Jak skonstruować umowę o pracę, aby zabezpieczyć interesy pracodawcy

Sporządzając umowę o pracę pracodawca powinien zawrzeć w niej przede wszystkim wszystkie wymagane elementy, takie jak: strony umowy, rodzaj umowy, data jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Ponadto aby zabezpieczyć swoje interesy ekonomiczne, gospodarcze i wizerunkowe, powinien zamieścić w umowie o pracę regulacje dotyczące np. poufności informacji, zakazu konkurencji czy praw autorskich.

Przez nawiązanie stosunku pracy na podstawie umowy o pracę pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez tego pracodawcę. Pracodawca natomiast zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 Kodeksu pracy).

Pisemna forma zawarcia umowy o pracę

W pierwszej kolejności pracodawca powinien zadbać o pisemne zawarcie umowy o pracę przed przystąpieniem pracownika do wykonywania pracy. Jest to istotne w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń odszkodowawczych czy dyscyplinarnych wobec pracownika w przypadku nieprzystąpienia do wykonywania pracy w umówionym terminie.

Przykład

Pracodawca podpisał z pracownikiem umowę o pracę 28 czerwca 2017 r. Na jej podstawie 3 lipca 2017 r. pracownik miał rozpocząć wykonywanie pracy na stanowisku montera w zakładzie produkcyjnym. Pracownik nie stawił się do pracy 3 lipca br. Poinformował pracodawcę, że znalazł lepszą pracę i nie jest już zainteresowany jego ofertą. W takiej sytuacji pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika i dochodzić odszkodowania w wysokości wynagrodzenia pracownika za okres wypowiedzenia. W przypadku braku pisemnej umowy sytuacja dowodowa pracodawcy byłaby znacznie trudniejsza. Ewentualne roszczenia mogłyby się ograniczać do naprawienia szkody na zasadach ogólnych, co mogłoby być trudne do wykazania.

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto pracodawca jest zobowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy). Wzmiankę o dopełnieniu tego obowiązku warto od razu zawrzeć w umowie o pracę. Jeśli pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy nie potwierdzi na piśmie rodzaju umowy i warunków pracy, to popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy).

Elementy umowy o pracę

Umowa o pracę powinna określać strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy.

1. Wskazanie stron umowy o pracę

Stroną umowy o pracę może być pracownik oraz pracodawca. Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 Kodeksu pracy). Wystarczające dla posiadania statusu pracodawcy jest więc wyodrębnienie organizacyjne. Na prawidłowe oznaczenie pracodawcy należy zwrócić uwagę szczególnie w przypadku tzw. pracodawców wewnętrznych (np. spółek córek) działających w obrębie jednej spółki kapitałowej (np. spółki matki).

W przypadku zatrudnienia przez spółkę cywilną, ze względu na jej brak podmiotowości prawnej, jako stronę (pracodawcę) należy wskazać wszystkich wspólników.

Pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat (art. 22 § 2 Kodeksu pracy). W szczególnych przypadkach pracownikiem może być również osoba, która nie ukończyła 18 lat. Dotyczy to pracowników młodocianych (osób w wieku 16-18 lat), którzy mogą wykonywać prace lekkie lub w celu przygotowania zawodowego. Pracownikami mogą być również dzieci w wieku do 16 lat, jeżeli wykonują pracę wyłącznie na rzecz podmiotu prowadzącego działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową, ale wymaga to uprzedniej zgody przedstawiciela ustawowego lub opiekuna dziecka, a także zezwolenia właściwego inspektora pracy.

Osoba ograniczona w zdolności do czynności prawnych może bez zgody przedstawiciela ustawowego nawiązać stosunek pracy oraz dokonywać czynności prawnych, które dotyczą tego stosunku. Jednak gdy stosunek pracy sprzeciwia się dobru tej osoby, przedstawiciel ustawowy, za zezwoleniem sądu opiekuńczego, może rozwiązać stosunek pracy.

Przed zawarciem umowy o pracę z pracownikiem warto więc upewnić się także co do jego wieku oraz zdolności do czynności prawnych.

1. Rodzaj umowy o pracę

W umowie o pracę należy wskazać jej rodzaj. Obecnie występują trzy rodzaje umów o pracę:

• na okres próbny,
• na czas nieokreślony,
• na czas określony.

W wyroku z 26 sierpnia 1999 r. (I PKN 215/99, OSNP 2000/24/890) Sąd Najwyższy wskazał, że określenie rodzaju umowy o pracę stanowi element treści tej czynności prawnej. Brak postanowienia stron w tym zakresie powoduje, że umowę należy zakwalifikować jako zawartą na czas nieokreślony. Jednak nie oznacza to zawsze domniemania zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony. W wyroku z 17 maja 1995 r. (I PRN 11/95, OSNP 1995/20/250) Sąd Najwyższy zajął stanowisko, że nie jest możliwe przyjęcie, iż strony miały zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony, jeżeli obie oświadczyły, że chciały zawrzeć umowę na czas określony, a różniły się tylko co do daty ustania stosunku pracy. W typowej sytuacji, gdy ani z oświadczeń woli stron, ani z całokształtu okoliczności - a zwłaszcza rodzaju pracy i celów pracodawcy - nie wynika nic innego, należy przyjąć, że doszło do zawarcia umowy na czas nieokreślony. Opiera się to na założeniu, że zgodnym zamiarem stron było zawarcie tego rodzaju umowy, a nie zostało to zaznaczone w jej treści z tego względu, iż strony uważały to za zbędne w odniesieniu do typowego i najbardziej powszechnego rodzaju umowy.

W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony, która nie podlega limitom w zakresie liczby i długości trwania (na zastępstwo, o prace sezonowe lub dorywcze, na okres kadencji, istnienie obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy), określa się w niej też cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Jest to niezwykle istotny element umowy o pracę, jeśli pracodawcy zależy, by nie podlegała ona limitowaniu w zakresie maksymalnego czasu trwania umowy o pracę na czas określony (33 miesiące) czy maksymalnej liczby umów o pracę na czas określony (3 umowy). Należy bowiem pamiętać, że zasadą jest, iż okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3 (art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy).

Przykład

Pracodawca zamierza zatrudnić pracownika na czas określony w celu zastępstwa pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. W przypadku zawarcia takiej umowy o pracę pracodawca powinien wskazać, że obiektywną przyczyną zawarcia umowy o pracę jest konieczność zastępstwa pracownika wskazanego z imienia i nazwiska podczas jego usprawiedliwionej nieobecności spowodowanej chorobą.

1. Data zawarcia umowy i termin rozpoczęcia pracy

W umowie o pracę należy wskazać datę zawarcia umowy, która niekoniecznie musi pokrywać się z datą rozpoczęcia pracy. Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli tego terminu nie określono - w dniu zawarcia umowy (art. 26 Kodeksu pracy). Dniem rozpoczęcia pracy może być np. dzień świąteczny - 1 maja czy 1 stycznia, nawet jeżeli w tym dniu pracownik nie będzie faktycznie wykonywał pracy. Wskazanie takiego dnia jako dnia rozpoczęcia pracy spowoduje, że od tego dnia nastąpi nawiązanie stosunku pracy.

1. Rodzaj pracy

W umowie o pracę powinien zostać wskazany rodzaj pracy, którą będzie wykonywał pracownik. W praktyce rodzaj pracy jest najczęściej utożsamiany ze stanowiskiem pracownika. W celu zapewnienia większej elastyczności dla pracodawcy warto wskazać, że zakres obowiązków pracownika w ramach umówionego rodzaju pracy może zostać określony każdorazowo przez pracodawcę i nie stanowi on integralnej części umowy o pracę.

Przykład

Pracodawca wskazał w umowie o pracę, że załącznik do umowy określający zakres obowiązków pracownika nie jest elementem umowy o pracę i zmiana jego treści nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego, o ile mieści się w ramach zajmowanego stanowiska. W takim przypadku pracodawca może w każdym okresie zatrudnienia pracownika zmienić mu zakres obowiązków i przedstawić do zapoznania, bez konieczności akceptacji ze strony pracownika, jeżeli zakres ten mieści się we wskazanym w umowie rodzaju wykonywanej pracy.

1. Miejsce wykonywania pracy

Miejsce pracy może być określone w umowie o pracę w sposób wąski, najlepiej poprzez wskazanie konkretnej miejscowości, lub szeroki, jeśli rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy to uzasadnia (np. kierowca, przedstawiciel handlowy).

W ramach wykonywania obowiązków pracownik może być także zobowiązany do odbywania na polecenie pracodawcy podróży służbowych na terenie kraju i za granicą.

Przykład

Pracodawca wskazał w umowie o pracę pracownika wykonującego pracę przedstawiciela handlowego - jako miejsce pracy - obszar województwa śląskiego. W takim przypadku każdorazowe przemieszczanie się przez pracownika w ramach wskazanego miejsca pracy będzie traktowane jako czas pracy pracownika. Dopiero wyjazdy na polecenie służbowe poza ten obszar będą traktowane jako podróże służbowe.

Nie jest rekomendowane wskazywanie w umowie o pracę konkretnego adresu zakładu pracy jako miejsca pracy. Wystarczające jest wskazanie miejscowości, np. Kraków, Warszawa. W przypadku wskazania konkretnego adresu jego zmiana w obrębie tej samej miejscowości wymagałaby każdorazowej formalnej zmiany umowy o pracę z pracownikiem (w drodze wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego).

1. Wynagrodzenie za pracę

W umowie o pracę powinno zostać określone wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Można to zrobić poprzez wskazanie wynagrodzenia zasadniczego oraz ruchomych składników wynagrodzenia, jeśli takie przysługują pracownikowi. Można także odwołać się do regulaminu wynagradzania.

Należy pamiętać, że stawka minimalnego wynagrodzenia za pracę pracownika w danym miesiącu (z uwzględnieniem wszystkich zwykłych składników) nie może być niższa niż ustawowe wynagrodzenie minimalne (obecnie 2000 zł brutto).

W umowie o pracę warto także zawrzeć klauzulę, że pracownik wyraża zgodę na wypłatę wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą przekazem pocztowym na wskazany w aktach osobowych adres lub przelewem na wskazany na piśmie rachunek bankowy. Wynagrodzenie powinno być bowiem, co do zasady, płacone do rąk pracownika (art. 86 § 3 Kodeksu pracy), a zatem najczęściej spotykana w praktyce wypłata w formie przelewu wymaga zgody pracownika.

1. Wymiar czasu pracy

W umowie powinien zostać określony wymiar czasu pracy pracownika, np. 1/2, 3/4 etatu.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy strony umowy o pracę mają obowiązek ustalić dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia w wysokości liczonej jak za godziny nadliczbowe (art. 151 § 5 Kodeksu pracy). Jednak aktualne orzecznictwo Sądu Najwyższego nie przewiduje dla pracodawców negatywnych konsekwencji w przypadku nieustalenia takiego limitu (wyrok SN z 4 kwietnia 2014 r., I PK 249/13, OSNP 2015/9/121, postanowienie SN z 27 marca 2012 r., III PK 77/11).

Bezpieczniej dla pracodawcy będzie jednak ustalić limit godzin ponadwymiarowych. Dla niepełnoetatowca limit godzin ponadwymiarowych, po którego przekroczeniu pracownik ma prawo do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych, musi być niższy od pełnego etatu (nie może być mu równy) oraz musi być wyższy niż wymiar etatu pracownika. Po przekroczeniu umownego limitu pracownik nabywa za kolejne godziny pracy prawo do normalnego wynagrodzenia wraz z dodatkiem jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Limit ten może być ustalony w dowolny sposób, zarówno przez wskazanie liczby godzin w skali doby, tygodnia lub miesiąca, jak i przez wskazanie wyższego wymiaru czasu pracy niż wynikający z umowy.

Klauzule dodatkowe w umowie o pracę

W umowie o pracę, w celu lepszego zabezpieczenia interesów pracodawcy, można także zawrzeć klauzule dodatkowe w zakresie określonych obszarów, istotnych z punktu widzenia działalności pracodawcy i charakteru pracy pracownika.

1. Poufność informacji i zakaz konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy

Do umowy o pracę warto wprowadzić klauzulę, że w czasie trwania zatrudnienia, a także po jego ustaniu, pracownik jest zobowiązany do zachowania w ścisłej tajemnicy informacji poufnych, do których miał dostęp w czasie lub w związku z zatrudnieniem.

Przykładowa klauzula dotycząca poufności, która może być zawarta w umowie o pracę

W umowie można także zobowiązać pracownika do zaniechania działalności konkurencyjnej w trakcie trwania stosunku pracy (art. 101¹ Kodeksu pracy).

Przykładowa klauzula dotycząca zakazu konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy

1. Własność intelektualna i prawa autorskie

W przypadku pracy pracownika o charakterze twórczym istotne jest zabezpieczenie prawa pracodawcy do utworów wytworzonych przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Jeżeli umowa o pracę nie stanowi inaczej, pracodawca nabywa majątkowe prawa autorskie do utworów stworzonych w ramach stosunku pracy przez zatrudnione przez niego osoby (art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Warunkiem tego jest, że obowiązek wykonywania czynności o charakterze twórczym wynika z umowy o pracę lub np. polecenia służbowego pracodawcy. Nabycie majątkowych praw autorskich ma charakter automatyczny i wymaga jedynie przyjęcia przez pracodawcę utworu. Przyjęciem utworu może być np. podpisanie protokołu odbioru utworu lub wykorzystanie danego utworu w prowadzonej przez pracodawcę działalności.

Pracodawca nie nabywa automatycznie majątkowych praw autorskich do utworu, jeżeli:

● twórcami są jego pracownicy, ale tworząc dany utwór nie działają oni w ramach swoich obowiązków pracowniczych,

● twórcami są osoby zatrudnione przez pracodawcę w ramach niepracowniczego stosunku prawnego, np. na podstawie umowy zlecenia,

● pracodawca nie przyjął utworu.

Przykładowa klauzula dotycząca praw autorskich w umowie o pracę

Odpowiedzialność wykroczeniowa

Warto także zwrócić uwagę na odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy w przypadku niedopełnienia niektórych obowiązków w związku z zawarciem umowy o pracę.

Jeżeli pracodawcą lub osoba działająca w jego imieniu:

• nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas określony, która nie podlega limitom z przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia,
• nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy,
• nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Wzór umowy o pracę

Podstawa prawna:

art. 3, art. 22, art. 25, art. 25¹, art. 26, art. 29, art. 86 § 3, art. 104³, art. 151 § 5, art. 229, art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

art. 63¹, art. 476 § 1 pkt 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1136

art. 2 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847

art. 12, art. 50 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 880; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1089

art. 11 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - j.t. Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1132

Małgorzata Mędrala-Natkaniec,

radca prawny, doktor nauk prawnych ze specjalnością prawo pracy, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych