Informację o warunkach zatrudnienia należy przekazać pracownikowi na piśmie. Jest to dokument odrębny od umowy o pracę. Informację o warunkach zatrudnienia trzeba sporządzać w przypadku każdorazowego zatrudnienia pracownika. Dotyczy to także sytuacji, gdy z pracownikiem jest zawierana kolejna umowa o pracę.

Treść informacji o warunkach zatrudnienia zależy od tego, czy u pracodawcy istnieje regulamin pracy. W przypadku gdy w firmie nie ma regulaminu pracy, informacja musi określać więcej warunków zatrudnienia.

Treść informacji o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia przez wskazanie przepisów

Informacja o warunkach zatrudnienia może zostać sporządzona jedynie przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Odesłanie do odpowiednich przepisów będzie miało tylko zastosowanie do norm czasu pracy, długości okresu wypowiedzenia, wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz częstotliwości wypłaty wynagrodzenia. Pozostałe warunki zatrudnienia muszą być sformułowane w formie opisowej. Jednak taki sposób podania informacji o warunkach zatrudnienia jest często dla pracowników niezrozumiały, dlatego lepiej przygotować ją w formie opisowej.

Wzór informacji o warunkach zatrudnienia polegający na wskazaniu odpowiednich przepisów prawa pracy

Określenie poszczególnych warunków zatrudnienia

Najwięcej problemów pracodawcy mają z określeniem w informacji o warunkach zatrudnienia norm czasu pracy, długości okresu wypowiedzenia i wymiaru urlopu wypoczynkowego. Wskazanie pozostałych warunków zatrudnienia nie sprawia pracodawcom kłopotów, ponieważ wynikają one najczęściej z wewnętrznych regulacji obowiązujących w danej firmie.

Określenie norm czasu pracy

Pracodawcy najczęściej popełniają błąd w przypadku wskazania norm czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat.

Zamiast norm czasu pracy wskazują bowiem wymiar czasu pracy, jaki obowiązuje danego pracownika.

Pracowników niepełnoetatowych obowiązują takie same normy czasu pracy, jak pracowników pełnoetatowych. Norma czasu pracy jest to bowiem norma, po przekroczeniu której pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych. Natomiast wymiar czasu pracy to obowiązująca danego pracownika liczba godzin, jaką ma do przepracowania zgodnie ze swoim etatem. Zatem pracownikom niepełnoetatowym trzeba podać, że obowiązuje ich norma dobowa wynosząca 8 godzin i norma tygodniowa wynosząca przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Pracodawca wskazał mu w informacji o warunkach zatrudnienia normy czasu pracy w następujący sposób:

Takie wskazanie norm czasu pracy jest nieprawidłowe. Dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu norma dobowa wynosi 8 godzin, a norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Inne normy czasu pracy niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień należy wskazywać tym pracownikom, których obowiązuje ustawowo określona inna norma czasu pracy. Przykładowo, pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub ciężkim obowiązuje noma 7 godzin na dobę i 35 godzin na tydzień, jeżeli lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad osobą niepełnosprawną wyda tej osobie zaświadczenie o celowości stosowania skróconej normy czasu pracy.

Drugi najczęściej popełniany błąd dotyczy podania normy czasu pracy pracownikom, którzy mogą pracować powyżej 8 godzin na dobę np. w równoważnym systemie czasu pracy. Takich pracowników obowiązuje bowiem norma czasu pracy wynosząca 8 godzin na dobę. Jednak w informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracownika, którego wymiar czasu pracy może być wydłużony do 12 godzin na dobę, najlepiej podać, że: "pracownika obowiązuje norma dobowa czasu pracy 8 godzin i norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, jednak jego wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin na dobę".

Określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego

Problematyczne jest też określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, jaki obowiązuje pracowników. Największy kłopot sprawia pracodawcom podanie wymiaru urlopu, jaki przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowy terminowe. W ich przypadku trzeba bowiem podać wymiar urlopu, do jakiego mają prawo, tj. 20 lub 26 dni oraz wymiar urlopu proporcjonalnego, jeżeli umowa rozwiąże się w trakcie roku kalendarzowego.

