakującą kwotę na konto funduszu.

2. Kto musi utworzyć zfśs w 2018 r.

Dla niektórych pracodawców utworzenie zfśs jest obowiązkiem. Czynnikiem decydującym o utworzeniu bądź nieutworzeniu tego funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Fundusz musi powstać w 2018 r. u pracodawców zatrudniających na 1 stycznia 2018 r. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20, lecz mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musi utworzyć zfśs, gdy z wnioskiem o utworzenie funduszu wystąpi organizacja związkowa. Ustalając obowiązek utworzenia zfśs, nie należy zatem brać pod uwagę liczby faktycznie pracujących osób według ewidencji personalnej, lecz określić, ile łącznie zajmują pełnych etatów. Ważny jest też dzień, na który ustala się liczbę pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca zatrudni pracownika od 2 stycznia ze względu na dzień wolny przypadający w Nowy Rok. Osoba ta nie zwiększy stanu zatrudnienia obligującego pracodawcę do utworzenia zfśs. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia po 1 stycznia 2018 r., nie mają wpływu na obowiązek tworzenia zfśs. Kształtują jednak wysokość odpisów u pracodawców, którzy go utworzyli.

Liczba pracowników nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, które zawsze muszą utworzyć zfśs.

Pozostali pracodawcy, tj.:

  • zatrudniający 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
  • zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, u których organizacja związkowa nie wystąpiła o utworzenie funduszu,

- mogą dobrowolnie utworzyć zfśs lub wypłacać świadczenia urlopowe.

3. Ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2018 r.

Przystępując do ustalenia liczby zatrudnionych pracodawca powinien zliczyć tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma natomiast znaczenia, czy umowa jest zawarta na czas określony, nieokreślony, próbny, na zastępstwo, w pełnym wymiarze czasu pracy czy na jego część. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy konieczne jest przeliczenie liczby pracowników na pełny wymiar etatu.

 

PRZYKŁAD

Przyjmijmy, że 1 stycznia 2018 r. w firmie pracuje 14 osób w niepełnym wymiarze czasu pracy: 4 osoby na 1/4 etatu, 2 na 1/2 etatu, 4 na 3/4 etatu i 4 na 7/8 etatu. Skoro przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy wynosi 40 godzin, to w wyniku przeliczenia otrzymujemy:

  • 1/4 etatu, praca trwa przeciętnie 10 godzin tygodniowo, zatem 10 : 40 = 0,25,

  • 0,25 × 4 osoby = 1 etat,

  • 1/2 etatu, praca trwa przeciętnie 20 godzin tygodniowo, zatem 20 : 40 = 0,5,

  • 0,5 × 2 = 1 etat,

  • 3/4 etatu, praca trwa przeciętnie 30 godzin tygodniowo, zatem 30 : 40 = 0,75,

  • 0,75 × 4 = 3 etaty,

  • 7/8 etatu, praca trwa przeciętnie 35 godzin tygodniowo, zatem 35 : 40 = 0,875,

  • 0,875 × 4 = 3,5 etatu.

Po przeliczeniu: 1 + 1 + 3 + 3,5 = 8,5 etatu.

W liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych oraz bezpłatnych, ponieważ stosunek pracy z tymi osobami trwa. Pomija się natomiast chałupników, agentów, osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, jak np. zlecenia, o dzieło, gdyż osoby te nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy.

 

PRZYKŁAD

Przyjmijmy, że na 1 stycznia 2018 r. firma będzie zatrudniać następujące osoby:

na podstawie umowy o pracę - 52 osoby, w tym: 48 osób na pełny etat (jedna na urlopie wychowawczym), dwie osoby na 1/2 etatu i dwie na 1/4 etatu,

  • 2 zleceniobiorców,

  • 1 chałupnika.

Najpierw należy przeliczyć niepełne etaty, czyli liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy trzeba podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat. Powstałą w ten sposób wartość należy pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym niepełnym wymiarze czasu pracy:

  • 20 godz. (0,5 etatu) : 40 godz. = 0,5; 0,5 x 2 = 1 etat,

  • 10 godz. (0,25 etatu) : 40 godz. = 0,25; 0,25 x 2 = 0,5 etatu,

  • razem 1,5 etatu.

Po dodaniu 48 pełnych etatów otrzymujemy 49,5 etatu. W wyliczeniach nie uwzględniamy zleceniobiorców i chałupnika. Firma nie ma obowiązku tworzenia zfśs w 2018 r.

4. Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych

Rezygnacja z funduszu musi się odbyć po spełnieniu określonych warunków. Od obowiązków socjalnych można się uchylić np. w razie trudności finansowych uniemożliwiających dokonywanie odpisów w zwykłej wysokości lub w razie wypłacania dość kosztownych świadczeń urlopowych.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, u których nie działają związki zawodowe lub u których działające związki zawodowe nie domagają się tworzenia zfśs, mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując zmian w wewnątrzzakładowych przepisach - układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak zrobić tego samowolnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania, pracodawca musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka w firmie działa. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi porozumieć się w tej sprawie z załogą i uzyskać pisemną akceptację jej przedstawiciela wybranego do reprezentowania interesów zatrudnionych. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

 

PRZYKŁAD

Firma handlowa "Miś" na 1 stycznia 2018 r. będzie zatrudniała 55 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs. Chce jednak zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego. Wobec tego do posiadanego regulaminu wynagradzania powinna wprowadzić zapis o nietworzeniu funduszu. Najpierw jednak musi otrzymać zgodę (do celów dowodowych najlepiej na piśmie) reprezentanta pracowników (w firmie nie działa organizacja związkowa). Oznacza to, że postanowienie o nietworzeniu funduszu musi być zaakceptowane przez obie strony. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzenia zfśs w 2018 r.

 

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia 2018 r. co najmniej 50 pracowników (ale nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych również przez zmianę postanowień zawartych w tych dokumentach.

Natomiast firmy zatrudniające na 1 stycznia 2018 r. mniej niż 50 pracowników, niezobligowane do opracowania regulaminu wynagradzania, mogą podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych samodzielnie, bez konsultacji z zatrudnionymi. Muszą jednak powiadomić o niej pracowników do końca stycznia 2017 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń, w sieci intranet lub przez wręczenie każdemu pracownikowi pisma z tą informacją.

Istnieją rozbieżności co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczać fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może narazić się na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem. Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06 niepubl.) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisów za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Niezachowanie wskazanego terminu może jednak zostać zakwestionowane przez PIP podczas kontroli.

 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 10-12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

  • § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - Dz.U. Nr 43, poz. 349

 

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

IV. Obowiązki wobec PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy nie osiągnęli w danym miesiącu określonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON i składania deklaracji miesięcznych oraz rocznych do zarządu Funduszu. Natomiast jeśli udział pracowników niepełnosprawnych w ogólnej liczbie zatrudnionych osiągnął w danym miesiącu wymagany pułap, wówczas pracodawcy są zwolnieni z wpłaty, ale muszą przekazać do PFRON stosowną informację.

1. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Z wpłat na PFRON są zwolnieni pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest to przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

 

PRZYKŁAD

Firma "Idylla" zatrudnia w danym miesiącu w przeliczeniu na pełne etaty 28 osób, w tym 2 osoby niepełnosprawne. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 7,14%, zgodnie z wyliczeniem: (2 pracowników niepełnosprawnych : 28 pracowników ogółem) × 100 = 7,14%. W tej sytuacji firma nie ma obowiązku dokonywania wpłaty na PFRON.

 

Jeśli wskaźnik jest niższy niż 6%, pracodawca ma obowiązek ustalić wysokość wpłaty i przekazać ją do PFRON. Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz - jeżeli nie są to osoby niepełnosprawne - osób zatrudnionych:

  • na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
  • przebywających na urlopie rodzicielskim,
  • przebywających na urlopach wychowawczych,
  • nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
  • będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
  • nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
  • przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

 

Stan zatrudnienia ogółem stanowi sumę stanu zatrudnienia osób w pełni sprawnych i osób niepełnosprawnych. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który zwalnia z obligatoryjnych wpłat na PFRON, wynosi 2% dla:

  • państwowych i niepaństwowych szkół wyższych,
  • wyższych szkół zawodowych, szkół publicznych i niepublicznych,
  • zakładów kształcenia nauczycieli,
  • placówek opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjnych.

2. Obowiązek składania deklaracji

Deklaracje miesięczne oraz roczne składają pracodawcy zobligowani do dokonywania wpłat na PFRON, u których wskaźnik zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych był niższy niż wymagany ustawą. Wysokość wpłat odpowiada kwocie stanowiącej iloczyn 40,65% (0,4065) przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników. Liczba pracowników powinna odpowiadać różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% (0,06) lub 2% (0,02) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Jest to więc kwota będąca iloczynem 0,4065 przeciętnego wynagrodzenia i liczby etatów brakujących do osiągnięcia wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Pracodawcy, którzy w 2017 r. dokonywali wpłat na PFRON, do 22 stycznia 2018 r. (20 stycznia 2018 r. przypada w sobotę) muszą złożyć deklarację roczną DEK-R.

3. Informacje - kto i kiedy je składa

Pracodawcy, którzy osiągnęli wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych na poziomie 6% i 2%, nie muszą dokonywać wpłat na PFRON, ale mają obowiązek składać w PFRON miesięczne i roczne informacje. Wykazują w nich liczbę zatrudnionych pracowników, w tym niepełnosprawnych.

 

Wykaz informacji składanych do PFRON

Rodzaj informacji

Termin składania

INF-1

do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące zwolnienie z wpłat

INF-2

do 20. stycznia następnego roku za rok, w którym zaistniały okoliczności powodujące zwolnienie z wpłat

 

Informację INF-1 należy poprzedzić informacją wyjaśniającą INF-Z, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych osiągnie wymaganą wysokość powodującą zwolnienie z wpłat na PFRON. Terminem na złożenie wyjaśnienia do informacji INF-Z jest 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy.

 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 21-22, art. 49 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2046; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1428

  • załączniki nr 1-9 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 czerwca 2016 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz - Dz.U. z 2016 r. poz. 956

  • załączniki nr 1-3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 22 czerwca 2016 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych - Dz.U. z 2016 r. poz. 938

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

V. Obowiązki wobec GUS

Pracodawcy objęci obowiązkiem uczestniczenia w programie badań statystycznych (o którym zostają powiadomieni przez GUS) powinni udzielić (i przekazać) urzędowi wyczerpujących informacji w danym zakresie i w terminach podanych w tym programie, z wykorzystaniem odpowiednich formularzy.

1. Sprawozdania roczne

Oprócz sprawozdań miesięcznych czy kwartalnych jednostki mają obowiązek składania rocznych informacji.

 

Najczęściej wypełniane formularze roczne wraz z terminami ich przekazania za 2017 r.

Symbol sprawozdania

Nazwa sprawozdania

Termin przekazania

Z-10

Sprawozdanie o warunkach pracy

do 15 stycznia 2018 r.

Z-06

Sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy

do 18 stycznia 2018 r./do 2 lutego 2018 r.

 

2. Sposób przekazania sprawozdania

Pracodawca przekazuje dane statystyczne w formie elektronicznej lub papierowej. Jeżeli jest wskazana wyłącznie elektroniczna forma przekazania danych, podmiot je przekazujący ma obowiązek zrobić to w tej formie. Podmiot zobowiązany do udziału w programie badań statystycznych, w którym jest zatrudnionych nie więcej niż 5 osób, może przekazywać dane statystyczne w formie papierowej, po przesłaniu do urzędu statystycznego informacji o wyborze tej formy.

3. Odpowiedzialność za przekazanie sprawozdania

Jeżeli podmiot zobowiązany do przekazywania danych statystycznych na formularzach statystycznych upoważni osobę trzecią do wykonywania w jego imieniu obowiązków statystycznych, to czynności wykonane przez tę osobę pociągają za sobą skutki bezpośrednio dla podmiotu, który tę osobę upoważnił.

 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 18, art. 18a ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1068; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

  • § 1 i załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 28 lipca 2016 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2017 - Dz.U. z 2016 r. poz. 1426

  • § 1 pkt 169 i pkt 170 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 14 marca 2017 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2017 - Dz.U. z 2017 r. poz. 837

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomistka, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym

VI. Zasiłki i ubezpieczenia społeczne

Na przełomie starego i nowego roku płatnik składek powinien ustalić, kto będzie w przyszłym roku płatnikiem świadczeń dla zatrudnionych osób, oraz rozliczyć chorobę pracownika na przełomie grudnia i stycznia. Niektórzy płatnicy mają obowiązek przesłać do ZUS do 31 stycznia 2018 r. informację ZUS IWA za 2017 rok.

1. Obowiązki płatnika zasiłków w 2018 r.

1.1. Kto jest płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego

Prawo do zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego, obliczanie ich wysokości, a także wypłatę świadczeń z ubezpieczeń społecznych ustalają pracodawcy lub ZUS. O tym, kto w 2018 r. będzie płatnikiem zasiłków, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada 2017 r. Płatnik składek, który 30 listopada 2017 r. nie zgłasza nikogo do ubezpieczenia chorobowego, ustala uprawnienia do wypłaty zasiłków na 2018 r. na podstawie liczby osób ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokona takiego zgłoszenia.

Płatnikiem zasiłków w 2018 r. będzie płatnik składek, który na 30 listopada 2017 r. lub w pierwszym miesiącu, w którym dokonał zgłoszenia, zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób.

1.2. Liczba ubezpieczonych

Płatnik składek wlicza do liczby osób ubezpieczonych zarówno osoby, za które składkę na ubezpieczenie chorobowe opłaca obowiązkowo (np. pracowników), jak i osoby, które przystąpiły do tego ubezpieczenia dobrowolnie (np. zleceniobiorców).

Pracodawca, który przystąpił do ubezpieczeń społecznych jako prowadzący działalność gospodarczą i opłaca składkę na ubezpieczenie chorobowe, zostanie wliczony do liczby osób, na podstawie której ustala się płatnika zasiłków w kolejnym roku. Taka sama zasada dotyczy osoby, która współpracuje przy prowadzeniu działalności.

Do liczby osób ubezpieczonych płatnik składek nie powinien wliczać pracowników, którzy na 30 listopada 2017 r. korzystają z urlopów wychowawczych oraz bezpłatnych. Osoby te w okresie tych urlopów nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu.

 

PRZYKŁAD

Firma "Bartex" zatrudnia: 14 pracowników, 2 pracowników młodocianych, 3 zleceniobiorców, dla których zlecenie jest jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń (dlatego mogli przystąpić do ubezpieczenia chorobowego) i 2 zleceniobiorców, za których opłaca wyłącznie składkę zdrowotną. Jedna z pracownic od września 2017 r. przebywa na urlopie wychowawczym, a dwóch pracowników od 1 listopada do 5 grudnia 2017 r. na urlopie bezpłatnym. Pracodawca opłaca dobrowolnie za siebie i za żonę, jako osobę współpracującą, składkę na ubezpieczenie chorobowe. Liczba osób podlegających ubezpieczeniu chorobowemu 30 listopada 2017 r. wynosi:

  • pracownicy: 14 osób - 3 pracowników (na urlopie bezpłatnym i wychowawczym) = 11 pra­cowników zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego,

  • pracownicy młodociani: 2 osoby,

  • zleceniobiorcy: 5 osób - 2 osoby (wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne) = 3 zleceniobiorców,

  • prowadzący działalność: 1 osoba,

  • współpracujący przy prowadzeniu działalności: 1 osoba.

Na 30 listopada 2017 r. płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego 18 osób. Dlatego w 2018 r. płatnikiem zasiłków będzie ZUS.

1.3. Choroba na przełomie roku

Jeżeli niezdolność do pracy przypadnie na przełomie grudnia 2017 r. i stycznia 2018 r., to można rozróżnić dwie sytuacje. Gdy nieprzerwane zwolnienie lekarskie przypada na przełomie roku, a 31 grudnia pracownik jeszcze pobiera wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, to pracodawca od 1 stycznia nadal musi mu je wypłacać. Jednak okres 33 dni (14 dni), za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe, zaczyna biec od nowa, czyli będzie płatne w ramach limitu na 2018 r.

Natomiast w przypadku, gdy pracownik łącznie w 2017 r. chorował dłużej niż 33 dni (lub 14 dni) i 31 grudnia 2017 r. będzie pobierał zasiłek chorobowy, to jeżeli od 1 stycznia 2018 r. nadal będzie niezdolny do pracy, będzie miał prawo do zasiłku chorobowego do końca nieprzerwanego zwolnienia lekarskiego. Jeżeli jednak między kolejnymi zwolnieniami lekarskimi wystąpi chociaż 1 dzień przerwy, to za okres kolejnej niezdolności do pracy po przerwie pracodawca będzie musiał wypłacić wynagrodzenie chorobowe.

Jeżeli pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków w 2017 r. i przed końcem tego roku zasiłek zaczął wypłacać pracownikowi ZUS, to po 31 grudnia 2017 r. ZUS będzie kontynuował wypłatę zasiłku dla pracownika, nawet jeśli okaże się, że ze względu na stan zatrudnienia pracodawca od 1 stycznia 2018 r. jest płatnikiem zasiłków (art. 61 ust. 4 ustawy zasiłkowej). Oznacza to, że pracodawca będzie ustalał prawo do zasiłków, ich wysokość oraz dokonywał ich wypłaty tylko w stosunku do osób, które nabędą prawo do zasiłków w 2018 r. Inaczej jest w odwrotnej sytuacji - gdy pracodawca uprawniony w 2017 r. do wypłaty zasiłków, w 2018 r. nie będzie już mógł ich wypłacać. Taki pracodawca ma obowiązek przekazać wypłatę zasiłków od 1 stycznia 2018 r. do ZUS.

2. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu łącznie kwoty 13,71%, tj. składek finansowanych przez pracownika (art. 45 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Zatem w 2018 r. podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz świadczenia rehabilitacyjnego musi odpowiadać co najmniej kwocie 1812,09 zł (tj. 2100 zł po odjęciu 13,71% tej kwoty) - dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

Jeżeli średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika okaże się niższe od najniższej gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku, pracodawca musi je podwyższyć w 2018 r. do ww. kwoty.

Podstawa wymiaru w tej wysokości obowiązuje dla osób, które zachorowały 1 stycznia 2018 r. lub zachorują później. Dla osób niezdolnych do pracy 31 grudnia 2017 r. i nadal 1 stycznia 2018 r. pracodawcy mają obowiązek ponownie ustalić minimalną podstawę wymiaru świadczeń na 1 stycznia 2018 r.

3. Dokumenty rozliczeniowe

Obowiązkiem płatnika składek jest terminowe przekazywanie do ZUS kompletu dokumentów rozliczeniowych za każdy miesiąc za osoby zgłoszone do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (zbiorczej deklaracji ZUS DRA oraz imiennych raportów ZUS RCA i/lub ZUS RZA).

Jeżeli pracownik jest nieobecny, np. zachoruje, to w miesiącu, za który są przygotowywane dokumenty rozliczeniowe, pracodawca oprócz raportu ZUS RCA wypełnia dodatkowo raport ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. W raporcie ZUS RSA płatnik wypełnia m.in. pole "okres choroby od-do". W przypadku choroby na przełomie roku okres ujmowany w raporcie nie może wyjść poza rok kalendarzowy.

 

PRZYKŁAD

Pracownik choruje od 28 grudnia 2017 r. do 5 stycznia 2018 r. Pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe w terminie wypłaty wynagrodzeń, tj. ostatniego dnia miesiąca. W raporcie ZUS RSA składanym za grudzień 2017 r. pracodawca powinien wpisać okres niezdolności do pracy od 28 do 31 grudnia. Natomiast w raporcie, który będzie składał za pracownika za styczeń 2018 r., wpisze okres od 1 do 5 stycznia.

4. Informacja ZUS IWA - podmioty zobowiązane i termin złożenia

Płatnicy składek mają obowiązek złożyć do 31 stycznia 2018 r. w ZUS informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe na druku ZUS IWA. Płatnikom, którzy składali ZUS IWA za 3 kolejne ostatnie lata kalendarzowe, tj. za 2015 r., 2016 r. i 2017 r., ZUS sam wyliczy wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe, na podstawie zawartych tam danych. Składka w ustalonej wysokości będzie ich obowiązywała przez okres składkowy trwający od 1 kwietnia 2018 r. do 31 marca 2019 r. Dla podmiotów zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego, które nie składały w którymś z tych lat ZUS IWA, stopa procentowa składki wypadkowej będzie ustalana według grupy działalności PKD, do której należy płatnik składek.

Nie wszyscy płatnicy muszą składać ZUS IWA. Do 31 stycznia 2018 r. ZUS IWA muszą złożyć w ZUS płatnicy, którzy spełnili łącznie następujące warunki:

  • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2018 r.,
  • w 2017 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób,
  • 31 grudnia 2017 r. byli wpisani do rejestru REGON.

 

Nieprzerwane zgłoszenie w ZUS płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że w każdym z miesięcy 2017 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. Płatnicy, którzy nie spełnili choćby jednego z powyższych warunków, nie składają ZUS IWA za 2017 r.

Liczbę osób ubezpieczonych płatnik powinien obliczyć według wzoru:

 

LU = Y : 12

gdzie: LU - liczba ubezpieczonych, Y - suma osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w ciągu poszczególnych miesięcy 2017 r., 12 - liczba miesięcy kalendarzowych w roku.

 

Obliczając liczbę osób ubezpieczonych płatnik zaokrągla niepełny wynik do jedności. Jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 - zaokrągla w górę, np. 9,51 = 10. Jeśli natomiast końcówka jest mniejsza od 0,5 - zaokrągla w dół, np. 9,25 = 9. W tej liczbie należy uwzględniać wszystkie osoby ubezpieczone, które w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu chociaż przez 1 dzień. Nie ma przy tym znaczenia wymiar czasu pracy pracowników.

 

PRZYKŁAD

Hurtownia zabawek "Bambino" w 2017 r. była zgłoszona jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały rok. W tym okresie zgłaszała do tego ubezpieczenia:

Miesiąc

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

Liczba ubezpieczonych

10

10

11

11

11

11

12

12

11

14

14

15

Wśród tych osób są zleceniobiorcy oraz pracownicy zatrudnieni na niepełny etat. Te osoby również trzeba uwzględnić w obliczeniach. Zsumowanie liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w ciągu poszczególnych miesięcy daje 142 osoby.

142 osoby : 12 = 11,83, czyli po zaokrągleniu do jedności 12 osób.

Oznacza to, że hurtownia ma obowiązek złożyć do 31 stycznia 2018 r. informację ZUS IWA za 2017 r.

 

PRZYKŁAD

Przetwórnia owoców "Dżemix" zgłosiła się w ZUS od 7 maja 2017 r. jako płatnik składek. Od 7 maja 2017 r. zgłosiła również 18 osób do ubezpieczenia wypadkowego. Ponieważ płatnik nie był zarejestrowany w ZUS przez pełny 2017 r., nie ma obowiązku składania ZUS IWA za ten rok.

 

PRZYKŁAD

Pracownik był na urlopie bezpłatnym od 1 do 28 września 2017 r. We wrześniu 2017 r. przez 2 dni pracownik podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Dlatego został uwzględniony przy liczeniu osób, które zostaną wykazane w informacji ZUS IWA.

 

5. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przedsiębiorców

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia prognozowanego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Projekt ustawy budżetowej na 2018 r. zakłada, że prog­nozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w gospodarce wyniesie w 2018 r. 4443 zł. Oznacza to, że minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców w 2018 r. będzie wynosić 2665,80 zł (60% z 4443 zł).

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących stanowi natomiast zadeklarowana kwota, nie niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale poprzedniego roku, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Zatem wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne, jaka będzie obowiązywać przedsiębiorców w 2018 r., będzie znana dopiero po zakończeniu IV kwartału 2017 r. i ogłoszeniu kwoty wynagrodzenia w tym kwartale.

6. Podstawa wymiaru składek dla rozpoczynających działalność gospodarczą

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązuje nowa kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, tj. 2100 zł. W związku z tym zmieni się minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób, które opłacają składki na preferencyjnych warunkach z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności (art. 18a ustawy systemowej). Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne od 1 stycznia 2018 r. będzie wynosiła 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli 630 zł (2100 zł × 30%).

Zgodnie z projektem ustawy systemowej z 1 września 2017 r. po wyczerpaniu 24-miesięcznego okresu korzystania z preferencyjnych zasad oskładkowania (od 30% minimalnego wynagrodzenia) przedsiębiorcy będą mogli nadal opłacać składki od niższej podstawy wymiaru. Podstawa ta będzie wynosiła 60% minimalnej płacy przez okres od 25. do 36. miesiąca od rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne osoby te opłacają na ogólnych zasadach.

 

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 6, art. 8, art. 9, art. 45, art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368

  • art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

  • art. 27-36 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1773

  • art. 18 ust. 8, art. 18a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778

  • § 2-3 i załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1005

  • art. 81 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1938

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK