Rachunkowość Budżetowa 15/2016, data dodania: 03.08.2016

Dokumentowanie zamówień publicznych

Zamawiający ma obowiązek szczegółowego dokumentowania prowadzonego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Podstawowym dokumentem tworzonym przez zamawiającego jest protokół postępowania. Sporządzany jest on niezależnie od wartości oraz trybu prowadzonego postępowania.

Protokół postępowania, wraz ze wszystkimi załącznikami, odzwierciedla wszystkie zdarzenia, jakie zaszły w trakcie oraz w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Jest on istotny nie tylko dla danej jednostki zamawiającej, ale także dla instytucji kontrolujących poszczególne postępowania.

Treść protokołu postępowania

Przepisy ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) określają zakres informacji, jakie powinny zostać wskazane przez zamawiającego w protokole postępowania. W świetle art. 96 ust. 1 upzp protokół powinien zwierać:

● opis przedmiotu zamówienia,

● informację o trybie udzielenia zamówienia,

● informacje o wykonawcach,

● cenę i inne istotne elementy ofert,

● wskazanie wybranej oferty lub ofert.

Są to jednak tylko minimalne wymogi, jakie powinien spełniać każdy protokół, ponieważ na podstawie art. 96 ust. 5 upzp wydane zostało rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej: rozporządzenie), określające m.in. zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole - w zależności od trybu prowadzonego postępowania.

Rozporządzenie określa wzór protokołu z podziałem na informacje właściwe wyłącznie dla konkretnych trybów udzielania zamówienia, nie różnicując jednak zakresu podawanych informacji w zależności od wartości zamówienia.

Aktywny wzór protokołu postępowania dostępny jest na Platformie Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy INFORRB  w zakładce FORMULARZE I UMOWY.

W przypadku postępowań o mniejszej wartości zamówienia, powinny zostać wypełnione tylko te pola, które odnoszą się do czynności podejmowanych w danym postępowaniu.

Przykład

Jeżeli zamawiający - prowadząc postępowanie, którego wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji UE - rezygnuje z powołania komisji przetargowej (art. 19 ust. 2 upzp), to odpowiednie pola w protokole pozostają niewypełnione.

W ZALEŻNOŚCI OD ZASTOSOWANEGO TRYBU POSTĘPOWANIA, W PROTOKOLE ZAMIESZCZA SIĘ INFORMACJE DOTYCZĄCE:

1) zamawiającego

2) przedmiotu zamówienia publicznego

3) określenia wartości zamówienia, wartości umowy ramowej lub wartości dynamicznego systemu zakupów, wartości zamówienia udzielanego w częściach, wartości zamówień uzupełniających oraz daty i sposobu ich ustalenia

4) powodów zastosowania przez zamawiającego innego trybu udzielenia zamówienia niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony

5) osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia oraz osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia i złożenia przez nie oświadczenia o bezstronności (druk ZP-1)

6) ogłoszeń i zmiany treści ogłoszeń

7) wykonawców zaproszonych do udziału w postępowaniu, negocjacjach, składania ofert, ofert wstępnych lub ofert orientacyjnych;

8) zawiadomienia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki oraz negocjacji bez ogłoszenia

9) wykonawców, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, złożyli oferty, oferty wstępne lub oferty orientacyjne

10) wykonawców dopuszczonych do udziału w dynamicznym systemie zakupów

11) miejsca i terminu składania ofert

12) otwarcia ofert

13) kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub części zamówienia

14) zestawienia ofert

15) oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu

16) wykonawców wykluczonych z postępowania

17) ofert, które zostały odrzucone

18) zastosowania aukcji elektronicznej

19) wyboru najkorzystniejszej oferty

20) zatwierdzenia wyniku postępowania

21) zawiadomienia o wyborze albo unieważnieniu postępowania oraz powodów unieważnienia postępowania

22) środków ochrony prawnej

23) udzielenia zamówienia publicznego

24) załączników do protokołu

25) uwag do protokołu.

Aktywny formularz druku ZP-1 dostępny jest na Platformie Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy INFORRB w zakładce FORMULARZE I UMOWY.

Informacje o dialogu technicznym w protokole postępowania

Wraz z wprowadzeniem do przepisów upzp instytucji dialogu technicznego zobowiązano zamawiających (korzystających z niego) do zawarcia w protokole postępowania informacji o:

● przeprowadzeniu dialogu technicznego,

● podmiotach, które uczestniczyły w dialogu technicznym,

● wpływie dialogu technicznego na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia lub warunki umowy (art. 96 ust. 2a upzp).

Samo rozporządzenie nie zostało jednak dostosowane do znowelizowanych przepisów upzp i nie precyzuje szczegółowości zamieszczanych informacji dotyczących dialogu technicznego. Również wzory protokołów postępowania nie zawierają części, w której możliwe byłoby zapisanie wymaganych informacji.

W związku z tym, w ślad za stanowiskiem wyrażonym przez Urząd Zamówień Publicznych, za prawidłową należy uznać praktykę, że informacje takie stanowić będą załącznik do protokołu postępowania (założenia do projektu ustawy o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych w części wykraczającej poza implementację dyrektywy obronnej - www.uzp.gov.pl).

Obowiązek sporządzenia i forma protokołu postępowania

Przepisy upzp stanowią, że protokół sporządza się "w trakcie prowadzenia postępowania" - co oznacza, że wszystkie informacje zamawiający uzupełnia na bieżąco, a więc wraz z dokonywaniem poszczególnych czynności. W praktyce obowiązek sporządzania protokołu powstaje w chwili wszczęcia postępowania, natomiast informacje zawierane w protokole, które odnoszą się do czynności poprzedzających wszczęcie postępowania, powinny być w nim zamieszczone niezwłocznie po wszczęciu postępowania (KIO/UZP 1087/09).

Zgodnie z wyrażoną w art. 9 ust. 1 upzp zasadą pisemności oraz brzmieniem art. 96 ust. 1 upzp, protokół powinien być sporządzany na piśmie i od zasady tej nie przewidziano żadnych wyjątków. Oznacza to, że np. przy zastosowaniu w postępowaniu elektronicznych nośników informacji protokół powinien zostać podpisany podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Nie oznacza to jednak, że poza obligatoryjną formą pisemną prowadzenia i udostępniania protokołu nie może być on udostępniany dodatkowo - np. poprzez zamieszczanie na stronach internetowych.

Pozostałe dokumenty postępowania

Wszelkie inne dokumenty składane przez zamawiającego oraz wykonawców w toku postępowania stanowią załączniki do protokołu. W świetle art. 96 ust. 2 upzp takimi dokumentami są w szczególności:

● oferty,

● opinie biegłych,

● oświadczenia,

● informacja z zebrania wykonawców,

● zawiadomienia,

● wnioski,

● inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców (w tym SIWZ),

● umowa w sprawie zamówienia publicznego.

Mimo że przepisy upzp nie wymieniają wprost specyfikacji istotnych warunków zamówienia, to stanowi ona jeden z najważniejszych dokumentów w postępowaniu i w związku z tym powinna być uznana za zaliczoną do wspomnianych w tym przepisie "innych dokumentów" stanowiących załączniki do protokołu.

Poza tym, załącznikami do protokołu będą np.:

● wyjaśnienia dotyczące treści ofert (art. 87 ust. 1 upzp),

● wyjaśnienia dotyczące elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny (art. 90 ust. 1 upzp),

● informacje o poprawieniu omyłek rachunkowych w ofertach itp.,

● wszystkie dokumenty wewnętrzne sporządzone w trakcie przygotowania i prowadzenia postępowania (np. dotyczące powołania komisji przetargowej, oświadczenia członków komisji, biegłych i innych osób uczestniczących w postępowaniu, opinie prawne itp.).

ZAPAMIĘTAJ!

Załącznikami do protokołu będą również dokumenty składane przez wykonawców oraz zamawiającego w postępowaniu odwoławczym.

Odróżnienie protokołu od załączników jest związane z momentem ujawnienia ich treści (KIO/UZP 161/09). Protokół jest jawny od początku, a więc od chwili wszczęcia postępowania. Załączniki do protokołu są jawne dopiero od chwili dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej - z tym że art. 96 ust. 3 upzp przewiduje dwa wyjątki od tej zasady:

● oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia,

● wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu - udostępnia się po upływie terminu ich składania.

Przepisy upzp nie wskazują terminu, w jakim - po wystąpieniu danej przesłanki - ma nastąpić udostępnienie. Zgodnie z przyjętym orzecznictwem powinno ono nastąpić "niezwłocznie" - co nie oznacza jednak, że należy dokonać tego natychmiast. Zamawiający ma bowiem obowiązek zweryfikowania oferty - np. pod kątem ewentualnie zawartych w niej informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (KIO/UZP 197/08).

Odpowiedzialność za protokół postępowania

Protokół z prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podpisywany jest przez kierownika zamawiającego oraz osobę sporządzającą protokół. Osoby te są również odpowiedzialne za sporządzenie protokołu. Osoba sporządzająca protokół jest odpowiedzialna za terminowość oraz rzetelność zawartych w nim informacji. Z kolei kierownik zamawiającego dodatkowo - za naruszenie obowiązku sporządzenia protokołu postępowania.

Odpowiedzialność kierownika zamawiającego jest ograniczona w sytuacji określonej w art. 18 ust. 2 upzp i art. 15 ust. 2 upzp - tj. gdy kierownik zamawiającego upoważnił pisemnie inne osoby do wykonywania części czynności w postępowaniu, w tym zobowiązał je do sporządzenia dokumentacji postępowania, lub gdy zamawiający powierzył przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej.

Przechowywanie protokołu

Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność (art. 97 ust. 1 upzp).

Na zamawiającym spoczywa zatem obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia protokołu wraz z załącznikami (czyli całości dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego), na okres wskazany w ustawie. Wymogiem jest, aby protokół wraz z załącznikami był przechowywany w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa na zamawiającym, który odpowiada za zniszczenie, zagubienie protokołu oraz załączników, w tym w szczególności złożonych ofert.

Przepisy upzp nie wskazują konkretnego miejsca przechowywania protokołu. Oznacza to, że wyłącznie od decyzji zamawiającego będzie zależało, czy protokół będzie przechowywany w jego siedzibie, czy też w innym miejscu. Jeśli zamawiający jest w stanie zapewnić nienaruszalność protokołu przez cały okres przechowywania w innym miejscu niż własna siedziba, przekazanie tam całości dokumentacji nie stanowi naruszenia ustawy.

Termin przechowywania dokumentacji rozpoczyna się po prawomocnym dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, a w przypadku postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki - następnego dnia po wynegocjowaniu postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zwrot niektórych dokumentów

Wyjątek od zasady przechowywania dokumentacji przez okres 4 lat określa art. 97 ust. 2 upzp, dający możliwość zwrotu wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane, na ich wniosek, złożonych przez nich planów, projektów, rysunków, modeli, próbek, wzorów, programów komputerowych oraz innych podobnych materiałów. Czynnością niezgodną z przepisami upzp będzie natomiast zwrócenie takich materiałów wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Należy zauważyć, że zwrócenie wykonawcom jakichkolwiek innych elementów lub zastąpienie np. kopiami składanych z ofertą oryginałów będzie naruszeniem ustawy i jako takie jest niedozwolone.

MAGDALENA BIELIKOW-KUCHARSKA

 doktor nauk prawnych, audytor, wykładowca, główny specjalista do spraw kontroli wewnętrznej GDDKiA, ekspert w zakresie prawa zamówień publicznych i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

PODSTAWY PRAWNE

● art. 96 i art. 97 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164)

● § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2010 r. Nr 223, poz. 1458)

W jednym z kolejnych numerów "Rachunkowości Budżetowej" w dziale "Zamówienia publiczne" polecamy m.in. artykuł: Oświadczenia wykonawcy składane w postępowaniu o zamówienia publiczne.

Inforakademia
Notyfikacje

Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych szkoleniach? Zgódź się na powiadomienia od wideoakademii

Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE NIE
TAK TAK