Wymiar urlopu wypoczynkowego w informacji o warunkach zatrudnienia pracownika zatrudnionego na 3-miesięczny okres próbny od 1 stycznia do 31 marca 2014 r., który ma prawo do 20 dni urlopu:

Dodatkowy problem z określeniem wymiaru urlopu wypoczynkowego dotyczy pracowników zatrudnionych na zastępstwo. Nie wiadomo bowiem najczęściej, jak długo będą oni zatrudnieni. Tym samym trudno określić wymiar ich urlopu proporcjonalnego. Dlatego podając informację o warunkach zatrudnienia trzeba przyjąć założenie, że pracownicy na zastępstwo będą zatrudnieni do końca roku.

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony od 7 października 2013 r. na umowę na zastępstwo za pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Ma on prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia wskazał mu, że jego "wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni, a jeżeli będzie zatrudniony do 31 grudnia 2013 r. przysługuje mu 7 dni urlopu wypoczynkowego za 2013 r." Takie określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego jest prawidłowe.

Pracownikom, którzy podejmują pierwszą pracę w życiu, urlop przysługuje po przepracowaniu każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 z 20 lub 26 dni urlopu. Zatem tym pracownikom trzeba przekazać taką informację.

PRZYKŁAD

Pracownik zaczyna pracę od 1 lutego 2014 r. i jest to dla niego pierwsza praca w życiu. W informacji o warunkach zatrudnienia należy mu podać wymiar urlopu wypoczynkowego w następujący sposób:

Określenie okresu wypowiedzenia

W niektórych przypadkach problematyczne jest wskazanie w informacji o warunkach zatrudnienia okresu wypowiedzenia. Dotyczy to np. umów na czas określony, które nie zawierają klauzuli dopuszczającej możliwość wypowiedzenia. W takim przypadku w informacji o warunkach zatrudnienia trzeba podać, że umowa o pracę nie podlega wypowiedzeniu.

Sposób podawania informacji o warunkach zatrudnienia

Podając informację o warunkach zatrudnienia można również wskazać, kiedy dojdzie do zmiany warunków zatrudnienia i jak będą się one przedstawiały po zmianie. Pracodawca uniknie wówczas dokonywania aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Dotyczy to najczęściej informacji w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego i długości okresu wypowiedzenia.

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2014 r. na czas nieokreślony. Od 7 marca 2014 r. uzyska prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W informacji o warunkach zatrudnienia pracodawca podał, że przysługuje mu 20 dni urlopu wypoczynkowego, a od 7 marca 2014 r. jego wymiar wzrośnie do 26 dni urlopu i taki urlop będzie mu przysługiwał za 2014 r. oraz w kolejnych latach. W ten sposób pracodawca nie będzie musiał aktualizować pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2014 r. na czas nieokreślony. Pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia wskazał mu, że:

Takie sformułowanie informacji o warunkach zatrudnienia dotyczące okresu wypowiedzenia jest prawidłowe. Pracodawca nie musi go później aktualizować, w przypadku gdy zwiększy mu się długość okresu wypowiedzenia.

Opisowy sposób podania informacji o warunkach zatrudnienia

Pracodawca powinien stosować opisowy sposób przekazywania informacji o warunkach zatrudnienia. Jest on bowiem bardziej czytelny dla pracowników. Taką opisową informację o warunkach zatrudnienia można sformułować w poniższy sposób:

Wzór informacji o warunkach zatrudnienia w formie opisowej

Wszelkie ewentualne zmiany w zakresie warunków wynagradzania wymagają przygotowania kolejnej informacji na powyższy temat. Pracodawca musi dokonać tej czynności niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia obowiązywania tych zmian lub - jeśli rozwiązanie umowy miałoby nastąpić wcześniej - do dnia rozwiązania umowy o pracę.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 29 § 3, § 3³, art. 33-34, art. 36 § 1, art. 129, art. 135 § 1, art. 151, art. 153-154 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028

Marek Skałkowski

specjalista z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń