21/2016 [dodatek: Rachunkowość w oświacie], data dodania: 20.10.2016 Organizacja szkolnego archiwum zakładowego
Za właściwą organizację archiwum zakładowego i składnicy akt odpowiada dyrektor szkoły. Powinien on przede wszystkim zadbać o wybór właściwego lokalu przeznaczonego na archiwum zakładowe lub składnicę akt. Mimo że składnice akt, co do zasady, nie przechowują materiałów archiwalnych, to w zakresie wymagań lokalowych powinny być traktowane na podobnych zasadach jak archiwa zakładowe. Może się bowiem okazać, że znajdujące się w nich materiały zostaną z czasem zakwalifikowane do kategorii archiwalnych.
Szkoły, które po ustaleniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym są jednostkami wytwarzającymi dokumentację kwalifikującą się do materiałów archiwalnych, mają obowiązek prowadzenia archiwum zakładowego. Szczegółowy sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji wynika z załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (dalej: rozporządzenie w sprawie postępowania z dokumentacją).
Kategorie archiwalne dokumentów
Do kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem A zalicza się dokumentację stanowiącą materiały archiwalne. Jest to dokumentacja przechowywana wieczyście, która wchodzi w skład państwowego zasobu archiwalnego. Materiały archiwalne powstają w jednostkach organizacyjnych wytypowanych i znajdujących się pod nadzorem właściwego archiwum państwowego. Przekazuje się je niezwłocznie do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od daty ich wytworzenia (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; dalej: ustawa o archiwach). Przykładami dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne w szkole mogą być m.in.:
● akty założycielskie, statuty, regulaminy,
● sprawozdania i protokoły z działalności Rady Pedagogicznej,
● informacje o wynikach z egzaminów, w tym z Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej,
● plany i programy nauczania, wychowania, kształcenia,
● arkusze organizacyjne szkoły,
● księgi hospitacji,
● kroniki i monografie,
● instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, rzeczowy wykaz akt, ewidencja zasobu archiwum zakładowego.
Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej (patrz: tabela).
Tabela. Sposób oznaczania dokumentacji niearchiwalnej typu B
| Symbol | Opis |
| B z dodaniem cyfr arabskich (np. B5) | W ten sposób oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (w przypadku dokumentacji oznaczonej B5 - po pięciu latach) podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych (w szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, uznając ją za materiały archiwalne). |
| BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5) | Jest to sposób oznaczania dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji; zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne). |
| Bc | Tak oznacza się dokumentację wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki), lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok. Akta te mogą być zniszczone po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum. |
Sankcje za niedopełnienie obowiązku prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji archiwalnej reguluje art. 52 ustawy o archiwach, który mówi, że kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Zasady prowadzenia archiwum zakładowego
Przy wyborze właściwego lokalu przeznaczonego na archiwum zakładowe lub składnicę akt pomocne będą wskazówki ujęte w:
● rozporządzeniu Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz
● normie PN-ISO 11799 "Informacja i dokumentacja - Zalecenia dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych" (czerwiec 2006).
W dalszej kolejności dyrektor szkoły powinien zadbać o wybór tzw. koordynatora czynności kancelaryjnych, którym w małych jednostkach będzie najczęściej pracownik realizujący zadania archiwum. Osoba taka powinna posiadać odpowiednie przygotowanie merytoryczne (ukończony kurs archiwistów), znać strukturę organizacyjną danej jednostki, instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego komórki organizacyjne prowadzą akta.
Z informacji nr 12 Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z 22 grudnia 2011 r. w sprawie usytuowania archiwum zakładowego i przypisania zadań koordynatora czynności kancelaryjnych wynika, że (...) zasadniczo powinno się dążyć do tego, aby archiwum zakładowe było odrębną komórką organizacyjną lub odrębnym organizacyjnie, samodzielnym stanowiskiem pracy. Dopuszczalne jest jednak rozwiązanie, w szczególności w małych jednostkach organizacyjnych, gdy obowiązek prowadzenia archiwum zakładowego zostanie przypisany określonej komórce organizacyjnej. Przy takim rozwiązaniu zadanie prowadzenia archiwum zakładowego należy obowiązkowo przypisać jednemu z pracowników tej komórki, przy czym powinien on mieć wyznaczone dni i godziny pracy, w których będzie zajmował się prowadzeniem archiwum (kwestie te należy uregulować np. w opisie stanowiska pracy). Tym sposobem, w ramach tej komórki organizacyjnej, powstanie stanowisko pracy, któremu zostanie powierzone zadanie prowadzenia archiwum zakładowego. Funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych powierza się ww. pracownikowi.
W obecnym stanie prawnym wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta lub marszałek województwa mogą określić, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalności jest zbliżony (art. 6 ust. 2f ustawy o archiwach). Oznacza to, że organ prowadzący szkołę może opracować te dokumenty, uwzględniając specyfikę szkół i wprowadzić je jako obowiązujące. Tym samym, zgodnie z art. 6 ust. 2g ustawy o archiwach, w momencie wprowadzenia instrukcji i wykazów przez organ prowadzący zatwierdzone wcześniej przez dyrektorów dokumenty regulujące te kwestie tracą moc.
ANNA DRYJA
główny specjalista ds. kadr w wojewódzkiej placówce doskonalenia nauczycieli, specjalista w zakresie prawa pracy i prawa oświatowego
PODSTAWY PRAWNE
● art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 6 ust 2f-2g, art. 52 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1506)
● rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1743)
● rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284)
PRZECZYTAJ TEŻ:
● Dokumentacja w szkole - instrukcja kancelaryjna.
