Ponieważ w Państwa firmie nadal obowiązuje regulamin wynagradzania, za bezpieczniejsze rozwiązanie w zakresie rezygnacji z zfśs i wypłacania świadczenia urlopowego należy uznać zmianę tego regulaminu. Oprócz regulaminu należy zmienić umowy o pracę przez zawarcie z pracownikami porozumień lub wypowiedzeń zmieniających. Szczegóły w uzasadnieniu.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęty układem zbiorowym i niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, który zdecyduje o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczeń urlopowych w danym roku, musi poinformować o tym pracowników do 31 stycznia tego roku w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Powiadomienia może dokonać np. przez ogłoszenie w miejscu ogólnodostępnym dla zatrudnionych, e-mailem lub przekazując informację pisemną każdemu pracownikowi (art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs). Aby podtrzymać decyzję o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczeń urlopowych w kolejnych latach, pod warunkiem że pozwoli na to stan zatrudnienia, pracodawca musi ponawiać taką informację co roku.

UWAGA!

Informacja pracodawcy o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczeń urlopowych w danym roku jest wiążąca tylko na ten rok.

W opisanej przez Państwa sytuacji pomimo zatrudnienia mniej niż 20 pracowników, w firmie nadal obowiązuje regulamin wynagradzania. Niektórzy eksperci twierdzą, że w takiej sytuacji nie ma obowiązku zmiany regulaminu przez wprowadzenie postanowień o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Powiadomienie w tym zakresie w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy jest wystarczające i powoduje, że firma przestaje być związana postanowieniami istniejącego regulaminu wynagradzania w części dotyczącej tworzenia zfśs. Przy wprowadzaniu tej informacji nie jest wymagana konsultacja z pracownikami.

Istnieje też inne, bezpieczniejsze dla pracodawcy stanowisko w sprawie rezygnacji z tworzenia zfśs i świadczeń urlopowych przez pracodawców niezobowiązanych do tworzenia regulaminu wynagradzania, u których taki regulamin nadal istnieje. Zgodnie z tym poglądem rezygnacja we wskazanym zakresie powinna zostać wprowadzona do regulaminu wynagradzania i wejść w życie po upływie 2 tygodni od daty podania jej do wiadomości pracowników. Wcześniej zmianę należy skonsultować z organizacją związkową, a w przypadku jej braku pracodawca podejmuje decyzję samodzielnie. Zapisy w regulaminie dotyczące prowadzonej działalności socjalnej uznawane są bowiem za inne świadczenia związane z pracą (świadczenia pozapłacowe). Rezygnacja z ich przyznawania (mimo że nie zostały one wyraźnie określone w umowie o pracę) oznacza pogorszenie warunków płacowych pracowników i wymaga porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Zatem zmiany w tym zakresie obejmą pracowników dopiero po upływie okresu wypowiedzenia, który może być zróżnicowany. Podobną opinię dotyczącą postępowania pracodawcy w przypadku pozbawienia pracowników świadczeń pozapłacowych wyraził GIP w piśmie nr GPP- 471-4560-22/09/PE/RP.

UWAGA!

Według opinii ekspertów rezygnacja z tworzenia zfśs i wypłacania świadczeń urlopowych przez pracodawców z nieobowiązkowym regulaminem wynagradzania wymaga porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego warunki płacy pracowników.

Z przepisów ustawy o zfśs wynika jednak, że do skutecznej rezygnacji z tworzenia zfśs i wypłacania świadczeń urlopowych m.in. przez pracodawców niezobowiązanych do wydania regulaminu wynagradzania wystarczy powiadomienie w tym zakresie pracowników w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w firmie. Jeżeli jednak pracodawca zdecydował o wprowadzeniu zmian do regulaminu wynagradzania w trybie porozumienia lub wypowiedzenia, powinien dokonać modyfikacji warunków płacy pracowników odpowiednio wcześniej, aby nowe postanowienia zaczęły obowiązywać najpóźniej 31 stycznia. Tak wprowadzone zmiany mają trwalszy charakter, będą bowiem obowiązywać w regulaminie wynagradzania do czasu ich odwołania.

PRZYKŁAD

Spółka mimo spadku stanu zatrudnienia od 2015 r. do 15 pracowników nie uchyliła regulaminu wynagradzania, do którego wydania była wcześniej zobowiązana. Pracodawca zdecydował o nietworzeniu funduszu socjalnego i niewypłacaniu świadczeń urlopowych w 2016 r. i wprowadził zmiany do regulaminu wynagradzania, które weszły w życie od 1 stycznia 2016 r. Pracowników obowiązują okresy wypowiedzenia od 2 tygodni do 3 miesięcy. W listopadzie 2015 r. dwóch pracowników z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia nie wyraziło zgody na porozumienie zmieniające, dlatego zmiana regulaminu będzie ich obowiązywać dopiero od 1 marca 2016 r. Mimo że sprawniejsze w tej sytuacji byłoby poinformowanie pracowników o rezygnacji z tych świadczeń w sposób przyjęty w firmie, bez modyfikacji regulaminu wynagradzania, nie jest to rozwiązanie niekorzystne dla pracowników.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 3 ust. 2-3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 111; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2299

● art. 42 § 3, art. 77¹-77², art. 241¹³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

Dorota Kriger

specjalista z zakresu kadr i płac, autorka wielu publikacji z tej tematyki