Nowy wzór pkpir podatników prowadzących działalność gospodarczą

Od 8 kwietnia 2016 r. wprowadzono nowy wzór pkpir. Nie oznacza to jednak, że wszyscy podatnicy musieli od tej daty rozpocząć prowadzenie pkpir na nowym wzorze księgi.

Obowiązek stosowania nowego wzoru mają podatnicy, którzy rozpoczną działalność gospodarczą w trakcie 2016 r. - po wejściu w życie przepisów wprowadzających nowy wzór księgi. Jeżeli tacy podatnicy zdecydowaliby się na prowadzenie pkpir na dotychczasowym wzorze, muszą się liczyć z tym, że w przypadku kontroli podatkowej ich księga zostanie uznana za wadliwą. Grozi za to kara grzywny (art. 61 § 3 k.k.s.).

Podatnicy, którzy kontynuują działalność gospodarczą rozpoczętą przed 8 kwietnia 2016 r., mogą:

● do końca 2016 r. prowadzić ewidencję na dotychczasowym wzorze pkpir. W takim przypadku nowy wzór pkpir zastosują dopiero od 1 stycznia 2017 r. Na takie postępowanie pozwala im § 3 ust. 1 rozporządzenia zmieniającego. Co istotne, prowadzenie pkpir na starym wzorze nie będzie powodowało uznania jej przez organy podatkowe za wadliwą. Wynika to wprost z § 3 ust. 3 rozporządzenia zmieniającego; albo

● zdecydować się na prowadzenie pkpir według nowego wzoru. I tu przepisy rozporządzenia zmieniającego nie regulują, w jaki sposób i od kiedy należy przejść na nowy wzór księgi. Za właściwe należy uznać kontynuowanie wpisów na starym wzorze pkpir do końca kwietnia, a rozpoczęcie wpisów na nowym wzorze dopiero od 1 maja. W takim przypadku podatnik nie ma obowiązku przenoszenia wpisów z pkpir prowadzonej według dotychczas obowiązującego wzoru do pkpir prowadzonej według nowego wzoru za okres do końca kwietnia 2016 r.

Należy się spodziewać, że większość podatników kontynuujących działalność skorzysta z możliwości dokonywania wpisów na dotychczasowym wzorze pkpir do końca 2016 r. Na nowy wzór pkpir najpewniej zdecydują się podmioty, które ponoszą wydatki na działalność badawczo-rozwojową. Wynika to z tego, że nowy wzór pozwala im na wyraźne wyodrębnienie tych kosztów w księdze. Do tego celu przeznaczono specjalną kolumnę pkpir. Jest to kolumna 16, która przed nowelizacją służyła podatnikom do wpisywania uwag. W nowym wzorze pkpir do wpisywania uwag jest przeznaczona kolumna 17.

O tym, jak zaewidencjonować w pkpir wydatki na działalność badawczo-rozwojową, piszemy w artykule "Jak zaewidencjonować w pkpir wydatki na działalność badawczo-rozwojową".

Trzeba podkreślić, że podatnik ponoszący wydatki na działalność badawczo-rozwojową nie musi przechodzić ze starego na nowy wzór pkpir. Z § 3 ust. 2 rozporządzenia zmieniającego wynika bowiem, że tacy podatnicy powinni koszty działalności badawczo-rozwojowej:

1) ewidencjonować według zasad przyjętych przez siebie przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia,

2) wpisywać w pkpir w pełnej wysokości, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania,

3) sumować po zakończeniu roku podatkowego.

Prowadzona przez nich w ten sposób księga nie zostanie przez organy podatkowe uznana za wadliwą (§ 3 ust. 3 rozporządzenia zmieniającego).

PRZYKŁAD

Jan Kowalski planuje rozpoczęcie działalności gospodarczej od 1 czerwca 2016 r. W związku z tym ma obowiązek prowadzić ewidencję przychodów i kosztów według nowego wzoru pkpir. Gdyby rozpoczął ewidencję przed 8 kwietnia 2016 r. na starym wzorze pkpir, mógłby to robić nadal do końca 2016 r. Wówczas nowy wzór pkpir zastosowałby dopiero od 1 stycznia 2017 r.

Nowy wzór pkpir podatników prowadzących działalność gospodarczą

Nowy wzór pkpir rolników prowadzących działalność gospodarczą

Zmieniono również wzór pkpir dla rolników prowadzących działalność gospodarczą. Nowy wzór określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir muszą stosować tylko rolnicy rozpoczynający działalność po 7 kwietnia 2016 r. Trzeba podkreślić, że jeżeli tacy rolnicy zdecydowaliby się na prowadzenie pkpir na dotychczasowym wzorze, to muszą się liczyć z tym, że w przypadku kontroli podatkowej ich księga zostanie uznana za wadliwą. Grozi za to kara grzywny (art. 61 § 3 k.k.s.).

Rolnicy, którzy rozpoczęli działalność przed 8 kwietnia 2016 r. i ją kontynuują, mogą do końca 2016 r. dokonywać ewidencji na dotychczasowym wzorze pkpir (§ 3 ust. 1 rozporządzenia zmieniającego). Nowy wzór pkpir będą musieli zastosować począwszy od 1 stycznia 2017 r.

Jeżeli rolnik zdecyduje się na zmianę wzoru pkpir jeszcze w tym roku, przepisy nie regulują, w jaki sposób taką zmianę przeprowadzić. Z uwagi na fakt, że nowy wzór obowiązuje od 8 kwietnia, to za właściwe należy uznać kontynuowanie wpisów na starym wzorze pkpir do końca kwietnia, a rozpoczęcie wpisów na nowym wzorze dopiero od 1 maja.

Uchylenie przepisów związanych z korektą kosztów z tytułu nieuregulowania należności w terminie

Do końca 2015 r. podatnicy mieli obowiązek dokonywać korekty (zmniejszenia) kosztów w przypadku nieuregulowania należności w terminie. Powrotnej korekty, czyli zwiększenia kosztów, mogli dokonać dopiero po dokonaniu zapłaty. Od 1 stycznia 2016 r. obowiązek dokonywania korekty (zmniejszenia) kosztów został zniesiony (uchylono art. 24d updof). Mimo to podatnicy, którzy uregulują w 2016 r. należność, o jaką zmniejszyli w 2015 r. koszty, mają nadal prawo dokonać powrotnego zwiększenia kosztów o zapłaconą kwotę. Zasady dokumentowania powrotnej korekty kosztów pozostały bez zmian. Podatnicy prowadzący pkpir dokonują powrotnego zwiększenia kosztów na podstawie przepisów rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym przed 8 kwietnia 2016 r., mimo że od 8 kwietnia przepisy dotyczące korekty kosztów zostały z rozporządzenia w sprawie pkpir usunięte (zob. § 2 rozporządzenia zmieniającego).

PRZYKŁAD

Podatnik dokonał w listopadzie 2015 r. korekty kosztów z tytułu nieuregulowanej należności z faktury na kwotę 100 zł netto. 2 maja 2016 r. uregulował zaległość. Na mocy przepisów przejściowych jest uprawniony do powrotnego zwiększenia kosztów o zapłaconą kwotę. Mimo że obowiązujące w dniu 2 maja 2016 r. przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir nie zawierają już przepisów w sprawie korekty kosztów, podatnik powinien sporządzić dokument zwiększenia kosztów zawierający elementy wymienione w uchylonym § 13 ust. 3 pkt 1b rozporządzenia. Dokument ten będzie stanowił podstawę dokonania korekty w prowadzonej przez podatnika pkpir.

Na temat, jak sporządzić dokument zwiększenia kosztów i dokonać korekty kosztów w pkpir, pisaliśmy w artykule "Czy można w 2016 r. zwiększyć koszty w pkpir, jeżeli ich zmniejszenia dokonano w 2015 r." - Mk nr 2/2016.

Brak obowiązku sporządzania dwóch spisów z natury przez podatników kontynuujących działalność

Zwolniono podatników kontynuujących działalność z obowiązku sporządzania dwóch spisów z natury, tj. na dzień 31 grudnia oraz na dzień 1 stycznia następnego roku podatkowego. Dzięki temu podatnicy kontynuujący działalność będą mieli obowiązek sporządzić tylko jeden spis z natury na 31 grudnia. Nie będą już musieli sporządzać spisu z natury na 1 stycznia. Wprowadzone ułatwienie sankcjonuje dotychczasową praktykę niesporządzania przez podatników kontynuujących działalność dwóch spisów z natury. Wielu z nich i tak robiło tylko jeden spis na koniec roku.

Brak obowiązku drukowania pkpir prowadzonej elektronicznie

Zlikwidowano obowiązek drukowania pkpir prowadzonej elektronicznie, w przypadku gdy program komputerowy zapewnia jej wydrukowanie według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir. Dotychczas podatnicy prowadzący taką księgę elektronicznie byli zobowiązani do drukowania zapisów księgi - na koniec każdego miesiąca (uchylony ust. 2 § 31 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir). Obecnie podatnik ma jedynie obowiązek przenoszenia treści księgi na informatyczny nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji. Przepisy nie regulują, jak często powinien to robić. Z uwagi na miesięczny okres rozliczeniowy za właściwe należy uznać zapisywanie treści pkpir na nośnikach po zakończeniu każdego miesiąca. Jeżeli w trakcie kontroli organ podatkowy wykryje brak zapisów zakończonych miesięcy, księga może zostać uznana za prowadzoną wadliwie. Grozi za to kara grzywny na podstawie art. 61 § 3 k.k.s.

Obowiązek wydrukowania pkpir nadal mają podatnicy posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania pkpir według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir (§ 31 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

PODSTAWA PRAWNA:

● § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 31 marca 2016 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2016 r., poz. 467

● § 13, § 27 ust. 1 i 1a, § 29, § 31, załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2014 r., poz. 1037; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 467

● art. 61 § 3 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 186; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 437

Katarzyna Wojciechowska

prawnik, ekspert w zakresie podatków dochodowych, redaktor "MONITORA księgowego"