W jakich przypadkach należało wydać zaległe świadectwa pracy za zakończone umowy terminowe

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

W przepisach przejściowych dotyczących obowiązującej od 1 stycznia 2017 r. nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie wydawania świadectwa pracy wprowadzono zasadę, zgodnie z którą jeżeli pracodawca do 1 stycznia 2017 r. nie wydał zbiorczego świadectwa pracy, gdyż nie upłynął okres 24 miesięcy, to miał obowiązek wystawić świadectwo za okresy zatrudnienia zakończone 1 stycznia 2017 r., czyli trwające do 31 grudnia 2016 r. Na wykonanie tego obowiązku przewidziano termin do 30 czerwca 2017 r. Zakończone okresy zatrudnienia należało rozumieć jako zatrudnienie na podstawie terminowych umów o pracę, które rozwiązały się albo wygasły. Istotne znaczenie miało także to, że do 30 czerwca 2017 r. należało wydać jedynie świadectwa za okres obowiązywania regulacji wprowadzającej obowiązek wydawania świadectwa pracy po upływie 24 miesięcy od zawarcia umowy, a więc od 21 marca 2011 r. do 31 grudnia 2016 r. Świadectwa pracy na tych zasadach wydawano dla stosunków pracy nawiązanych od 21 marca 2011 r. Jeśli zaś 21 marca 2011 r. trwała kolejna umowa, dotyczyły jej wcześniejsze zasady wydawania świadectw pracy.

Wynika z tego, że ustalając obowiązek wydania świadectwa pracy do 30 czerwca 2017 r., należało:

Krok 1. Ustalić, czy dany pracownik miał jakieś terminowe umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony, na czas zastępstwa, na czas wykonania określonej pracy) zawarte od 21 marca 2011 r., za które nie wystawiono świadectwa pracy.

Krok 2. Ustalić datę rozwiązania takiej terminowej umowy o pracę. Jeżeli przypadała ona najpóźniej 31 grudnia 2016 r. - należało wystawić świadectwo pracy, a jeśli 1 stycznia 2017 r. i później - tylko wtedy, gdy wynikało to z przepisów Kodeksu pracy o świadectwie pracy w nowym brzmieniu.

"Zakończony stosunek pracy" oznacza:

• rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron,
• rozwiązanie umowy w wyniku wypowiedzenia,
• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,
• rozwiązanie umowy w wyniku upływu terminu, na jaki zawarto umowę,
• wygaśnięcie stosunku pracy np. wskutek śmierci pracownika czy upływu 3-miesięcznego tymczasowego aresztowania.

Datą wystawienia świadectwa pracy za zakończone okresy jest data rzeczywistego wystawienia świadectwa w 2017 r., nawet, jeżeli dotyczy ono np. umowy z 2013 r.

W przypadku dwóch umów przypadających jedna po drugiej (obie zakończone) świadectwo pracy wystawia się za okres obejmujący obie umowy, chociaż nie ma przeszkód, aby wystawić dwa świadectwa pracy, odrębnie za każdą umowę.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na okres próbny od 1 stycznia do 31 marca 2016 r., a następnie od 1 kwietnia 2016 r. do 31 marca 2017 r. na czas określony. Od 1 kwietnia 2017 r. pracuje na czas nieokreślony.

Do 30 czerwca 2017 r. należało wystawić świadectwo pracy za okres pracy na podstawie umowy na okres próbny, gdyż zakończył się on przed 1 stycznia 2017 r.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. Następnie zawarł umowę na czas określony od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r.

Do 30 czerwca br. należało wystawić świadectwo pracy za umowę na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. Druga umowa trwała bowiem 1 stycznia 2017 r.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na okres próbny od 1 stycznia do 31 marca 2010 r., a następnie od 1 kwietnia 2010 r. do 31 marca 2011 r. na czas określony. Od 1 kwietnia 2011 r. pracownik pracuje na podstawie umowy na czas nieokreślony. Umowy terminowe zostały zawarte przed 21 marca 2011 r., dlatego nie ma obowiązku wystawienia za nie świadectw pracy. Jednak pracodawca może poprosić pracownika, aby zgłosił on wniosek o wydanie tego dokumentu, aby mieć zamkniętą sprawę z wydawaniem świadectw pracy za zakończone okresy zatrudnienia przypadające przed 2017 r.

Przykład

Pracodawca zatrudniał pracownika na podstawie terminowych umów o pracę: 1 stycznia - 31 marca 2016 r. na okres próbny, 1 kwietnia - 30 września 2016 r. na czas określony, 1 października - 31 października 2016 r. na okres próbny (zatrudnienie przy pracy innego rodzaju), 1 listopada 2016 r. - 31 maja 2017 r. na czas określony, 1 czerwca - 31 grudnia 2017 r. na czas określony.

Do 30 czerwca 2017 r. należało wystawić świadectwo pracy za 3 pierwsze umowy o pracę.

Przykład

Pracownik był zatrudniony od 1 lutego do 30 kwietnia 2015 r. na podstawie umowy o pracę na okres próbny. Następnie od 1 maja do 31 października 2015 r. pracował na podstawie umowy o pracę na czas określony, a od 1 listopada 2015 r. do 31 grudnia 2016 r. na podstawie umowy o pracę na czas określony. Od 1 stycznia 2017 r. jest zatrudniony na czas zastępstwa.

Do 30 czerwca 2017 r. należało wystawić świadectwo pracy za 3 pierwsze umowy o pracę.

Wątpliwości związane z wystawianiem zaległych świadectw pracy, a także duża liczba takich dokumentów w niektórych firmach powodują, że nie wszyscy zdążyli uporać się z tym obowiązkiem do 30 czerwca 2017 r. W takim przypadku należy dopełnić tej formalności z opóźnieniem, pamiętając o tym, że nieprowadzenie dokumentacji w sprawach pracowniczych jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy). Jeżeli kontrola PIP stwierdzi brak wystawienia jedynie części zaległych świadectw, a kontrolowany wykaże, że jest w trakcie ich wydawania, najprawdopodobniej w wystąpieniu pokontrolnym inspektor pracy jedynie zaleci kontynuację takich prac.

Podstawa prawna:

art. 22 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców - Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

art. 25 § 2, art. 281 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

art. 3 ustawy z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy - Dz.U. Nr 36, poz. 181

Ewa Suknarowska-Drzewiecka,

specjalista z zakresu prawa pracy, szkoleniowiec, pracownik naukowy Instytutu Nauk Prawnych PAN