Świadectwo pracy za zakończoną umowę na okres próbny powinni Państwo zamieścić w części C akt osobowych - mimo że, co do zasady, przechowuje się tam dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wynika to z faktu, że dokumenty związane z żądaniem wydania świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia przechowuje się w części C akt osobowych. Szczegóły w uzasadnieniu.

Zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2017 r. przepisami pracodawca w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy jest zobowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie świadectwo pracy, gdy nie zamierza nawiązać z nim - w terminie 7 dni od dnia rozwiązania poprzedniego stosunku pracy - kolejnego stosunku pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). W przypadku gdy strony nawiążą nowy stosunek pracy w terminie 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego obowiązek wydania świadectwa pracy za poprzednie okresy zatrudnienia, za które nie wydano uprzednio świadectwa pracy, następuje jedynie na wniosek pracownika. Może on być złożony w formie pisemnej lub elektronicznej.

Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownika od 1 stycznia 2017 r. na podstawie umowy na okres próbny na 1 miesiąc. Od 1 lutego 2017 r. strony zawarły umowę na czas określony do 30 kwietnia 2017 r. Przyjmijmy, że od 1 maja 2017 r. pracownik zostanie zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony. Po 6 miesiącach pracy pracownik zwróci się do pracodawcy w formie e-mailowej o wydanie świadectwa pracy za okres zatrudnienia na podstawie umowy na okres próbny oraz na czas określony. Może powstać wątpliwość, czy zwykła forma elektroniczna wniosku o wydanie świadectwa pracy jest wystarczająca. Przepisy nie zastrzegają jednak, aby taka forma wniosku w sprawie wydania świadectwa pracy była powiązana z bezpiecznym podpisem elektronicznym. W przeciwnym razie możliwość złożenia elektronicznego wniosku o wydanie świadectwa pracy byłaby udogodnieniem dla wąskiego grona pracowników posługujących się bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dlatego wysłanie wniosku o wydanie świadectwa pracy zwykłym e-mailem jest wystarczające.

Obowiązkiem każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia i formy organizacyjno-prawnej, jest prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika akt osobowych. Są one podzielone na 3 części: A, B i C. W części A gromadzi się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, w części C - związane z ustaniem zatrudnienia.

Wątpliwości dotyczące miejsca przechowywania świadectwa pracy w opisanym w pytaniu przypadku wynikają z faktu, że mimo wydania świadectwa pracy - które jest dokumentem potwierdzającym i podsumowującym zatrudnienie - pracownik nadal pozostaje u pracodawcy w stosunku pracy. Tym samym pracodawca może uznać, że takie świadectwo pracy - mimo iż dotyczy zakończonego okresu zatrudnienia - powinno być przechowywane w części B akt osobowych. Dodatkowe wątpliwości mogą być spowodowane tym, że katalog dokumentów, jakie powinny być przechowywane w tej części akt osobowych, nie ma charakteru zamkniętego. Wskazuje na to brzmienie § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji..., zgodnie z którym w części B przechowuje się "dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym...".

Warto jednak zwrócić uwagę, że w części C akt osobowych pracownika przechowuje się dokumenty dotyczące żądania przez pracownika wydania świadectwa pracy, w przypadku gdy stosunek pracy jest kontynuowany po zakończeniu terminowej umowy o pracę, oraz kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Jest to wyraźna sugestia, że skoro w części C akt osobowych przechowuje się wniosek w sprawie żądania wydania świadectwa pracy za zamknięte okresy zatrudnienia, kiedy pracownik kontynuuje zatrudnienie, to również w tej części akt osobowych należy przechowywać wydane w następstwie wniosku pracownika świadectwo pracy. Z drugiej jednak strony katalog dokumentów przechowywanych w części C akt osobowych wskazuje na obowiązek przechowywania w tej teczce kopii wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Posłużenie się w przepisie liczbą pojedynczą dotyczącą świadectwa pracy może sugerować, że część C akt osobowych może zawierać wyłącznie jedno świadectwo pracy - wydawane w sytuacji definitywnego rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, które kończy zatrudnienie u danego pracodawcy.

Uwzględniając brak bezpośrednich przepisów wskazujących na miejsce przechowywania świadectw pracy wydanych w trakcie zatrudnienia na wniosek pracownika, należy przyjąć, że miejscem przechowywania kopii tych dokumentów jest teczka C akt osobowych. Wynika to z faktu, że w tej części akt osobowych przechowuje się dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy. Świadectwo pracy wydane za zakończone okresy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane, jest dokumentem pochodnym takiego żądania pracownika. Przechowywanie wniosku pracownika w sprawie wydania świadectwa pracy w części C akt osobowych, a świadectwa pracy wydanego w następstwie takiego wniosku w części B akt osobowych byłoby działaniem nieracjonalnym z punktu widzenia uporządkowania dokumentów zawartych w poszczególnych częściach akt osobowych i zachowania związku między nimi.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 97 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

● § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 2005

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz w wybranych zagadnieniach prawa cywilnego i administracyjnego, autor wielu artykułów i komentarzy z tej dziedziny