Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

§ 2.1. Informatyczny nośnik danych powinien być:

1) oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację;

2) przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;

3) dostosowany do przechowywania w temperaturze 18–22 °C przy wilgotności względnej 40–50 %.

2. Informatyczny nośnik danych powinien zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

§ 3.1. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący.

2. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3. Metadane zapisuje się w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dołączone do dokumentu lub zawarte w nim, w formacie XML

4. Techniczny sposób zapisu na nośniku określa załącznik do rozporządzenia.

§ 4.Materiały archiwalne przekazuje się w postaci niezaszyfrowanej.

§ 5.1. Informatyczny nośnik danych przekazuje się wraz z informacją zawierającą:

1) nazwę podmiotu przekazującego;

2) tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;

3) datę wykonania zapisu na nośniku;

4) informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a w szczególności klauzulę tajności;

5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, powinna być w sposób niebudzący wątpliwości przyporządkowana do oznaczenia nośnika.

§ 6.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. (poz. 1519)

1. Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: „dokumenty”, „metadane” i „sprawy”.

2. Folder „dokumenty” powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików:

1) w przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku – jeden plik z rozszerzeniem lub bez;

2) w przypadku dokumentu składającego się z więcej niż jednego pliku – podfolder zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na dokument.

3. Folder „metadane” powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty”. Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi.

1) Dla dokumentów elektronicznych składających się z jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy pliku odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze „dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument A.pdf musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument A.pdf.xml).

2) Dla dokumentów elektronicznych składających się z więcej niż jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze „dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument A musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument A.xml).

3) Folder „sprawy” powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest zespoleniem identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml.

4. W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku, zwanym dalej „paczką archiwalną”.

5. Format paczki archiwalnej uzgadnia podmiot przekazujący z archiwum państwowym, do którego przekazywane są materiały archiwalne.

6. Następujące znaki są niedozwolone w nazwach plików zapisanych na nośniku, na którym przekazuje się materiały archiwalne:

(\) – ukośnik lewy,

(/) – ukośnik prawy,

(*) – gwiazdka,

(?) – znak zapytania,

(:) – dwukropek,

(=) – znak równości,

(,) – przecinek,

(;) – średnik.

7. Definicje struktury układu metadanych zapisanych w plikach XML znajdujących się w folderze „metadane” lub w folderze „sprawy” są następujące: