Planowanie służy prawidłowemu udzielaniu zamówień publicznych. Stanowi swego rodzaju wytyczne działań zamawiającego w określonej perspektywie czasowej. Dlatego większość zamawiających już wcześniej sporządzała takie plany zamówień publicznych - mimo że przed nowelizacją nie było w tym zakresie ustawowego obowiązku. Sporządzony z należytą starannością plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych może być przede wszystkim dowodem służącym obronie w przypadku postawienia zarzutu podziału zamówienia w celu obejścia stosowania przepisów o zamówieniach publicznych.

Obecnie, jeżeli jednostka należy do katalogu zamawiających, określonego w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) - czyli m.in. do sektora rządowego czy samorządowego - musi sporządzić plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Inni zamawiający (np. podmioty prawa publicznego czy zamawiający sektorowi) nadal nie mają natomiast takiego obowiązku.

Termin sporządzenia planu i upublicznienie

Swoboda zamawiającego co do wypełnienia obowiązku planowania jest ograniczona wymaganiami wynikającymi z art. 13a upzp. Pierwszym wymogiem jest narzucony termin sporządzenia planu - tj. nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ. Można zatem przyjąć, że nastąpi to w pierwszym kwartale danego roku kalendarzowego.

Z uwagi na to, że planowanie stanowi ciąg czynności, a także wymaga zebrania informacji na temat potrzeb zamawiającego (niejednokrotnie z różnych komórek organizacyjnych), zasadne wydaje się sporządzenie projektu planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych lub co najmniej rozpoczęcie sporządzania planu już w grudniu roku poprzedzającego rok objęty planem i zintensyfikować te prace w styczniu.

Drugi wymóg ustawowy dotyczy zamieszczenia na stronie internetowej planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Mimo że z przepisów upzp nie wynika, że ma to być własna strona internetowa zamawiającego czy też Biuletyn Informacji Publicznej (BIP), to w praktyce do celu tego najbardziej odpowiednia wydaje się właśnie strona internetowa zamawiającego.

W art. 13a ust. 4 upzp przewidziana została możliwość niezamieszczania na stronie internetowej informacji o postępowaniach o udzielenie zamówienia, jeżeli wymaga tego ochrona informacji niejawnych.

Okres objęty planem postępowań

Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych powinien obejmować zamówienia, które zamawiający przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym.

ZAPAMIĘTAJ!

Plan zamówień publicznych nie jest tożsamy z planem finansowym. W planie finansowym są ujmowane kwoty na cały rok, w tym również na wydatki nieprzewidywalne (np. na naprawę usterek, usunięcie awarii). Plan zamówień stanowi "konkretyzację" zamówień w ramach planu finansowego.

Zakres informacji w planie

W art. 13a ust. 2 upzp określono minimalny zakres informacji, które zamawiający powinien ująć w planie postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Przede wszystkim należy w nim określić:

● przedmiot zamówienia,
● rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,
● przewidywany tryb lub inną procedurę udzielenia zamówienia (np. "własną" procedurę zamówienia ustaloną na podstawie art. 138o upzp w przypadku udzielania zamówień na usługi społeczne o wartości mniejszej niż 750 000 euro).

Pomaga to ustalić przewidywany czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania w danym trybie upzp.

Zamawiający muszą ponadto podać w planie postępowań orientacyjną wartość szacunkową zamówienia. Wymaga to więc wstępnego oszacowania wartości zamówienia ze znacznym wyprzedzeniem, wykraczającym poza ustawowe terminy narzucone przy szacowaniu zamówienia przed wszczęciem postępowania (dla przypomnienia - dokonuje się tego nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania na dostawy lub usługi, bądź 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania na roboty budowlane).

Zamawiający powinien pamiętać, że podawana w planie wartość jest jedynie orientacyjna i może ulec zmianie w trakcie roku, np. ze względu na zmianę (zwiększenie lub zmniejszenie) zakresu planowanego zamówienia. Dopuszczalne wydaje się poza tym podanie przedziału kwotowego planowanego zamówienia - zwłaszcza w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane, w których wartość zamówienia ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego.

Istotnym elementem planu jest także przewidywany termin wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym. Wymusza to na zamawiającym (a dokładniej - na osobach odpowiedzialnych za planowanie w danej instytucji zamawiającej) dołożenie staranności w planowaniu i przekazanie takiej informacji osobie bądź komórce organizacyjnej sporządzającej plan. Warto przy tym zwrócić uwagę, że jest to "przewidywany" termin i może on (nie musi) ulec zmianom w razie zaistnienia takiej potrzeby. Dane o terminie wszczęcia i realizacji zamówienia umożliwiają np. komórce ds. zamówień publicznych organizację pracy, pomagają dokonać zaplanowania przydziału postępowań osobom, które będą pełniły funkcję sekretarzy komisji przetargowej itp. Wykonawcy z kolei pozyskują wiedzę, kiedy mogą spodziewać się postępowania w celu udzielenia interesującego ich zamówienia. Już na etapie sporządzania planu postępowań można rozważyć modyfikację zgłoszonych, jako przewidywane, terminów wszczęcia postępowań - tak aby umożliwić ich terminowe przeprowadzenie przy istniejących możliwościach organizacyjnych u zamawiającego.

Zamawiający może ująć w planie postępowań o udzielenie zamówień publicznych także inne informacje niż wymagane przez upzp - np. informację o odpowiadającym przedmiotowi zamówienia kodzie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV). Informacja ta ma wtedy jednak na celu wyłącznie ułatwienie identyfikacji zamówienia i nie determinuje jego zakresu.

Pojawiają się pytania, czy zamawiający ma obowiązek sporządzenia i zamieszczenia na stronie internetowej korekty planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Warto zwrócić uwagę, że przepisy upzp zawierają jedynie ogólne ramy związane z planowaniem. Nie wprowadzają wymogu dokonywania korekty planu postępowań, jeżeli sytuacja się zmienia, a tym bardziej obowiązku upubliczniania informacji o tym na stronie internetowej. Okoliczność ta była poruszana podczas sejmowych prac legislacyjnych nad nowelizacją upzp i udzielono wówczas odpowiedzi, że nie ma ustawowego obowiązku we wskazanym zakresie. Dlatego zamawiający powinni kierować się regułami obowiązującymi przy sporządzaniu planu zamówień publicznych na mocy określonych u nich wewnętrznych aktów prawnych. W konsekwencji decyzja o tym należy do zamawiającego.

Choć nie wynika to z przepisów upzp, to zgłoszenia do planu powinny być zaopiniowane przez osobę odpowiedzialną za kwestie finansowe (pod względem ujęcia w planie finansowym). Chodzi o to, by uniknąć sytuacji, w których kierownik zamawiającego zaakceptuje w planie postępowań zamiar zakupu (np. komputerów), a w planie finansowym lub w jego projekcie zakup ten nie został uwzględniony w określonej wysokości.

Przykład

Główna Komisja Orzekająca w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych w orzeczeniu z 26 lipca 2012 r. (sygn. akt BDF1/4900/63/63/12/1714) uznała, że dla postawienia zarzutu naruszenia art. 32 ust. 2 upzp niezbędne jest wykazanie, że zamawiający na początku roku miał wiedzę na temat konieczności wykonania wszystkich przedmiotowo określonych robót budowlanych (a nie ogólnie, wyłącznie kwotowo określonych w planie zamówień publicznych), a także że świadomie dokonał podziału zamówienia, zawierając w kolejnych terminach (datach) 7 umów.

Brak ustawowego obowiązku planowania do 30 000 euro

Użyte w art. 13a upzp określenie "postępowań o udzielenie zamówień publicznych" wskazuje, że ustawowym obowiązkiem planowania nie objęto zamówień wyłączonych przedmiotowo, podmiotowo czy też ze względu na wartość zamówienia (np. zamówień do 30 000 euro). Oznacza to, że zamawiający nie musi takich planów sporządzać, ale nie jest to zabronione. Pozostawiono mu w tym zakresie swobodę. W wielu przypadkach decyzja taka będzie determinowana regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi u danego zamawiającego. Jeżeli zamawiający podejmie decyzję o sporządzaniu planu również dla takich zamówień, to - z uwagi na art. 13a upzp - zasadne jest sporządzenie planu zamówień publicznych zwolnionych ze stosowania upzp (w tym zamówień o wartości do 30 000 euro) odrębnie od planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych z zastosowaniem upzp. Zakres informacji ujmowanych w planie zamówień udzielanych poza upzp może być węższy i obejmować tylko określenie przedmiotu zamówienia, z podziałem na rodzaje, wartość netto zamówienia w złotych i w euro.

Przykład

Urząd gminy zamierza udzielić zamówienia na prenumeratę prasy. Po zebraniu zapotrzebowań od wszystkich wydziałów komórka ds. zamówień publicznych ustala wartość szacunkową zamówienia dla całego urzędu (a zatem dla zamawiającego) w kwocie netto 50 000 zł. Nie ujmuje tego zamówienia w planie postępowań o udzielenie zamówień, ponieważ nie przekracza ono 30 000 euro. Z uwagi jednak na to, że w urzędzie gminy obowiązują przepisy wewnętrzne nakładające obowiązek sporządzenia planu zamówień do 30 000 euro, urząd zamieszcza to zamówienie w tym planie. Plan zamówień do 30 000 euro nie jest jednak publikowany na stronie internetowej, ponieważ nie wymaga tego regulamin wewnętrzny zamawiającego.

Przykład

Przykładowe zapisy planu postępowań o zamówienia publiczne

ANDRZELA GAWROŃSKA-BARAN

doktor nauk prawnych, wieloletni praktyk zamówień publicznych, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, wykładowca na wyższych uczelniach i trener na szkoleniach, autor wielu artykułów i komentarzy z zakresu zamówień publicznych, radca prawny

PODSTAWA PRAWNA

● art. 4 pkt 8, art. 13a ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579)

W jednym z kolejnych numerów "Rachunkowości Budżetowej" w dziale "Zamówienia publiczne" polecamy m.in. artykuł: Umowa koncesji na roboty budowlane.