Mogą Państwo wprowadzić do regulaminu wynagradzania zapis przyznający pracownikom dodatek stażowy według podanych zasad, bez wskazywania w nim informacji o stanie finansów spółki. Obowiązek zastosowania przez Państwa wypowiedzeń zmieniających powstanie w sytuacji zaprzestania wypłaty dodatku przed upływem terminu, na jaki został przyznany pracownikom. W przeciwnym razie stosowanie wypowiedzeń zmieniających jest niepotrzebne. Szczegóły w uzasadnieniu.

Dodatek za wieloletnią pracę (zwany często dodatkiem stażowym) nie jest świadczeniem o charakterze powszechnym. Przysługuje pracownikowi tylko wtedy, gdy tak stanowią dotyczące go przepisy szczególne (np. zasady wynagradzania pracowników samorządowych) lub regulacje wewnątrzzakładowe (np. układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania). Jeżeli pracownika obejmują jedynie przepisy zakładowe, wówczas dopuszczalne jest uzależnienie przez pracodawcę prawa do dodatku stażowego wyłącznie od stażu zakładowego. Prywatny zakład pracy może bowiem swobodnie lub w porozumieniu z działającymi u niego organizacjami związkowymi uregulować warunki nabycia prawa do tego rodzaju dodatku, np. przez wyznaczenie określonego stażu, po osiągnięciu którego dodatek będzie pracownikowi wypłacany.

Nie ma przeszkód prawnych, aby na podstawie regulaminu przyznać pracownikom prawo do określonego elementu pensji tylko na pewien okres. W takiej sytuacji po jego upływie i zaprzestaniu w związku z tym wypłacania danego składnika nie ma konieczności przygotowywania dla pracowników porozumień czy wypowiedzeń zmieniających. Taki obowiązek pojawi się wtedy, gdy pracodawca odstąpi od przyznawania wprowadzonego składnika wynagrodzenia przed datą, do której miał on być wypłacany.

Pracodawca nie ma obowiązku wskazywania w regulaminie wynagradzania konkretnych wartości odnoszących się do sytuacji finansowej firmy, od których będzie uzależnione ewentualne wydłużenie okresu wypłacania danego składnika wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zamierza wprowadzić do regulaminu wynagradzania zapis, zgodnie z którym wszyscy pracownicy w okresie od sierpnia 2016 r. do lipca 2017 r. będą mogli uzyskać prawo do dodatku stażowego. Warunkiem jest posiadanie co najmniej 3-letniego stażu pracowniczego, do którego będzie wliczany jedynie okres pracy w spółce. W opisanych okolicznościach należy uznać, że wspomniany zapis będzie zgodny z przepisami, a spółka, zaprzestając wypłaty dodatku od sierpnia 2017 r., nie będzie zmuszona do sporządzania porozumień ani wypowiedzeń zmieniających.

Jeśli pracodawca, u którego funkcjonuje regulamin wynagradzania, zamierza wprowadzić nowy element płacowy, wówczas zasady jego nabywania i wypłaty powinny znaleźć się w tym regulaminie. Możliwe jest również uregulowanie zasad wypłaty nowego składnika wynagrodzenia w odrębnym, równolegle obowiązującym akcie wewnątrzzakładowym (np. regulaminie premiowania lub nagród, a w przypadku braku tych przepisów - w umowie o pracę).

Zmiany regulaminu wynagradzania w kwestii przyznania lub pozbawienia pracownika prawa do określonego składnika wynagrodzenia pracodawca dokonuje w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli w zakładzie funkcjonuje więcej niż jeden związek zawodowy, wówczas, w razie nieprzedstawienia w terminie 30 dni przez wszystkie organizacje związkowe wspólnie uzgodnionego stanowiska odnoszącego się do modyfikacji regulaminu wynagradzania, pracodawca sam decyduje o ich zakresie, po uprzednim rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Gdy u pracodawcy nie ma związków zawodowych, podejmuje on w tej kwestii samodzielną decyzję.

Zasadniczo zmiany w regulaminie wynagradzania wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Każdorazowa modyfikacja zapisów regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracowników wymaga wręczenia im wypowiedzenia warunków płacy (tzw. wypowiedzeń zmieniających - wówczas zmiana wchodzi w życie po upływie właściwego dla danej umowy okresu wypowiedzenia, a nie po upływie 2 tygodni) lub zawarcia porozumień zmieniających dotychczasowe warunki płacowe w terminie określonym w tym porozumieniu. W takim przypadku przy wypowiedzeniu dotychczasowych warunków umowy o pracę nie obowiązuje szczególna ochrona przed wypowiedzeniem (art. 241¹³ § 2 w zw. z art. 77² § 5 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może poprzestać na samej zmianie regulaminu. W przeciwnym razie pracownik może bowiem dochodzić ustalenia, że jest zatrudniony na warunkach sprzed zmiany regulaminu wynagradzania.

Korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy (art. 241¹³ § 1 w zw. z art. 77² § 5 Kodeksu pracy). Należy uznać, że nie ma przeszkód, aby korzystniejsze dla pracowników zmiany weszły w życie wcześniej, np. z dniem podpisania porozumienia zmieniającego czy podania do wiadomości pracowników nowego regulaminu wynagradzania.

Pracodawca, kształtując warunki płacowe pracowników (w tym przyznając im dodatkowe składniki wynagrodzenia, np. dodatek stażowy), musi pamiętać o konieczności przestrzegania m.in. zasady:

● równego traktowania i zakazu wszelkiej dyskryminacji, w tym również w sferze wynagrodzeń,

● w myśl której postanowienia aktów wewnątrzzakładowych nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż wynikające z ustawowych przepisów prawa pracy i przepisów wydanych na ich podstawie (art. 9 § 2 Kodeksu pracy).

Podstawa prawna:

● art. 9, art. 11³, art. 77², art. 241¹³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od ponad 16 lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej